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Planning projet, une étape indispensable

Mettons nous d’accord immédiatement : non, le planning projet ou la planification de projet n’est pas synonyme de réunions interminables tous les quatre matins dont on oublie l’objectif initial… Lorsque l’on a les bonnes méthodes et les bons outils, c’est même l’objectif inverse : mener à bien son projet, dans les temps et en étant efficace ! Comment s’y prendre ? C’est tout l’objectif de cet article ! 😉

Qu’est-ce-que le planning projet ?

Le planning projet représente la phase de réflexion du projet qui consiste à le décortiquer en différentes étapes afin de pouvoir identifier tout le travail qu’il implique et de mieux pouvoir calculer et maîtriser ses coûts et ressources. 

Pour rentrer un peu plus dans le détail, lorsque vous réalisez de la planification de projet vous :

  • identifiez l’ensemble des tâches qu’il y a à réaliser et si certaines peuvent être réalisées conjointement
  • estimez la durée et le temps de travail pour gérer au mieux votre emploi du temps et ceux de vos collaborateurs
  • affectez des ressources (recherches, outils, formations,…) afin de mieux cerner les coûts
  • modélisez l’ensemble des points suivants sur une plateforme commune afin que chaque participant au projet ait une vue claire sur le déroulé

Toutes ces actions sont faites dans le but d’assurer le succès du projet : maîtriser les coûts, respecter les deadlines, assurer la satisfaction client, favoriser le travail d’équipe sans anicroche. 

Concrètement, le planning projet c’est l’étape qui vous fait passer de l’idée au succès !

Pourquoi le planning projet est une étape indispensable ?

Le planning projet s’adapte à quasiment tous les secteurs et tous les métiers, il est indispensable. 

Prenons l’exemple d’un écrivain. 99% d’entre eux ne prennent pas une page blanche et ne se mettent pas à écrire comme ça leur vient. Pourquoi ? Car ils s’y perdraient très vite et l’histoire manquerait de profondeur. Avant de commencer la rédaction, ils vont se faire différentes fiches où ils vont définir leur monde, développer la personnalité et l’environnement de leurs personnages, rédiger le déroulé du scénario. Tous ces éléments vont permettre de crédibiliser l’histoire, de lui donner un fil conducteur sur lequel se baser pour ne pas perdre pied et pour permettre à l’éditeur de voir des avancées tangibles (sinon cela va finir en poubelle remplie, ordinateur cassé, insomnies et navet).

Autre exemple, repartons quelques années en arrière lorsque vous étiez encore sur les bancs de l’école élémentaire. Votre programme chaque année a été la résultante d’une longue réflexion stratégique et d’un planning projet

Imaginez un instant qu’on ait laissé libre cours à chaque enseignant d’appliquer le programme qui lui chante. Certains n’auraient pratiqué que des mathématiques, d’autres que du sport et vous auriez eu de sacrées carences par la suite… Au lieu de ça on a imposé un planning en allouant des matières, des cours à des objectifs et à un timing. L’enseignant dispose de tant d’heures pour vous apprendre à faire une multiplication, puis tant d’heures pour apprendre l’histoire du Moyen-âge. Il réalise donc toute l’année une énorme course contre la montre en se basant sur un planning projet pour réussir votre éducation. 

Les écrivains, les enseignants, ok mais pour mon entreprise ? C’est exactement la même chose ! Votre entreprise a une activité commerciale, vous cherchez donc à vendre quelque chose (produits comme services). Pour se faire, vous allez réaliser des propositions, des devis.

Mentalement vous allez donc déjà commencé un planning projet sinon comment avancer un chiffre cohérent ? Si vous avancez un chiffrage de 2500€ c’est parce que vous avez déjà imaginé qu’il vous faudra faire l’acquisition de tel logiciel, que vos collaborateurs vont passer X jours à réaliser le projet et non parce qu’il vous manque 2500€ pour payer les vacances familiales à l’île Maurice cet été (du moins j’ose l’espérer !).

Une fois que le client a signé votre devis, si vous voulez être rentable, vous n’avez pas le droit à l’erreur. Vous allez planifier votre projet et vous organiser du mieux que possible pour être sûr que vos équipes respectent bien les deadlines engagées auprès de vos clients (sinon ça fausse tout et là : bye bye l’île Maurice…).

Le planning projet, ça fonctionne comment ?

Le planning projet implique de passer par différentes phases. En premier lieu, il va falloir rassembler toutes les informations et réussir à créer un cahier des charges pour matérialiser le projet. Plus vous serez pointilleux sur le regroupement d’informations, moins vous aurez de surprises par la suite avec le client. Si vous n’explicitez pas au maximum le périmètre du projet, vos interlocuteurs vont partir du principe qu’implicitement vous gérez tout et si ce n’était pas prévu comme ça dans votre tête, bonjour les dégâts !

Une fois que vous avez toutes les informations en votre possession, il va falloir passer à la décomposition des tâches pour estimer au mieux la durée du projet. Prenons un exemple, admettons que vous soyez une agence qui crée des sites sous WordPress. Vous allez chiffrer un site pour un client à 3 jours de travail. En théorie, si le client vous signe le devis lundi, vous êtes donc en capacité de le fournir le jeudi.

