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Gestion des tâches : méthodes et top 3 des outils en 2024

La gestion des tâches est devenue essentielle dans le monde professionnel, particulièrement avec la montée du télétravail suite à la crise pandémique et de la flexibilité. En 2024, les entreprises doivent non seulement travailler efficacement, mais aussi optimiser chaque processus de travail. Comment organiser une équipe performante tout en réduisant le stress et en améliorant la collaboration ? Les outils de gestion des tâches sont la réponse.

Le retour au présentiel n’a pas diminué l’importance de ces outils. Au contraire, les entreprises prospères les utilisent pour créer une synergie parfaite entre les membres de leurs équipes, qu’ils soient sur site ou à distance. Mais comment choisir le bon logiciel parmi une multitude d’options disponibles ?

Cet article vous guide à travers les meilleures méthodes de gestion des tâches et vous présente les cinq meilleurs logiciels du marché. Ces outils ne se contentent pas de gérer des listes ; ils transforment la manière dont vous collaborez, suivez vos progrès et atteignez vos objectifs.

Vous découvrirez comment optimiser vos processus de travail grâce à des fonctionnalités innovantes et adaptées à vos besoins spécifiques. 

La gestion des tâches, qu'est-ce que c'est ?

La gestion des tâches consiste à optimiser les tâches individuelles qui participent à la réalisation d’objectifs plus larges ou d’un projet. Il s’agit en réalité d’une sous-partie de la gestion de projet. 

Concrètement, le processus de gestion des tâches comprend l’identification des tâches, leur suivi et leur traitement, dans le temps et les ressources impartis. En centralisant toutes les tâches sur un tableau de bord, le manager peut effectuer un suivi en temps réel de la progression du projet. De plus, en perfectionnant sa gestion des tâches, il est possible de :

  • ● Prendre de meilleures décisions, fondées sur des données concrètes ;
    ● Assigner efficacement les tâches pour une meilleure répartition du travail et du projet ;
    ● Mieux gérer le temps affecté à chaque tâche ;
    ● Rendre la communication interne plus efficiente entre les collaborateurs et faciliter le travail d’équipe ;
    ● Automatiser les tâches récurrentes pour gagner du temps ;
    ● Prioriser les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance ;
    ● Supprimer les tâches chronophages ;
    ● Gérer les ressources humaines, financières et matérielles allouées aux tâches ;
    ● Ne plus jamais rater aucune échéance de votre calendrier ;
    ● Être moins stressé au quotidien !

Utiliser un logiciel de gestion des tâches permet de créer, attribuer et suivre les tâches au sein d’une équipe, tout en assurant une collaboration fluide.

Un outil de gestion des tâches  offre diverses fonctionnalités telles que la vue calendrier, les tableaux Kanban et le suivi du temps. Ces applications permettent de travailler sur des projets complexes en simplifiant la planification, l’organisation et l’exécution des tâches. En utilisant ces outils, les utilisateurs peuvent aisément assigner, prioriser et réaliser les tâches, tout en respectant les délais et les échéances.

Adopter une solution de gestion des tâches permet d’optimiser le flux de travail, d’améliorer l’efficacité et d’atteindre une satisfaction accrue au sein de l’équipe. 

En résumé, avoir une vision d’ensemble des paramètres de réalisation des tâches permet de gagner en efficacité et en productivité. Donc en sérénité ! Alors, comment mettre en place un processus de gestion des tâches ? 

Dans un premier temps, il convient de connaître quelques méthodes efficaces qui facilitent le travail au jour le jour.

Les différentes méthodes de gestion des tâches

La gestion des tâches est un processus essentiel pour toute entreprise souhaitant améliorer sa productivité et atteindre ses objectifs de manière efficace. Voici quelques méthodes couramment utilisées pour optimiser la gestion des tâches au sein d’une équipe.

Méthodologie Pomodoro

Gestion des tâches méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui divise le travail en intervalles, généralement de 25 minutes, appelés « Pomodoros« , suivis de courtes pauses. Cette méthode améliore la concentration et aide à accomplir les tâches plus rapidement en évitant la procrastination.

Méthode Kanban

Tableau kanban

La méthode Kanban est un système visuel qui aide à gérer le flux de travail en utilisant des tableaux pour suivre l’avancement des tâches. Les tâches sont représentées par des cartes sur un tableau, chaque colonne représentant une étape du processus. Cela permet une visualisation claire et en temps réel du statut de chaque tâche, aidant ainsi à identifier les goulots d’étranglement et à améliorer l’efficacité globale.

