Lucidchart, le logiciel de création de processus intelligent

Aujourd’hui nous partons à la découverte du logiciel Lucidchart. Facile d’utilisation et intégrable à de nombreux autres logiciels, il vous permettra de créer vos diagrammes, processus, organigrammes et mindmaps grâce à des modèles inspirants et complets.

Pourquoi utiliser Lucidchart ?

En tant que dirigeant dans une entreprise, startup ou même en tant qu’indépendant, vous allez être confrontés au cours de votre parcours à subir une certaine croissance. Oui je parle bien de subir cette croissance, car celle-ci est bien souvent non maîtrisée. Pendant cette période vous recevrez de plus en plus d’emails, d’appels, de demandes clients, de rendez-vous, et il sera alors difficile d’absorber cette croissance sans des outils efficaces et des processus clairs.

Lucidchart est un des outils indispensables sur cette phase de croissance et de recherche de scalabilité.

Définition des processus, process et workflow

Vous avez certainement déjà entendu ou lu ces expressions courantes si votre métier gravite autour des opérations : process, processus, workflow, flux de travail. Mais qu’est-ce qui se cache derrière ces termes ?

Processus ou souvent simplifié par le mot process, correspond à un ensemble d’activité dépendante ou interactive qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie. Sur le terrain ça donne plutôt ça.

Sur ce processus on peut voir l’ensemble des tâches ou actions qui doivent être accomplies pour réaliser la signature de notre client.

Comme vous pouvez le voir il commence d’un point de départ puis suite aux tâches effectuées sur une période donnée, se termine par une signature.

Le workflow (flux de travail ou flux opérationnel) quant à lui, est une série d’activités manuelles ou automatiques que vous devez effectuer pour terminer une tâche dans son intégralité. Dans votre entreprise cela donnera plutôt : l’ensemble des tâches à effectuer lorsque je passe un appel client. Cet appel qui est lui matérialisé par une étape dans votre processus.

Hum, mais c’est la même chose pour moi ? Eh bien la subtilité est la suivante :

Le processus permet d’atteindre un objectif organisationnel (passer d’un prospect à un client) tandis que le workflow consiste à terminer une tâche présente dans ce processus (appeler le client, écrire mon compte rendu, etc…).

Cependant il est encore très commun d’utiliser ces deux termes, car la différence est assez infime et on ne vous en tiendra pas compte.

L’importance de la construction de processus

La plus grande valeur ajoutée de la construction de processus est de donner une vue globale des activités de votre entreprise.

Vous pouvez donc utiliser Lucidchard pour construire vos processus dans le but d’améliorer votre communication avec vos équipes, augmenter l’efficience de chacun de vos employés et corriger des problématiques.

Comme vous pouvez le voir sur le processus suivant, la mise en forme permettra à vos équipes d’assimiler beaucoup plus facilement les tâches à effectuer et facilitera l’atteinte d’un objectif.

Fonctionnalités principales de Lucidchart

Comment travailler avec mes équipes sur Lucidchart

Lucidchart possède une importante bibliothèque de diagrammes ! Vous pouvez partir de 0 ou commencer à travailler à partir d’un modèle.

Vous pouvez alors choisir parmi des modèles de BPMN, organigrammes, site map ou encore mind-map !

Une fois le modèle choisi vous pouvez commencer à travailler seul ou à plusieurs. En effet, une fonctionnalité majeure de Lucidchart est la collaboration synchronisée ! Chaque document que vous allez créer peut être partagé avec des utilisateurs internes ou externes à votre entreprise. L’utilisateur qui recevra l’invitation à rejoindre votre document pourra effectuer les tâches suivantes selon les droits accordés :

  • voir le document

  • saisir des commentaires

  • modifier le document

  • modifier et partager le document

Les utilisateurs qui seront invités à modifier les documents pourront alors travailler à plusieurs sur un même document en temps réel ! Fini le partage de mise à jour par email.

Si vous souhaitez partager visuellement vos travaux sur votre site ou intranet, il existe également une fonctionnalité de partage grâce à la création d’URL dédiée.

Ne perdez jamais vos fichiers créés et partagés grâce à la création de dossiers directement dans Lucidchart. Vous pouvez organiser comme bon vous semble l’ensemble des documents créés sur le logiciel.

Quant à la construction, rien de plus simple, une fois votre modèle choisi, il vous suffit de glisser-déposer les formes que vous souhaitez puis de les réunir chronologiquement.

La construction d’un processus complet a pour chronologie la suivante :

  1. Il commence par un point de départ, souvent matérialisé par un cercle ”Start”
  2. Ce cercle est suivi par les tâches que vous allez effectuer pour terminer votre processus, matérialisé par un rectangle
  3. A la fin du processus, nous appliquons également un cercle qui détermine la fin ”End”

A l’intérieur de chaque tâche, il faudra alors noter son action, du type : envoyer un email.
Il faut favoriser les verbes ou de petites phrases pour ne pas avoir trop de texte, cependant il est important que chaque tâche soit facilement compréhensible par vos équipes.

N’hésitez pas à utiliser des couleurs pour donner plus de confort à la lecture.

Vous pouvez donc procéder de la manière suivante :

Intégrations tierces

Lucidchart possède de nombreuses intégrations natives, et cela est très apprécié.

Grâce à leur solution, vous pourrez alors automatiser directement certaines tâches avec vos logiciels favoris.

Une liste importante est déjà disponible sur le site et vous pouvez également trouver d’autres automatisations/intégrations sur Zapier ou Integromat.

Ces intégrations vous permettront d’automatiser certaines tâches du type :

Alternatives

Lucidchart est certainement l’outil par excellence pour créer vos diagrammes, cependant il existe de nombreux logiciels qui proposent aussi des fonctionnalités similaires, en voici la liste :

Draw.io : est un logiciel en ligne totalement gratuit qui vous permettra de créer vos processus grâce à des modèles efficaces

Visio de Microsoft : si vous utilisez une licence Microsoft, ce logiciel est peut-être fait pour vous !

Mindmeister : qui est plutôt utilisé pour les mindmaps

Omnigroup : pour les amoureux d’Apple, celui-ci est uniquement disponible sur Mac

Tarifs

Lucidchart propose des tarifs abordables et très compétitifs ! Cependant, si vous êtes nombreux dans votre organisation, préférez activer un compte pro au responsable des processus, chef de projet, business analyste ou manager qui aura un travail récurrent sur le logiciel. Et partagez vos travaux sur un autre support (site, slack, Gdrive) pour l’ensemble de vos équipes.

L’offre d’équipe affiche un tarif à partir de 8€ par mois !

Si vous souhaitez tester l’outil avant de souscrire à un abonnement, sachez que Lucidchart propose un essai gratuit.

Bon courage pour la création de vos différents worflow grâce à Lucidchart !

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