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Le workflow : définition, avantages et utilisation en entreprise
La modélisation des processus sous forme de workflows est indispensable à tous les niveaux de l’entreprise. Découvrez l’utilité des flux de travail à travers quelques exemples et comment les optimiser avec le logiciel monday.com.
Qu’est-ce qu’un workflow ? Définition
Un workflow, ou flux de travail, est la modélisation des processus métiers ou opérationnels en une séquence d’étapes. Cet outil va d’abord lister les tâches à accomplir. Il va aussi modéliser les collaborateurs impliqués (salariés ou prestataires externes), les délais et les modes de validation.
Le flux de travail facilite la conduite d’un projet du début à la fin. En effet, il définit les tâches à effectuer, par qui et dans quel ordre de priorité. Il permet ainsi à une organisation d’optimiser ses processus et d’augmenter la productivité des travailleurs. C’est un formidable outil ; non seulement pour gagner du temps, mais aussi pour garantir la transparence et la reproductibilité des processus métiers.
Le workflow est composé de 3 éléments :
- Entrée : la ressource qui initie l’une des étapes du flux de travail. Par exemple : un collaborateur, un matériel…
- Transformation : la direction et ce qui se produit lorsque les données sont reçues.
- Sortie : le résultat de la transformation. Par exemple : une prestation, un produit…
En pratique, la plupart des flux de travail se composent de plusieurs chaînes de ces 3 éléments. Autrement dit, la sortie peut aussi être l’entrée de l’étape suivante du flux de travail.
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Différencier le BPM et le workflow
Le workflow est à différencier du BPM (Business Process Management ou gestion de processus métier). Leur objectif est similaire : modéliser, automatiser et analyser les performances des processus. Mais c’est la manière d’atteindre ces objectifs qui est différente.
Le flux de travail implique de terminer une seule tâche, tandis que le BPM se rapporte à l’ensemble du processus métier. Le flux de travail est en quelque sorte une catégorie de gestion des processus. Par exemple, le processus métier qui est la création d’un produit peut être décomposé en plusieurs flux de travail : le développement du produit, les tests produit, la planification du lancement du produit…
Pour résumer, le BPM se comprend à une échelle beaucoup plus globale que le workflow. Il relève davantage de la stratégie de l’entreprise alors que les flux de travail sont tactiques et opérationnels.
Quels sont les avantages d’un workflow ?
L’utilisation du workflow présente de nombreux avantages pour les entreprises, quel que soit son format : logiciel, application, document partagé…
Tout d’abord, le flux de travail permet d’améliorer la communication au sein de l’entreprise. Chaque collaborateur ayant accès au workflow numérique peut prendre connaissance à tout moment des tâches à effectuer et surtout du délai pour les effectuer. Il saura ainsi, en temps réel, où en est l’avancement de cette tâche et à quel moment il doit intervenir.
Chacun des collaborateurs pourra ainsi savoir qui travaille sur quelle tâche, qui valide quel travail et qui il faut contacter en cas de question sur cette tâche. Le flux de travail fait partie des outils de collaboration les plus efficaces au sein d’une entreprise.
L’utilisation du flux de travail permet de diminuer le risque lié aux projets. Les collaborateurs manquent souvent de visibilité sur les projets complexes. Leur modélisation en flux de travail permet d’avoir une meilleure vision d’ensemble du projet. Elle permet aussi de mieux visualiser les délais afin de réduire les retards. En somme, le flux de travail permet une meilleure analyse des projets en cours et de leur déroulement.
Si les entreprises ont besoin de modifier les processus, leur visualisation sous forme de flux est un avantage indéniable. Ce format est bien plus simple pour pouvoir apporter les optimisations nécessaires. Et s’il n’y a pas de modifications à faire, le flux de travail permet de faire en sorte que tous les processus roulent bien. Cela va favoriser la productivité au travail.
