Outil workflow : pour une meilleure gestion de vos flux de travail

Toutes les tâches en entreprise suivent une ligne précise, mais également complexe : on ne fait pas que commencer la tâche puis la finir ! Entre deux, vous retrouvez un ensemble de processus, de ressources, d’organisation, de données…

Toutes ces choses qui, si elles ne sont pas structurées et représentées visuellement, peuvent créer le chaos et la confusion dans votre organisation de projet.

C’est ici que peut intervenir un outil de workflow : celui-ci va organiser de manière coordonnée et organisée tous les flux de travail de votre organisation. Et oui, comprendre comment fonctionne un tel outil, les workflows et leur importance pour votre entreprise sera un facteur clé de la réussite de votre structure.

Définition, exemples, avantages d’utiliser des outils de workflow, outils workflow à adopter, cet article vous guidera pas à pas dans l’amélioration de la gestion de vos flux de travail.

Workflow : définition et exemples

Il s’agit tout simplement d’une autre expression pour faire référence aux processus d’un projet. Un workflow est une série d’informations modélisée : il va regrouper toutes les données autour d’une tâche pour vous permettre de visualiser et de gérer simplement vos tâches à effectuer, en cours ou réalisées.

Les workflows mettent en avant des processus métiers et opérationnels dans le but, comme toujours, d’atteindre rapidement et efficacement ses objectifs.

Imaginez de fait un schéma qui explicite toutes les directions et scénarios possibles à envisager. Il peut s’agir de la réalisation d’une tâche ou de l’exécution d’un processus métier en particulier :

L’exemple d’un workflow pour une réclamation client :

L’exemple d’un workflow pour gérer une commande :

On peut aussi utiliser des workflows pour tout type de tâche nécessitant un processus complexe : traitement des demandes de congés, arrivée et intégration d’un nouveau collègue, organisation d’un événement, … Tout y passe !

Cependant, et traditionnellement, au contraire de ce que vous voyez ci-dessus, un outil workflow est un rapport qui explicite l’intégralité du circuit et des flux de travail.

On y retrouve différentes questions : Quels sont les différents processus ? Quelles règles sont à respecter ? Qui se charge de quoi ? Comment valider un processus précis ? On est bien d’accord, sous cette forme, ce n’est pas très pratique ! Un outil workflow digitalisé peut créer des schémas workflows logiques et visuellement simplistes pour une meilleure compréhension de vos flux de travail.

Il existe également plusieurs types de workflows qu’il vous faut savoir différencier en fonction du contexte ou de l’utilisation de ce même flux de travail :

Le workflow administratif

Tout le monde adore la paperasse administrative, c’est bien connu ! Lorsqu’une entreprise effectue un prêt à la banque, un compte-rendu d’assurance ou toute autre démarche demandant un processus précis de vérification, de validation ou d’investigation, elle fait face à ce type de flux.

Le workflow administratif est gourmand en documents et en explicitations sur son exécution. Un outil de workflow sera idéal pour le traiter de manière simple et organisée en impliquant toutes les parties prenantes.

Puisqu’il est parfois difficile d’y modifier des informations en cours de route, vous verrez qu’un outil de workflow vous sera d’une aide particulièrement précieuse. Pour résumer, ce type de workflow concerne essentiellement la gestion des rapports et des documents.

Ceux-ci vont servir à mettre en œuvre tout l’aspect administratif d’une tâche donnée (quels types de documents doit-on utiliser ? Quelle est le parcours et la nature de la tâche ? Quels sont les délais et les acteurs ?)

Les workflows ad hoc et procédural

Au sein d’un workflow procédural, toutes les décisions et les processus sont déjà établis : ce sont des codes à respecter, des règles qui ne peuvent pas être changées !

On ne peut donc pas modifier les étapes du workflow en fonction du contexte ou de l’utilisation que l’on souhaite en faire. D’un autre côté, les workflows ad hocs sont beaucoup plus souples, au contraire : il repose sur une logique d’avantage collaborative et dynamique.

