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Tout savoir sur les feuilles de route/roadmap en 2024
Un projet ne peut pas être mené à bien sans un minimum de stratégie et d’organisation. Un processus de planification à l’échelle de vos équipes ou de votre entreprise peut vous aider à mettre vos objectifs au premier plan pour que chacun puisse les comprendre et agir en conséquence. Vous devez sûrement le savoir, lorsqu’on débute sur un projet et au fur et à mesure qu’il progresse, les informations deviennent de plus en plus nombreuses, tout comme les besoins d’interactions entre vos différents collaborateurs. C’est pour cela que planifier méthodiquement ses projets en utilisant les bonnes méthodes et les bons outils est primordial.
Heureusement pour vous, l’art d’organiser son temps, ses tâches, et ses ressources peut s’apprendre en seulement quelques coups de souris et grâce à un outil : monday.com.
Dans cet article et dans la continuité de notre premier article sur la gestion de projet avec monday.com, nous mettrons l’accent sur la notion de roadmap, ou feuille de route, pour guider de A à Z vos projets de toute sorte.
Qu'est-ce qu'une roadmap ?
💡 L’origine de la roadmap remonte à l’ère de l’industrialisation, où les entreprises ont commencé à reconnaître la nécessité d’une planification stratégique pour guider leurs projets à long terme. Cependant, le concept moderne de la roadmap a été popularisé dans les années 1970 et 1980, en grande partie grâce à l’essor des industries technologiques et de l’ingénierie logicielle.
Le terme « roadmap » a été utilisé pour la première fois dans ce contexte par les entreprises de technologie de la Silicon Valley. Elles avaient besoin d’un moyen pour planifier et communiquer leurs innovations et développements à long terme de manière claire et concise. Une roadmap permettait de visualiser les étapes critiques, les jalons, et les objectifs, aidant ainsi les équipes à rester alignées sur la vision globale.
Une figure clé dans l’histoire des roadmaps est H. Igor Ansoff, souvent appelé le père de la gestion stratégique. Bien que son travail soit principalement axé sur la stratégie d’entreprise, ses concepts ont grandement influencé la manière dont les roadmaps sont utilisées aujourd’hui. Ses théories sur la gestion stratégique et la planification ont jeté les bases pour les outils de planification visuelle que nous utilisons maintenant.
La définition d’une roadmap projet, en termes simples, peut être énoncée de la manière suivante : il s’agit d’une technique de planification stratégique qui place les objectifs et les principaux livrables (tâches, jalons) d’un projet sur un calendrier.
Le tout est regroupé dans une seule représentation visuelle ou graphique. N’oubliez jamais qu’une roadmap, ou feuille de route, diffère d’un plan de projet ordinaire en ce sens qu’elle ne contient pas tous les détails d’un projet.
Il s’agit plutôt d’un outil stratégique dont le seul but est d’être compris par tous les acteurs internes ou externes au projet. Une roadmap est avant tout un outil stratégie de prévision. En effet, elle est là pour vous permettre de connecter entre eux les éléments de votre projet.
Pourquoi faire une feuille de route ?
Réaliser une feuille de route est essentiel pour plusieurs raisons fondamentales. Tout d’abord, elle offre une vision claire et structurée des objectifs et des étapes cruciales d’un projet, facilitant ainsi l’alignement des équipes sur une même stratégie. Elle permet également de prioriser les tâches et de gérer les ressources de manière optimale. En outre, la feuille de route sert de guide pour anticiper les défis et ajuster les plans en conséquence, garantissant que le projet progresse de manière cohérente et efficace. Enfin, elle améliore la communication entre toutes les parties prenantes, assurant une compréhension commune des objectifs et des progrès.
Les intérêts et avantages d'une roadmap
Vous savez maintenant quelle est la définition d’une roadmap. Il vous fait maintenant en découvrir les bénéfices pour vos projets et votre organisation. L’intérêt de mettre en place une roadmap projet n’est pas qu’une unique, une affaire d’organisation.
Pour votre structure, cela relève beaucoup plus de bénéfices stratégiques que vous ne le pensez. Une feuille de route et la qualité de la prévision qui en découle permet à votre entreprise d’avoir un avantage concurrentiel particulièrement fort. Elle accroît votre potentiel de développement et de rentabilité et améliore les capacités de gestion de vos équipes. De plus, une roadmap :
- Améliore la collaboration et la cohésion au sein de vos équipes
- Motive vos troupes et leur donne une vision claire des tâches et des objectifs à atteindre
- Vous permet de planifier vos budgets
- Relâche la pression des managers
- Réduit la probabilité d’erreurs et accroît la productivité
- Favorise la transparence, le travail à distance, la réduction des coûts, etc.