Enfin, le flux de travail permet l’automatisation des tâches pour gagner du temps. En effet, le workflow permet non seulement d’automatiser la gestion des tâches, mais aussi la gestion des documents et la gestion des approbations. L’automatisation de ces processus permet de gagner un temps considérable que l’entreprise pourra réutiliser pour son développement.
Quand utiliser un workflow ?
L’utilisation d’un workflow, informatique ou non, est efficace dans de nombreuses situations en entreprise.
Tout d’abord, il peut être utile aux ressources humaines, pour automatiser les processus de recrutement. Ces processus sont notamment la sélection des candidats, mais aussi l’onboarding des nouveaux collaborateurs.
Les processus RH vont en effet impliquer de nombreux collaborateurs : le service RH, mais aussi la comptabilité, le management… Les flux de travail en RH permettent de s’assurer que tout soit prêt pour accueillir le nouveau collaborateur, mais aussi de l’intégrer le plus efficacement possible. Là encore, il s’agit de gagner du temps ! De même, la gestion de la période d’essai d’un collaborateur et la gestion des congés des salariés peuvent faire l’objet d’une modélisation pour une meilleure performance.
Le workflow peut aussi se montrer utile au niveau du service commercial de l’entreprise. L’automatisation CRM, c’est-à-dire l’automatisation de la gestion de la relation client, passe obligatoirement par des flux de travail. Le CRM implique de nombreux services de l’entreprise et des processus assez longs et complexes. Sa modélisation est la clé pour une performance optimale.
Plus largement, toute gestion de projet au sein de l’entreprise passe par un flux de travail. Surtout lorsque le projet est complexe ! Le workflow numérique permet à l’entreprise d’optimiser l’organisation du projet, la collaboration entre les différents services impliqués et le respect des délais.
Le déploiement de plateformes collaboratives – dont le flux de travail – est indispensable à la réussite d’un projet ! De plus, il permet d’avancer étape par étape pour mener le projet au mieux.
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Exemples d’utilisation du workflow
Voici quelques exemples de workflows en fonction du secteur :
- Bancaire : l’ouverture d’un compte ou l’analyse d’un dossier de demande de crédit
- Assurance : traitement d’une réclamation, processus de dédommagement de sinistre
- Juridique : la gestion d’une succession
- Industriel : réduction de l’impact carbone, optimisation de la production
Chaque secteur d’activité possède ses propres processus métiers qui peuvent être modélisés en flux de travail. Il en va de même pour les différents services au sein d’une entreprise.
Voici quelques exemples de flux de travail possibles en fonction du service :
- RH : le processus de recrutement de nouveaux collaborateurs, la gestion des congés ou des notes de frais
- Commercial : le CRM, le lead nurturing
- R&D : le processus de création d’un nouveau produit
- Marketing : publication sur les réseaux sociaux, envoi de newsletters
- Production : réception / traitement d’une commande, gestion des stocks, facturation du client
- Juridique : mise en place d’un contrat
Quels sont les différents types de workflows ?
On distingue plusieurs types de workflows :
- Le workflow séquentiel : les tâches sont exécutées dans un ordre linéaire. Chaque étape dépend de la précédente.
- Le workflow parallèle : plusieurs tâches sont exécutées de manière simultanée ou en parallèle.
- Le workflow conditionnel : il est basé sur des conditions spécifiques. Selon les résultats de l’étape précédente, le flux de travail peut prendre différents chemins.
- Le workflow itératif : les tâches sont exécutées de manière répétée jusqu’à ce qu’une condition spécifique soit satisfaite.
- Le workflow basé sur des événements : il est déclenché par des événements spécifiques. Lorsqu’un événement se produit, il déclenche le flux de travail, qui va suivre un ensemble prédéfini d’étapes pour répondre à cet événement.
- Le workflow automatisé : il est entièrement ou partiellement automatisé à l’aide de technologies comme des systèmes de gestion de flux de travail ou des outils de gestion de processus métier.
- Le workflow ad hoc : il est flexible et non structuré. Il peut être créé à la volée pour répondre à des situations spécifiques qui ne peuvent pas être facilement prédéfinies. Les parties prenantes peuvent intervenir directement sur le cheminement du flux de travail.