En théorie uniquement puisque si vous avez décortiqué les tâches, vous savez qu’il va vous falloir acheter un nouveau nom de domaine, prendre un hébergement, prendre un certificat SSL pour le https, peut-être configurer des adresses mails et des DNS, etc… Tout ça c’est d’une part à ne pas oublier dans le chiffrage et d’autre part à prendre en compte dans les deadlines puisqu’un site web et son hébergement peuvent mettre 24 à 48h à se configurer. Donc si vous ne pensez pas à tout via un planning projet, vous prenez déjà deux jours de retard dans la vue avant même d’avoir commencé !

Les tâches sont créées, il va maintenant falloir les attribuer et les dispatcher dans le temps. L’idée est qu’un maximum de personnes puissent travailler conjointement pour limiter leur indépendance et des retards en cascade.

Vous allez ensuite devoir inclure des jalons pour éviter que cela ne devienne un joyeux bordel. Par exemple, il est hors de question que le développeur commence à intégrer la maquette réalisée par la graphiste si celle-ci n’a pas été validée préalablement par le client (à moins que vous aimiez faire travailler tout le monde le week-end pour rattraper le temps perdu !). 

Comme nous ne sommes pas des robots et que l’erreur est humaine, il va également falloir incorporer une marge de sécurité dans vos projets (surtout en informatique où l’on peut rapidement perdre les pédales). En règle générale, on se protège avec une marge d’erreur de 20% (tout dépend des personnes et de leur propension à estimer le temps et à se planter ;)).


Enfin, il va falloir ajouter de la communication et un suivi régulier au projet. Laissez les équipes en freestyle sans avoir une vue sur le travail sans rendre des comptes régulièrement aux clients, c’est le meilleur moyen de faire un bon petit hors sujet et de devoir tout recommencer à la fin…

Avec quel outil réaliser son planning projet ?

On a vu pourquoi il est nécessaire de créer un planning projet et en quoi cela consiste. Reste encore à vous montrer COMMENT on le met en place. Non pas à la main… Non pas non plus sur Excel… Les formules à se fracasser les têtes contre les murs, les échanges de différentes versions de fichiers pas bien mis à jour, les documents non collaboratifs, tout ça c’est TER-MI-NÉ !!

Nous avons à présent un outil fabuleux qu’est monday.com qui est l’outil de planning projet de référence dans le monde. Pas convaincu ? Il suffit de télécharger leur brochure et de voir le nombre de cadors qui l’utilisent… 

Monday vous propose différentes fonctionnalités pour faire de chaque projet un succès ! 

 

La vue de Gantt

Monday propose une vue des projets à travers un diagramme de Gantt. Il permet en un coup d’oeil de :

  • visualiser l’avancée des projets et comprendre où l’on se situe actuellement
  • afficher les interdépendances entre chacune des tâches
  • avoir une vue d’ensemble sur le projet et de visualiser sa date approximative de fin

Contrairement à votre feuille ou votre tableau blanc, le diagramme de Gantt de Monday est dynamique et intelligent. Si pour une raison X ou Y une de vos tâches prend du retard et que vous décalez sa deadline alors tout le reste du projet suit et s’actualise.

Diagramme Gantt Monday

La vue en timeline

La vue en timeline permet de situer par rapport à un agenda toutes les tâches en cours. Elle ne se limite pas à un projet, vous allez pouvoir visionner une timeline par rapport à un collaborateur ou bien à travers différents projets à la fois. L’idéal pour avoir une vue d’ensemble sur tout ce qui est entrepris actuellement dans la société.

Le tableau Kanban

Le tableau en mode Kanban vous permet très facilement de voir où en est l’avancée de chacune des tâches d’un projet. Chaque tâche va être placée dans une colonne en fonction de son statut. Par exemple : “à débuter”, “en cours”, “bloquée”, “à valider”, “terminée”. Ainsi dès lors qu’une tâche est validée ou terminée par exemple, par un simple glisser-déposer, elle change de colonne et vous avez le sentiment du devoir accompli !

Planning projet Monday Kanban

L’aperçu de la charge de travail

Lorsqu’il y a énormément à faire ou lorsque vous possédez quelqu’un de particulièrement performant dans l’équipe, il peut être tentant de lui attribuer un maximum de tâches.

Mais rappelez-vous : à l’impossible nul n’est tenu ! Ainsi, si vous surchargez quelqu’un de travail, les conséquences peuvent rapidement être néfastes avec l’arrivée d’un burn out… Pour éviter cela, Monday propose un widget qui permet de voir si la charge de travail (l’attribution des tâches et leur durée) est en adéquation ou non avec le temps disponible de chacun. Concrètement si Léa a un contrat de 35h semaine mais que vous lui avez déjà attribué 50h de travail cette semaine, ça coince… La charge de travail passe donc en rouge et vous avez alors deux solutions. Soit attribuer une partie du travail à un autre collaborateur, soit repousser une partie des tâches à la semaine suivante.

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Conclusion

Si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour que chaque projet soit un succès, passer par l’étape planning projet est indispensable. Que vous soyez seul, à deux, des centaines, que vous gériez un, dix ou trente cinq projets à la fois, cela reste toujours vrai. Pour une planification de projet efficace et dans l’ère du temps, le meilleur conseil que nous pouvons vous donner est d’utiliser Monday.

Vous souhaitez être accompagné pour votre planning projet ?

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