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Gestion des tâches : méthodes et top 3 des outils en 2024
La gestion des tâches est devenue essentielle dans le monde professionnel, particulièrement avec la montée du télétravail suite à la crise pandémique et de la flexibilité. En 2024, les entreprises doivent non seulement travailler efficacement, mais aussi optimiser chaque processus de travail. Comment organiser une équipe performante tout en réduisant le stress et en améliorant la collaboration ? Les outils de gestion des tâches sont la réponse.
Le retour au présentiel n’a pas diminué l’importance de ces outils. Au contraire, les entreprises prospères les utilisent pour créer une synergie parfaite entre les membres de leurs équipes, qu’ils soient sur site ou à distance. Mais comment choisir le bon logiciel parmi une multitude d’options disponibles ?
Cet article vous guide à travers les meilleures méthodes de gestion des tâches et vous présente les cinq meilleurs logiciels du marché. Ces outils ne se contentent pas de gérer des listes ; ils transforment la manière dont vous collaborez, suivez vos progrès et atteignez vos objectifs.
Vous découvrirez comment optimiser vos processus de travail grâce à des fonctionnalités innovantes et adaptées à vos besoins spécifiques.
La gestion des tâches, qu'est-ce que c'est ?
La gestion des tâches consiste à optimiser les tâches individuelles qui participent à la réalisation d’objectifs plus larges ou d’un projet. Il s’agit en réalité d’une sous-partie de la gestion de projet.
Concrètement, le processus de gestion des tâches comprend l’identification des tâches, leur suivi et leur traitement, dans le temps et les ressources impartis. En centralisant toutes les tâches sur un tableau de bord, le manager peut effectuer un suivi en temps réel de la progression du projet. De plus, en perfectionnant sa gestion des tâches, il est possible de :
- ● Prendre de meilleures décisions, fondées sur des données concrètes ;
● Assigner efficacement les tâches pour une meilleure répartition du travail et du projet ;
● Mieux gérer le temps affecté à chaque tâche ;
● Rendre la communication interne plus efficiente entre les collaborateurs et faciliter le travail d’équipe ;
● Automatiser les tâches récurrentes pour gagner du temps ;
● Prioriser les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance ;
● Supprimer les tâches chronophages ;
● Gérer les ressources humaines, financières et matérielles allouées aux tâches ;
● Ne plus jamais rater aucune échéance de votre calendrier ;
● Être moins stressé au quotidien !
Utiliser un logiciel de gestion des tâches permet de créer, attribuer et suivre les tâches au sein d’une équipe, tout en assurant une collaboration fluide.
Un outil de gestion des tâches offre diverses fonctionnalités telles que la vue calendrier, les tableaux Kanban et le suivi du temps. Ces applications permettent de travailler sur des projets complexes en simplifiant la planification, l’organisation et l’exécution des tâches. En utilisant ces outils, les utilisateurs peuvent aisément assigner, prioriser et réaliser les tâches, tout en respectant les délais et les échéances.
Adopter une solution de gestion des tâches permet d’optimiser le flux de travail, d’améliorer l’efficacité et d’atteindre une satisfaction accrue au sein de l’équipe.
En résumé, avoir une vision d’ensemble des paramètres de réalisation des tâches permet de gagner en efficacité et en productivité. Donc en sérénité ! Alors, comment mettre en place un processus de gestion des tâches ?
Dans un premier temps, il convient de connaître quelques méthodes efficaces qui facilitent le travail au jour le jour.
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Les différentes méthodes de gestion des tâches
La gestion des tâches est un processus essentiel pour toute entreprise souhaitant améliorer sa productivité et atteindre ses objectifs de manière efficace. Voici quelques méthodes de gestion couramment utilisées pour optimiser la gestion des tâches au sein d’une équipe.
Méthodologie Pomodoro
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui divise le travail en intervalles, généralement de 25 minutes, appelés « Pomodoros« , suivis de courtes pauses. Cette méthode améliore la concentration et aide à accomplir les tâches plus rapidement en évitant la procrastination.
