Les automatisations n’ont plus de secret pour vous et vous souhaitez uniquement consulter notre top 10 monday.com ? Cliquez ici. 

Il est communément admis que les Français sont les champions de la perte de temps au travail. Cela s’explique notamment par le fait que vos collaborateurs sont occupés à effectuer des tâches nécessaires, mais sans réelle valeur ajoutée. 

Ces tâches chronophages quotidiennes impactent la productivité de vos équipes tout en les détournant de leurs missions principales : 

  • vérifier la date d’échéance d’un dossier
  • organiser et réorganiser sa todo list
  • suivre des dates de fin contrat de vos clients
  • répartir les tâches d’une mission à une autre

Dans cet article nous allons vous expliquer comment monday.com peut vous aider à gagner du temps au quotidien, tout en optimisant le travail de vos équipes. 

Qu’est-ce que l’automatisation informatique ? 

Une automatisation en informatique est une série d’actions effectuées, comme son nom l’indique de manière automatique. Elle consiste à utiliser des logiciels qui effectueront une série d’actions numériques suivant des parcours définis et paramétrés au préalable, via différentes des instructions.

Une automatisation connue est par exemple : la réception d’un email qui se classe automatiquement dans un dossier de notre boîte email, suivant le sujet de celui-ci.

Cette mise en place permet de réduire drastiquement l’intervention humaine, voir de la supprimer, afin d’éviter les actions manuelles. L’automatisation dans une entreprise est l’une des pierres angulaires de la digitalisation puisqu’elle permet d’aller plus loin, plus mieux et en réduisant les erreurs imputables à l’action humaine.

Automatisez pour mieux travailler 

Chez tiilt.io, nous sommes de fervents partisans des automatisations qui, vous l’avez compris, peuvent clairement vous faire gagner du temps et de l’efficacité. Mais rien ne sert de foncer tête baissée dans une automatisation à tout va. 

Il vaut mieux avoir quelques automatisations bien pensées et au bon endroit plutôt que des automatisations à outrance, au risque de vous retrouver avec une “usine à gaz”. Vous risqueriez d’avoir un effet contre-productif en ne comprenant plus vos workflows. 

Pour avancer dans le bon sens, vous devez adopter une démarche cohérente de réflexion autour de vos besoins. Pour cela, vous pouvez par exemple procéder ainsi en suivant ces 4 étapes :

  • Éliminer les actions qui n’ont pas lieu d’être : en prenant du recul, on se rend bien souvent compte que certaines étapes sont superflues dans les processus que l’on utilise. Il n’y a pas de demi-mesure, il faut les éliminer. 
  • Simplifier : comme dit le dicton, le mieux est l’ennemi du bien. On cherche parfois à pousser tellement loin les choses, que l’on en oublie de les simplifier. Pour rester dans les dictions, pourquoi faire simple quand compliqué ? Oubliez cette méthode de fonctionnement et simplifiez au maximum vos actions.
  • Standardiser : les informations, les données, les flux…il est toujours plus facile de travailler avec des éléments similaires et ils seront compris de tous : par votre équipe, mais également par les logiciels que vous utilisez.
  • Automatiser : nous y venons, après avoir avancé sur les 3 étapes précédentes vous pouvez automatiser vos actions.

En somme, il ne faut pas automatiser la complexité au risque d’avoir un résultat inverse à celui recherché initialement. 

Les différents types d’automatisation monday.com

Maintenant que vous êtes familier avec les automatisations et leur fonctionnement, nous allons vous présenter ce que propose monday.com à ce sujet. 

De manière native, monday.com dispose d’une multitude d’automatisations pour répondre aux différents besoins des utilisateurs. Elles permettent de doper les performances de vos workflows d’un coup de baguette magique.

S’il vous fallait parfois une dizaine de clics et d’actions pour aboutir à la résultante de votre travail, des parcours automatisés de qualité vous feront gagner un temps précieux. 

Ainsi, le temps économisé pourra être alloué à des tâches à vraie valeur ajoutée pour le développement de votre entreprise. 

