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Maîtrisez les différentes phases d’un projet en 2024
Un projet est une entreprise temporaire visant à atteindre un objectif spécifique, avec des caractéristiques telles que des dates de début et de fin définies, des ressources allouées et des contraintes de temps, de coût et de qualité. La gestion de projet est essentielle pour organiser et coordonner les différentes tâches nécessaires à la réalisation du projet. Cela permet d’assurer que les objectifs du projet sont atteints, que les ressources sont utilisées efficacement et que les risques sont minimisés.
Diviser un projet en phases distinctes est crucial pour plusieurs raisons. Cela permet de structurer le travail, de suivre l’avancement du projet et d’assurer une communication efficace avec les parties prenantes. Chaque phase du cycle de vie du projet, du lancement à la clôture, joue un rôle clé dans la réussite du projet. La phase de planification est particulièrement importante, car elle permet de définir clairement les objectifs, d’élaborer le plan de projet, de prévoir les risques et d’allouer les ressources nécessaires. Pendant la phase d’exécution, l’équipe de projet met en œuvre les plans, coordonne les activités et communique régulièrement avec les parties prenantes pour assurer le suivi et le contrôle du projet.
Cet article détaillera les principales phases de la gestion de projet : l’avant-projet, l’initialisation, la planification, l’exécution, le suivi et contrôle, et enfin la clôture. Nous explorerons chaque phase en profondeur, en fournissant des conseils pour garantir la réussite de vos projets.
L'importance d'identifier le chemin critique
Avant de débuter la mise en place d’un projet, il est essentiel d’en définir le chemin critique. Celui-ci permet en effet de déterminer la durée maximale du projet. Il s’agit plus précisément de la série d’étapes qui doivent être terminées pour que le projet aboutisse.
Nous pouvons prendre l’exemple d’un projet de construction d’un immeuble résidentiel. L’entreprise devra envisager les étapes nécessaires. Elle estimera la durée de la préparation du terrain, du coulage des fondations, de l’élévation des structures, de l’installation du second-œuvre puis des finitions. Elle ne devra pas omettre les dernières étapes de vérification et de test. Toutes ces tâches sont incontournables et chacune dépend de la précédente. Elles déterminent donc la durée totale minimale du projet.
Le chemin critique est ainsi composé de tâches critiques qui se succèdent sans que l’une puisse démarrer avant que la précédente ne soit terminée. Chaque étape possède des dates de début et de fin définies. Ces échéances doivent être absolument respectées afin d’achever le projet dans le temps imparti. Si l’une des étapes est retardée, c’est tout le projet qui prendra du retard.
Pour déterminer le chemin critique, il convient de découper le projet en tâches puis d’en estimer leur durée et leur dépendance. A partir de là, les gestionnaires pourront planifier les ressources nécessaires à chaque étape et anticiper les risques de chacune.
De cette façon, ils limiteront les conséquences de retards éventuels. Cette démarche les aidera également à gérer les priorités et à communiquer sur l’état d’avancement du projet.
Le chemin critique est donc un outil indispensable pour la gestion de projet. Il permet de maîtriser chaque étape du processus et d’assurer une livraison finale dans le respect des délais fixés.
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Définitions des cinq phases d’un projet
Pour être mené à bien, un projet doit être séquencé en plusieurs phases successives. Suivre ces étapes permet aux équipes d’atteindre les objectifs définis, de manière organisée. On retrouve en général six phases clés :
- L’avant-projet ;
- L’initialisation du projet ;
- La planification du projet ;
- L’exécution du projet ;
- Le contrôle et suivi du projet.
- La clôture du projet
1- L'avant-projet
Expression du besoin
La phase d’avant-projet commence par l’expression du besoin, un élément clé pour cadrer le projet. Il s’agit de définir clairement les besoins et objectifs du projet. Cette étape permet de comprendre les attentes des parties prenantes et de s’assurer que le projet répond à un besoin réel et pertinent. Définir les besoins de manière précise et détaillée, incluant des exigences fonctionnelles, des contraintes techniques et des délais, facilite la planification et réduit les risques de malentendus lors des phases suivantes.
