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Tout savoir sur la matrice RACI en 2024
Nous savons que vous avec besoin d’un matrice RACI. Comment le savons-nous ? On vous explique tout de A à Z avec un bon outil à prendre en main à l’issu de votre lecture. En tant qu’entreprise, notre travail se résume souvent au lancement de nouveaux projets. Et, quelque soit votre nouvelle mission, nous savons que vous aurez besoin d’une matrice RACI.
Cette méthode nous vient tout droit de chez nos amis les américains. Grâce à elle, vous pouvez facilement respecter vos deadlines, vos responsabilités et gérer vos collaborateurs. Mais ce n’est pas tout, nous avons pour vous, un merveilleux outil qui va encore plus loin pour vous aider à faire prospérer vos projets et votre entreprise.
Qu’est-ce que la matrice RACI ?
Parlons sémantique et étymologie. Le terme « RACI » en lui-même est l’acronyme anglais pour : Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Et, en français cela donnerait quelque chose comme : réalisateurs, approbateur, consultés, informés. En fait, il s’agit d’un outil de communication qui a pour but de répondre à la question « qui fait quoi ? ».
La méthode RACI c’est la mise en place d’un tableau dans lequel on peut facilement retrouver ce à quoi renvoie le rôle de chacun. Par conséquent, vous évitez de donner deux fois le même rôle à deux personnes différentes par exemple. En effet, chaque responsabilité est définie par le nom de la méthode lui-même. Tout ce que vous devez faire c’est de suivre le rébus et de lister vos collaborateurs qui interviendront sur le projet selon leur rôle.
Les quatre rôles clés dans la méthode RACI
Comme expliqué, il suffit de suivre le rébus et de comprendre le sens de chaque rôle.
- « R» renvoie à « réalisateur ». C’est celui qui désigne celui chargé de l’exécution de telle tâche. En effet, il désigne les collaborateurs responsables de réaliser telle action.
- « A » renvoie à « approbateur». Lui, il doit approuver les actions du Réalisateur. En gros, c’est lui qui sera responsable de l’échec d’une tâche si cela arrive.
- « C» pour « consultés ». Ce sont les experts consultés qui peuvent conseiller sur une certaine tâche. Ils vont apporter de l’aide au Réalisateur.
- « I» pour « informés ». Il s’agit de la personne tenue au courant de l’avancé du projet. Cependant, il n’a pas d’autorité pour approuver ou non une étape.
Exemples concrets illustrant chaque rôle et son importance
Prenons un exemple concret sur la base d’un projet d’entreprise fictif. Imaginons que vous soyez une entreprise qui a pour projet de faire de la publicité sur les réseaux sociaux pour la sortie d’un nouveau produit. Ainsi, la répartition des quatre rôles se ferait de cette façon :
- Réalisateur : le chef de projet marketing en charge de la conception et de la publication de cette publicité.
- Approbateur : le directeur marketing qui peut demander à jeter un œil sur ce qui a été fait pour approuver ou non.
- Conseiller : un directeur commercial qui prodigue des conseils en termes de communication sur les réseaux sociaux.
- Informé : l’équipe commerciale qui sera prévenue lors de la publication. Ils pourront se tenir prêts à répondre aux questions des clients.
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Les grands avantages de la matrice RACI ?
De façon générale, ce que permet la matrice RACI c’est de savoir qui intervient dans le projet. Et comment ils interviennent. En effet, cette méthode s’avère très efficace, notamment pour des projets un peu plus complexes.
Plus précisément, c’est une façon claire de définir les rôles et les responsabilités en les classant simplement. D’ailleurs, elle améliore grandement la communication des membres de l’équipe. De quoi minimiser un maximum les éventuelles tensions qui pourraient subvenir à cause de quiproquos liées aux responsabilités. En outre, chacun a l’occasion de prendre sa responsabilité à cœur. Effectivement, on remarque que la clarté et l’organisation renforcent la prise de responsabilité. C’est en partie dû au fait que la matrice RACI permet de mieux gérer son temps et ses ressources. De plus, travailler dans un cadre clair facilite la prise de décision et améliore les collaborations. Finalement, tout le monde parvient à une meilleure gestion des tâches pour en faire profiter toutes les parties prenantes.
Comment mettre en place la matrice RACI ?