Important : regroupe les principales automatisations. Celles pour lesquelles vous ne pouvez pas passer à côté

Notifications : permet de vous notifier ou notifier des membres de votre équipe au sein du WorkOS monday en fonction d’un évènement (dépassement d’un budget prédéfini, projet terminé, récurrence d’une tâche)

Changement de statut : affecte un statut en fonction d’un changement d’état : un nouveau contact saisi dans votre tableau commercial ? Celui-ci pourra directement obtenir le statut de prospect

Récurrent : si vous avez besoin de rappels dans le cadre d’une todo list par exemple, vous apprécierez forcément cette fonctionnalité

Échéances : il vous suffit de fixer des dates pour contrôler votre temps et son suivi. La deadline d’un projet approche ? Vous en serez informé.

Création d’élément : cette automatisation est le noyau dur des autres automatisations puisqu’elle fonctionne principalement comme élément déclencheur d’autres actions

Déplacer un élément : inutile de perdre votre temps à déplacer un item de votre suivi de prospection à votre listing clients par exemple. Une fois mis en place, cela pourra être effectué sans action de votre part. 

Sous-éléments :  si vous souhaitez faire un projet, l’itérer en différentes étapes pour les découper elles-mêmes différentes tâches, les sous-éléments seront un allié essentiel dans l’aboutissement de votre travail

Dépendances : si vous avez besoin de faire communiquer différents projets entre eux ou des informations provenant de différents tableaux, les dépendances seront une solution qui vous intéressera certainement.

Si vous ne trouvez pas votre bonheur avec ces différentes possibilités, 2 autres solutions s’offrent à vous. 

Dans un 1er temps, vous pouvez utiliser les automations personnalisées que propose monday.com

Elles permettent d’aller plus loin dans l’automatisation de vos processus métier en créant des parcours 100% personnalisés. De plus, ce type d’automatisation permet d’effectuer plusieurs actions dans un même parcours. 

La seconde solution se trouve en externe grâce à Integromat et Zapier

Ces 2 logiciels, que nous apprécions énormément chez tiilt.io, offrent des possibilités qui sont intéressantes, mais surtout quasi infinies. De plus, ils s’intègrent parfaitement à l’écosystème monday.com. 

Notre préférence va pour Integromat qui est certes plus complexe, mais bien plus puissant que son homologue. 

Quoi qu’il en soit, sachez que monday.com met à jour régulièrement ses fonctionnalités. 

Si celle que vous recherchez n’est pas disponible aujourd’hui, elle le sera très certainement demain. 

  • Les 10 meilleures automatisations monday.com 

Nous y voilà, vous connaissez tout sur les automatisations et leur usage. Vous l’aurez compris, alliées à la puissance de monday.com, ces automatisations sont une plus-value certaine pour vos équipes et votre métier. 

Très de parole, découvrons ensemble la présentation des 10 meilleures automatisations monday.com

1 (Notifications/échéances) : When date arrives and status is something, notify someone/ Lorsque la date arrive et que le statut est quelque chose, informer quelqu’un

Comme nous l’avons vu, la gestion du temps est une des clés de la réussite en entreprise. Comment mieux débuter cette présentation des 10 automatisations les plus efficaces de monday.com sans passer par celle-ci ? 

Dans notre exemple ci-dessous, cette automatisation avertira le responsable de la tâche plusieurs jours avant la deadline si celle-ci est en statut “très important”

2 : (Changement de statut) : When a status changes to something assign someone as assignee/Lorsqu’un statut change pour quelque chose, assigner quelqu’un comme assigné

Vous avez relié le formulaire de contact de votre site internet à votre compte monday.com ? Cette 2ème automatisation devrait vous plaire. 

Grâce à ce type d’automatisation, vous pouvez par exemple attribuer une équipe en fonction d’un statut prédéfini. Ici, c’est l’équipe commerciale qui sera assignée si le statut du prospect est “à contacter”. 

3 : (Changement de statut) : Every time period, create an item/À chaque période, créer un élément

Simple et efficace, voici ce qui définit cette automatisation. Si vous avez un sujet particulier à suivre de manière récurrente (réunion d’équipe, rapport de visite, tâche quotidienne), la mise en place de cette action créera un item à la fréquence de votre choix. Il ne vous restera plus qu’à le compléter avec les informations adéquates du jour ou de la période.