Étude d'opportunité
L’étude d’opportunité consiste à analyser les différentes options disponibles pour répondre aux besoins identifiés. Cette analyse permet de comparer plusieurs solutions potentielles en termes de coût, de faisabilité technique et de bénéfices attendus. L’objectif est de choisir la meilleure solution, celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix et qui est alignée sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette étape est cruciale pour prendre des décisions informées et optimiser les ressources.
Étude de faisabilité
L’étude de faisabilité évalue les contraintes techniques et économiques pour vérifier la viabilité du projet avant son lancement. Cette phase implique une analyse détaillée des ressources nécessaires, des compétences requises et des risques potentiels. Elle permet de déterminer si le projet peut être réalisé dans les conditions définies et si les objectifs sont atteignables. Les résultats de cette étude servent de base pour la décision de lancer ou non le projet, garantissant ainsi que seules les initiatives viables sont mises en œuvre.
Définition des objectifs SMART
Les objectifs du projet doivent être définis selon le modèle SMART : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et Temporellement définis. Cette approche garantit que les objectifs sont clairs et atteignables, facilitant ainsi le suivi et l’évaluation du projet. Les objectifs SMART permettent de mesurer les progrès et de s’assurer que le projet reste aligné sur les attentes des parties prenantes. Ils fournissent une feuille de route claire pour l’équipe de projet et aident à maintenir la concentration sur les résultats à atteindre.
2 - Initialisation du projet
Charte de projet
La charte de projet est un document essentiel qui formalise les objectifs, les parties prenantes, et les ressources nécessaires pour le projet. Elle définit clairement le périmètre du projet, les rôles et responsabilités, ainsi que les principaux livrables. La création de la charte de projet est une étape cruciale, car elle sert de référence tout au long du cycle de vie du projet et assure que toutes les parties prenantes sont alignées sur les mêmes objectifs. La charte doit inclure des informations telles que le nom du chef de projet, les objectifs spécifiques, les contraintes de temps et de budget, et les critères de succès du projet.
Formation de l'équipe projet
Une fois la charte de projet établie, la prochaine étape consiste à former l’équipe projet. Il est important de sélectionner les membres de l’équipe en fonction de leurs compétences et de leur expérience pour garantir une exécution efficace du projet. Chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle défini et comprendre ses responsabilités. La formation de l’équipe projet inclut également l’attribution des ressources nécessaires et la mise en place des outils de communication et de gestion. Une équipe bien structurée et bien formée est essentielle pour atteindre les objectifs du projet et assurer une bonne coordination des tâches.
Identification des parties prenantes
L’identification des parties prenantes est une étape clé de l’initialisation du projet. Il s’agit de dresser une liste exhaustive des personnes ou des groupes qui ont un intérêt dans le projet et qui peuvent influencer ou être influencés par son succès ou son échec. L’analyse des attentes et des impacts des parties prenantes permet de définir des stratégies de communication et de gestion adaptées. Les parties prenantes peuvent inclure des clients, des utilisateurs finaux, des membres de l’équipe, des sponsors, et des fournisseurs. Comprendre les attentes de chaque partie prenante et anticiper leurs besoins est crucial pour éviter les problèmes et garantir une bonne collaboration tout au long du projet.
Pour illustrer l’importance de l’initialisation du projet, voici quelques exemples concrets de projets réussis. Par exemple, dans un projet de développement de logiciel, la création d’une charte claire et la formation d’une équipe compétente ont permis de respecter les délais et le budget tout en répondant aux besoins des utilisateurs. Dans un projet de construction, l’identification des parties prenantes a aidé à anticiper et à résoudre les conflits potentiels, assurant ainsi une réalisation sans heurts.
3- Planification du projet
Définition des objectifs et des livrables
La planification d’un projet commence par la définition claire des objectifs et des livrables. Il est crucial de savoir exactement ce qui doit être accompli et quels résultats sont attendus. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART). Les livrables sont les produits, services ou résultats finaux que le projet est censé produire. Une définition précisée permet à l’équipe de projet de comprendre ce qui est attendu à chaque étape et de suivre l’avancement du projet de manière efficace.
