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Tout savoir sur la gestion des achats en 2024
La plupart des entreprises françaises dédient 60% de leur chiffre d’affaires dans leurs achats. Concrètement, c’est qui permet à l’entreprise de se procurer des biens, des produits et des services en vue de l’accroissement de son activité.
En vue de ce chiffre considérable, les entreprises doivent accorder une attention particulière à la gestion de ceux-là. En effet, elles doivent optimiser la gestion de leurs dépenses pour une croissances de leurs marges. Et ce, sans augmenter leurs prix. Et si cela semble mission impossible, nous sommes là pour vous guider pour mettre en place une gestion des achats efficace.
Pour l’expliquer simplement, la gestion d’achat englobe les éléments suivants :
- L’évaluation ;
- La sélection ainsi que la création des accords contractuels formels ;
- La gestion des relations permanentes de l’entreprises avec ses fournisseurs.
Effectivement, les entreprises ont recours à un processus complexe lorsqu’il s’agit de la gestion d’achat. En fait, cela est dû au fait qu’il englobe de nombreuses activités interdépendantes. Notamment, l’achat transactionnel de biens et de services. Généralement, les entreprises rencontrent des difficultés dans la gestion d’achat en raison des politiques et processus d’achat inadaptés. Toutefois, ce serait une erreur conséquente que de ne pas donner assez de crédit à cette stratégie encore trop sous-estimée.
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Pourquoi la gestion des achats est particulièrement importante pour une entreprise ?
En fait, si les entreprises ont recours à une gestion d’achat efficace, c’est pour plusieurs raisons.
Les missions du service achat
D’abord, les missions du service achat dans une entreprise sont nombreuses. À commencer par le fait que l’entreprise augmente ses résultats financiers. En outre, l’entreprise pilote l’amélioration à travers la relation avec ses fournisseurs. Surtout, elle se protège des ruptures d’approvisionnement et des éventuels incidents.
Concrètement, l’entreprise à l’accès à une meilleure connaissance du marché de l’offre dans son domaine d’activité. En effet, l’entreprise qui fait part de ses demandes et ses besoins : facilite tout le processus d’achats quelconque. En fait, cela est dû au fait que le service achats met en place une sélection personnalisée. Ainsi, l’entreprise peut rapidement négocier les tarifs ou les conditions d’achats. Et, le reste, c’est le service d’approvisionnement qui le gère. À savoir : la réception des services ou marchandises achetées.
Les différents rôles et postes du service achats ?
L’entreprise et le service achats comptent plusieurs employés avec des postes bien distincts.
D’abord, il y a le directeur et les responsables achats qui mettent leur véto sur les décisions liées aux achats. Il y a les acheteurs, qu’on distingue en trois parties : acheteur famille, acheteur projet et acheter leader. Le responsable qualité joue un rôle essentiel pour assurer l’entreprise de la qualité des services ou produits achetés. De plus, il y a un développeur fournisseur, un contrôleur de gestion ainsi que les responsables méthodes pour la fonction Achats.
En plus de tout cela, il arrive que l’entreprise ait recours à une aide extérieure pour un support juridique. Toujours est-il que chacun d’entre eux ont le rôle de contrôler les couts liés à la chaîne d’approvisionnement.
En effet, qu’il s’agisse de maitrise le portefeuille d’achat, de contrôler les stocks ou encore de gérer les risques… Ils jouent tous un rôle important dans la gestion d’achat.
Pennylane, l’outil qui rassemble tous ces critères
Pour assurer une gestion d’achats efficace, le service achat doit utiliser un certain nombre d’outils différents. En effet, le service achats va utiliser : un agenda, un générateur de factures dématérialisées, les bibliothèques de connaissances ainsi qu’un outil de mesure en ligne. Bref, tant d’outils très efficaces mais toutefois détachés des uns et des autres.
C’est pourquoi Pennylane est un outil important. Effectivement, la plateforme rassemble tous ces outils, et ce, au seul et même endroit. En effet, l’entreprise peut y centraliser ses factures fournisseurs et régler simplement ses achats. Concrètement, Pennylane permet de :
- Centraliser et catégoriser les dépenses.
- Payer les fournisseurs au bon moment.
- Automatiser le raprochement.
- Encadrer les demandes d’achats et notes de frais.
- Simplifier mes dépenses.
- Développer l’autonomie des collaborateurs.
- Catégoriser automatiquement les factures.
- Analyser les postes de dépenses.
- Suivre facilement le budget.
Les étapes d’un sourcing efficace
L’entreprise, pour qu’elle réponde à son besoin, va rechercher de nouveaux fournisseurs. C’est ce qui s’appelle « sourcing ». Plus encore, il comprend plusieurs critères et étapes. En effet, pour qu’un sourcing soit efficace ; l’entreprise doit procéder de
- La définition des besoins
Si vous êtes une entreprise, prenez le temps de définir vos besoins. Autrement dit, ne négligez pas cette étape qui est la plus importante. Elle impactera sur le résultat final de vos recherches. Posez-vous cette question : Quels sont les critères essentiels que nous recherchons chez un fournisseur ? - La planification
Vous devez établir un plan qui détaille des éléments tels que la définition des ressources nécessaires ou encore des budgets ainsi que des délais.
