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Maîtrisez les différentes phases d’un projet en 2024
Chaque projet possède un « cycle de vie » qui se décline en cinq phases :
- L’initiation, durant laquelle l’idée du projet naît et est évaluée ;
- La planification qui découpe le projet en différentes étapes ;
- L’exécution qui correspond à la mise en œuvre concrète du projet ;
- Le suivi et le contrôle de l’avancée du projet
- La clôture du projet, sa finalisation et son évaluation.
Ces cinq phases constituent le squelette de tout projet. Les gérer efficacement est indispensable pour parvenir à la réussite de chaque entreprise. Heureusement, des outils performants tels que monday.com existent afin de faciliter cette gestion stratégique.
Nous vous proposons de découvrir plus en détails les définitions et enjeux de chacune des phases d’un projet. Vous découvrirez ensuite les atouts indéniables de monday.com pour gérer ces différentes étapes, jusqu’au succès.
L'importance d'identifier le chemin critique
Avant de débuter la mise en place d’un projet, il est essentiel d’en définir le chemin critique. Celui-ci permet en effet de déterminer la durée maximale du projet. Il s’agit plus précisément de la série d’étapes qui doivent être terminées pour que le projet aboutisse.
Nous pouvons prendre l’exemple d’un projet de construction d’un immeuble résidentiel. L’entreprise devra envisager les étapes nécessaires. Elle estimera la durée de la préparation du terrain, du coulage des fondations, de l’élévation des structures, de l’installation du second-œuvre puis des finitions. Elle ne devra pas omettre les dernières étapes de vérification et de test. Toutes ces tâches sont incontournables et chacune dépend de la précédente. Elles déterminent donc la durée totale minimale du projet.
Le chemin critique est ainsi composé de tâches critiques qui se succèdent sans que l’une puisse démarrer avant que la précédente ne soit terminée. Chaque étape possède des dates de début et de fin définies. Ces échéances doivent être absolument respectées afin d’achever le projet dans le temps imparti. Si l’une des étapes est retardée, c’est tout le projet qui prendra du retard.
Pour déterminer le chemin critique, il convient de découper le projet en tâches puis d’en estimer leur durée et leur dépendance. A partir de là, les gestionnaires pourront planifier les ressources nécessaires à chaque étape et anticiper les risques de chacune.
De cette façon, ils limiteront les conséquences de retards éventuels. Cette démarche les aidera également à gérer les priorités et à communiquer sur l’état d’avancement du projet.
Le chemin critique est donc un outil indispensable pour la gestion de projet. Il permet de maîtriser chaque étape du processus et d’assurer une livraison finale dans le respect des délais fixés.
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Définitions des cinq phases d’un projet
Pour être mené à bien, un projet doit être séquencé en plusieurs phases successives. Suivre ces étapes permet aux équipes d’atteindre les objectifs définis, de manière organisée. On retrouve en général cinq phases clés :
- L’initiation du projet ;
- Sa planification ;
- Son exécution ;
- Une phase de contrôle ;
- La clôture du projet.
1 - L’initiation du projet
La phase d’initiation du projet va consister à définir et estimer le projet. Les besoins identifiés permettent de fixer un objectif à atteindre et de trouver des solutions adaptées pour cela. Pour ce faire, la phase d’initiation du projet doit répondre à trois interrogations principales :
- Le projet est-il en phase avec les valeurs et le fonctionnement de l’entreprise ?
- L’équipe est-elle capable de le réaliser ?
- Le projet apportera-t-il des bénéfices ?
Les réponses à ces questions déterminent si le projet vaut la peine d’être lancé.
On parle généralement du « go / no go ». Les porteurs du projet regroupent les solutions possibles dans un business case. Ils identifient les résultats attendus, les partenaires envisageables et la faisabilité globale du projet. Ils déterminent les livrables et fixent les critères de réussite.
De là, ils élaborent le plan du projet qu’ils soumettent aux acteurs impliqués. Ce document de référence leur servira de trame durant toute la réalisation du projet.
2 - L’exécution du projet
La phase d’exécution du projet peut ensuite débuter. La mise en œuvre du projet commence concrètement, avec la réalisation des tâches prévues.
Cette phase débute généralement par une réunion d’équipe lors laquelle chacun se voit attribuer ses missions. Elle comprendra ensuite des temps de travail pour que chaque tâche soit menée à bien.
Durant cette phase, le chef de projet doit suivre les tableaux de bords regroupant les indicateurs de performances. Il s’assure ainsi de la bonne exécution du projet. Son rôle est aussi de communiquer avec les équipes et toutes les parties prenantes afin de les tenir informées des avancées.
3/4 - Le suivi et le contrôle
La plupart du temps, la phase de contrôle du projet est en partie simultanée à la phase d’exécution. En effet, pour le bon déroulement des différentes phases du projet, il est indispensable de s’assurer de l’avancée de chaque tâche.
Le contrôle projet va ainsi s’attarder notamment sur le respect :
- des budgets,
- des plannings,
- délais initialement fixés.
Ce ne sont toutefois pas les seuls points pris en compte. Le contrôle des tableaux de bords de suivi reste l’élément central de cette phase.
Le suivi des critères de réussite et des KPI traduit en effet l’état du projet. Le recours à un logiciel de gestion tel que monday.com sera parfaitement approprié à cette fin. Le comité de pilotage organisera en outre des réunions de travail permettant de faire des points de situation réguliers. Des ajustements pourront être apportés si nécessaire.
5 - La clôture du projet
La dernière phase du cycle de projet est bien sûr sa clôture. Celle-ci intervient lorsque tous les délivrables ont été finalisés et que les parties au projet en ont été informées.
