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Tout savoir sur le workflow, l'outil de votre productivité en 2024
Le workflow un mot anglais traduit en français par « flux de travail », est un concept central dans la gestion des travaux et de la productivité au sein d’une organisation. Il englobe l’ensemble des étapes et des activités nécessaires à l’accomplissement d’une tâche ou d’un projet.
Comprendre le workflow est essentiel pour optimiser :
- l’efficacité,
- la qualité,
- la coordination des opérations dans divers domaines, de l’entreprise à la recherche scientifique.
Le processus de gestion des données et des informations (data) est au cœur de nombreuses industries et métiers à travers le monde. Que ce soit dans le domaine du marketing, de la finance, de la santé, ou de toute autre discipline, le bon management des données est essentiel pour le succès des entreprises.
Les systèmes et méthodes de travail ont considérablement évolué, et aujourd’hui, les managers et les collaborateurs utilisent des méthodes sophistiquées pour collecter, stocker, et analyser les données.
Cet article explore l’importance du workflow dans le contexte de la méthode de gestion des données, en mettant en lumière les acteurs clés, les documents, et les systèmes qui permettent aux entreprises de travailler de manière plus efficace.
Que vous soyez un manager cherchant à optimiser les processus de votre entreprise ou un collaborateur cherchant à améliorer vos compétences en gestion de données, cet article vous fournira des informations précieuses pour travailler de manière plus fluide et efficace.
Définition : workflow
Un workflow est une série d’étapes structurées ou de processus interconnectés qui permettent d’accomplir une tâche, une activité ou une opération de manière efficace et cohérente. Ces étapes peuvent être réalisées manuellement ou automatisées, et elles définissent la séquence exacte des actions à suivre pour atteindre un objectif spécifique.
En d’autres termes, un workflow est le lien existant entre la modélisation et la gestion des processus metiers. Il rend plus faciles, plus rationels et plus optimisés les processus et les tâches au sein d’une organisation ou d’un système. Les workflows sont largement utilisés dans divers domaines, notamment la gestion de projet, la gestion des processus d’entreprise, la production, la santé, et bien d’autres, pour améliorer l’efficacité opérationnelle et garantir une gestion systématique des activités.
Les trois composants d'un workflow sont :
- Les entrées
Qui représente l’ensemble des informations, du matériel, de l’énergie, des actions nécessaires pour la réalisation de l’objectif. - La transformation
Qui implique comment chaque étape doit être effectuée. Cela peut inclure des normes de qualité, des délais, des autorisations nécessaires, etc. - La sortie
C’est le produit ou le livrable obtenu après la transformation
BPM et workflow : quelle différence ?
Lorsqu’on parle du workflow et du BPM, il faut tout suite penser à deux concepts traitant de la gestion de processus. Pourtant, ces deux concepts diffèrent l’un de l’autre en terme de portée et d’approche.
Les points communs à ces deux concepts
- Modélisation
Les deux approches impliquent le plus souvent la modélisation des processus, c’est-à-dire la création de représentations visuelles des processus métier. Cela aide à comprendre, à documenter et à améliorer ces processus.
- Automatisation des tâches
Les workflows sont souvent automatisés pour exécuter des tâches de manière séquentielle ou parallèle, tandis que le BPM peut inclure l’automatisation de l’ensemble du cycle de vie d’un projet, de sa conception à son exécution.
- Surveillance
Le BPM et le workflow impliquent la surveillance continue des processus pour identifier les goulots d’étranglement, les problèmes et les opportunités d’amélioration. Ils visent à optimiser constamment les processus pour les rendre plus efficaces et plus adaptés aux besoins changeants de l’entreprise.
- Analyse des performances des processus
Tant le BPM que les workflows ont pour objectif d’analyser les performances opérationnelles en particulier les erreurs, en accélérant les délais de traitement et en facilitant la collaboration entre les membres de l’organisation.
Les différences
- Workflow (Flux de travail)
✓ Un workflow est une séquence d’activités organisées de manière séquentielle ou parallèle pour accomplir un processus spécifique.
✓ Il se concentre sur la définition des tâches, des étapes et des règles pour exécuter un processus particulier de manière efficace.
✓ Les workflows sont souvent utilisés pour automatiser des processus spécifiques au sein d’une organisation, comme la gestion des demandes de congé ou le traitement des factures.
- BPM (Business Process Management)
✓ Le BPM est une approche plus globale de la gestion des processus au sein d’une organisation.
✓ Il englobe la conception, la modélisation, l’exécution, la surveillance et l’optimisation de l’ensemble des processus de l’entreprise.
