Table des matières
Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les plans de projets !
Dans le monde de l’entreprise, les dénominations de documents sont si nombreuses qu’elles peuvent parfois prêter à confusion pour certains on parle de :
- business plan,
- de livrables de projet,
- de gestion de projet,
- diagramme de Gantt, etc.
Si vous êtes dans le milieu depuis un moment, c’est que vous avez probablement déjà entendu parler de ces différents types de documents comptables, fiscaux et autres, et surtout d’un document qui aurait retenu votre attention : le plan de projet.
Il est important pour tout chef d’entreprise ou entrepreneur d’avoir des notions fondamentales et capitales sur certains sujets, notamment ceux qui reviennent presque toujours dans le domaine du management des entreprises.
Aujourd’hui, les experts de tiilt.io vont vous conduire dans les coulisses d’un plan de projet, de manière à vous aider à avoir une meilleure compréhension de ce qu’est ce document qui fait partie des premiers livrables dans la gestion d’un projet.
À la fin de cet article, vous devez être capable non seulement de comprendre les grandes lignes d’un plan de projet, mais d’en concevoir et réaliser un vous-même.
Nous commencerons par donner une brève définition de ce qu’est un plan de projet, qui réalise un plan de projet détaillé et comment le rédiger, son objectif et à quoi il sert vraiment, les erreurs à éviter lors de la réalisation d’un plan de projet, etc.
Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
Un plan de projet est un document de gestion qui constitue la feuille de route de tout chef de projet et des différents acteurs dans la réalisation d’un projet.
Ce document détaille les grandes lignes d’un projet, avec un objectif bien précis, les processus, les méthodes et les moyens stratégiques nécessaires pour mener à bien un projet.
Basé sur la charte de projet, un plan de projet peut être réalisé par le maître d’œuvre, le chef d’entreprise ou le chef de projet, ou par tout autre responsable sous la conduite de ces derniers, et prend en compte de très nombreux éléments et ressources-projet indispensables à la réalisation et l’implémentation du projet.
Un plan de projet fournit de très nombreux avantages, il est le guide sur lequel vous devez toujours vous référer pour vous rassurer que vous faites bien ce qui a été prévu. C’est le gouvernail qui vous permettra d’arriver à bon port.
Pourquoi un plan de projet c’est capital ?
Savez-vous qu’en moyenne 50% des projets échouent en entreprise ?
Ce pourcentage est très élevé selon le Projet Management Institute (PMI). Et pourtant, la seule raison évidente reste encore le fait que la plupart des chefs d’entreprise pensent à tort qu’ils peuvent se passer des missions d’un chef de projet.
Il ne suffit pas seulement de fixer un objectif à atteindre et de définir un budget et des ressources pour cela. Il faut une feuille de route qui montrera comment piloter le projet de bout en bout, avec des ressources et des responsabilités bien définies.
Le fait d’entrer dans la phase de réalisation d’un projet sans en avoir un plan de projet en amont vous expose à divers risques dont les plus importants sont le non-respect des délais, le manque de coordination, la non maîtrise des dépenses, et surtout l’abandon ou l’échec du projet.
Un plan de projet est donc particulièrement crucial dans la mesure où il vous permettra de :
- Planifier votre projet de manière réaliste,
- Définir des objectifs clairs et précis,
- Assurer la planification des tâches,
- Définir des actions stratégiques pour la réalisation de chaque étape du projet,
- Estimer des délais raisonnables,
- Définir un budget de projet réaliste,
- Optimiser les coûts et les ressources disponibles,
- Mieux assurer la gestion des risques du projet, etc.
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Créer un plan de projet en seulement 5 étapes simples
Nous avons identifié 5 principales étapes que vous pouvez mettre en place pour aboutir à la réalisation d’un plan de projet. Ce sont :
Étape 1 : Définir les objectifs et les livrables du projet
Le but du projet doit être clairement défini.
Étape 2 : Identifier les ressources nécessaires
Définissez les différents travaux à effectuer, y compris les principaux objectifs de chaque tâche. Aussi, définissez les ressources humaines, financières et matérielles à utiliser pour atteindre chaque objectif.
Étape 3 : Établir une séquence des tâches
Définissez clairement l’ordre d’exécution de chaque tâche devant aboutir à la réalisation du projet.