À chaque nouvelle étape du processus, les parties prenantes à la tâche (processus opérationnel) ou la personne exerçant le métier en question (processus métier) peuvent intervenir plus simplement pour modifier un maillon du flux de travail. Cependant, cette forme peut être contre-productive si mal maîtrisée et si trop utilisée. Trouver un terrain d’entente au sein d’un outil workflow adapté reste donc la meilleure solution.

Les avantages à utiliser des outils workflow

Nombreux et divers sont les points positifs à retirer de l’utilisation d’un outil workflow pour la gestion de vos flux de travail en entreprise. Il s’avère même dans beaucoup de cas indispensable pour organiser vos processus et vos activités. Voici une liste non exhaustive des avantages que permet l’utilisation d’un outil workflow :

L’utilisation d’un outil workflow vous permet premièrement de gérer et de visualiser simplement vos flux de travail et de mener vos processus tout en douceur, étape par étape.

Les outils workflow permet d’impliquer l’ensemble des collaborateurs et de responsabiliser chaque partie prenante. Chacun sait ce qu’il a à faire et comment il doit agir. Cela permet de fluidifier la communication et l’exécution du processus.

Les outils workflow / outil de workflow, ou plus précisément un logiciel workflow, vous permet notamment de collaborer avec les acteurs du projet et d’être notifié lorsque le processus évolue. Certaines tâches ou projet demandent la participation d’un large panel d’acteurs, qu’ils s’agissent de partenaires internes ou externes. Centraliser la communication permet aux différentes parties prenantes de s’impliquer pleinement et de manière instantanée dans la boucle. Cela leur permet de pouvoir vérifier, approuver et modifier des points du processus si nécessaire.

Les outils workflow / logiciel workflow est également idéal pour pouvoir suivre en temps réel l’avancée des tâches, mais aussi pour pouvoir mesurer les performances du processus. Il est possible d’observer et de gérer efficacement le travail de chacun pour ajuster continuellement le processus.

À long terme, l’utilisation des outils workflow ou logiciel workflow est de créer une stratégie d’entreprise solide, d’améliorer ses processus globaux, sa productivité et dans une moindre mesure l’expérience client.

Finalement, vous diminuerez vos coûts, vos erreurs, et vous augmenterez votre rentabilité, la satisfaction de vos collaborateurs ainsi que la transparence des informations.

Quels outils workflow utiliser pour la gestion de ses flux de travail ?

Vous savez maintenant tout l’intérêt et la puissance d’un outil workflow. Ne reste plus qu’à vous conseiller les meilleurs pour des flux de travail optimisés et une performance multipliée ! Voici notre sélection des meilleurs outils workflows / logiciels workflow à utiliser pour votre gestion de tâche et de projet en entreprise :

EdrawMax : un outil workflow aussi puissant que varié

Edraw Max offre des solutions pour une variété de tâches de conception et de documentation pour votre entreprise. Ce logiciel graphique tout-en-un est une solution de conception graphique légitime, un outil graphique efficace et un excellent programme de cartographie par blocs.

Des organigrammes aux plans de présentation, en passant par les structures logicielles et les diagrammes de réseau, cet outil workflow / logiciel workflow vous facilite grandement la tâche. Le logiciel Edraw Max est particulièrement flexible et peut créer jusqu’à 280 types de cartes. De plus, ses compétences sont réparties entre les diagrammes techniques et les infographies, ce qui vous offre un large éventail de possibilités.

Lucidchart : pour des flux de travails efficaces et personnalisés

Lucidchart est un puissant outil de création de diagrammes basé sur des données, utilisé par 99 % des plus grandes entreprises du classement Fortune 500. Basé sur des diagrammes d’organigramme professionnels, c’est un excellent choix pour ceux qui recherchent des informations exploitables qu’ils peuvent utiliser pour améliorer les processus de flux de travail de l’entreprise. En plus d’une gamme impressionnante de fonctionnalités adaptées aux entreprises de toutes tailles, Lucidchart est livré avec un excellent essai gratuit et des modèles faciles à utiliser pour vous aider à démarrer.

