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Tableau Kanban : tout savoir sur un outil qui simplifie la gestion de projets
La productivité d’une entreprise est l’un des facteurs clés de sa croissance. Et pour optimiser cette productivité, les entreprises peuvent recourir à des outils numériques efficaces parmi lesquels, le tableau Kanban. Il permet une meilleure gestion de projet et se révèle très avantageux pour ses utilisateurs. Son implémentation est facile et peut se faire grâce à la solution monday.com.
Vous souhaitez mieux gérer vos projets et améliorer la productivité de votre équipe ? Découvrez dans cet article, ce qu’est l’outil Kanban, ses avantages et les bonnes astuces pour l’utiliser convenablement.
Qu'est-ce qu'un Tableau Kanban ?
Le tableau Kanban vous permet de bien visualiser votre flux de travail et de suivre de près son évolution. C’est un outil de gestion de projets qui illustre tout le processus de travail. Il permet à tous les membres d’une équipe, de suivre l’état d’avancement de chaque projet. Il s’inspire de la méthode lean management et vous permet de gérer vos projets de manière agile.
Bref historique de l’outil
Un petit saut dans le passé permettra de mieux comprendre l’utilité du tableau Kanban. L’outil doit son nom à la méthode Kanban qui signifie « panneau » en japonais. Il s’agit d’une stratégie inventée vers la fin des années 1940 par Taiichi Ohno. Le précurseur de la méthode, alors ingénieur chez Toyota décide d’améliorer le système de production de l’industriel.
Il parvient à mettre en place une stratégie qui fait passer le processus de production de Toyota, d’un système en flux poussé à un système en flux tiré. C’est-à-dire que les produits ne sont plus introduits sur le marché, mais sont désormais créés à la demande du marché.
En 2007, David Anderson révolutionne la méthode en lançant le tableau Kanban. Sur recommandation de son collègue Darren Davis, il représente le flux de travail sur le tableau et met au point la solution connue aujourd’hui et dont de nombreuses entreprises profitent déjà.
Le tableau Kanban est disponible sous deux formes : celle physique et celle numérique. Le tableau Kanban physique est le modèle le plus ancien. Les équipes qui l’adoptent utilisent des Post-it pour représenter leurs tâches. La forme numérique est aussi celle moderne et révolutionnaire. Elle est également la plus accessible.
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Description des éléments d’un tableau Kanban
Le tableau Kanban numérique est composé de plusieurs éléments. Il s’agit entre autres :
- des cartes,
- des colonnes,
- des limites de travail en cours,
- des couloirs,
- du point d’engagement et
- du point de livraison.
Les cartes ne sont rien d’autre que la représentation visuelle des tâches. En réalité, une carte Kanban contient toutes les informations nécessaires pour la bonne exécution d’une tâche. L’on y retrouve ainsi certains éléments importants tels que : la description, l’échéance et le statut.
En plus des cartes, l’outil comporte aussi des colonnes. Celles-ci représentent des étapes différentes du flux du travail. Ainsi, pour qu’une tâche soit considérée comme réalisée, sa carte doit parcourir chaque colonne. Les limites de travail en cours servent à limiter le nombre de tâches maximum à faire dans les étapes du flux de travail. L’on les appelle aussi WIP (Work in progress).
En ce qui concerne les couloirs, ce sont des bandes horizontales reconnaissables assez facilement. Elles permettent de séparer différentes activités, différentes catégories de service ou différentes équipes. Le point d’engagement est celui où démarre le travail sur un projet. Il s’agit d’une banque d’idées pour les entreprises. Les clients et les membres d’une équipe peuvent donc y proposer des idées dans le cadre de l’exécution d’un projet.
Le travail commence lorsqu’il y a suffisamment d’idées dans le point d’engagement pour mener à bien le projet. Enfin, le point de livraison correspond à celui de la fin du flux de travail. C’est la composante finale de l’outil de gestion de projet. Le point de livraison symbolise souvent l’étape de la livraison du travail au client.
L’autre détail important à retenir, c’est le délai d’exécution. Il correspond à la durée du parcours point d’engagement-point de livraison d’une carte.
Quelles différences avec le Tableau Scrum
Il existe de nombreux outils de gestion de projets. Parmi cette foultitude, un outil est sans cesse comparé au tableau Kanban. Il s’agit du tableau Scrum. Les deux outils présentent certes des similarités, mais sont différents en bien des points.