Méthode Eisenhower

Gestion des tâches matrice d'eisenhower

La méthode Eisenhower aide à prioriser les tâches en fonction de leur urgence et importance en utilisant une matrice. Les tâches urgentes et importantes sont traitées immédiatement, tandis que les tâches moins importantes peuvent être déléguées ou éliminées. Cette approche aide à concentrer les efforts sur les tâches ayant le plus grand impact sur les objectifs.

Méthode SMART

smart goals

Le nom de cette méthode vient du mot anglais signifiant “intelligent”. Et vous verrez qu’elle porte bien son nom ! Cette méthodologie est un acronyme. Entre les lettres, vous pourrez donc lire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Selon cette brillante méthode, ce sont les cinq critères qui permettent de définir des objectifs. 

Ainsi, vos buts seront clairement et concrètement mesurables. De plus, ils devront être réalisables, dans votre champ d’action et avec les ressources à votre portée. Ensuite, ils devront être  pertinents pour l’évolution à long terme de votre entreprise. Enfin, ces objectifs doivent être accompagnés d’échéances précises !

Méthode SCRUM

Gestion des taches Methode SCRUM

Scrum est une méthode agile utilisée principalement pour les projets complexes nécessitant un travail d’équipe intense. Elle divise le projet en sprints, qui sont des cycles de travail de courte durée avec des objectifs spécifiques. À la fin de chaque sprint, les progrès sont évalués, permettant une adaptation rapide et continue du processus de travail.

Méthode GTD (Getting Things Done)

Gestion des tâches GTD

La méthode GTD se concentre sur la capture de toutes les tâches à accomplir et leur organisation en listes. Les tâches sont ensuite hiérarchisées et planifiées en fonction de leur priorité. Cette méthode aide à réduire le stress en offrant une vue claire des tâches à accomplir et en améliorant l’efficacité personnelle et organisationnelle.

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Quelles sont les bonnes pratiques pour une gestion des tâches efficaces ?

Vous l’aurez compris, il est primordial de connaître les méthodes qui permettent de faciliter l’organisation, la planification, la gestion et la priorisation des tâches. Toutefois, pour que les outils de gestion des tâches vous livrent leur potentiel, l’humain doit prendre de
bonnes habitudes.

Les bonnes pratiques pour maîtriser la gestion des tâches en équipe sont :

● Toujours communiquer de manière transparente ;
● Écouter activement ses collaborateurs ;
● Suivre les jalons qui ponctuent l’avancée du projet ;
● Ne pas négliger l’allocation des ressources (humaines, financières et matérielles) ;
● Hiérarchiser les tâches selon l’urgence et l’importance ;

Selon Asana, 60 % de notre temps serait consacré à des tâches annexes, telles que la
validation d’une tâche effectuée ! C’est ce que l’on peut appeler le comble de la
désorganisation, non ? Découvrons-les outils qui vont vous aider à inverser cette tendance.

Quelles sont les fonctionnalités disponibles d'un logiciel de gestion des tâches ?

Un logiciel de gestion des tâches offre une variété de fonctionnalités pour gérer les tâches de manière efficace et optimale. Voici un aperçu des principales fonctionnalités disponibles, en utilisant les mots-clés fournis.

Création et gestion des tâches

Les utilisateurs peuvent créer et attribuer des tâches facilement. Les tâches peuvent être hiérarchisées et classées selon leur priorité, ce qui aide à trier et à garder les tâches les plus importantes en vue. Les sous-tâches permettent de décomposer les tâches en morceaux plus petits pour une gestion plus précise. Cette hiérarchisation aide à clarifier les objectifs et à maintenir un flux de travail organisé.

Vues multiples

Les logiciels offrent plusieurs vues courantes telles que les vues Calendrier, Kanban, Liste ou encore les diagrammes de Gantt, qui affichent visuellement les jalons des tâches et les dépendances entre les éléments pour une vue d’ensemble claire de votre travail. Ces vues aident les équipes à visualiser et à organiser leurs tâches de manière efficace. Chaque vue permet d’adapter la gestion selon les préférences et les besoins spécifiques des projets.

Interface intuitive

Une interface intuitive est essentielle pour que toute l’équipe puisse s’adapter facilement au nouvel outil de gestion des tâches. Cela inclut des éléments comme une navigation claire, des menus bien organisés et des instructions faciles à comprendre. Une interface intuitive assure une adoption rapide et une utilisation fluide, réduisant ainsi le temps de formation nécessaire pour les nouveaux utilisateurs. De plus, une interface bien conçue facilite la collaboration, permettant à chaque membre de l’équipe de trouver et de mettre à jour les informations rapidement et sans confusion.