Étapes pour élaborer une Matrice RACI efficace
Ce n’est pas si compliqué que cela de mettre en place la méthode RACI. Mais, pour ce faire, suivez dans l’ordre ces quelques étapes :
- Identifier le processus ou le projet: commencez par définir ce pourquoi vous avez recourt à cette méthode. Le projet doit être clair et réaliste. En fait, il faut que vous ayez une idée précise de ce que vous souhaitez. Ainsi, vous saurez mieux vers où vous souhaitez mener ce projet.
- Définir les tâches ou les activités clés: identifiez les moyens qu’il vous faut pour arriver à vos fins. En effet, l’idée c’est de savoir ce dont vous aurez besoin pour mener à bien ce projet.
- Identifier les parties prenantes impliquées: recrutez ou désignez les personnes auxquelles vous souhaitez faire appel pour s’occuper des tâches prédéfinies.
- Assigner les rôles RACI pour chaque tâche: attribuez simplement les rôles RACIE à chaque activité.
- Communiquer et valider les responsabilités: partagez la matrice RACI à toutes les personnes concernées.
- Mettez en œuvre la Matrice RACI.
- Surveillez et ajustez au besoin.
Conseils pour identifier les bonnes personnes pour chaque rôle
Pour assurer le succès de votre projet, vous devez choisir méticuleusement les individus qui interviendront. Voici quelques conseils à suivre pour favoriser le bon choix :
- Evaluez les compétences et les connaissances nécessaires pour chaque activité. Assurez-vous que les personnes choisies peuvent assurer leur rôle et accomplir comme il se doit les tâches. Imaginons que le projet est de remettre à niveau votre site de vente. Dans ce cas, vous ferez mieux de faire appel à un designer web, un spécialiste en informatique.
- Privilégiez l’expérience et l’expertise. En fait, les personnes choisies doivent avoir une compréhension du projet et une expérience pertinente. Partons du même exemple, si vous faites appel à un designer web qui n’a jamais encore fait de site ou dont les avis ne sont pas concluants : vous risquez de perdre votre temps et votre argent.
- Trouvez des personnes qui savent communiquer et collaborer. La capacité à collaborer efficacement doit être un point crucial pour maintenir le bon déroulé du projet. En effet, chaque personne doit être en capacité d’apporter librement son avis et ses attentes dans le respect de ceux des autres.
- Trouvez des personnes engagées et motivées. En effet, la fiabilité et la disponibilité est très importante pour les rôles d’approbateur. Si vous devez motiver vos équipes ou pousser à ce qu’ils travaillent : c’est que vous n’avez pas fait le bon choix.
Quels outils utiliser pour créer une matrice RACI ?
Heureusement, de nos jours, il existe une multitude d’outils pour créer une matrice RACI. Toutefois, il y en a certaines qui se distingue des autres. De même, tous les outils ne sont pas efficaces. Voici quelques outils disponibles pour mettre en place la méthode RACI :
- Lucidchart: cette plateforme est dédiée à la création de diagrammes en ligne. En plus, elle propose des modèles de matrices RACI et permet une collaboration en temps réel.
- Asana: c’est un outil de gestion de projet qui offre des fonctionnalités pour créer des tâches à attribuer. Cependant, l’outil n’est pas conçu pour les matrices RACI.
- Microsoft excel: c’est surement l’outil le plus connu de tous. En effet, il est couramment utilisé pour créer des tableaux Mais, il peut aussi être utilisé pour créer une matrice RACI. Néanmoins, il est moins efficace pour la collaboration en temps réel.
- De nombreux sites en lignes proposent des modèles de matrices RACI. En fait, les modèles peuvent être téléchargés, personnalisés et remplis selon les besoins du projet.
monday.com est l’outil le plus efficace
La plupart des outils précédents ne sont pas mauvais. Toutefois, nous avons dénicher le meilleur outil pour vous. En effet, celui-ci rassemble tout ce dont votre entreprise aurait besoin et vous allez comprendre pourquoi.