Méthode Kanban
La méthode Kanban est un système visuel qui aide à gérer le flux de travail en utilisant des tableaux pour suivre l’avancement des tâches. Les tâches sont représentées par des cartes sur un tableau, chaque colonne représentant une étape du processus. Cela permet une visualisation claire et en temps réel du statut de chaque tâche, aidant ainsi à identifier les goulots d’étranglement et à améliorer l’efficacité globale.
Méthode Eisenhower
La méthode Eisenhower aide à prioriser les tâches en fonction de leur urgence et importance en utilisant une matrice. Les tâches urgentes et importantes sont traitées immédiatement, tandis que les tâches moins importantes peuvent être déléguées ou éliminées. Cette approche aide à concentrer les efforts sur les tâches ayant le plus grand impact sur les objectifs.
Méthode SMART
Le nom de cette méthode vient du mot anglais signifiant “intelligent”. Et vous verrez qu’elle porte bien son nom ! Cette méthodologie est un acronyme. Entre les lettres, vous pourrez donc lire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Selon cette brillante méthode, ce sont les cinq critères qui permettent de définir des objectifs.
Ainsi, vos buts seront clairement et concrètement mesurables. De plus, ils devront être réalisables, dans votre champ d’action et avec les ressources à votre portée. Ensuite, ils devront être pertinents pour l’évolution à long terme de votre entreprise. Enfin, ces objectifs doivent être accompagnés d’échéances précises !
Méthode SCRUM
Scrum est une méthode agile utilisée principalement pour les projets complexes nécessitant un travail d’équipe intense. Elle divise le projet en sprints, qui sont des cycles de travail de courte durée avec des objectifs spécifiques. À la fin de chaque sprint, les progrès sont évalués, permettant une adaptation rapide et continue du processus de travail.
Méthode GTD (Getting Things Done)
La méthode GTD se concentre sur la capture de toutes les tâches à accomplir et leur organisation en listes. Les tâches sont ensuite hiérarchisées et planifiées en fonction de leur priorité. Cette méthode aide à réduire le stress en offrant une vue claire des tâches à accomplir et en améliorant l’efficacité personnelle et organisationnelle.
Quelles sont les bonnes pratiques pour une gestion des tâches efficaces ?
Vous l’aurez compris, il est primordial de connaître les méthodes qui permettent de faciliter l’organisation, la planification, la gestion et la priorisation des tâches. Toutefois, pour que les outils de gestion des tâches vous livrent leur potentiel, l’humain doit prendre de
bonnes habitudes.
Les bonnes pratiques pour maîtriser la gestion des tâches en équipe sont :
● Toujours communiquer de manière transparente ;
● Écouter activement ses collaborateurs ;
● Suivre les jalons qui ponctuent l’avancée du projet ;
● Ne pas négliger l’allocation des ressources (humaines, financières et matérielles) ;
● Hiérarchiser les tâches selon l’urgence et l’importance ;
Selon Asana, 60 % de notre temps serait consacré à des tâches annexes, telles que la
validation d’une tâche effectuée ! C’est ce que l’on peut appeler le comble de la
désorganisation, non ? Découvrons-les outils qui vont vous aider à inverser cette tendance.
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Quelles sont les fonctionnalités disponibles d'un logiciel de gestion des tâches ?
Un logiciel de gestion des tâches offre une variété de fonctionnalités pour gérer les tâches de manière efficace et optimale. Voici un aperçu des principales fonctionnalités disponibles, en utilisant les mots-clés fournis.
Création et gestion des tâches
Les utilisateurs peuvent créer et attribuer des tâches facilement. Les tâches peuvent être hiérarchisées et classées selon leur priorité, ce qui aide à trier et à garder les tâches les plus importantes en vue. Les sous-tâches permettent de décomposer les tâches en morceaux plus petits pour une gestion plus précise. Cette hiérarchisation aide à clarifier les objectifs et à maintenir un flux de travail organisé.