Planification des tâches et du calendrier
La création de la structure de découpage du projet (WBS) est une étape essentielle dans la planification des tâches. Cette structure décompose le projet en tâches plus petites et gérables. Un calendrier des tâches, incluant l’estimation des durées et des jalons clés, est ensuite élaboré. Cela permet de visualiser le flux de travail, de planifier les ressources nécessaires et de définir les délais pour chaque tâche. Un bon planning aide à éviter les retards et à assurer que le projet progresse de manière organisée.
Gestion des risques
Identifier et analyser les risques est une partie cruciale de la planification de projet. Chaque risque doit être évalué en termes de probabilité et d’impact. Des mesures d’atténuation doivent être planifiées pour minimiser les effets des risques identifiés. La gestion proactive des risques permet de préparer des plans de contingence et d’éviter les problèmes majeurs qui pourraient retarder ou compromettre le projet. Utiliser des outils de gestion des risques peut aider à suivre et à gérer ces risques de manière systématique.
Budget et allocation des ressources
La prévision des coûts et l’allocation des ressources sont essentielles pour s’assurer que le projet dispose des moyens nécessaires pour atteindre ses objectifs. Cela inclut l’estimation des coûts pour chaque tâche et la répartition des ressources humaines et matérielles. Un budget bien planifié permet de suivre les dépenses et de s’assurer que le projet reste dans les limites financières définies. Il est également important de prévoir des réserves pour les imprévus financiers.
Outils de planification
Utiliser des outils de planification comme les diagrammes de Gantt, les diagrammes de PERT et les logiciels de gestion de projet facilitent la visualisation et la gestion des tâches et des ressources. Ces outils aident à créer des calendriers détaillés à suivre l’avancement du projet en temps réel et à coordonner les activités de l’équipe. Les logiciels de gestion de projet offrent des fonctionnalités avancées pour la collaboration, la communication et le suivi des performances.
Créer un plan de ressources
Un plan de ressources efficace rassemble toutes les ressources nécessaires pour le projet et planifie leur utilisation tout au long de son cycle de vie. Cela inclut la gestion des ressources humaines, des équipements, des matériaux et des finances. Un plan de ressources bien conçu aide à éviter les pénuries et les excès, garantissant une utilisation optimale des ressources disponibles.
Les risques et les obstacles
Lors de la planification, il est important d’identifier les obstacles potentiels qui pourraient entraver la progression du projet. Ces obstacles peuvent inclure des problèmes de logistique, des contraintes techniques ou des retards réglementaires. Développer des stratégies pour surmonter ces obstacles est essentiel pour maintenir le projet sur la bonne voie.
4 - Exécution du projet
Allocation des ressources
L’allocation des ressources est une étape cruciale dans l’exécution du projet. Cela implique la distribution des ressources humaines, matérielles et financières de manière optimale pour assurer que chaque tâche du projet est bien couverte. Une bonne gestion des ressources permet de maximiser l’efficacité de l’équipe et de garantir que le projet avance selon le planning défini. Il est essentiel d’identifier les besoins en ressources à chaque phase du projet et de les allouer en conséquence pour éviter les goulots d’étranglement.
Gestion de l'équipe
La gestion de l’équipe est une composante clé de l’exécution du projet. Elle implique le suivi des performances de l’équipe, la gestion des conflits et le maintien de la motivation. Un chef de projet efficace doit être capable de résoudre les problèmes rapidement et de maintenir une communication ouverte avec tous les membres de l’équipe. Il est également important de reconnaître et de valoriser les contributions individuelles pour encourager une atmosphère de collaboration et d’engagement.
Communication et coordination
Des stratégies de communication interne et externe bien définies sont essentielles pour assurer la coordination des efforts de l’équipe. Cela inclut des réunions régulières de suivi, des rapports d’avancement, et des canaux de communication clairs pour les mises à jour et les questions. La communication fluide aide à aligner les attentes et à assurer que toutes les parties prenantes sont informées des progrès et des défis du projet. Les outils de gestion de projet comme les logiciels de collaboration peuvent faciliter cette coordination
Rapport sur l'état d'avancement du projet
Les rapports réguliers sur l’état d’avancement du projet sont cruciaux pour suivre le progrès et identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques. Ces rapports permettent de comparer l’avancement réel avec le planning initial et d’ajuster les stratégies si nécessaire. Ils fournissent également une base pour les discussions lors des réunions de suivi et aident à maintenir toutes les parties prenantes informées.