Le tableau Scrum : de quoi s’agit-il ?
Le tableau Scrum favorise une organisation agile et une bonne gestion des tâches dans de nombreux domaines dont :
- le marketing,
- le développement de logiciels,
- les ressources humaines,
- les affaires,
- etc.
À l’instar de l’outil Kanban, il permet la visualisation des tâches d’une société. Le tableau Scrum offre aux membres d’une équipe, un aperçu des tâches à faire, des tâches en cours et des tâches réalisées.
Avec cet outil, toute l’équipe agile suit l’exécution des projets et chaque membre se retrouve facilement. L’équipe peut se réunir pour de petites discussions en vue d’une appréciation des tâches ou travaux qui avancent. Elle peut également identifier les tâches qui stagnent et procéder à l’identification des causes de cet état de choses.
Les différences avec le tableau Kanban
En dépit de leurs grandes similarités en termes de fonctions, le tableau Scrum et le tableau Kanban présentent de nombreuses différences. Premièrement, les sprints Scrum ont des dates de début et des deadlines clairement définies. Ce qui n’est pas le cas avec un tableau Kanban.
En effet, il n’y a aucune contrainte de temps avec cet outil. Il est très flexible. Pour rappel, un sprint désigne une période au cours de laquelle une équipe effectue une quantité de travail donnée. Pour illustrer cette différence entre les deux outils, considérons deux entreprises A et B, toutes spécialisées dans le marketing digital.
Pour piloter ses projets, l’établissement A utilise un tableau Scrum et l’établissement B, un tableau Kanban. Les employés de l’établissement B auront des délais d’exécution plus flexibles que ceux de l’établissement A.
Deuxièmement, la solution Kanban s’utilise tout le long de la durée d’un projet contrairement à un tableau Scrum. Les équipes nettoient ce dernier et le recyclent à la fin de chaque sprint. Imaginons que nos deux établissements décident cette fois de faire une campagne marketing pour un établissement spécialisé dans la vente de vêtements.
La société A opte pour un tableau Scrum et la société B pour l’outil Kanban. La société B pourra conserver les données de toute la campagne marketing avec son logiciel de gestion de projets. La société A, elle, va devoir recycler son tableau Scrum à la fin de chaque sprint.
L’autre différence entre les deux outils de gestion de projets concerne le nombre de tâches. La solution Kanban offre une plus grande flexibilité aux utilisateurs comparativement au tableau Scrum. Retrouvons nos deux entreprises spécialistes du marketing digital. En termes d’échéances, les employés de l’établissement A seront plus limités que ceux de l’établissement B.
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Les avantages d'un tableau Kanban
Si le tableau Kanban est un outil de gestion de projet très prisé, c’est en raison de ses nombreux avantages. Il est toujours d’une réelle utilité pour ses utilisateurs. Il révolutionne la gestion de projet des sociétés qui l’adoptent. Voici quatre principaux avantages que vous offre cette solution !
Un aperçu du travail de l’équipe
Le tableau Kanban offre aux managers, aux chargés de projets et aux membres des équipes, un aperçu de leur travail. Toute l’équipe reste informée de l’évolution du projet. Il signale chaque nouvelle action effectuée par un membre. Chaque progrès est visible et les équipes travaillent en parfaite symbiose pour atteindre les objectifs de la structure.
Une productivité accrue avec l’outil
En plus d’offrir une bonne visualisation du flux de travail aussi appelé workflow, l’outil améliore la productivité de votre entreprise. Les équipes peuvent le paramétrer à leur guise. Elles peuvent répartir facilement les tâches, donner ou recevoir des instructions et rendre leurs productions.
Elles peuvent aussi analyser tous les détails de l’exécution d’un projet afin de relever les tâches chronophages. Elles vont donc procéder à des modifications pour réduire la durée d’exécution de ces tâches. Toutes choses qui concourent à une meilleure productivité de la société.
Finis les goulots d’étranglement !
Les goulots d’étranglement nuisent fortement à la productivité d’une entreprise. Les surcharges et les incompréhensions sont autant d’obstacles qui peuvent obstruer le flux de travail de votre équipe. L’outil vous permet de vous débarrasser de ces obstacles et de faire des progrès importants dans vos tâches.
