Table des matières
La colonne de gestion
Qui peut utiliser cette fonctionnalité :
Disponible sur les forfaits Enterprise et Pro.
Avoir des colonnes standardisées dans l’ensemble de votre compte est un excellent moyen d’aligner les tableaux, de garantir l’intégrité des processus grâce à une liste fermée d’étiquettes non modifiables, de centraliser les mises à jour et de simplifier la configuration de vos tableaux. La colonne de gestion est la solution idéale pour atteindre ce niveau d’efficacité et de productivité.
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Qu’est-ce qu’une colonne de gestion
Une colonne de gestion est un élément clé dans la standardisation des workflows. Elle permet à son propriétaire de créer, posséder et gérer des colonnes avec des étiquettes prédéfinies que les membres ne peuvent pas modifier. Grâce à la colonne de gestion, les équipes peuvent maintenir une terminologie cohérente dans les colonnes sur l’ensemble du compte.
Les comptes Enterprise peuvent avoir jusqu’à 200 colonnes de gestion, tandis que les comptes Pro peuvent en avoir jusqu’à 3. Une fois la limite atteinte, l’option permettant de créer une nouvelle colonne de gestion sera désactivée, et une boîte d’astuce apparaîtra pour vous en informer.
Remarque : seuls les administrateurs du compte et les membres disposant d’autorisations d’administration spécifiques peuvent créer et modifier une colonne de gestion. Pour en savoir plus, consultez les sections ci-dessous sur la création, la modification et la suppression d’une colonne de gestion.
Comment utiliser une colonne de gestion
Une fois qu’une colonne de gestion a été créée, vous pouvez facilement l’ajouter à votre tableau pour soutenir votre workflow et aligner votre tableau avec les autres du compte.
Pour ajouter une colonne de gestion, cliquez sur l’icône « + » pour ajouter une nouvelle colonne à votre tableau, puis cliquez sur l’onglet « Colonnes de gestion » dans le coin inférieur gauche du menu déroulant. Le Centre des colonnes s’ouvrira avec une liste de toutes les colonnes de gestion disponibles sur le compte.
Remarque : lorsque vous ajoutez une colonne, l’onglet Colonnes de gestion n’apparaît que lorsqu’une première colonne de gestion a été créée sur le compte.
Vous verrez une description de la colonne sous son nom, les différentes étiquettes incluses dans la colonne de gestion, le créateur de la colonne, ainsi que le nombre de tableaux qui utilisent cette colonne. Cliquez sur le bouton « Ajouter au tableau » à côté de la colonne de gestion que vous souhaitez ajouter à votre tableau.
Astuce : lors de l’ajout d’une nouvelle colonne, vous pouvez aussi rechercher une colonne de gestion à l’aide de la barre de recherche, par nom ou type, par exemple : Bureaux.
La colonne sera alors ajoutée à votre tableau avec toutes les étiquettes prédéfinies prêtes à être utilisées. Une fois la colonne ajoutée, vous ne pourrez plus modifier ou éditer les étiquettes dans la colonne de gestion.
Autorisations pour les colonnes de gestion
Les administrateurs du compte peuvent accorder à certains membres l’autorisation de créer, modifier, supprimer et désactiver une colonne de gestion via la section Administration. Cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite de la page et sélectionnez « Administration ».
Cliquez sur l’onglet « Autorisations » dans le panneau de gauche de la page Administration et sélectionnez le bouton « Nouveau rôle » dans la section Rôles personnalisés du compte. Dans le champ « Nom du rôle », donnez un nom au rôle que vous créez, par exemple « admin colonne de gestion ». Dans « Basé sur le rôle », sélectionnez « Membres » dans la liste déroulante.
Une fois le rôle créé, vous pouvez définir les autorisations associées. Dans les rôles du compte, faites défiler jusqu’à la section « Privilèges d’administration », et cochez la case « Créer et modifier les colonnes de gestion ».
Vous pouvez maintenant sélectionner les membres du compte à qui attribuer ce nouveau rôle. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs dans le panneau gauche de la page Administration. Recherchez l’utilisateur concerné, cliquez sur le menu déroulant sous « Rôle utilisateur » et recherchez le rôle dans la section « Rôles personnalisés ».
