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Gestion des tâches : méthodes et top 3 des outils en 2024
La crise pandémique et la normalisation du télétravail ont bouleversé l’organisation des entreprises. Les outils de gestion des tâches se sont révélés d’une aide précieuse pour maintenir la productivité des équipes. Mais le retour à la normale et au présentiel ne rendent pas ces outils obsolètes, bien au contraire. Les leaders ambitieux l’ont bien compris !
Cependant, le rendement n’est pas le seul avantage à se pencher sur l’optimisation de la gestion des tâches. L’efficacité réduit considérablement le stress, ce qui augmente la performance. Un véritable cercle vertueux, donc. Quel chef d’entreprise, quel manager ne rêve pas d’une équipe aussi détendue qu’efficace ?
Ainsi, de nombreuses méthodes vous permettent d’améliorer et de parfaire votre gestion des tâches. Afin de mettre en place ces procédés, des outils logiciels toujours plus performants sont développés, à l’image de monday.com. Dans cet article, nous aborderons la gestion des tâches à travers les différentes méthodes qui la facilitent.
Nous vous présenterons ensuite trois plateformes à connaître absolument pour faciliter la centralisation et la gestion de vos tâches. Alors, vous êtes prêt à faire décoller votre entreprise ?
La gestion des tâches, qu'est-ce que c'est ?
La gestion des tâches consiste à optimiser les tâches individuelles qui participent à la réalisation d’objectifs plus larges ou d’un projet. Il s’agit en réalité d’une sous-partie de la gestion de projet.
Concrètement, le processus de gestion des tâches comprend l’identification des tâches, leur suivi et leur traitement, dans le temps et les ressources impartis. En centralisant toutes les tâches sur un tableau de bord, le manager peut effectuer un suivi en temps réel de la progression du projet. De plus, en perfectionnant sa gestion des tâches, il est possible de :
● Prendre de meilleures décisions, fondées sur des données concrètes ;
● Assigner efficacement les tâches pour une meilleure répartition du travail et du projet ;
● Mieux gérer le temps assigné à chaque tâche ;
● Rendre la communication interne plus efficiente entre les collaborateurs et faciliter le travail d’équipe ;
● Automatiser les tâches récurrentes pour gagner du temps ;
● Prioriser les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance ;
● Supprimer les tâches chronophages ;
● Gérer les ressources humaines, financières et matérielles allouées aux tâches ;
● Ne plus jamais rater aucune échéance de votre calendrier ;
● Être moins stressé au quotidien !
En résumé, avoir une vision d’ensemble des paramètres de réalisation des tâches permet de gagner en efficacité et en productivité. Donc en sérénité ! Alors, comment mettre en place un processus de gestion des tâches ?
Dans un premier temps, il convient de connaître quelques méthodes efficaces qui facilitent le travail au jour le jour.
Les différentes méthodes de gestion des tâches
Il existe de nombreuses méthodes de gestion des tâches. Elles peuvent et doivent coexister au sein d’un même projet, afin de renforcer l’efficacité de votre organisation. Gestion du temps, priorisation, vision globale de la progression : chaque méthode a son objectif. Vous connaissez la plus basique d’entre toutes, la to-do list. Elle s’est même fait une place dans la vie quotidienne pour la gestion des tâches personnelles. Quelles autres méthodes de
gestion des tâches peuvent être mises en place pour la planification et le suivi d’un projet ?
Méthodologie Pomodoro
La méthode Pomodoro a pour objectif d’améliorer la concentration et la productivité. Selon ce procédé, le temps est découpé en segments de 25 minutes appelés les pomodoros. Chaque session est entrecoupée d’une pause de 5 minutes, avec une plus longue au bout de quatre pomodoros. La régularité des pauses favorise l’efficience et la concentration.
En comptant les sessions de travail réalisées au cours de la journée, vous boostez votre motivation !
Méthode Kanban
La méthode Kanban se présente sous la forme d’un tableau qui permet la visualisation des tâches et leur statut. À l’aide de cartes Kanban déplaçables, le responsable analyse en temps réel le flux de travail et sa circulation. Si une colonne contient 20 cartes et une autre 3, il y a un engorgement. La méthode Kanban facilite la prise de décision quant à la priorité des tâches. Limiter le nombre de cartes déplaçables dans une colonne permet de maîtriser à tout instant le flux de travail.
Ainsi, le manager peut réassigner des tâches pour garantir la fluidité de la chaîne de production. La plateforme de gestion des tâches Trello est, par exemple, un outil Kanban.
Méthode Eisenhower
Cette méthode repose sur deux classifications pour la hiérarchisation des tâches : les importantes et les urgentes. Ce procédé d’organisation permet ensuite de catégoriser ces tâches selon qu’elles sont prioritaires, à planifier, à déléguer ou à abandonner.