4  : (Echéances) : When date arrives, archive the item/Lorsque la date arrive, archiver l’article

Ce 4ème exemple vous montre comment programmer l’archivage d’un item en se basant sur une date butoir. Un must-have si vous avez une multitude de contrats à gérer et à classer par exemple.

5  : (Création d’élément) : When an item is created in this board, create an item in another board and connect them using a connected boards column in this board/Lorsqu’un élément est créé dans ce tableau, créer un élément dans un autre tableau et les connecter à l’aide d’une colonne de tableaux connectés dans ce tableau

Cette automatisation est particulièrement intéressante, car elle permet de suivre des éléments de 2 tableaux, dans 1 seul. 

Dans l’exemple que nous vous proposons ci-dessous, vous pouvez avoir d’une part votre base de données clients et la relier aux projets de chacun de ces clients. C’est idéal pour avoir une vue d’ensemble rapide sur l’avancée d’un projet.

6  : (Déplacer un élément) : When person is assigned to someone, move item to board/

Lorsqu’une personne est assignée à quelqu’un, déplacer l’élément vers le tableau

Si vous avez une todo list commune, cette automatisation est une merveille à utiliser. 

Lorsque les tâches sont listées, il vous suffit d’attribuer une personne pour déplacer la tâche à effectuer dans sa todo list personnelle. 

Pratique pour répartir les missions entre vos différents collaborateurs.

7  : (Sous élément) : When all subitems of an item have the status of something change the item’s status to something/Lorsque tous les sous-éléments d’un élément ont le statut de quelque chose, changer le statut de l’élément en quelque chose

On ne le dira jamais assez, pour avancer sur un sujet important, il vaut mieux le découper en une somme de sous-sujets et des tâches moins complexes qui sont reliées à ces sous-sujets.  

La fonctionnalité des sous-tâches (sub-items, en version bêta à l’heure où nous écrivons ces lignes) répond parfaitement à ce besoin. 

1 ligne, soit un item dans monday.com correspondra à un sous-sujet auquel vous pouvez allouer des tâches. Une fois que cette somme de tâche est terminée, le sous-sujet sera lui aussi considéré comme terminé. Vous aurez alors une excellente vision d’ensemble de l’avancement de votre projet/dossier.

8  : (Dépendances) : Adjust this date to reflect the changes made in this other date of the same item/Ajuster cette date pour refléter les modifications apportées à cette autre date du même élément

Les chefs de projet notamment ne le savent que trop bien, les deadlines sont dures à anticiper et à respecter. 

Si l’un des rouages du projet se grippe, c’est tout le projet qui peut être mis à mal et donc décalé. Il faut alors revoir la date de fin du projet. 

Grâce à cette automatisation, si vous décalez la fin d’une tâche, la fin du projet est elle-même décalée automatiquement du nombre de jours que vous avez ajustés

9  : (Notifications) : Every time period, notify someone/À chaque période, aviser quelqu’un

Un peu plus haut dans cet article, nous évoquions le sujet des todo list. Celles-ci peuvent être utilisées pour suivre des tâches dans le temps, mais aussi vous rappeler d’en faire certaines de manières régulières. 

C’est ce que fait parfaitement cette automatisation. 

Suite à un paramétrage de la récurrence, vous serez notifié de l’action à effectuer de manière régulière grâce à un message spécifique. 

En intégrant d’autres automatisations, vous obtiendrez une todo list plus puissante que la plupart des logiciels du marché comme Todoist, Microsoft To Do ou bien encore Evernote.

10  : (Personnalisés) : 

Pour finir ce top 10 des automatisations monday.com les plus efficaces, nous ne pouvions pas passer à côté de celle-ci. 

C’est la plus puissante et elle regroupe notamment les 9 autres que nous vous avons présentées : l’automatisation personnalisée monday.com.

À peu de chose près, vous pourrez presque tout réaliser avec ce type d’automatisation et elle pourra répondre à votre besoin si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les automatisations prédéfinies. 

Mieux encore, vous pouvez imbriquer différentes automatisations…en une seule, un must-have ! 

Dans l’exemple ci-dessous, l’équipe commerciale n’aura plus aucune excuse pour relancer son prospect avant la date de fin de validité du devis

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