Vues multiples
Les logiciels offrent plusieurs vues courantes telles que les vues Calendrier, Kanban, Liste ou encore les diagrammes de Gantt, qui affichent visuellement les jalons des tâches et les dépendances entre les éléments pour une vue d’ensemble claire de votre travail. Ces vues aident les équipes à visualiser et à organiser leurs tâches de manière efficace. Chaque vue permet d’adapter la gestion selon les préférences et les besoins spécifiques des projets.
Interface intuitive
Une interface intuitive est essentielle pour que toute l’équipe puisse s’adapter facilement au nouvel outil de gestion des tâches. Cela inclut des éléments comme une navigation claire, des menus bien organisés et des instructions faciles à comprendre. Une interface intuitive assure une adoption rapide et une utilisation fluide, réduisant ainsi le temps de formation nécessaire pour les nouveaux utilisateurs. De plus, une interface bien conçue facilite la collaboration, permettant à chaque membre de l’équipe de trouver et de mettre à jour les informations rapidement et sans confusion.
Choix varié d’intégrations
Les logiciels de gestion des tâches doivent se connecter à de nombreux autres outils comme Excel, Google Keep, et d’autres applications dans votre stack technique pour éviter les pertes de données et faciliter la collaboration. Ces intégrations permettent de centraliser toutes les informations pertinentes en un seul endroit, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité. Une intégration fluide assure que les équipes peuvent utiliser les meilleurs outils disponibles sans avoir à changer constamment de plateforme.
Automatisations personnalisées
Les automatisations aident à simplifier les processus de travail répétitifs en mettant en place des automatismes qui s’exécutent en arrière-plan. Par exemple, un automatisme peut envoyer un mail à toute votre équipe lorsque quelqu’un a terminé une tâche, réduisant ainsi la charge administrative et augmentant l’efficacité. Les automatisations permettent également de gérer les tâches plus rapidement, en éliminant les étapes manuelles répétitives.
Suivi et analyse
Un bon logiciel permet de suivre les progrès des tâches du projet. Il offre des outils pour la mesure et l’analyse des performances, permettant aux employés et aux managers de voir les résultats en temps réel. Les tableaux de bord fournissent une vue d’ensemble complète de l’avancement des projets, facilitant la prise de décisions basée sur des données concrètes. Les analyses aident également à identifier les goulots d’étranglement et à optimiser les processus de travail.
Collaboration et communication
Les fonctionnalités de collaboration en temps réel permettent aux équipes de collaborer efficacement. Les membres de l’équipe peuvent envoyer des mails, partager des documents, et utiliser des outils de travail collaboratif. Les notifications intégrées aident à garder tout le monde informé, assurant une communication fluide et continue. La collaboration en temps réel permet de résoudre les problèmes rapidement et de maintenir un haut niveau de productivité.
Planification et organisation
Les logiciels offrent des fonctionnalités de planificateur et de gestion de l’emploi du temps. Les utilisateurs peuvent utiliser des tableaux de bord, des barres des tâches, et des vues calendrier pour organiser leurs journées de manière simple et efficace. Cela permet une organisation optimale du temps de travail et des ressources, garantissant que toutes les tâches sont accomplies dans les délais impartis.
Personnalisation et adaptabilité
Les logiciels de gestion des tâches offrent des options de personnalisation pour s’adapter aux besoins spécifiques des utilisateurs. Des fonctionnalités personnalisées peuvent être ajoutées selon les demandes de l’entreprise, et des modèles gratuits ou payants sont souvent disponibles. La version payante offre généralement des fonctionnalités supplémentaires comme des rapports d’analyse, des outils de gestion de projet avancés, et une intégration avec d’autres outils comme Excel et la suite Google. La personnalisation permet de créer un environnement de travail qui répond spécifiquement aux besoins de chaque équipe.
Notifications et rappels
Les utilisateurs peuvent configurer des notifications et des rappels pour s’assurer que les échéances sont respectées. Ces rappels peuvent être envoyés par mail ou apparaître dans l’interface du logiciel pour éviter toute attente inutile. Les notifications aident à maintenir les équipes sur la bonne voie et à assurer que toutes les tâches sont réalisées dans les temps.