Planifier des entretiens réguliers
Les entretiens réguliers avec les parties prenantes et l’équipe du projet sont indispensables pour assurer une communication fluide et régulière. Ces sessions permettent de discuter des progrès, de résoudre les problèmes, et de s’assurer que les attentes sont alignées. Les entretiens aident également à renforcer les relations et à maintenir un niveau élevé de transparence et de confiance entre toutes les parties impliquées.
Gestion des imprévus
La gestion des imprévus est une compétence essentielle pour un chef de projet. Il s’agit de développer des méthodes pour gérer les imprévus et les ajustements nécessaires. Cela peut inclure la mise en place de plans de contingence, l’ajustement des priorités, et la réaffectation des ressources en fonction des besoins. Une réponse rapide et efficace aux imprévus peut minimiser les interruptions et assurer la continuité du projet.
Utilisation des outils de productivité
L’utilisation des meilleurs outils de productivité est essentielle pour la gestion efficace du projet et la productivité des équipes. Des outils comme monday Work Management, Zoho Workplace, et d’autres logiciels de gestion de projet offrent des fonctionnalités avancées pour la planification, le suivi, et la communication. Ces outils aident à automatiser les tâches répétitives, à suivre l’avancement en temps réel, et à faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe.
5 - Contrôle et suivi du projet
Suivi des indicateurs de performance (KPI)
Le suivi des indicateurs de performance (KPI) est essentiel pour mesurer l’avancement du projet par rapport aux objectifs fixés. Les KPIs fournissent des données quantitatives sur différents aspects du projet, comme le respect des délais, le budget et la qualité des livrables. Utiliser des KPIs permet de détecter rapidement les écarts par rapport au plan initial et de prendre des mesures correctives. Les indicateurs courants incluent le taux de réalisation des tâches, le respect des échéances et la satisfaction des parties prenantes. Une gestion efficace des KPIs garantit que le projet progresse conformément aux attentes.
Gestion des changements
La gestion des changements est un processus crucial pour répondre aux modifications demandées en cours de projet. Les changements peuvent affecter divers aspects du projet, tels que le périmètre, le budget ou le calendrier. Il est important d’avoir un processus formel en place pour évaluer, approuver et intégrer ces modifications. Cela inclut l’analyse des impacts potentiels, la communication avec les parties prenantes et la mise à jour des documents du projet. Une bonne gestion des changements permet de maintenir la flexibilité tout en minimisant les perturbations et en assurant l’alignement avec les objectifs du projet.
Rapports et documentation
Les rapports réguliers et la documentation sont essentiels pour le contrôle et le suivi du projet. Des rapports détaillés fournissent une vue d’ensemble de l’avancement, des problèmes rencontrés et des décisions prises. Ils servent de base pour les réunions de suivi et maintiennent la transparence avec les parties prenantes. La documentation inclut les processus, les décisions et les modifications apportées. Une documentation complète facilite la communication, le transfert de connaissances et l’évaluation finale du projet, tout en étant précieuse pour les audits et les futurs projets.
Utilisation des outils de suivi
L’utilisation d’outils de suivi et de contrôle, tels que les dashboards et les logiciels de gestion de projet, est cruciale pour une gestion efficace. Ces outils permettent de visualiser l’avancement du projet en temps réel, de suivre les performances et de gérer les ressources. Des logiciels comme Microsoft Project, Trello et Asana offrent des fonctionnalités avancées pour la planification, le suivi et la collaboration. Ils aident à automatiser les tâches répétitives, à faciliter la communication et à assurer que le projet reste sur la bonne voie.
Analysez la performance de l’équipe
Évaluer régulièrement la performance de l’équipe est important pour s’assurer que les objectifs sont atteints. Cette évaluation permet de mesurer la productivité, d’identifier les points forts et les domaines à améliorer. Elle inclut des feedbacks réguliers, des évaluations de compétences et des ajustements de rôles si nécessaire. Une équipe performante est essentielle pour la réussite du projet, et une évaluation continue aide à maintenir un haut niveau de motivation et de productivité.