Etape 4 : Estimer les délais et attribuer les responsabilités
Impliquez tous les responsables et expliquez clairement en quoi consiste les responsabilités de chaque équipe. Estimez également les délais de réalisation de chaque tâche. Définissez le délai global ainsi qu’un délai pour l’exécution de chaque tâche.
Etape 5 : Créer un calendrier et un budget
Le délai de réalisation du projet est d’une importance capitale. Dressez un calendrier avec des délais raisonnables et définissez les ressources à mettre en œuvre pour chaque tâche ainsi qu’un budget global pour le projet.
En suivant ces étapes simples, vous serez capable de rédiger un plan de projet efficace.
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Quels sont les différents points de vigilance et les erreurs à éviter pour un plan de projet ?
Lors de la réalisation de votre plan de projet, vous devez porter une attention particulière à certains points. Nous avons identifié 13 points principaux et 3 erreurs à éviter lors de la réalisation d’un plan de projet, pour un client ou pour votre propre entreprise.
Les 13 points principaux à vérifier dans un plan de projet :
1. La définition des objectifs :
Vous devez vous assurer à cette étape que les objectifs globaux de votre projet soient clairement définis et qu’ils soient SMART (Simples, Mesurables, Atteignables, basés sur des Résultats pertinents et limité dans un Temps bien défini).
2. L’implication des parties prenantes :
Pensez à identifier clairement les différentes parties qui doivent intervenir dans le projet et engagez-les !
3. La planification détaillée :
Faites une planification détaillée de votre projet en incluant toutes les tâches et les ressources (humaines et matérielles) nécessaires à l’atteinte de chaque micro objectif. Définissez clairement les différents délais et jalons de votre projet.
4. Les ressources adéquates :
C’est une partie très importante pour la réussite d’un plan de projet. Vous devez vous rassurer que vous avez à votre disposition toutes les ressources humaines, matérielles et financières pour mener à bien votre projet.
5. Une équipe compétente :
Nous insistons sur ce point des ressources humaines, car vous devez avoir un personnel qualifié et compétent pour conduire votre projet. Les membres de votre équipe doivent surtout avoir de l’expérience dans l’exécution de certaines tâches. Pour atteindre certains objectifs, n’hésitez pas à solliciter un spécialiste externe, surtout spécialisé comme celui de tiilt.io, afin de vous garantir de meilleurs résultats.
6. La gestion des risques :
Identifier en amont les risques potentiels et prévoyez un plan de gestion de risques pour mieux les gérer en cas de besoin.
7. La communication :
Définissez et établissez un plan de communication de projet pour informer régulièrement toutes les parties prenantes et vos équipes de travail des changements éventuels, sur l’avancement du projet et pour une meilleure collaboration entre les équipes de travail.
8. Le suivi et le contrôle :
Le planificateur de projet doit mettre en place des mécanismes de suivi et de contrôle dans le but d’évaluer l’avancement du projet et de s’assurer qu’il soit conforme au plan initial.
9. Les changements de portée :
Vous devez être attentif aux changements de portée potentiels et vous assurer qu’ils soient correctement évalués, approuvés et gérés.
10. La documentation :
Cette étape est très importante car vous devez toujours enregistrer les décisions, les changements, les problèmes et les actions prises pendant le déroulement du projet.
11. L’engagement des parties prenantes :
Vous devez vous assurer que toutes les parties prenantes et les membres de chaque équipe restent engagés et motivés tout au long du projet.
12. Les révisions régulières :
Pensez toujours à planifier régulièrement des réunions de coordination pour évaluer l’état d’avancement du projet et ajuster le plan si cela est nécessaire.
13. L’acceptation finale :
Avant de conclure le projet, vous devez obtenir l’approbation finale de votre direction ou de votre client.
Les 3 principales erreurs à éviter dans la réalisation d’un plan de projet
Il y a plusieurs erreurs à éviter dans un plan de projet, bien que nous donnions les 3 principales :
1. Commencer le projet sans terminer le plan de projet :
C’est l’une des erreurs les plus couramment constatées. Certains chefs d’entreprise, par précipitation, commencent très souvent le projet sans avoir terminé la rédaction complète et détaillée du plan de projet, et il pourra donc en suivre tous les aléas que vous pouvez imaginer.
2. Ne pas engager toutes les parties prenantes :
Certains chefs d’entreprise ont tendance à penser que le plan de projet n’est réservé que pour les dirigeants et certains chefs d’équipe, ce qui est une erreur. Pour le succès d’un projet, le plan du projet doit engager toutes les parties prenantes. Il est important que toutes les parties prenantes et différents intervenants consultent l’ensemble du plan de projet et les différentes échéances.