Cependant, sachez qu’une roadmap au sein de votre équipe et de vos projets n’est pas qu’un simple élément de décor.
Le document doit être vivant et doit impliquer du début à la fin chaque partie prenante tout en étant actualisé si besoin. D’où l’intérêt d’utiliser un outil adéquat qui permet une telle flexibilité d’utilisation et de personnaliser vos informations. Faire appel à un logiciel tel que monday.com pour la réalisation de vos roadmaps projet prend donc désormais tout son sens compte tenu de ses bénéfices.
Quelle est la différence entre une roadmap projet et une roadmap produit ?
Une roadmap projet et une roadmap produit, bien que similaires dans leur approche stratégique, diffèrent par leur objectif et leur contenu.
Roadmap Projet
- Objectif : Planifier et gérer les différentes phases d’un projet spécifique.
- Contenu : Inclut les étapes clés, les jalons, les ressources nécessaires, et les délais.
- Utilisation : Principalement utilisée par les équipes de gestion de projet pour garantir que le projet est achevé dans les délais et le budget prévus.
Roadmap Produit
- Objectif : Définir la vision et l’évolution d’un produit sur le long terme.
- Contenu : Comprend les fonctionnalités à développer, les versions futures, les priorités de développement, et les objectifs stratégiques.
- Utilisation : Utilisée par les équipes de développement de produit, les responsables produit, et les parties prenantes pour aligner la direction du produit avec les besoins du marché et les objectifs de l’entreprise.
Exemple roadmap projet
Imaginons une entreprise de construction, BuildRight, qui doit réaliser un projet de construction d’un complexe résidentiel. Leur roadmap projet inclut la recherche du terrain, la conception architecturale, l’obtention des permis, la construction, et l’inspection finale. Les jalons peuvent être l’achèvement de la conception architecturale en trois mois, l’obtention des permis en six mois, et la fin de la construction de la première phase en douze mois. Les ressources comprennent les architectes, les ingénieurs, la main-d’œuvre, le matériel de construction, et le budget alloué pour chaque phase.
Exemple roadmap produit
Prenons une entreprise de logiciels, TechInnov, qui développe une application de gestion de projet. Leur roadmap produit inclut le lancement de la version 1.0 au premier trimestre 2024, une version 2.0 avec intégration de nouvelles fonctionnalités au troisième trimestre 2024, et une version 3.0 avec intelligence artificielle au premier trimestre 2025. Les fonctionnalités comprennent la version 1.0 avec les fonctionnalités de base de gestion de tâches, la version 2.0 avec intégration d’outils de collaboration, et la version 3.0 avec prédiction des délais et suggestions automatisées. Les objectifs incluent l’augmentation de la satisfaction client de 20% d’ici la fin de l’année, la pénétration de nouveaux marchés internationaux en 2025, et devenir un leader dans le domaine des logiciels de gestion de projet.
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Créer une roadmap en 5 étapes
1. Définir les Objectifs Stratégiques
La première étape pour créer une roadmap consiste à définir clairement les objectifs stratégiques du projet ou du produit. Ces objectifs doivent être alignés avec la vision globale de l’entreprise. Posez-vous des questions telles que : « Qu’espérons-nous accomplir ? » et « Quels sont les résultats attendus ? » Par exemple, si vous développez un nouveau produit, vos objectifs pourraient inclure l’augmentation de la part de marché, l’amélioration de la satisfaction client, ou l’innovation dans une nouvelle technologie.
2. Identifier les Principaux Livrables
Une fois les objectifs définis, identifiez les principaux livrables nécessaires pour atteindre ces objectifs. Ces livrables sont les éléments clés du projet ou du produit qui doivent être complétés à différentes étapes. Pour un projet de développement de logiciel, cela pourrait inclure des versions bêta, des itérations de tests, et le lancement final. Assurez-vous que chaque livrable est clairement défini et mesurable.
3. Établir un Calendrier
Avec les livrables identifiés, établissez un calendrier réaliste qui détaille les délais pour chaque phase du projet. Il est crucial de fixer des dates butoirs pour chaque livrable afin de maintenir le projet sur la bonne voie. Utilisez des outils de gestion de projet comme Gantt ou Kanban pour visualiser le calendrier et faciliter le suivi des progrès. Par exemple, une roadmap produit pourrait spécifier le lancement d’une version 1.0 en janvier, suivi d’une mise à jour en avril et d’une version majeure en septembre.