Gestion des ressources
Les fonctionnalités de gestion des ressources permettent de gérer les tâches avec une vue globale des ressources disponibles. Les utilisateurs peuvent organiser les ressources en fonction des besoins du projet, suivre les heures travaillées et gérer les budgets. Une gestion efficace des ressources assure que chaque projet dispose des ressources nécessaires pour être complété avec succès.
En conclusion, un logiciel de gestion des tâches complet offre une multitude de fonctionnalités pour aider les entreprises à gérer leurs tâches, organiser leur travail en équipe, et atteindre leurs objectifs de manière efficace. Ces outils sont idéaux pour les équipes cherchant à optimiser leur collaboration et leur productivité.
TOP 5 des logiciels de gestion des tâches en 2024
1. monday Work Management
monday Work Management est un outil complet et facile à utiliser pour la gestion des tâches. Il permet aux équipes de créer et de gérer des projets de manière efficace avec des fonctionnalités telles que des tableaux de bord, des vues calendrier, et des listes de tâches. Il offre une personnalisation aisée, permettant d’adapter les barres des tâches et les modules de gestion selon les besoins spécifiques des utilisateurs. Les fonctionnalités de la version payante incluent des intégrations avec Microsoft 365, des notifications en temps réel et des rapports d’analyse.
Idéal pour : les équipes de toute taille souhaitant atteindre des objectifs communs plus rapidement et à plus grande échelle.
monday work management est une plateforme de gestion du travail riche en fonctionnalités, construite sur la base du système d’exploitation Work OS de monday.com.
Les entreprises utilisent notre plateforme pour planifier et organiser tout type de processus de travail ou de projet, avec la gestion des tâches comme fonctionnalité de collaboration majeure. monday work management offre les fonctionnalités suivantes :
- Plus de 15 vues de tableau, y compris la vue Charge de travail qui permet de connaître la capacité de chaque membre de l’équipe. Cette visibilité est essentielle pour l’attribution des tâches, car ainsi les chefs de projet et les responsables ont une vision claire des disponibilités de chaque collaborateur.
- Des tableaux de bord personnalisables utilisant plus de 10 widgets à glisser-déposer pour afficher des données détaillées sur le projet. Vous pouvez visualiser ainsi les To-do lists de l’équipe, leurs objectifs et les rapports de tâches en un coup d’œil et en temps réel.
- Des automatisations pour éliminer les tâches répétitives de votre processus de travail, par exemple notifier les membres de l’équipe par e-mail ou Slack lorsqu’une tâche est terminée. Cela permet à chaque collaborateur d’examiner le travail effectué par ses collègues ou de pouvoir passer sans délai à l’étape suivante du projet.
- Les tâches récurrentes sont une autre automatisation que vous pouvez mettre en place. Par exemple, programmez des réunions d’équipe régulières pour assurer le suivi de vos projets ou configurez des requêtes périodiques de rapports hebdomadaires.
- Des intégrations avec les outils que vous connaissez et appréciez déjà afin que vous puissiez réaliser des projets performants sans avoir à changer d’onglet. Par exemple, vous pouvez intégrer monday work management avec Google Drive pour joindre des documents à vos tâches, ou bien avec Slack pour alimenter un réseau de communication d’équipe à l’issue d’un projet.
- Le suivi du temps permet de s’assurer que votre équipe utilise son temps de manière efficace. Utilisez ces données pour prévoir avec précision le temps que votre équipe devra consacrer à des tâches spécifiques ou pour facturer les clientsen conséquence.
Tarifs de monday work management
monday work management propose cinq forfaits différents :
- Gratuit : 2 collaborateurs, plus de 20 types de colonnes, plus de 200 modèles, applications iOS et Android, collaboration sur tableau blanc, formulaires partageables, etc.
- Basique : à partir de 8 € par utilisateur par mois, nombre d’utilisateurs illimité, 5 Go de stockage, nombre de tableaux/documents illimité, champs personnalisés, nombre de visiteurs gratuits illimité, etc.
Standard : à partir de 10 € par utilisateur par mois, nombre d’utilisateurs illimité, 20 Go de stockage, historique d’activité de 6 mois, intégrations, accès invité, etc. - Pro : à partir de 16 € par utilisateur par mois, nombre d’utilisateurs illimité, 100 Go de stockage, historique d’activité d’une année, suivi du temps, gestion de la charge de travail, etc.