✓ Le BPM s’appuie souvent sur des outils logiciels avancés pour gérer l’ensemble du cycle de vie des processus, y compris l’automatisation des workflows.
✓ Il vise à améliorer l’efficacité opérationnelle, la qualité des services et la réactivité aux changements.
Utilisation d'un workflow : quels en sont les avantages ?
Utiliser un workflow présente plusieurs avantages importants pour les organisations et les individus. Voici quelques raisons pour lesquelles il est bénéfique d’utiliser un workflow :
- Gain de temps
Les tâches récurrentes sont automatisées, libérant du temps pour des activités plus stratégiques. Un workflow favorise alors le gain du temps en toute transparence et en toute reproductibilité.
- Productivité en hausse
Le flux de travail permet également de minimiser les risques et les erreurs. Ce qui accroît la productivité et favorise l’obtention de meilleurs résultats.
- Meilleure communication
Les workflows occupent les rôles et les responsabilités, facilitant ainsi la collaboration et une bonne communication au sein de l’équipe.
- Meilleur analyse des problématiques du projet
Les données recueillies via les workflows permettent d’analyser les performances et d’identifier des opportunités d’amélioration continue.
Quelques cas d'utilisation du workflow
Le workflow est utile dans plusieurs domaines et permet d’automatiser diverses tâches :
- Intégrations des employés
- Demandes de service
- CRM
- Ressources humaines
- Gestion de projet
- Etc…
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Quels sont les différents types de Workflow ?
Il existe une grande variété de worklow. Ce que vous devez savoir, c’est chaque workflow s’adapte à une situation donnée. Voici 7 différents types de workflow qui sont les plus rencontrés :
- Workflow séquentiel
C’est le type le plus basique de workflow, où les tâches sont exécutées dans un ordre linéaire prédéfini. Chaque étape doit être complétée avant de passer à la suivante. - Workflow parallèle
Dans ce type de workflow, plusieurs étapes ou tâches peuvent être exécutées simultanément. Cela accélère le processus global. - Workflow conditionnel
Ce type de workflow inclut des conditions et des règles qui déterminent le chemin à suivre en fonction de certaines circonstances. Par exemple, il peut décider si une étape est nécessaire en fonction de la valeur d’une variable. - Workflow itératif
Dans ce type de workflow, les tâches sont exécutées de manière répétée jusqu’à ce qu’une condition spécifique soit satisfaite. - Worflow basé sur des évènements
Les workflows basés sur des événements sont déclenchés par des actions spécifiques ou des événements, comme la réception d’un formulaire, un clic sur un lien, ou un changement de statut. - Workflow ad hoc
Ce type de workflow est flexible et non structuré. Il permet aux utilisateurs de créer des étapes et de définir des actions au fur et à mesure que le processus avance, adaptant ainsi le workflow aux besoins changeants. - Workflow automatisé
Ce type de workflow est entièrement ou partiellement automatisé à l’aide de technologies telles que des systèmes de gestion de flux de travail ou des outils de gestion de processus métier.
Comment mettre en place un workflow efficace avec monday.com ?
Vous avez déjà certainement entendu parler des logiciels de gestion de flux de travail. Ce sont ces outils numériques qui vous permettront d’obtenir ll’infrastructure nécessaire à la configuration, à l’exécution et à la surveillance d’une séquence définie de tâches.
Ils peuvent également proposer un certain nombre de méthodes de gestion de projet et de flux de travail, telles que :
- des diagrammes de Gantt ,
- des calendriers,
- des tableaux Kanban , etc.
Il en existe tellement, mais tous ne sont pas créés de manière égale. Alors, vous êtes à la recherche d’un logiciel fiable alliant transparence et rapidité ? L’outil que propose monday.com reste l’unique sur le marché pouvant répondre efficacement à vos attentes.
Pourquoi choisir monday.com ?
monday.com est un outil qui permet aux équipes d’exécuter des projets et des flux de travail en toute confiance. Doté d’une suite complète de fonctionnalités, ce système flexible est adaptable et personnalisable pour les utilisateurs de toutes les entreprises de toutes tailles, des grandes entreprises aux petites et moyennes entreprises jusqu’aux utilisateurs individuels.
La plateforme est conçue en pensant à vous, elle est donc facile à mettre en œuvre et à utiliser. Elle est également équipé de fonctionnalités puissantes telles que des intégrations, des automatisations et des outils d’analyse avancés.
La principale force de monday.com réside dans les outils de visualisation interactifs et collaboratifs qui combinent les efforts de votre équipe en un seul emplacement centralisé.