Faites une révision du budget
La révision du budget est une étape nécessaire pour s’assurer que les dépenses restent alignées avec les prévisions. Cela implique une réévaluation régulière des coûts et des ajustements en fonction des changements et des imprévus. Une gestion rigoureuse du budget permet de prévenir les dépassements et d’assurer que les ressources financières sont utilisées de manière optimale. Des outils de gestion financière peuvent être utilisés pour suivre les dépenses et faciliter la révision budgétaire.
6 - Clôture du projet
Réception des livrables
La réception des livrables est une étape cruciale dans la phase de clôture du projet. Il s’agit de la validation et de l’acceptation des livrables par le client ou les parties prenantes. Cette étape assure que tous les éléments produits répondent aux critères de qualité et aux exigences définies au début du projet. Les livrables doivent être examinés attentivement pour s’assurer qu’ils sont complets et conformes aux attentes. La satisfaction des parties prenantes à cette étape est essentielle pour considérer le projet comme un succès.
Évaluation du projet
L’évaluation du projet consiste à analyser les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux. Cette analyse permet de comparer les performances réelles avec les prévisions et d’identifier les leçons apprises. Une évaluation approfondie aide à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré dans les futurs projets. Les indicateurs clés de performance (KPI) sont utilisés pour mesurer le succès du projet en termes de délais, de budget, et de qualité des livrables.
Archivage et dissolution de l'équipe
L’archivage des documents du projet est une étape importante pour conserver une trace des travaux réalisés. Tous les documents, rapports, et communications doivent être organisés et stockés de manière à être facilement accessibles pour les futures références. La dissolution de l’équipe de projet marque la fin officielle du projet. Chaque membre de l’équipe doit être remercié pour sa contribution, et les ressources doivent être réaffectées à d’autres projets ou tâches. Le retour d’expérience de l’équipe est également précieux pour améliorer les processus de gestion de projet.
Rédigez une documentation du projet
La documentation du projet est essentielle pour capturer tous les processus, décisions, et résultats du projet. Une documentation bien rédigée sert de guide pour les futurs projets et aide à éviter les erreurs passées. Elle inclut des détails sur les méthodes utilisées, les problèmes rencontrés, et les solutions apportées. Une documentation complète et précise facilite la formation des nouveaux membres de l’équipe et améliore la transparence et la communication au sein de l’organisation.
Exemples de projets clôturés
Pour illustrer la phase de clôture du projet, voici quelques études de cas sur des projets clôturés avec succès :
- Projet de développement logiciel : Un projet de développement logiciel pour une entreprise technologique a été clôturé avec succès après avoir livré toutes les fonctionnalités requises dans les délais et le budget prévus. Les clients étaient satisfaits de la qualité du produit, et l’équipe a identifié plusieurs améliorations pour les futurs projets.
- Projet de construction : Un projet de construction d’un immeuble de bureaux a été clôturé après la validation des livrables par les parties prenantes. Le projet a été achevé en respectant les normes de qualité et les délais stricts. Une évaluation post-projet a permis de documenter les meilleures pratiques et les défis rencontrés.
- Projet de marketing : Une campagne de marketing pour une nouvelle ligne de produits a été clôturée avec des résultats dépassant les objectifs de vente. L’équipe a utilisé des outils de gestion de projet pour suivre les progrès et a régulièrement communiqué avec les parties prenantes pour ajuster les stratégies. Les leçons apprises ont été documentées pour optimiser les futures campagnes.
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Simplifiez la Gestion des Phases d'un Projet avec monday Work Management
Nous l’avons vu, dans le cadre d’un projet, la gestion efficace des phases successives du cycle est cruciale pour assurer la réussite et le respect des délais impartis.
Pour cela, un outil performant de gestion de projet peut être très utile. Parmi les solutions disponibles sur le marché, monday.com par son produit monday Work Management se distingue grâce à ses fonctionnalités complètes et intuitives. Cette plateforme est un outil idéal pour piloter chaque étape du projet, de son initiation à sa livraison. Elle peut véritablement transformer le travail des équipes projets et permettre des résultats exceptionnels.
Découvrez en quoi monday Work Management est l’outil parfait pour mettre en place les différentes phases d’un projet.