- Entreprise : tarification personnalisée, historique d’activité de 5 ans, jusqu’à 50 tableaux, gestionnaire du succès client (CSM) dédié, contrôles administratifs renforcés et analyses.
2. Asana
Asana est un autre logiciel en ligne populaire pour la gestion des tâches et des projets. Il permet de classer et de hiérarchiser les tâches, et d’attribuer des responsabilités clairement à chaque membre de l’équipe. Les utilisateurs peuvent créer des listes de tâches, suivre les progrès et collaborer en temps réel.
Idéal pour : les équipes recherchant une gestion simplifiée de leurs tâches et de leurs projets avec des capacités de communication claires.
Asana est un logiciel de gestion des tâches qui offre une interface simple pour suivre les différentes sections, tâches et sous-tâches des projets de votre équipe.
Fonctionnalités principales
- Des vues personnalisables, telles que la vue Calendrier pour mieux connaître les échéances à venir ou la vue Charge de travail pour comprendre la capacité de chaque collaborateur.
- Des célébrations de tâches lorsque vous cochez la case d’achèvement de la tâche.
- Des intégrations avec plus de 200 outils de votre stack technique vous permettant d’automatiser des tâches entre elles. Par exemple, vous pouvez créer un nouveau dossier Google Drive pour chaque nouvelle tâche que vous ajoutez dans Asana.
- Le mode « concentré hebdomadaire », qui vous permet de déterminer vos principales priorités pour la semaine à venir.
Tarifs d’Asana
- Gratuit : jusqu’à 15 utilisateurs.
- Premium : à partir de 10,99 $ par utilisateur par mois.
- Business : à partir de 24,99 $ par utilisateur par mois.
- Entreprise : tarification personnalisée, y compris les fonctionnalités du forfait Business, la personnalisation de la marque, l’exportation des données et l’assistance 24h/24 et 7j/7.
3. Wrike
Wrike offre une solution de gestion de projet puissante avec des fonctionnalités avancées pour le management de projet. Ce logiciel permet de créer des diagrammes de Gantt, de suivre les dépendances des tâches et de gérer les ressources efficacement. Les utilisateurs peuvent bénéficier d’une vue globale des projets, ce qui facilite la prise de décision et la gestion des priorités.
Idéal pour : les équipes interfonctionnelles souhaitant rationaliser leurs processus de travail et leur communication.
Wrike est un logiciel de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour assigner des tâches à vos collaborateurs, télécharger des fichiers, fixer des délais et suivre vos progrès. L’un des points forts de Wrike est de permettre aux équipes de collaborer entre elles à partir d’une plateforme centrale.
Fonctionnalités principales
- Plusieurs vues de tableaux de bord pour obtenir une meilleure visibilité sur le statut de chaque tâche.
- Collaboration en temps réel, y compris avec des commentaires et le partage de fichiers à partir d’un emplacement central.
- Modèles prédéfinis personnalisables conçus pour les équipes marketing, informatique et ingénierie, etc.
Tarifs de Wrike
- Gratuit : pour les équipes jusqu’à cinq personnes.
- Équipe : à partir de 9,80 $ par utilisateur par mois pour les équipes de 2 à 25 personnes.
- Business : à partir de 24,80 $ par utilisateur par mois pour les équipes comptant jusqu’à 200 personnes.
- Entreprise : une tarification personnalisée est disponible pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités telles que des rapports d’audit sur les utilisateurs et des rôles d’accès personnalisés.
- Pinnacle : certaines fonctionnalités supplémentaires pour les entreprises, y compris des outils avancés de reporting, de budgétisation et d’heures facturables.
4. HubSpot
HubSpot est largement connu pour ses solutions de marketing, mais il offre également des fonctionnalités robustes pour la gestion des tâches et des projets. Ce logiciel permet de créer et de gérer des tâches, de suivre les progrès et de collaborer efficacement au sein des équipes.