Choix varié d’intégrations

Les logiciels de gestion des tâches doivent se connecter à de nombreux autres outils comme Excel, Google Keep, et d’autres applications dans votre stack technique pour éviter les pertes de données et faciliter la collaboration. Ces intégrations permettent de centraliser toutes les informations pertinentes en un seul endroit, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité. Une intégration fluide assure que les équipes peuvent utiliser les meilleurs outils disponibles sans avoir à changer constamment de plateforme.

Automatisations personnalisées

Les automatisations aident à simplifier les processus de travail répétitifs en mettant en place des automatismes qui s’exécutent en arrière-plan. Par exemple, un automatisme peut envoyer un mail à toute votre équipe lorsque quelqu’un a terminé une tâche, réduisant ainsi la charge administrative et augmentant l’efficacité. Les automatisations permettent également de gérer les tâches plus rapidement, en éliminant les étapes manuelles répétitives.

Suivi et analyse

Un bon logiciel permet de suivre les progrès des tâches du projet. Il offre des outils pour la mesure et l’analyse des performances, permettant aux employés et aux managers de voir les résultats en temps réel. Les tableaux de bord fournissent une vue d’ensemble complète de l’avancement des projets, facilitant la prise de décisions basée sur des données concrètes. Les analyses aident également à identifier les goulots d’étranglement et à optimiser les processus de travail.

Collaboration et communication

Les fonctionnalités de collaboration en temps réel permettent aux équipes de collaborer efficacement. Les membres de l’équipe peuvent envoyer des mails, partager des documents, et utiliser des outils de travail collaboratif. Les notifications intégrées aident à garder tout le monde informé, assurant une communication fluide et continue. La collaboration en temps réel permet de résoudre les problèmes rapidement et de maintenir un haut niveau de productivité.

Planification et organisation

Les logiciels offrent des fonctionnalités de planificateur et de gestion de l’emploi du temps. Les utilisateurs peuvent utiliser des tableaux de bord, des barres des tâches, et des vues calendrier pour organiser leurs journées de manière simple et efficace. Cela permet une organisation optimale du temps de travail et des ressources, garantissant que toutes les tâches sont accomplies dans les délais impartis.

Personnalisation et adaptabilité

Les logiciels de gestion des tâches offrent des options de personnalisation pour s’adapter aux besoins spécifiques des utilisateurs. Des fonctionnalités personnalisées peuvent être ajoutées selon les demandes de l’entreprise, et des modèles gratuits ou payants sont souvent disponibles. La version payante offre généralement des fonctionnalités supplémentaires comme des rapports d’analyse, des outils de gestion de projet avancés, et une intégration avec d’autres outils comme Excel et la suite Google. La personnalisation permet de créer un environnement de travail qui répond spécifiquement aux besoins de chaque équipe.

Notifications et rappels

Les utilisateurs peuvent configurer des notifications et des rappels pour s’assurer que les échéances sont respectées. Ces rappels peuvent être envoyés par mail ou apparaître dans l’interface du logiciel pour éviter toute attente inutile. Les notifications aident à maintenir les équipes sur la bonne voie et à assurer que toutes les tâches sont réalisées dans les temps.

Gestion des ressources

Les fonctionnalités de gestion des ressources permettent de gérer les tâches avec une vue globale des ressources disponibles. Les utilisateurs peuvent organiser les ressources en fonction des besoins du projet, suivre les heures travaillées et gérer les budgets. Une gestion efficace des ressources assure que chaque projet dispose des ressources nécessaires pour être complété avec succès.

En conclusion, un logiciel de gestion des tâches complet offre une multitude de fonctionnalités pour aider les entreprises à gérer leurs tâches, organiser leur travail en équipe, et atteindre leurs objectifs de manière efficace. Ces outils sont idéaux pour les équipes cherchant à optimiser leur collaboration et leur productivité.

TOP 5 des logiciels de gestion des tâches en 2024

1. monday Work Management

monday Work Management est un outil complet et facile à utiliser pour la gestion des tâches. Il permet aux équipes de créer et de gérer des projets de manière efficace avec des fonctionnalités telles que des tableaux de bord, des vues calendrier, et des listes de tâches. Il offre une personnalisation aisée, permettant d’adapter les barres des tâches et les modules de gestion selon les besoins spécifiques des utilisateurs. Les fonctionnalités de la version payante incluent des intégrations avec Microsoft 365, des notifications en temps réel et des rapports d’analyse.

Idéal pour : les équipes de toute taille souhaitant atteindre des objectifs communs plus rapidement et à plus grande échelle.

monday work management est une plateforme de gestion du travail riche en fonctionnalités, construite sur la base du système d’exploitation Work OS de monday.com.