Une plateforme adaptée à tous les besoins
Avant tout, nous pouvons souligner que monday Work Management est un outil flexible qui s’adapte à tous les types de projets. Ainsi, il conviendra autant à des projets marketing qu’à l’organisation d’un système de vente, par exemple. Plus largement, il convient parfaitement pour une gestion de tâches organisée et fonctionnelle.
Des outils personnalisables et flexibles
L’adaptabilité de monday Work Management à tous les projets repose notamment sur son fonctionnement flexible et sur ses nombreuses possibilités de personnalisation. Quelles que soient les pratiques de l’entreprise et de l’équipe projet, monday Work Management offre toutes les clés pour un travail organisé, centralisé et optimisé.
Les tableaux de bord sont également adaptables pour coller parfaitement aux besoins du projet. Il suffit d’entrer vos objectifs puis de choisir parmi les dizaines de colonnes disponibles afin de retenir celles qui vous seront utiles. En entrant vos interlocuteurs, vos délais, vos contraintes, vous obtenez une visualisation complète de votre projet qui vous correspond totalement.
La centralisation des ressources
En tant que Work Operating System (OS) unifié, monday Work Management rassemble l’ensemble des composantes du projet en un seul écosystème. Tous les fichiers et outils nécessaires sont regroupés et accessibles facilement et à tout moment. C’est un atout considérable pour gérer vos processus et avoir une visibilité claire sur les projets en cours.
Cette centralisation assure également une collaboration facilitée pour les équipes. Tous les acteurs ont accès à une information fiable et unique, centralisée et actualisée en temps réel. Chacun peut alors prendre des décisions éclairées et avancer efficacement sur ses tâches.
De plus, monday.com permet d’intégrer d’autres outils de gestion de projet, tels que Google Drive ou Jira notamment. Là encore, cela contribue à la centralisation et à la synchronisation des informations et évite la dispersion de données.
Cette approche centralisée et transparente du projet optimise la productivité et les performances des équipes. Elle permet de gagner du temps et minimise les risques d’erreurs tout au long de la réalisation du projet.
Une plus grande collaboration, une meilleure communication
monday Work Management propose également des facilités de communication pour les membres de l’équipe. Ils peuvent notamment intégrer des commentaires aux différentes tâches accomplies, qui sont elles-mêmes mises à jour en temps réel.
Un système de notifications, en plus d’être intuitif, permet à chacun de ne rater aucune nouveauté intervenue sur le projet en cours. De plus, ces fonctionnalités présentent l’avantage de réduire le nombre d’emails ou appels nécessaires.
C’est encore un gain de temps pour les équipes et un gage de fiabilité de l’information.
La facilité du suivi et du contrôle du projet
Comme elle offre une vue complète du projet, monday Work Management facilite largement le suivi et le contrôle des tâches. Les chefs de projet ont une vision complète de l’organisation et de l’avancée des travaux en cours. Grâce aux tableaux de bord, ils gèrent aisément les priorités et peuvent ajuster les variables du projet si besoin.
Les équipes, elles aussi, profitent d’outils visuels clairs. Avec des indicateurs intuitifs, elles repèrent en quelques secondes les tâches en retard ou les rendements peu satisfaisants. Chaque membre peut alors prendre les mesures nécessaires pour remédier à ces dysfonctionnements.
Enfin, monday Work Management permet de générer des rapports à partir des tableaux de bord enregistrés. Les données sont à jour à tout moment et le document peut être partagé facilement avec tous les interlocuteurs du projet.
Conclusion
Un projet se définit par bien plus que son début et sa conclusion. Il se décline en différentes phases qui ont chacune une grande importance pour assurer la réussite du projet. Gérer efficacement chaque phase d’un projet peut représenter une masse considérable de travail. Aussi, la réussite nécessite une structuration sérieuse et une gestion organisée de l’ensemble des tâches.
Heureusement, il existe pour cela des ressources pertinentes. monday Work Management est l’une d’entre elles.
En centralisant toutes les informations utiles, cette plateforme est idéale pour mener à bien tous les types de projets sereinement. Elle saura rapidement devenir indispensable pour la réussite de toutes les entreprises.
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