La plupart du temps, la phase de clôture comprend donc une réunion dite « post-mortem » ou rétrospective. Durant celle-ci, les acteurs du projet et leurs partenaires reviennent sur le déroulement du projet et font un point sur les résultats obtenus. Ils mettent ainsi en lumière les points forts du cycle du projet d’une part, et les améliorations à apporter pour les suivants, d’autre part.
Cela permet aux collaborateurs de prendre du recul et d’éventuellement améliorer les processus à l’avenir, c’est aussi durant cette phase de clôture que les équipes rédigent le rapport final du projet.
Elles prévoient également le stockage de tous les documents relatifs au projet. Ils pourront servir de ressources utiles pour de prochains travaux.
Pourquoi monday.com est-il l'outil parfait pour mettre en place les différentes phases d'un projet ?
Nous l’avons vu, dans le cadre d’un projet, la gestion efficace des phases successives du cycle est cruciale pour assurer la réussite et le respect des délais impartis.
Pour cela, un outil performant de gestion de projet peut être très utile. Parmi les solutions disponibles sur le marché, monday.com se distingue grâce à ses fonctionnalités complètes et intuitives. Cette plateforme est un outil idéal pour piloter chaque étape du projet, de son initiation à sa livraison. Elle peut véritablement transformer le travail des équipes projets et permettre des résultats exceptionnels.
Découvrez en quoi monday.com est l’outil parfait pour mettre en place les différentes phases d’un projet.
Une plateforme adaptée à tous les besoins
Avant tout, nous pouvons souligner que monday.com est un outil flexible qui s’adapte à tous les types de projets. Ainsi, il conviendra autant à des projets marketing qu’à l’organisation d’un système de vente, par exemple. Plus largement, il convient parfaitement pour une gestion de tâches organisée et fonctionnelle.
Des outils personnalisables et flexibles
L’adaptabilité de monday.com à tous les projets repose notamment sur son fonctionnement flexible et sur ses nombreuses possibilités de personnalisation. Quelles que soient les pratiques de l’entreprise et de l’équipe projet, monday.com offre toutes les clés pour un travail organisé, centralisé et optimisé.
Les tableaux de bord sont également adaptables pour coller parfaitement aux besoins du projet. Il suffit d’entrez vos objectifs puis de choisir parmi les dizaines de colonnes disponibles afin de retenir celles qui vous seront utiles. En entrant vos interlocuteurs, vos délais, vos contraintes, vous obtenez une visualisation complète de votre projet qui vous correspond totalement.
La centralisation des ressources
En tant que Work Operating System (OS) unifié, monday.com rassemble l’ensemble des composantes du projet en un seul écosystème. Tous les fichiers et outils nécessaires sont regroupés et accessibles facilement et à tout moment. C’est un atout considérable pour gérer vos processus et avoir une visibilité claire sur les projets en cours.
Cette centralisation assure également une collaboration facilitée pour les équipes. Tous les acteurs ont accès à une information fiable et unique, centralisée et actualisée en temps réel. Chacun peut alors prendre des décisions éclairées et avancer efficacement sur ses tâches.
De plus, monday.com permet d’intégrer d’autres outils de gestion de projet, tels que Google Drive ou Jira notamment. Là encore, cela contribue à la centralisation et à la synchronisation des informations et évite la dispersion de données.
Cette approche centralisée et transparente du projet optimise la productivité et les performances des équipes. Elle permet de gagner du temps et minimise les risques d’erreurs tout au long de la réalisation du projet.
Une plus grande collaboration, une meilleure communication
monday.com propose également des facilités de communication pour les membres de l’équipe. Ils peuvent notamment intégrer des commentaires aux différentes tâches accomplies, qui sont elles-mêmes mises à jour en temps réel.
Un système de notifications, en plus d’être intuitif, permet à chacun de ne rater aucune nouveauté intervenue sur le projet en cours. De plus, ces fonctionnalités présentent l’avantage de réduire le nombre d’emails ou appels nécessaires.
C’est encore un gain de temps pour les équipes et un gage de fiabilité de l’information.
La facilité du suivi et du contrôle du projet
Comme elle offre une vue complète du projet, la plateforme de gestion monday.com facilite largement le suivi et le contrôle des tâches. Les chefs de projet ont une vision complète de l’organisation et de l’avancée des travaux en cours. Grâce aux tableaux de bord, ils gèrent aisément les priorités et peuvent ajuster les variables du projet si besoin.
Les équipes, elles aussi, profitent d’outils visuels clairs. Avec des indicateurs intuitifs, elles repèrent en quelques secondes les tâches en retard ou les rendements peu satisfaisants. Chaque membre peut alors prendre les mesures nécessaires pour remédier à ces dysfonctionnements.
Enfin, monday.com permet de générer des rapports à partir des tableaux de bord enregistrés. Les données sont à jour à tout moment et le document peut être partagé facilement avec tous les interlocuteurs du projet.
Conclusion
Un projet se définit par bien plus que son début et sa conclusion. Il se décline en différentes phases qui ont chacune une grande importance pour assurer la réussite du projet. Gérer efficacement chaque phase d’un projet peut représenter une masse considérable de travail. Aussi, la réussite nécessite une structuration sérieuse et une gestion organisée de l’ensemble des tâches.
Heureusement, il existe pour cela des ressources pertinentes. monday.com est l’une d’entre elles.
En centralisant toutes les informations utiles, cette plateforme est idéale pour mener à bien tous les types de projets sereinement. Elle saura rapidement devenir indispensable pour la réussite de toutes les entreprises.
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