Idéal pour : les équipes de vente et de marketing ayant besoin de suivre leurs prospects et de gérer leurs relations clients.
HubSpot n’est pas un logiciel de gestion des tâches traditionnel. Cependant, il offre la possibilité d’ajouter des tâches au sein de sa plateforme CRM.
Fonctionnalités principales
- Priorité de la to-do list pour planifier les tâches liées à votre base de clients.
- Tableaux de bord des tâches qui servent de base pour vos tâches, vos coordonnées et vos réunions.
- Rapports intégrés, y compris le suivi des tâches passées, des contrats signés, des appels passés et des activités réalisées.
Tarifs de HubSpot
- Gratuit : 0 $ pour les outils de marketing, de vente, de service, de CMS et d’exploitation.
- Débutant : à partir de 30 $ par mois.
- Professionnel : à partir de 1 600 $ par mois.
- Entreprise : À partir de 5 000 $ par mois.
5. Jira
Jira est une solution de gestion de projet développée par Atlassian, particulièrement prisée par les équipes de développement logiciel. Il offre des fonctionnalités puissantes pour la gestion des tâches, la création de backlogs, et la mise en œuvre de sprints Agile. Les utilisateurs peuvent créer des listes de tâches, attribuer des responsabilités et suivre les progrès à travers des tableaux de bord interactifs.
Idéal pour : les équipes de développement de logiciels agiles se concentrant sur le suivi des problèmes et la planification des projets.
Jira est un produit d’Atlassian créé pour les développeurs de logiciels qui suivent les principes de la gestion de projet agile.
Fonctionnalités principales
- Des calendriers interactifs, y compris la cartographie des éléments de travail, les dépendances des tâches et le lancement des nouvelles versions.
- Des rapports et des informations liés à vos tâches et à l’ensemble de vos projets pour comprendre des mesures telles que la fréquence de déploiement et la durée du cycle.
- Des préférences d’autonomie vous permettant de décider si vos projets sont gérés par l’entreprise ou par l’équipe.
Tarifs de Jira
- Gratuit : jusqu’à 10 utilisateurs.
- Standard : à partir de 7,75 $ par utilisateur par mois.
- Premium : à partir de 15,25 $ par utilisateur par mois.
- Entreprise : tarification personnalisée pour un nombre illimité de sites, contrôles de sécurité centralisés, abonnements d’utilisateurs, service clientèle d’entreprise 24h/24 et 7j/7.
monday work management : le parfait logiciel de gestion des tâches en équipe
Aujourd’hui, il existe toutes sortes d’applications, d’outils et de logiciels de gestion des tâches disponibles pour nous rendre plus productifs que jamais. Mais monday work management se distingue des autres en facilitant la gestion des tâches d’équipe tout en étant capable de s’adapter à toutes les fonctions qui découlent de l’exécution de ces tâches, projets et processus de manière plus efficace. Voici en quoi monday work management excelle particulièrement :
- Vous pouvez personnaliser vos vues de gestion des tâches, y compris avec les options Kanban, Calendrier, Diagramme de Gantt et Liste de tâches.
- Vous pouvez définir des règles pour les affectations dynamiques, les notifications à l’achèvement des tâches, et bien d’autres choses encore.
- Vous pouvez l’intégrer à plus de 72 de vos outils favoris pour créer un processus de travail homogène.
- Vous pouvez optimiser la communication en centralisant les commentaires, les mises à jour et le partage de fichiers sur une plateforme unique.
- Lorsque vous utilisez monday work management comme logiciel de gestion de projet, vous pouvez obtenir un nombre impressionnant d’informations sur le succès et la rentabilité des tâches de votre projet grâce à des tableaux de bord dédiés et personnalisables.
- Vous pouvez créer des processus de travail personnalisés avec des modules de création sans code et choisir parmi plus de 200 options de recettes d’automatisation qui rendent la planification des tâches de votre équipe beaucoup plus efficace.