La recherche des fournisseurs
Une fois que vous avez une idée globale et plutôt précise de votre sourcing : effectuez vos recherches. En effet, il s’agit d’aller à la rencontre de potentiels futurs fournisseurs. En fait, l’idée est d’utiliser des outils tels que les réseaux sociaux, les recherches en lignes ou encore des salons de professionnels. - La négociation
Après avoir présélectionné certains prestataires, vous pouvez entamer des négociations. Là, vous discuterez des termes, des conditions d’achats et des tarifs. - La sélection
Suite aux négociations, vous pourrez avoir une vision plus claire de ce qui est possible pour et votre entreprise. De cette façon, il sera normalement facile de sélectionner un fournisseur à cette étape du sourcing. - Suivi du contrat
Finalement, vous pourrez rédiger un contrat qui reprend tous les termes et conditions négociés. Toutefois, il est important qu’à cette étape de la démarche : toutes les parties comprennent et approuvent le document.
Gestion des stocks et approvisionnement : comment éviter les ruptures ?
Il n’est pas toujours chose aisé de gérer ses stocks. L’entreprise, dans ce cas précis, doit faire une première chose : prévenir les clients. Ensuite, elle doit proposer une solution alternative tel qu’un délai de réception plus long. Néanmoins, il existe quelques façons de faire pour éviter que cela arrive. En effet, il est important de prévenir des ruptures de stocks puisque les gestions de stocks sont liées à la gestion des achats.
- L’anticipation des ventes : Les entreprises doivent parfois subir les erreurs de fournisseurs. En ce sens, elles ont du mal à anticiper les pertes financières dues aux fournisseurs, par exemple. C’est pourquoi il faut anticiper la croissance de la demande. Ainsi, les entreprises doivent commander en conséquence et se référer aux statistiques. L’idée est d’anticiper les besoins en approvisionnement.
- Le stock de sécurité : En plus d’anticiper aux mieux les ventes ; les entreprises peuvent sécuriser leurs ventes avec un stock de sécurité. En réalité, ce stock de sécurité permet d’autres choses : Définir un seuil au-delà duquel une alerte est déclenchée. Déclencher des commandes de réassort automatiques. Attention, toutefois, au « stock dormant » dû à une surévaluation de ce seuil.
- Une communication transparente : Les ruptures de stocks sont plus courantes qu’il n’y parfait. Par conséquent, il est primordial que l’entreprise entretienne une communication honnête et dynamique avec sa clientèle. En fait, cela permet de minimiser l’impact de cette rupture de stock.
- Un travail en flux tendu : Pour réduire les couts et les délais, l’entreprise réduit à zéro, ou presque, les stocks. De cette manière, l’entreprise réduit les délais d’obtention. Autrement dit, le délai entre le passage de la commande et celui où elle est honorée.
En réalité, les deux sont étroitement liées en ce qui concerne la gestion d’une entreprise. Précisément, l’une dépend de l’autre et vice versa, pour les éléments suivants :
- L’approvisionnement en matières premières et produits finis. Simplement, les achats sont liés aux stocks puisqu’ils contiennent ces éléments.
- L’optimisation des coûts. La gestion des achats peut aider à réduire les couts d’acquisitions des stocks pour la rentabilité de l’entreprise.
- La gestion des niveaux de stocks influent sur la gestion d’achats. Par exemple, un surplus de stock peut s’avérer couteux.
- La qualité des produits et des services. Une mauvaise gestion des achats peut entrainer un problème de qualité au niveau des stocks.
- Les planifications des demandes. En fait, il peut y avoir des incohérences entre l’offre et la demande si l’entreprise ne gère pas convenablement ses stocks en coordination avec la gestion des achats.
Pennylane l’outil incontournable pour la gestion des achats
Vous l’aurez compris, si vous souhaitez que votre entreprise perdure ; vous devez travailler votre gestion des achats. En effet, la gestion des achats impactent la gestion des stocks ainsi que les résultats financiers de l’entreprise. C’est pourquoi il faut à tout prix accorder de l’importance à cette tâche.
Heureusement, Pennylane est l’outil parfait pour la gestion des achats. Effectivement, elle automatise les processus d’achat. Ce qui permet, notamment, de contourner les erreurs manuelles. De quoi économiser un temps précieux. En outre, l’outil permet de combiner d’autres outils d’entreprise pour optimiser une gestion fluide des achats. Finalement, les entreprises ont accès aux analyses de leurs dépenses en temps réels.
Concrètement, Pennylane est un outil indispensable pour toutes les entreprises qui souhaitent faciliter leur gestion d’achats. Tout en favorisant l’accroissement de leurs finances.
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