Il est très important de souligner que même si le plan de projet est réalisé par la hiérarchie ou le chef de projet, tous les acteurs et intervenants doivent y participer lors de sa rédaction et sa réalisation.
Cela permettra de vous rassurer que tout sera effectué de manière efficace, avec les moyens disponibles.
3. Ne pas insister sur les détails :
Ne négligez aucun détail lors de la réalisation d’un plan de projet. La réussite d’un plan de projet se base principalement sur les détails, à toutes les étapes mentionnées plus haut.
Comme nous le disions plus haut, il est de nos jours plus pratique d’utiliser des logiciels et autres outils pour réaliser ce document, l’un d’eux étant l’outil monday.com.
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Nombreux sont les logiciels de gestion qui peuvent vous permettre de réaliser un plan de projet.
Mais la plateforme monday.com est de loin l’une des plus performantes et les plus efficaces avec ses divers outils, parmi lesquels celui de la gestion de projets. C’est d’ailleurs celui que nous implémentons dans la grande majorité des entreprises avec lesquelles nous travaillons.
En outre, monday.com est une plateforme qui vous permettra de centraliser diverses tâches sur un seul endroit et de tout organiser comme bon vous semble.
Vous pouvez l’utiliser pour :
- des projets de design,
- de projets informatiques,
- de création de logiciel,
- de gestion des tâches,
- de marketing,
- de vente/relation client,
- des plans de projets numériques, etc.
l’outil monday.com vous permettra entre autres avantages d’améliorer votre productivité et votre efficacité afin de mieux atteindre vos objectifs définis dans les délais prévus.
N’hésitez pas à contacter les experts de tiilt.io et à consulter notre site web si vous avez besoin d’augmenter votre productivité au quotidien. Notre objectif est de vous permettre de réduire vos tâches à faible valeur ajoutée pour vous afin que vous vous concentriez efficacement dans votre cœur de métier.
Automatisez les actions les plus complexes de vos projets
Faire recours à des automatisations dans une entreprise est d’une importance capitale, de tous les secteurs confondus. Automatiser vos processus de travail avec monday.com vous permettra de :
- Bénéficier en efficacité ;
- Être plus productif ;
- Réduire les risques d’erreur ;
- Gagner un temps considérable que vous pouvez consacrer à votre cœur de métier, comme la satisfaction de votre clientèle par exemple ou l’amélioration de la qualité de vos produits et/ou services ;
- Atteindre plus aisément vos objectifs.
De nombreux chefs d’entreprise s’arrachent les cheveux au quotidien dans les processus d’automatisation de leurs flux de travail, parce qu’ils ne trouvent pas toujours les solutions les plus adaptées aux réalités et aux spécificités de leur entreprise.
D’autres utilisent déjà des solutions traditionnelles qui peuvent certes se révéler efficaces, mais coûteuses et ces logiciels ne sont pas toujours faciles à prendre en main.
L’une des meilleures solutions qui s’offre à vous est de recourir aux experts de tiilt.io, qui sauront étudier et comprendre l’environnement global et la culture de votre entreprise afin de proposer une solution sur-mesure et parfaitement adaptée pour vous.
Conclusion
Le plan de projet est l’un des documents les plus importants à comprendre et à savoir réaliser pour tout chef d’entreprise. Il existe des outils très efficaces et performants pour la réalisation automatique d’un plan de projet numérique, respectant les normes, les règles de l’art et surtout les spécificités de votre entreprise.
Contrairement aux nombreux outils de gestion coûteux et difficiles à prendre en main que vous pouvez trouver sur le marché, la plateforme monday.com est celle que nous vous conseillons vivement pour les nombreuses raisons élucidées dans cet article.
Peu importe la taille de votre entreprise, nous sommes en mesure de vous aider à atteindre vos objectifs dans les délais prévus en développant pour vous des solutions de gestion automatisées et sur-mesure, ce qui vous permettra de ne plus vous soucier des tâches souvent très chronophages et très coûteuses.
Avec nous, ayez l’esprit tranquille et concentrez-vous sur votre cœur de métier.
N’hésitez pas à visiter l’ensemble de ce site web pour découvrir les secrets que nous donnons gratuitement pour optimiser les performances des entreprises. Si vous désirez un accompagnement personnalisé pour booster vos activités, vous pouvez compter sur nous !
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