Comme monday work management est une plateforme construite sur les bases d’un Work OS, vous disposez d’une plateforme tout-en-un qui sait répondre à tous les besoins de votre entreprise mais qui peut également se développer et évoluer en même temps qu’elle. Vous pouvez ainsi utiliser monday.com comme CRM pour vos équipes commerciales, créer des processus et des flux de travail pour votre contenu marketing, tout en intégrant vos nouveaux employés et en gérant les demandes informatiques.
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FAQ
Pour déterminer les tâches prioritaires, certaines équipes utilisent la matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches selon leur nature :
- Urgentes et importantes : Par exemple, un projet critique à terminer aujourd’hui.
- Non urgentes, mais importantes : Par exemple, organiser une session de planification stratégique à long terme.
- Urgentes, mais non importantes : Par exemple, assister à une réunion sociale d’équipe prévue dans votre agenda.
- Non urgentes et non importantes : Par exemple, parcourir les fils d’actualité sur les réseaux sociaux.
Voici quelques étapes classiques pour la gestion des tâches en équipe, quel que soit l’outil utilisé :
- Établir une liste des tâches nécessaires : Incluez des détails supplémentaires, comme les tâches récurrentes et ponctuelles, avec des dates de début et de fin.
- Ajouter les échéances et les délais : Ces informations sont essentielles avant d’assigner les tâches. Assurez-vous de laisser suffisamment de temps pour l’exécution et le retour d’information.
- Attribuer des priorités aux tâches : Utilisez différents niveaux de priorité (faible, moyen, élevé) pour clarifier ce qui est important et affiner les dates d’échéance.
- Noter d’autres informations pertinentes : Incluez les dépendances, les fichiers importants ou les informations relatives aux clients.
- Attribuer chaque tâche à un membre de l’équipe : Examinez la charge de travail de chaque membre pour éviter la surcharge.
- Suivre les progrès de l’équipe : Vérifiez régulièrement avec votre équipe pour ajuster les tâches si nécessaire.
L’utilisation d’outils de gestion comme monday work management peut aider à automatiser et à gérer efficacement ces étapes.
Les équipes qui utilisent un logiciel de gestion des tâches bénéficient des avantages suivants :
- Clarté et visibilité accrues : Chaque membre de l’équipe sait qui travaille sur quoi, les exigences et le calendrier de chaque tâche. Cela facilite la gestion du temps, la hiérarchisation des tâches et la réaffectation du travail.
- Réduction du stress : La gestion des tâches évite les frustrations en éliminant les questions telles que « Qui est responsable de cette tâche ? » ou « Comment prioriser mes autres travaux par rapport à ce projet ? ».
- Plus de données pour des rapports de projet précis : En gérant les tâches, vous obtenez des données utiles pour l’analyse a posteriori, comme les dates d’achèvement et les services impliqués, ce qui donne une vue d’ensemble des demandes au fil du temps.
- Productivité accrue : En utilisant une gestion des tâches efficaces, vous pouvez assigner des priorités et des échéances précises, vous concentrer sur ce qui compte le plus et éviter de perdre du temps à chercher ce qu’il faut faire ensuite.
Bien qu’il existe plusieurs outils de gestion des tâches réputés, monday.com se distingue comme l’un des meilleurs grâce à sa polyvalence, sa personnalisation profonde et ses puissantes fonctionnalités qui facilitent la gestion des projets de toutes tailles.
Les logiciels de gestion des tâches sont utilisés pour organiser les processus de travail et les projets des équipes en attribuant des tâches et en suivant les progrès réalisés. Ils permettent aux équipes de :
- Collaborer plus efficacement : En centralisant les informations et les tâches, les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble de manière plus cohérente et transparente.
- Réduire la dépendance aux e-mails : En fournissant une plateforme centralisée pour les communications et les mises à jour, ces logiciels minimisent la nécessité d’échanges d’e-mails fréquents.
- Se concentrer sur le suivi de l’avancement : En offrant des outils pour suivre les progrès et les délais, les équipes peuvent mieux gérer leur temps et prioriser leurs tâches.
- Assurer la livraison des projets : En facilitant la planification, l’exécution et la gestion des tâches, ces logiciels aident à garantir que les projets sont livrés dans les délais et selon les attentes.