Utilisez le tableau Kanban pour mettre en place des limites afin d’éviter les surcharges. Avec lui, votre flux de travail reste fluide et compréhensible de tous vos employés ou collaborateurs.
Une flexibilité qui profite aux membres de l’équipe
En optant pour le tableau Kanban, vous offrez à vos équipes, une flexibilité qui leur sera très bénéfique. En réalité, des changements importants peuvent survenir au cours de l’exécution d’un projet. Lesquels changements peuvent bouleverser l’ordre des travaux.
Les tâches importantes peuvent rapidement être reléguées au second plan pour faire place à celles considérées comme accessoires. Les échéances étant flexibles, votre équipe pourra donc s’adapter rapidement à chaque nouvelle situation.
Une transparence totale en cas de télétravail
Enfin, si votre entreprise autorise le télétravail, l’utilisation de tableaux Kanban numériques vous garantit une transparence totale. Vous suivez instantanément l’évolution des projets. Par ailleurs, vous pouvez consulter l’historique des dernières activités sur la plateforme pour surveiller l’état d’avancement de chaque membre.
L’outil vous fournit un rapport complet. Il indique si des membres ont fini leurs tâches ou si certains ont accusé du retard. Il permet d’ailleurs de responsabiliser tous les professionnels.
Trois exemples de tableaux Kanban
Il existe de nombreux modèles de tableaux Kanban. Selon leurs structures et leurs fonctionnements, ceux-ci peuvent convenir à des équipes spécifiques.
Tableau Kanban pour les équipes marketing
Le tableau Kanban idéal pour une équipe marketing comprend de nombreuses colonnes qui correspondent aux étapes du processus marketing. Il s’agit entre autres :
- de la création de contenus
- du design,
- de la publicité,
- etc.
En raison de la grande variété de leurs activités, les équipes marketing doivent veiller à bien structurer leur outil. En plus des colonnes soigneusement définies, l’outil idéal pour ces équipes doit aussi comporter des couloirs. Cela garantit la lisibilité de la plateforme et leur permet de retrouver facilement les informations importantes.
Tableau Kanban pour les équipes d’assistance
À l’instar des équipes de marketing, les équipes d’assistance ont, elles aussi, une activité intense. Leur flux de travail est très dynamique. Le tableau Kanban d’une équipe d’assistance comprend donc des couloirs. Ceux-ci sont utilisés pour subdiviser le travail en fonction des priorités. L’espace de travail doit être bien aéré pour un meilleur suivi des tâches.
Tableau Kanban pour les équipes de développement
En ce qui concerne les équipes de développement, leurs tableaux intègrent des colonnes bien définies. Celles-ci correspondent à chacune des étapes du flux de travail telles que :
- le design,
- le développement,
- le test,
- le déploiement
- etc.
Une colonne réservée aux modifications est aussi importante pour ces équipes. Enfin, elles doivent implémenter un couloir avec la mention ‘’Urgent’’ pour distinguer les tâches prioritaires de celles qui sont simplement planifiées.
Créer un tableau Kanban efficace : voici comment procéder
Pour profiter pleinement des avantages de votre tableau, vous devez vous assurer qu’il réponde réellement à vos besoins. Et ceci commence depuis sa création.
Étape 1 : le tableau vierge
L’idéal est de commencer par un tableau vierge. En fonction de la taille de votre équipe et de votre activité, vous pourrez ensuite procéder aux modifications.
Étape 2 : la création des colonnes
Gardez à l’esprit que chaque colonne représente une étape importante du flux de travail. De nombreux utilisateurs optent pour les colonnes classiques telles que :
- Nouveau
- En cours
- En attente
- Terminé
- Urgent
Ces colonnes peuvent être très utiles, mais l’idéal est de les personnaliser. Créez donc une colonne pour chacune des phases de votre projet.
Étape 3 : la création des cartes
À la suite des colonnes, créez des cartes pour bien structurer votre tableau. Chaque carte représente une tâche sur le tableau Kanban. De plus, vous devez nommer vos cartes. Ces noms doivent être concis et doivent renseigner sur la tâche à faire.
Par ailleurs, utilisez des étiquettes pour estimer la durée d’une tâche ou pour faire connaître son degré de priorité. Vous pouvez aussi ajouter un contexte à vos cartes. Il s’agit de donner des détails sur la tâche pour permettre à l’équipe chargée de son exécution de la réussir. Vous devez cartographier votre flux de travail de façon très précise afin d’éviter les surcharges et les goulots d’étranglement. Vous pouvez vous aider d’outils de création de workflows pour vous faciliter la tâche.