Team workflow monday.com

Les entreprises utilisent notre plateforme pour planifier et organiser tout type de processus de travail ou de projet, avec la gestion des tâches comme fonctionnalité de collaboration majeure. monday work management offre les fonctionnalités suivantes :

  1. Plus de 15 vues de tableau, y compris la vue Charge de travail qui permet de connaître la capacité de chaque membre de l’équipe. Cette visibilité est essentielle pour l’attribution des tâches, car ainsi les chefs de projet et les responsables ont une vision claire des disponibilités de chaque collaborateur.
  2. Des tableaux de bord personnalisables utilisant plus de 10 widgets à glisser-déposer pour afficher des données détaillées sur le projet. Vous pouvez visualiser ainsi les To-do lists de l’équipe, leurs objectifs et les rapports de tâches en un coup d’œil et en temps réel.
  3. Des automatisations pour éliminer les tâches répétitives de votre processus de travail, par exemple notifier les membres de l’équipe par e-mail ou Slack lorsqu’une tâche est terminée. Cela permet à chaque collaborateur d’examiner le travail effectué par ses collègues ou de pouvoir passer sans délai à l’étape suivante du projet.
  4. Les tâches récurrentes sont une autre automatisation que vous pouvez mettre en place. Par exemple, programmez des réunions d’équipe régulières pour assurer le suivi de vos projets ou configurez des requêtes périodiques de rapports hebdomadaires.
  5. Des intégrations avec les outils que vous connaissez et appréciez déjà afin que vous puissiez réaliser des projets performants sans avoir à changer d’onglet. Par exemple, vous pouvez intégrer monday work management avec Google Drive pour joindre des documents à vos tâches, ou bien avec Slack pour alimenter un réseau de communication d’équipe à l’issue d’un projet.
  6. Le suivi du temps permet de s’assurer que votre équipe utilise son temps de manière efficace. Utilisez ces données pour prévoir avec précision le temps que votre équipe devra consacrer à des tâches spécifiques ou pour facturer les clientsen conséquence.
Team workflow monday.com

monday work management propose cinq forfaits différents :

  • Gratuit : 2 collaborateurs, plus de 20 types de colonnes, plus de 200 modèles, applications iOS et Android, collaboration sur tableau blanc, formulaires partageables, etc.
  • Basique : à partir de 8 € par utilisateur par mois, nombre d’utilisateurs illimité, 5 Go de stockage, nombre de tableaux/documents illimité, champs personnalisés, nombre de visiteurs gratuits illimité, etc.
    Standard : à partir de 10 € par utilisateur par mois, nombre d’utilisateurs illimité, 20 Go de stockage, historique d’activité de 6 mois, intégrations, accès invité, etc.
  • Pro : à partir de 16 € par utilisateur par mois, nombre d’utilisateurs illimité, 100 Go de stockage, historique d’activité d’une année, suivi du temps, gestion de la charge de travail, etc.
  • Entreprise : tarification personnalisée, historique d’activité de 5 ans, jusqu’à 50 tableaux, gestionnaire du succès client (CSM) dédié, contrôles administratifs renforcés et analyses.

2. Asana

hubspot

Asana est un autre logiciel en ligne populaire pour la gestion des tâches et des projets. Il permet de classer et de hiérarchiser les tâches, et d’attribuer des responsabilités clairement à chaque membre de l’équipe. Les utilisateurs peuvent créer des listes de tâches, suivre les progrès et collaborer en temps réel. 

Idéal pour : les équipes recherchant une gestion simplifiée de leurs tâches et de leurs projets avec des capacités de communication claires.

Asana est un logiciel de gestion des tâches qui offre une interface simple pour suivre les différentes sections, tâches et sous-tâches des projets de votre équipe.

Top 3 Le logiciel Asana

asana

L’outil de gestion des tâches Asana permet de simplifier l’organisation en équipe. L’espace de travail a l’avantage de rester très lisible, quel que soit le nombre de tâches assignées sur les tableaux. 

Comme monday.com, l’interface de Asana est un hub collaboratif qui permet de centraliser les informations de nombreux autres logiciels. Il permet notamment les fonctionnalités suivantes :

automatisation des tâches répétitives et des processus ;
● planification de projets d’équipe ;
● conception de diagrammes de Gantt ;
● conception de tableaux kanban.

La gestion des tâches, un incontournable des entreprises qui veulent réussir !

Start-up ou entreprise de toute envergure, vous avez tout intérêt à vous équiper d’un outil de gestion des tâches. Il en va de la croissance, de la réussite et de la pérennité de votre projet ! Un logiciel complet tel que monday.com vous permettra de gagner un temps précieux. Ce temps, votre équipe le mettra au profit de l’entreprise et de ses accomplissements. 