4. Allouer les Ressources
Pour chaque livrable et phase du projet, allouez les ressources nécessaires, qu’il s’agisse de personnel, de budget, ou d’équipements. Identifiez les membres de l’équipe responsables de chaque tâche et assurez-vous qu’ils disposent des compétences et des outils requis. Par exemple, pour une campagne marketing, vous pourriez avoir besoin d’une équipe de designers, de rédacteurs, et de spécialistes en publicité numérique.
5. Communiquer et Réviser
Une fois la roadmap établie, communiquez-la à toutes les parties prenantes et assurez-vous qu’elles comprennent les objectifs, les livrables, et le calendrier. La communication régulière est essentielle pour maintenir l’alignement et l’engagement. Planifiez des réunions de suivi pour réviser et ajuster la roadmap en fonction des progrès réalisés et des éventuels obstacles rencontrés. La flexibilité est clé pour s’adapter aux changements et aux imprévus.
Comment optimiser sa feuille de route
Optimiser une feuille de route nécessite une planification minutieuse et une gestion proactive. Voici quelques conseils pratiques pour y parvenir, illustrés par des exemples concrets.
1. Prioriser les Tâches
L’optimisation commence par la priorisation des tâches. Identifiez les éléments qui ont le plus grand impact sur vos objectifs stratégiques et concentrez-vous sur ceux-ci en premier. Par exemple, dans une entreprise de développement logiciel, il peut être crucial de prioriser la correction des bogues critiques avant d’ajouter de nouvelles fonctionnalités. Utilisez des matrices de priorisation pour évaluer l’importance et l’urgence de chaque tâche.
2. Utiliser des Outils de Visualisation
Les outils de visualisation, tels que les diagrammes de Gantt ou les tableaux Kanban, peuvent rendre votre feuille de route plus compréhensible et maniable. Par exemple, un diagramme de Gantt peut vous aider à voir les dépendances entre les tâches et à ajuster les délais en conséquence. Trello ou Asana peuvent être utilisés pour visualiser le progrès des tâches en temps réel et faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe.
3. Réviser et Mettre à Jour Régulièrement
Les projets évoluent, et votre feuille de route doit refléter ces changements. Planifiez des révisions régulières pour évaluer les progrès et ajuster la feuille de route si nécessaire. Par exemple, lors de la mise à jour trimestrielle de la feuille de route d’un produit, prenez en compte les retours des utilisateurs et les nouvelles tendances du marché pour ajuster les priorités.
4.Communiquer Efficacement
Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées des mises à jour et des modifications apportées à la feuille de route. Utilisez des réunions régulières, des bulletins d’information ou des plateformes de communication internes pour maintenir tout le monde aligné. Par exemple, dans une startup, une réunion hebdomadaire de synchronisation peut aider à s’assurer que chaque membre de l’équipe est au courant des développements récents et des prochaines étapes.
5. Mesurer et Analyser les Performances
Utilisez des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l’efficacité de votre feuille de route. Par exemple, une entreprise SaaS pourrait suivre des KPI tels que le taux de rétention des clients et le nombre de nouvelles fonctionnalités déployées. Analysez ces données pour identifier les domaines d’amélioration et ajuster votre stratégie en conséquence.
Imaginons une entreprise de marketing digital qui souhaite optimiser sa feuille de route pour une campagne publicitaire. Elle pourrait :
- Prioriser les plateformes avec le plus grand potentiel de retour sur investissement, comme les réseaux sociaux populaires.
- Utiliser des outils comme Google Analytics et Hootsuite pour visualiser les résultats des campagnes en temps réel.
- Réviser la feuille de route mensuellement pour intégrer les données des campagnes en cours et ajuster les stratégies.
- Communiquer les mises à jour de la feuille de route à toute l’équipe lors de réunions hebdomadaires.
- Mesurer le succès à l’aide de KPI tels que le coût par clic (CPC) et le taux de conversion.
Les différents types de roadmap selon le projet et son usage
Une feuille de route peut concerner tout type de projet. Peu importe la manière dont vous utilisez monday.com ou même de votre domaine d’activité, créer une roadmap à l’aide de monday.com ne peut être que bénéfique à vos équipes ainsi qu’à votre stratégie.