Grâce à la méthode Eisenhower, il est plus simple de distinguer les tâches de faible priorité qui entravent la progression.
Méthode SMART
Le nom de cette méthode vient du mot anglais signifiant “intelligent”. Et vous verrez qu’elle porte bien son nom ! Cette méthodologie est un acronyme. Entre les lettres, vous pourrez donc lire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Selon cette brillante méthode, ce sont les cinq critères qui permettent de définir des objectifs.
Ainsi, vos buts seront clairement et concrètement mesurables. De plus, ils devront être réalisables, dans votre champ d’action et avec les ressources à votre portée. Ensuite, ils devront être pertinents pour l’évolution à long terme de votre entreprise. Enfin, ces objectifs doivent être accompagnés d’échéances précises !
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Quelles sont les bonnes pratiques pour une gestion des tâches efficaces ?
Vous l’aurez compris, il est primordial de connaître les méthodes qui permettent de faciliter l’organisation, la planification, la gestion et la priorisation des tâches. Toutefois, pour que les outils de gestion des tâches vous livrent leur potentiel, l’humain doit prendre de
bonnes habitudes.
Les bonnes pratiques pour maîtriser la gestion des tâches en équipe sont :
● Toujours communiquer de manière transparente ;
● Écouter activement ses collaborateurs ;
● Suivre les jalons qui ponctuent l’avancée du projet ;
● Ne pas négliger l’allocation des ressources (humaines, financières et matérielles) ;
● Hiérarchiser les tâches selon l’urgence et l’importance ;
Selon Asana, 60 % de notre temps serait consacré à des tâches annexes, telles que la
validation d’une tâche effectuée ! C’est ce que l’on peut appeler le comble de la
désorganisation, non ? Découvrons-les outils qui vont vous aider à inverser cette tendance.
TOP 3 des outils et logiciel de gestion des tâches
De nombreux outils de gestion des tâches pour les équipes permettent aujourd’hui de faciliter cette organisation. Voici les différents logiciels qui constituent notre top 3, avec leurs spécificités et leurs avantages pour le travail en collaboration.
Top 1 Le logiciel monday.com
Sur la première marche du podium de ce top, voici monday.com un logiciel de gestion de tâches version premium, mais aux tarifs néanmoins accessibles. monday.com offre une interface intuitive et extrêmement polyvalent, il s’adapte à beaucoup de secteurs d’activité. Son système de centralisation garantit une gestion de projets optimale.
Ses nombreuses possibilités font de ce logiciel l’un des préférés de nombreuses entreprises. En pratique, voici quelques-unes de ses fonctionnalités :
● création de tableaux dynamiques, principaux, partageables ou privés ;
● vue Kanban avec des tableaux personnalisables ;
● mise en place de checklists pour un meilleur suivi de projet ;
● automatisation de nombreuses micro-tâches pour gagner du temps :
● intégration de nombreux autres logiciels de gestion de projets tels que Slack ou
Trello, pour une centralisation totale ;
● facilitation du suivi du temps de manière précise, par tâche, pour aider à la
facturation et encourager la productivité ;
● gestion des ressources humaines, financières et matérielles ;
● gestion des ventes et de la relation client ;
● configuration d’un tableau pipeline de recrutement ;
● de très grandes possibilités de personnalisation ;
● des statistiques qui vous permettent de mesurer l’impact de votre nouvelle
organisation.
Top 2 Le logiciel Hubspot
Le logiciel CRM Hubspot est un très bon outil destiné plutôt à la gestion des tâches commerciales et marketing. Cet outil se concentre sur la relation client, le marketing, la prise de rendez-vous, les newsletters, ainsi que le chat.
Dans le concret, Hubspot permet notamment :
● une visibilité complète sur l’entonnoir de vente ;
● un enregistrement automatique des activités commerciales, y compris sur les
réseaux sociaux. Grâce à la synchronisation avec Outlook et Gmail, il enregistre
chaque échange avec les clients ;
● un enregistrement automatique des leads, que ce soit par email, téléphone ou prise
de notes : vous retrouvez tout en quelques clics.
Top 3 Le logiciel Asana
L’outil de gestion des tâches Asana permet de simplifier l’organisation en équipe. L’espace de travail a l’avantage de rester très lisible, quel que soit le nombre de tâches assignées sur les tableaux.
Comme monday.com, l’interface de Asana est un hub collaboratif qui permet de centraliser les informations de nombreux autres logiciels. Il permet notamment les fonctionnalités suivantes :
● automatisation des tâches répétitives et des processus ;
● planification de projets d’équipe ;
● conception de diagrammes de Gantt ;
● conception de tableaux kanban.