Voici quelques avantages de monday.com pour la création d’un workflow :
- Attribution de propriétaires que nécessaire
Il ne sert à rien d’avoir un flux de travail magnifiquement conçu qui n’est pas mis en pratique. Les flux de travail sont là pour aider à répartir le travail et à accomplir les tâches. Et cela nécessite l’appropriation des tâches et la délégation. - Facilité de la mise à jour des flux de travail
Les flux de travail ne sont pas gravés dans le marbre. Les équipes productives sont flexibles et toujours à la recherche de processus de travail plus efficaces. Cela signifie devoir continuellement mettre à jour votre flux de travail, tout en gardant chaque membre de l’équipe sur la même longueur d’onde. - Intégration transparente
Le modèle de flux de travail de monday.com s’intègre facilement à d’autres outils de gestion de projet et de communication pour une transition transparente vers l’utilisation de monday.com. Vous n’aurez donc à modifier aucune partie de votre processus existant. Le modèle est facilement intégrable à des services tels qu’Outlook, MS Teams, Slack, Zoom, Google Drive, LinkedIn et d’autres logiciels largement utilisés. Cela minimisera le temps et l’énergie nécessaires à la mise en œuvre de nouvelles structures de travail.
Combien de temps me fait gagner monday.com ?
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Quelques astuces pour optimiser votre workflow
Un workflow optimisé rend la tâche plus facile et favorise la visibilité. Voici quelques astuces pour mieux optimiser votre workflow :
- Rendre les KPI visibles et connue de tous
Avoir des attentes claires sur le plan performance, que ce soit au niveau de l’équipe qu’au niveau individuel, sont nécessaires. C’est pourquoi, assurez-vous de mettre en place es indicateurs de performance clés (KPI) auxquels tout le monde peut accéder. Cela permettra à tout le monde de rester concentré et de suivre plus facilement les progrès au fil du temps. - Automatiser les tâches
Utilisez des outils d’automatisation pour les tâches répétitives. Par exemple, les réponses automatiques pour les e-mails ou les scripts pour les tâches informatiques. - Centraliser l’information
La recherche et la mise à jour de vos données à partir de plusieurs outils représentent une perte de temps considérable. Cela laisse certainement place à l’erreur, aux retards et bien sûr à un manque de précision qui pourrait vous coûter encore plus de temps ou d’impact. Alors, vous devez choisir un logiciel vous permettant de connecter plus facilement votre système. Ce qui vous permettra de centraliser toutes vos informations en un seul endroit. - Communiquer le plus possible
N’hésitez pas à promouvoir au sein de votre équipe la cohérence les mises à jour et dans les commentaires, que ce soit dans son format ou dans l’endroit où elle ajoute sa contribution. L’outil monday.com donne la possibilité de commenter directement dans la section Mises à jour : vous pouvez y poursuivre les discussions en temps réel et en contexte au lieu de rechercher des e-mails ou des messages. - Assigner les priorités aux tâches
Assurez-vous que le travail le plus crucial est traité en premier en attribuant non seulement des dates d’échéance, mais en incluant une priorité. Lorsque les équipes sont confrontées à des délais serrés ou à des changements inattendus de budget ou de ressources, elles doivent être capables de comprendre et d’exécuter rapidement leur prochaine étape. - Définir les rôles
Même si l’accomplissement de petites tâches constitue une partie importante du travail de tout membre d’une équipe, il est important de leur donner de l’autonomie dans leurs domaines d’expertise. Faire comprendre cela clairement aux autres membres de l’équipe leur permettra de savoir clairement à qui s’adresser et de libérer du temps pour les chefs de projet et les dirigeants face aux questions quotidiennes. monday.com vous permet d’indiquer clairement qui est le propriétaire de la tâche, qui est le point de contact, et bien plus encore, grâce aux colonnes de personnes que vous pouvez personnaliser.
Quelques bonnes pratiques pour la création d'un workflow
- Donner un titre à son workflow
- Définir les déclencheurs Ajouter des actions
- Définir une plage horaire
- Valider le workflow
monday.com met à votre disposition une liste de modèles que vous pouvez personnaliser pour créer vos propres plans ou mini plans. Ce qui est certain, vous trouverez ce qui répondra à vos besoins.
Avoir une compréhension approfondie du workflow est nécessaire de nos jours, où l’efficacité, la qualité et la coordination sont des éléments clés du succès dans presque tous les domaines. Les workflows sont la clé de la gestion efficace des processus, qu’il s’agisse de la production de biens, de la prestation de services, de la gestion de projets ou de la recherche scientifique.
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