On oppose souvent le flux de travail ad hoc, flexible et non structuré, au flux de travail procédural. Celui-ci impose le suivi d’un processus sans qu’il soit possible pour les parties prenantes d’intervenir une fois le processus entamé. Le workflow ad hoc est ainsi plus adapté aux procédures mouvantes dont on ne peut prévoir le cheminement ou l’issue.
Comment mettre en place un workflow efficace avec monday.com ?
Mettre en place un workflow efficace est tout à fait possible manuellement, mais fastidieux. L’idéal est d’utiliser un outil dédié à la création de workflows comme monday.com.
La plateforme monday.com a été conçue pour centraliser tout son travail à un seul et même endroit. Non seulement, cet outil permet d’améliorer la synchronisation des tâches et processus ; mais en plus, il va booster l’efficacité et la productivité de votre équipe.
monday.com intègre notamment un logiciel de gestion de workflow. Ce logiciel permet de personnaliser tous ses flux de travail en quelques clics.
Pour mettre en place un workflow efficace avec monday.com, il suffit en effet de :
- Définir le titre du flux de travail
- Déterminer les déclencheurs
- Ajouter les actions
- Définir une plage horaire
- Valider le workflow
Voici un exemple pour le flux de travail « Approuver une note de frais » :
- Titre : Validation note de frais
- Déclencheur : la note de frais est soumise par le collaborateur
- Actions : Validation de la demande – Remboursement de la note de frais OU Refus de la demande – Liste des raisons du rejet
Plage horaire : 30 jours maximum
Plus le workflow est complexe, plus le processus de mise en place sera long, mais rien n’est compliqué avec monday.com ! Le logiciel a été conçu pour fluidifier la création de flux de travail pour faire gagner du temps à vos équipes.
Quelques astuces pour optimiser vos flux de travail
Une fois le flux de travail créé en quelques clics sur monday.com, il est très important d’automatiser les tâches pour fluidifier le flux de travail. Bien sûr, cette astuce ne pourra être appliquée que si le workflow peut être automatisé !
Au niveau de chaque tâche, il est important de définir les rôles des collaborateurs impliqués. Il faudra également assigner des priorités aux tâches. Cela permet de mieux visualiser le déroulement du processus métier afin d’optimiser le flux de travail.
Pour maximiser l’efficacité du workflow, il est aussi important de communiquer. L’information doit être centralisée et les KPI rendus visibles pour tous.
Comment améliorer l’efficacité d’un workflow rapidement ?
Le logiciel de gestion des flux de travail intégré dans l’outil monday.com vous permet d’améliorer rapidement l’efficacité de vos workflows informatiques. monday.com propose en effet la création de rapports d’analyse des performances avec sa vue Performance Insights.
Cet outil de suivi des performances permet d’identifier les points bloquants dans vos flux de travail. Vous pourrez notamment repérer les pertes de temps et en analyser la cause.
Grâce à l’outil Performance Insights, vous pourrez par exemple savoir combien de temps le workflow s’est arrêté sur un statut ou une action en particulier. Ainsi, vous saurez quelles sont les actions qui prennent le plus de temps et dont le traitement peut être optimisé. Vous saurez aussi combien de temps a duré chaque phase, ce qui vous permet d’identifier les processus les moins productifs.
Prenons l’exemple du processus de conclusion d’un contrat de vente. Vous avez remarqué, grâce à l’outil Performance Insights de monday.com, que la phase de signature est particulièrement longue.
Cela ralentit considérablement le processus de conclusion du contrat de vente. Vous pourrez alors diminuer le délai de validité du devis pour inciter le client à signer plus rapidement.
monday.com vous permet aussi de créer des formulaires pour récolter des avis de vos collaborateurs sur le flux de travail actuellement en place. Cela vous permettra une fois de plus d’affiner les processus pour optimiser leur efficacité !
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