Lucidchart, un outil workflow / logiciel workflow parmi les plus importants logiciels de création de diagrammes, est doté d’une gamme impressionnante de fonctionnalités remarquables.

L’un des aspects les plus impressionnants de Lucidchart est sa grande liste de raccourcis clavier. Conçus pour vous aider à rationaliser des processus chronophages, ils devraient améliorer considérablement votre productivité.

Lucidchart est également doté de puissantes fonctions de superposition. Celles-ci vous permettent de créer des diagrammes dans des diagrammes, ce qui devrait vous aider à créer une mise en page propre, intuitive et facile à comprendre. C’est aussi un outil workflow parfaitement adapté à la communication entre collaborateurs. Découvrez notre article sur comment créer des diagrammes intelligents avec Lucidchart pour savoir plus.

n8n : l'outil dernier cri d'automatisation des tâches

n8n est le petit nouveau dans la famille « outil workflow ». Outil d’automatisation des flux de travail libre, ouvert et auto-hébergeable, n8n est le principal outil workflow low-code, vous permettant de connecter vos applications à un grand nombre d’intégrations. Cependant, avec n8n, vous pouvez aller au-delà des simples intégrations pour construire des flux de travail multi-étapes.

Grâce à son modèle de distribution, n8n aura toujours un code source visible, sera disponible pour l’auto-hébergement et vous permettra d’ajouter vos propres fonctions et applications personnalisées. n8n est soutenu par une communauté passionnée et en pleine croissance de milliers de personnes qui construisent un outil de workflow et d’automatisation puissant et extensible.

monday.com : l'outil workflow / logiciel workflow idéal en entreprise

S’il y a bien une chose que nous avons apprise en tant que partenaire gold partner mais surtout des utilisateurs fidèles, c’est que monday.com sait littéralement tout faire. Bien plus qu’un logiciel de gestion de projet excellent ou un CRM de talent, c’est également un outil workflow innovant qui gère vos flux de manière efficace et personnalisée pour des résultats qui dépassent vos attentes. L’application personnalise et automatise vos tâches et vos processus en éliminant les tâches répétitives et en ajoutant sa touche personnelle à l’édifice.

Qu‘il s’agisse de personnaliser ses statuts, ses tâches en cours, réalisées ou futures, de créer des items ou de déplacer simplement des éléments, monday est expert dans la matière et s’impose comme un outil de workflow sur lequel on peut compter.

Le logiciel vous offre différentes vues pour un regard global et personnalisable sur l’avancée et l’état de vos flux de travail : calendrier, vue de Gantt, vue Kanban, etc. monday.com change de forme comme de chemise pour vous offrir la flexibilité dont vous rêviez pour votre outil workflow.

Intégrable avec diverses applications, il possède un grand nombre de fonctionnalités : du suivi temporel, à la création de documents, en passant par le planning projet, la collaboration / communication ou encore le déploiement de tableau complet. monday est l’outil workflow à privilégier pour une gestion optimale de vos flux.

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Make : l'outil workflow d'automatisation des tâches par excellence

Make n’est pas qu’un outil workflow puissant ou encore un n8n sous stéroides, c’est surtout l’un de nos logiciels partenaires phare chez tiilt.io. Il s’agit d’un moteur à automatisation pour booster la force de vos workflows.

Vous pouvez y connecter un grand nombre d’applications entre elles pour créer différents types de scénarios pour copier les étapes de votre processus. Avec Make, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés qui se mettront en marche automatiquement une fois l’action d’origine enclenchée. Cet outil de workflow est à la fois puissant, ergonomique et particulièrement user-friendly.