Comment Exxpert.ch a optimisé son organisation interne avec monday.com
Fiduciaire et conseil
6 équipes
Produit utilisé :
Contexte & enjeux
Exxpert.ch est une fiduciaire suisse indépendante qui accompagne PME et indépendants sur leurs enjeux comptables, fiscaux et administratifs. Avec une croissance rapide et une équipe élargie à plusieurs pôles métiers, la structure a rapidement atteint un palier organisationnel.
À mesure que les mandats se sont multipliés, les limites d’un fonctionnement basé sur la proximité et les échanges oraux se sont fait sentir : suivi flou des échéances, complexité à répartir les charges, dépendance à des points quotidiens pour garder le cap.
"On passait notre temps en réunions pour savoir où on en était. Sans outil, c’était devenu impossible à gérer."
L’enjeu était double : retrouver de la lisibilité dans la gestion des mandats tout en préservant l’agilité qui faisait la force de l’équipe. C’est dans cette optique qu’Exxpert.ch a fait appel à tiilt.io pour structurer ses process autour de monday.com, et bâtir un socle organisationnel solide, durable et évolutif.
« Grâce à l’accompagnement de tiilt.io, monday.com est devenu un outil central dans notre organisation. Nos équipes l’ont adopté immédiatement et nous avons gagné en visibilité, rigueur et autonomie. »
Samuel Barelli
Chargé de projet – Exxpert.ch
Objectifs du projet
Structurer le suivi des mandats et échéances
Clarifier la charge par pôle et par collaborateur
Réduire les retards et les erreurs de traitement
Centraliser les informations clés par client
Fluidifier les échanges entre les équipes
L’accompagnement de tiilt.io
Dans cette dynamique de transformation, Exxpert.ch a fait appel à tiilt.io pour l’accompagner dans la mise en place de monday.com.
Applications pratiques
Fonctionnalités clés mises en place
Une organisation conçue pour refléter les spécificités métiers d’une fiduciaire
Chaque équipe (RH, Comptabilité, Fiscalité, Back-office, Management) dispose de ses propres espaces de travail, structurés autour des jalons métiers : échéances fiscales, TVA, salaires, déclarations, etc. Les vues et permissions sont personnalisées pour que chaque équipe ne voie que ce qui la concerne, tout en gardant une coordination interservices.
Résultat : montée en autonomie de chaque pôle, réduction des frictions, et meilleure organisation globale.
Une vue consolidée des mandats, charges et échéances critiques
Les tableaux de bord créés pour le management regroupent les indicateurs clés : volume de dossiers en cours, mandats en retard, alertes à échéance, charge par collaborateur. Ils sont utilisés chaque semaine pour arbitrer les urgences et rééquilibrer les portefeuilles.
Résultat : meilleure anticipation, moins de réunions, et un pilotage plus fluide.
Des rappels, notifications et transitions déclenchés sans intervention manuelle
Certaines étapes du suivi (échéance à venir, clôture de mandat, retard détecté) activent automatiquement des rappels aux équipes concernées ou changent les statuts du dossier. L’objectif : ne plus dépendre d’un suivi humain chronophage.
Résultat : baisse de la charge mentale, suivi plus fiable, et délais mieux respectés.
Une navigation fluide entre clients, mandats, documents et interlocuteurs
Chaque mandat est lié à son client, aux documents associés, aux échéances fiscales et à l’interlocuteur interne. Depuis une seule vue, les équipes peuvent tout consulter sans repasser par des silos ou faire de recherches croisées.
Résultat : gain de temps au quotidien, transmission facilitée entre collègues, et amélioration de la qualité de service.
Des documents collaboratifs pour structurer les points de suivi et les OKR
"Je fais mes OKR dans un WorkDoc, je le remplis en live pendant la réunion, tout le monde le reçoit instantanément."
Le CEO utilise les WorkDocs pour centraliser ses objectifs, noter les actions discutées en réunion et suivre les avancements. Rédigés en live pendant les comités hebdomadaires, ils sont immédiatement disponibles pour les équipes.
Résultat : suivi des objectifs renforcé, communication plus fluide, et décisions mieux tracées.
Une gestion client simplifiée pour mieux centraliser les informations clés
Exxpert.ch utilise monday.com comme un CRM adapté à ses besoins métiers : chaque client dispose d’une fiche complète intégrant ses contacts, documents, historiques d’échanges et échéances liées. Le tout est accessible en quelques clics, avec des vues par typologie ou statut.
Résultat : continuité de service améliorée, moins d’erreurs de suivi, et réponse plus rapide aux demandes clients.
Résultats obtenus
Une visibilité retrouvée
Chaque pôle dispose de sa propre vue, et la direction pilote l’activité avec des dashboards consolidés.
Une autonomie renforcée
Les équipes suivent leurs mandats de façon indépendante, avec un meilleur relais en cas d’absence.
Moins de réunions, plus d’efficacité
Les points quotidiens ont été remplacés par un comité hebdomadaire structuré via monday.com.
Une rigueur accrue
Les échéances sont suivies plus précisément, les erreurs réduites, les clients mieux informés.
Des échanges plus fluides
L’information est centralisée, les interactions entre pôles sont plus claires et mieux organisées.
Et si c'était vous ?
Vous aussi, structurez vos flux internes et améliorez la coordination entre vos équipes avec monday.com.
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