Étape 4 : le déplacement des cartes
À mesure que les tâches évoluent, vous devez faire progresser vos cartes. Déplacez-les d’une colonne à l’autre jusqu’au point de livraison.
Étape 5 : l’automatisation des opérations
Pour déplacer les cartes, la méthode courante est celle du ‘’glisser-déposer’’. Cependant, vous pouvez opter pour l’automatisation de vos opérations. C’est une méthode que proposent les tableaux Kanban modernes. Elle vous fait gagner du temps, surtout si vos tâches quotidiennes sont nombreuses.
Étape 6 : recueillir les indicateurs clés pour améliorer le tableau
Enfin, vous devez optimiser votre outil. Pour ce faire, recueillez vos indicateurs de performances ou KPI. Intéressez-vous aux délais, aux informations sur les temps de cycle de vos tâches et analysez ces données. En fonction de vos conclusions, apportez les modifications nécessaires à votre tableau.
L'utilisation d'un Tableau Kanban avec monday.com
Vous souhaitez offrir le meilleur tableau possible à vos équipes ? Un tableau efficace et qui fera sensation ? Portez votre choix sur monday.com. Il s’agit de l’un des meilleurs outils disponibles actuellement pour vous aider à implémenter un tableau Kanban efficace. Il possède de nombreuses fonctionnalités qui rendent la création de tableau facile et excitante. Il s’agit :
- de la visibilité,
- de la collaboration en temps réel,
- de la gestion efficace des tâches,
- des automatisations,
- des rapports et analyses,
- de son accessibilité et
- de la charge de travail (workload).
monday.com vous offre une visibilité totale sur l’état d’avancement de vos projets. Vous suivez donc toute l’activité de votre équipe de près. De plus, il facilite la collaboration en équipe. Les membres peuvent commenter les cartes, taguer leurs collègues ou encore recevoir des notifications sur les mises à jour.
Avec monday.com, vous pouvez ajouter des détails, des échéances, et attribuer des membres à vos cartes. En outre, l’outil vous permet de mettre en place des automatisations et vous fournit des rapports et analyses. Des données qui vous permettront de comprendre vos performances.
monday.com dispose aussi d’une application mobile qui vous permet de bénéficier d’un accès permanent à vos tableaux. Enfin, il propose un widget dédié et visuel à la charge de travail. Avec toutes ses fonctionnalités, monday.com se démarque des autres outils et s’impose comme l’une des meilleures solutions.
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Avec monday.com, vous pouvez paramétrer vos tableaux en fonction de vos besoins. Vous avez la possibilité de procéder à des modifications, des suppressions, ou de créer de nouveaux éléments. Vous pouvez également changer les couleurs pour rendre votre tableau Kanban à votre goût.
L’intégration avec d'autres outils
Les membres d’une équipe peuvent utiliser différents outils pour livrer leurs productions. Parmi ceux-ci figurent :
- Google Drive,
- Slack,
- Zoom,
- etc.
monday.com intègre plus de 72 outils, facilite leur synchronisation et rend possible la communication entre les membres.
monday.com : un outil facile d’utilisation
La prise en main de monday.com et rapide et simple. Son ergonomie et son interface moderne facilitent son utilisation. Vous pouvez donc créer de magnifiques tableaux sans grande difficulté.
Témoignages d'utilisateurs satisfaits de monday.com
L’outil monday.com a déjà fait des heureux de par le monde comme le prouvent les nombreux témoignages d’utilisateurs satisfaits. Certains apprécient sa facilité d’utilisation pendant que d’autres craquent pour ses nombreuses fonctionnalités. La convivialité, l’intuitivité et la flexibilité de monday.com sont ses autres atouts appréciés des utilisateurs.
Pour résumer, le tableau Kanban facilite la gestion de projets. Il est très avantageux et est différent du tableau Scrum. Même s’il est facile à créer, l’idéal est d’opter pour la solution monday.com pour une meilleure expérience.
C’est un outil doté de nombreuses fonctionnalités, personnalisable et facile à prendre en main. Avec ses atouts, il se révèle comme l’un des meilleurs outils de tableau Kanban et est très apprécié des utilisateurs.
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