Par ailleurs, une meilleure organisation permet de réguler la charge de travail.

Mieux gérer les échéances permet d’éliminer une grande partie du stress ! Finis les échanges interminables pour l’assignation des tâches. Plus jamais de réunions à rallonge pour faire le point sur l’avancement du projet. Le calendrier ne sera plus une source de stress. Vous aurez enfin le temps nécessaire pour faire ce que vous aimez : votre métier !

Les outils et logiciels incontournables pour une gestion des tâches optimisée

Dans le monde dynamique et compétitif d’aujourd’hui, la gestion des tâches et des projets est devenue une nécessité pour les équipes qui cherchent à rester productives et efficaces. Les logiciels de gestion des tâches ont évolué pour devenir des outils multifonctionnels, offrant une gamme de fonctionnalités pour répondre aux besoins diversifiés des utilisateurs.

monday.com : Le leader des outils de gestion des tâches

Grc-monday

l’interface de monday.com se distingue comme le logiciel de gestion des tâches par excellence, offrant une interface intuitive qui facilite la planification et le suivi des tâches et des projets. Les membres de l’équipe peuvent collaborer en temps réel, partageant des mises à jour et des feedbacks pour assurer un flux de travail fluide et cohérent. Les fonctionnalités clés incluent les :

  • Tableau de bord personnalisable pour une vue d’ensemble des tâches et des projets
  • Listes de tâches dynamiques pour une gestion efficace des tâches
  • Diagramme de Gantt pour visualiser l’avancement des tâches et des projets
  • Version gratuite et payante pour s’adapter aux besoins des différentes équipes

Intégration avec d'autres logiciels et outils

Integrations monday

monday.com ne se limite pas à être un outil de gestion des tâches ; il s’intègre également de manière transparente avec une gamme de logiciels et d’outils populaires, y compris avec les fonctionnalités d’intégration suivantes :

  • Microsoft Project pour une gestion de projet avancée
  • Google Drive et Google Sheets pour le stockage et la manipulation des données
  • Salesforce pour la gestion de la relation client
  • GitHub pour le suivi des problèmes et la gestion du code source
  • Zoho Projects pour une planification de projet détaillée

Gérez vos tâches efficacement avec les meilleurs outils

Tableau de suivi application mobile monday.com 2

Que vous soyez un utilisateur individuel ou une équipe de grande taille, les outils de gestion des tâches comme monday.com vous offrent les fonctionnalités nécessaires pour gérer vos tâches de manière efficace. Les membres de l’équipe peuvent suivre l’avancement des tâches, établir des priorités et assurer une planification efficace pour atteindre les objectifs du projet.

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FAQ

La gestion des tâches est le processus d’organisation, de suivi et de priorisation des différentes tâches au sein d’un projet. Elle peut grandement aider les utilisateurs en augmentant la productivité et en réduisant le stress. Des outils comme monday.com vont plus loin en offrant une plateforme centralisée où toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles, facilitant ainsi la collaboration et la communication au sein des équipes.

Lors du choix d’un outil de gestion des tâches, il est crucial de considérer des aspects tels que la facilité d’utilisation, la personnalisation et les intégrations possibles. monday.com, par exemple, se distingue par sa grande flexibilité, permettant une personnalisation profonde pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe, et offrant une variété d’intégrations fluides avec d’autres outils populaires.

Pour une gestion des tâches efficace, il est recommandé d’établir des objectifs clairs, de prioriser les tâches et de maintenir une communication transparente au sein de l’équipe. Utiliser un outil comme monday.com peut faciliter ces pratiques en offrant des fonctionnalités qui encouragent une planification et une exécution structurées des tâches.

Bien qu’il existe plusieurs outils de gestion des tâches réputés, monday.com se distingue comme l’un des meilleurs grâce à sa polyvalence, sa personnalisation profonde et ses puissantes fonctionnalités qui facilitent la gestion des projets de toutes tailles.

monday.com offre une gamme de fonctionnalités uniques telles que des tableaux dynamiques hautement personnalisables, une vue Kanban avec des tableaux personnalisables, et l’automatisation de nombreuses micro-tâches, ce qui permet de gagner du temps précieux. Il facilite également le suivi précis du temps par tâche, aidant à la facturation et à encourager la productivité.

Emilien Lentes
Emilien LentesCréateur de contenus
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Je suis Emilien Lentes, passionné par l'univers du digital. Je partage avec vous mes connaissances sur les meilleurs logiciels et outils pour simplifier la gestion de votre entreprise.