L’application peut vous proposer des modèles de roadmap déjà établi pour gagner en temps, en flexibilité et commencer à mener vos projets d’une main de fer. Parmi toutes les possibilités de roadmap réalisables avec monday.com, vous pourrez par exemple trouver :
La roadmap produit
En tant que premier exemple de roadmap, la feuille de route d’un produit est un plan d’action qui définit les étapes nécessaires à la réalisation de la vision et des objectifs à long terme de votre produit. La feuille de route permet à votre équipe produit de se concentrer sur l’essentiel. Vous pouvez la structurer de nombreuses façons, notamment en fonction du temps ou de groupes plus importants de fonctionnalités souhaitées. Par la suite, pourquoi ne pas créer une roadmap spécialement dédiée au déploiement d’un plan de test de votre produit.
La feuille de route marketing
Par la suite, voici un deuxième exemple de roadmap : la feuille de route marketing. Une feuille de route marketing est un document qui détaille la manière dont les équipes peuvent travailler ensemble sur des initiatives marketing. Elle englobe la stratégie marketing globale tout en fournissant suffisamment de détails sur les tâches quotidiennes des membres de l’équipe.
Ainsi, chacun comprend ce dont il est responsable et comment ces tâches s’alignent sur les objectifs généraux. Que vous créiez vos plans marketing sur une feuille de calcul ou à l’aide d’un logiciel de gestion de projet sophistiqué comme monday.com, chaque feuille de route marketing doit aborder les calendriers, les objectifs, les activités et d’autres éléments importants.
La roadmap ressources humaines
Pour terminer, l’exemple d’une roadmap ressources humaines est idéal pour illustrer l’importance d’une feuille de route dans un projet ou un processus RH plus ou moins complexe. monday.com peut être utilisé par votre service RH pour créer un planning de travail par exemple.
Il est également apte à concevoir des roadmaps complètes pour organiser vos tâches et vos ressources lors de phases poussées de recrutement par exemple, où chaque membre du département possède un rôle à jouer.
Les dépendances et les jalons sont également très présents dans un tel projet. La roadmap est parfaite pour avoir une vue centralisée sur vos tâches, vos délais, vos tâches, vos tâches administratives ou votre contribution aux entretiens et aux décisions de recrutement. Bien évidemment, il ne s’agit que d’un exemple parmi tant d’autres. monday.com et ses roadmaps ressources humaines permettront à votre département RH de gérer des projets bien plus divers !
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L'outil idéale pour une roadmap : monday work management
Monday Work Management est une plateforme de gestion de projet et de travail collaboratif qui aide les équipes à planifier, suivre, et exécuter leurs projets de manière plus efficace. Elle offre une interface intuitive et personnalisable, permettant aux utilisateurs de visualiser leurs tâches et projets sous divers formats tels que des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt, et des calendriers.
Monday Work Management est particulièrement adapté pour créer et gérer des roadmaps grâce à sa flexibilité et à sa capacité à centraliser toutes les informations pertinentes en un seul endroit. Voici pourquoi il se distingue comme un outil idéal pour les roadmaps :
- Visualisation claire : Les différentes vues disponibles permettent de représenter les étapes du projet de manière visuelle et claire, facilitant la compréhension et le suivi.
- Collaboration en temps réel : Les équipes peuvent collaborer en temps réel, ajoutant des commentaires, des mises à jour, et des fichiers directement sur les tâches, ce qui améliore la communication et la transparence.
- Personnalisation : Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs tableaux et vues pour qu’ils correspondent précisément aux besoins de leur projet, rendant la roadmap aussi détaillée ou succincte que nécessaire.
Une vue d'ensemble sur une feuille de route monday.com
Une feuille de route fournit un aperçu stratégique des principaux éléments d’un projet. Dans une roadmap typique de monday.com, vous pouvez par exemple retrouver des éléments comme :
- Les objectifs : Inclure les réponses aux questions « Quel est le but de ce projet ? » et « À quoi ressemble le succès ? ». Cela vous donnera une vision globale tout en vous permettant d’établir un plan d’action clair.
- Les jalons : Les jalons clés sont les dates hypothétiques des principaux événements ou réalisations du projet, comme les dates de livraison de vos différents livrables. Ces jalons vous donneront la possibilité de refléter sur vos actions antérieures et d’anticiper les suivantes.
- Les produits livrables : Il s’agit de tous les résultats qui sont soumis dans le cadre d’un projet à n’importe quelle phase. Il peut s’agir d’un produit ou d’un document par exemple.
- Les ressources : Vous devez inclure les coûts ou les estimations de la main-d’œuvre et des ressources comme les différentes technologies utilisées.
- Le calendrier du projet : Il n’est pas nécessaire d’y inclure les détails quotidiens, mais plutôt une vue d’ensemble des dates de début et de fin des actions.