La gestion des tâches, un incontournable des entreprises qui veulent réussir !
Start-up ou entreprise de toute envergure, vous avez tout intérêt à vous équiper d’un outil de gestion des tâches. Il en va de la croissance, de la réussite et de la pérennité de votre projet ! Un logiciel complet tel que monday.com vous permettra de gagner un temps précieux. Ce temps, votre équipe le mettra au profit de l’entreprise et de ses accomplissements.
Par ailleurs, une meilleure organisation permet de réguler la charge de travail.
Mieux gérer les échéances permet d’éliminer une grande partie du stress ! Finis les échanges interminables pour l’assignation des tâches. Plus jamais de réunions à rallonge pour faire le point sur l’avancement du projet. Le calendrier ne sera plus une source de stress. Vous aurez enfin le temps nécessaire pour faire ce que vous aimez : votre métier !
Les outils et logiciels incontournables pour une gestion des tâches optimisée
Dans le monde dynamique et compétitif d’aujourd’hui, la gestion des tâches et des projets est devenue une nécessité pour les équipes qui cherchent à rester productives et efficaces. Les logiciels de gestion des tâches ont évolué pour devenir des outils multifonctionnels, offrant une gamme de fonctionnalités pour répondre aux besoins diversifiés des utilisateurs.
monday.com : Le leader des outils de gestion des tâches
l’interface de monday.com se distingue comme le logiciel de gestion des tâches par excellence, offrant une interface intuitive qui facilite la planification et le suivi des tâches et des projets. Les membres de l’équipe peuvent collaborer en temps réel, partageant des mises à jour et des feedbacks pour assurer un flux de travail fluide et cohérent. Les fonctionnalités clés incluent les :
- Tableau de bord personnalisable pour une vue d’ensemble des tâches et des projets
- Listes de tâches dynamiques pour une gestion efficace des tâches
- Diagramme de Gantt pour visualiser l’avancement des tâches et des projets
- Version gratuite et payante pour s’adapter aux besoins des différentes équipes
Intégration avec d'autres logiciels et outils
monday.com ne se limite pas à être un outil de gestion des tâches ; il s’intègre également de manière transparente avec une gamme de logiciels et d’outils populaires, y compris avec les fonctionnalités d’intégration suivantes :
- Microsoft Project pour une gestion de projet avancée
- Google Drive et Google Sheets pour le stockage et la manipulation des données
- Salesforce pour la gestion de la relation client
- GitHub pour le suivi des problèmes et la gestion du code source
- Zoho Projects pour une planification de projet détaillée
Gérez vos tâches efficacement avec les meilleurs outils
Que vous soyez un utilisateur individuel ou une équipe de grande taille, les outils de gestion des tâches comme monday.com vous offrent les fonctionnalités nécessaires pour gérer vos tâches de manière efficace. Les membres de l’équipe peuvent suivre l’avancement des tâches, établir des priorités et assurer une planification efficace pour atteindre les objectifs du projet.
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FAQ
La gestion des tâches est le processus d’organisation, de suivi et de priorisation des différentes tâches au sein d’un projet. Elle peut grandement aider les utilisateurs en augmentant la productivité et en réduisant le stress. Des outils comme monday.com vont plus loin en offrant une plateforme centralisée où toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles, facilitant ainsi la collaboration et la communication au sein des équipes.
Lors du choix d’un outil de gestion des tâches, il est crucial de considérer des aspects tels que la facilité d’utilisation, la personnalisation et les intégrations possibles. monday.com, par exemple, se distingue par sa grande flexibilité, permettant une personnalisation profonde pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe, et offrant une variété d’intégrations fluides avec d’autres outils populaires.
Pour une gestion des tâches efficace, il est recommandé d’établir des objectifs clairs, de prioriser les tâches et de maintenir une communication transparente au sein de l’équipe. Utiliser un outil comme monday.com peut faciliter ces pratiques en offrant des fonctionnalités qui encouragent une planification et une exécution structurées des tâches.
Bien qu’il existe plusieurs outils de gestion des tâches réputés, monday.com se distingue comme l’un des meilleurs grâce à sa polyvalence, sa personnalisation profonde et ses puissantes fonctionnalités qui facilitent la gestion des projets de toutes tailles.
monday.com offre une gamme de fonctionnalités uniques telles que des tableaux dynamiques hautement personnalisables, une vue Kanban avec des tableaux personnalisables, et l’automatisation de nombreuses micro-tâches, ce qui permet de gagner du temps précieux. Il facilite également le suivi précis du temps par tâche, aidant à la facturation et à encourager la productivité.