Quelles que soient les préférences de vos équipes, Monday se présente comme le meilleur outil pour plusieurs raisons. Concrètement, Monday est une plateforme qui vous aide à centraliser tout votre travail. Par exemple, vous pouvez lui demander de centraliser vos ventes, la gestion de votre projet, de vos taches, vos opérations, vos créations, vos logiciels…
Bref, c’est LA plateforme qui vous permet de centraliser et d’organiser l’intégralité de votre travail. Cela permet de mieux organiser vos projets et améliorer votre productivité avec votre équipe. Tout est fait pour s’adapter à vos besoins. Tous vos outils et fichiers sont rassemblés sur une seule et même plateforme. De quoi avoir une vision d’ensemble claire sur tout votre travail et votre équipe. Les notifications en temps réel et les automatisations vous permettent de gagner un temps fou.
Par conséquent, Monday détrône tous les autres outils en matière de matrice RACI. Et ce pour des raisons évidentes :
- Tout votre travail est centralisé et rassemblé sur une seule et même plateforme.
- Toute votre équipe peut y avoir accès pour entrer les avancées sur les projets.
- On vous envoie des notifications en temps réel.
- Vous gagnez du temps avec les automatisations.
Vous gardez le cap grâce à une organisation claire qui vous permet d’atteindre vos objectifs plus rapidement.
Concrètement, c’est s’offrir l’opportunité de mieux travailler. Les collaborations sont renforcées et tout devient plus fluide. En plus, vous bénéficiez d’un accompagnement 7j/7, 24h/24.
Quels sont les défis d’utiliser la matrice RACI ?
Utiliser la méthode RACI présente de nombreux avantages à ne pas négliger si l’on souhaite que ses équipes collaborent au mieux. Néanmoins, utiliser la matrice RACI peut présenter certains défis qu’il est important de mettre en avant. Voici quelques défis à relever si vous vous lancer dans cette méthode :
- Résistance au changement. En effet, certaines personnes et équipes ont du mal à voir leurs habitudes chamboulées par de nouveaux outils ou méthodes de travailler. C’est pourquoi, en tant que chef d’entreprise, vous devrez trouver la meilleure façon de l’amener sur le tapis tout en les rassurant et vendant les bénéfices de cette méthode.
- Identification précise des rôles. Il peut s’avérer délicat de correctement définir les rôles. En plus, une mauvaise identification peut entrainer des malentendus.
- Maintien de la matrice à jour. Il est essentiel d’être rigoureux pour l’avancement du projet. Mais, certaines personnes ont du mal à avec l’assiduité.
- Adaptation à des situations complexes. Effectivement, certaines tâches peuvent demander du fil à retordre et certaines personnes ont du mal à travailler sous pression. Cela nécessite une implication croisée de plusieurs membres de l’équipe et ce n’est pas toujours facile.
- Gestion des conflits de responsabilités. Si plusieurs personnes se considèrent responsables, cela peut générer des conflits. Il faut à tout prix bien définir les rôles au préalable.
- Surcharge d’informations pour les rôles « Consulté » et « Informé». Pour éviter cela, il faut essayer de bien choisir quelles informations sont nécessaires d’êtres divulguées.
- Besoin de formation et de sensibilisation. L’introduction à la méthode RACI peut demander un petit temps d’adaptation pour éviter les quiproquos.
- Utilisation excessive ou inappropriée de la matrice peut entrainer une complexité inutile.
- Négligence de la dimension humaine et des compétences. La matrice RACI ne prend pas en considération les compétences spécifiques de chacun. C’est pourquoi il faut bien choisir les personnes avant de lancer la méthode.
- Manque de soutien de la direction. En effet, il arrive que la direction n’appuie pas ce genre de méthode. De quoi instaurer un manque d’engagement des équipes.
Conclusion
La matrice RACI s’avère être une méthode super efficace pour mener à bien un projet. En effet, cette méthode permet de faciliter les étapes du projet ainsi que les échanges entre les participants. Par conséquent, mettre en place la méthode RACI c’est se tenir éloigner des angoisses liées à la direction d’un nouveau projet. Mais il y a encore mieux !
L’outil monday.com facilite encore plus la matrice RACI. Grâce à cette plateforme, plus besoin de se tracasser avec le suivi du projet et l’automatisation de certaines tâches. Elle fait presque tout à votre place. De plus, la prise en main pour votre équipe se fait facilement et en un rien de temps vous êtes libéré par une organisation super fluide qui permet de conduire votre projet à bien.
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