- Les dépendances : Indiquez toutes les relations qui ont un impact sur l’exécution des livrables et des activités essentielles. Une tâche peut ne pas pouvoir être réalisée avant qu’une autre soit terminée ou validée. Avec monday.com, plus d’ambiguïté sur l’ordre de réalisation des tâches.
- Vos contacts clés : avec monday.com, notez les membres de l’équipe qui travailleront sur le projet et leurs coordonnées. Déterminez aussi toutes les autres parties prenantes internes et externes qui y participeront.
Personnalisez vos lignes et vos colonnes selon vos besoins
Au sein des tableaux de monday.com, vous avez la possibilité de personnaliser vos informations selon vos besoins et les différents éléments de votre projet.
Ceux-ci apparaîtront automatiquement dans votre roadmap projet par la suite. Grâce à son outil drag & drop, l’application vous permet de modifier à votre guise vos tableaux. Cela se fait par exemple en ajoutant, en retirant ou en déplaçant n’importe quels items. Indiquez par exemple :
- Les collaborateurs associés à chaque tâche
- Vos priorités
- Vos dates et échéances
- Le statut de réalisation de vos tâches
- Des textes ou commentaires pour accompagner vos rendus
- Des fichiers collaboratifs à partager avec vos collègues
- Le budget alloué à chaque action
- Les dépendances et jalons du projet
- Et bien d’autres choses. Vous pourrez trouver ici toutes les possibilités concernant les colonnes sur monday.com
Différentes possibilités de visualisation de votre feuille de route projet
Premièrement, la vue traditionnelle d’une roadmap projet est celle de la vue en diagramme de Gantt. Celle-ci est idéale pour accéder en un coup d’œil et en quelques clics à vos données projets. Pourquoi ? C’est effectivement la plus complète et celle qui centralise au mieux tous les éléments indiqués dans vos tableaux monday.com. Identifiez les étapes à suivre sur la gauche et voyez facilement les dates, les jalons et les dépendances de votre projet. En cliquant sur chaque item, vous accéderez facilement à toutes les informations relatives à la tâche indiquée dans vos tableaux pour plus de clarté.
Ensuite, la vue Kanban, pour votre roadmap, se distingue par une visualisation ludique et plus simpliste de vos informations. Celle-ci est parfaite pour faire comprendre rapidement les différents aspects de votre projet à toutes les parties prenantes. Cependant, vous n’aurez pas nécessairement la possibilité de visionner les jalons clés ou les dépendances liant chaque tâche entre elles.
Dans un troisième temps, la vue calendaire peut-être associée efficacement à votre roadmap projet pour avoir une vision d’avantage temporelle du suivi de votre projet tout pouvant accéder rapidement à vos informations.
- Enfin, accédez de même à d’autres façons de visualiser vos données projets au sein de votre roadmap : to-do list, diagrammes, batterie de progression… monday vous offre un grand nombre de possibilités.
Quelques étapes à suivre pour créer une feuille de route efficace
Dès lors, construire la feuille de route de son projet doit être fait dans les règles de l’art. Avec monday.com, il ne vous suffit que de travailler sur les tableaux et vues mentionnées ci-dessus pour créer une roadmap qui vous permettra d’atteindre le graal en gestion de projet. Suivez les étapes suivantes pour construire la roadmap parfaite pour vous et votre équipe :
- Créez votre tableau en y ajoutant tous vos objectifs à long terme
- Séparez votre projet en groupe d’actions et ajoutez au fur et à mesure les actions et sous-actions à réaliser
- Ajouter toutes les colonnes et informations à absolument mettre en avant dans chaque action
- Ajoutez les différentes vues (Gantt, Kanban, calendrier, etc.) pour voir tous les éléments de votre projet de manière fluide.
- Si vous souhaitez partager votre roadmap, copiez le lien de la page et envoyez-la à vos collaborateurs.
Ce que vous devez retenir
En 2024, maîtriser l’art de la roadmap est essentiel pour la réussite de vos projets. Une roadmap offre une vision stratégique claire, favorise la collaboration et permet une gestion optimale des ressources et des délais. En distinguant les roadmaps projet et produit, on comprend mieux comment chaque type peut répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. La création et l’optimisation de roadmaps, en suivant des étapes méthodiques et en utilisant des outils adaptés comme Monday Work Management, permettent de rester aligné sur les objectifs stratégiques et d’améliorer l’efficacité globale. Adoptez ces pratiques pour bénéficier de tous les avantages qu’une roadmap bien conçue peut offrir à votre organisation.
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