En modifiant le rôle de l’utilisateur pour ce rôle personnalisé, le membre conservera toutes les autres autorisations classiques d’un membre, avec l’autorisation supplémentaire de créer, modifier, supprimer et désactiver les colonnes de gestion sur le compte.
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Créer une colonne de gestion
En tant qu’administrateur des colonnes de gestion, vous pouvez créer des colonnes de gestion sur le compte et définir quelles informations y seront disponibles.
Pour créer une colonne de gestion, commencez par ajouter une colonne à votre tableau en cliquant sur l’icône « + » et en sélectionnant le type de colonne que vous souhaitez créer. Ensuite, configurez la colonne en saisissant les étiquettes que vous souhaitez rendre disponibles.
Remarque : seules les colonnes de type Statut, Priorité, Étiquette et Liste déroulante peuvent être définies comme colonnes de gestion.
Une fois la colonne configurée, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la colonne et sélectionnez « Enregistrer comme colonne de gestion ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, ajoutez un nom et une description à votre colonne pour qu’elle soit facilement identifiable par les utilisateurs.
Cliquez sur « Suivant » et vérifiez les étiquettes définies pour cette colonne. Vous pouvez ajouter de nouvelles étiquettes via la barre « Rechercher ou créer », ou supprimer des étiquettes en cliquant sur les trois points à droite du nom de l’étiquette. Une fois satisfait des détails de la colonne, cliquez sur le bouton bleu « Enregistrer » en bas à droite.
Modifier une colonne de gestion
Les détails d’une colonne peuvent également être modifiés depuis le tableau en cliquant sur la colonne puis sur « Modifier la colonne de gestion ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, sous l’onglet « Paramètres », vous pouvez ajouter ou désactiver des étiquettes, consulter le journal d’activité de la colonne, et modifier son nom en cliquant dessus.
Astuce : vous pouvez aussi créer, modifier et supprimer une colonne de gestion via l’API monday.
Vous pouvez voir quels tableaux utilisent actuellement cette colonne de gestion en cliquant sur l’onglet « Liste des tableaux » en haut à gauche.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » en bas à droite pour sauvegarder les changements apportés à la colonne.
Remarque : les tableaux privés du compte utilisant la colonne de gestion ne s’afficheront pas dans la liste des tableaux de l’éditeur de colonne de gestion.
Supprimer ou désactiver une colonne de gestion
Lorsqu’une colonne de gestion n’est plus nécessaire à l’échelle du compte, les administrateurs de colonnes de gestion peuvent soit la supprimer, soit la désactiver.
Supprimer une colonne de gestion
Lorsqu’une colonne de gestion est supprimée, elle n’apparaît plus dans le Centre des colonnes et ne peut pas être réactivée. Pour les tableaux existants qui utilisent cette colonne, elle restera visible ; en revanche, elle ne pourra plus être ajoutée à de nouveaux tableaux.
Pour supprimer une colonne de gestion, ouvrez le Centre des colonnes, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit à côté du nom de la colonne de gestion, puis cliquez sur « Supprimer ». Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur « Supprimer et dissocier ».
Lorsque la colonne de gestion est supprimée, elle est dissociée. Ainsi, les utilisateurs ayant déjà cette colonne dans leurs tableaux pourront la modifier comme une colonne classique.
Astuce : bien que la colonne ne puisse pas être réactivée, vous la retrouverez dans la corbeille de votre compte, et vous disposerez de 30 jours pour la récupérer.
Désactiver une colonne de gestion
En désactivant une colonne de gestion, elle apparaîtra grisée dans le Centre des colonnes et les utilisateurs ne pourront plus l’ajouter à leurs tableaux. Toutefois, la colonne restera visible dans les tableaux qui l’utilisaient avant sa désactivation.
Pour désactiver une colonne de gestion, cliquez sur les trois points à côté de son nom et sélectionnez « Désactiver ».
La désactivation d’une colonne de gestion ne la supprime pas du Centre des colonnes. Elle peut être réactivée à tout moment en cliquant sur les trois points et en sélectionnant « Réactiver ».
Remarque : lorsqu’une colonne de gestion est désactivée, elle n’est pas dissociée. Par conséquent, les utilisateurs ne pourront pas la modifier dans les tableaux où elle avait été ajoutée avant sa désactivation.
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