Les 10 logiciels indispensables pour un télétravail efficace !

Grâce au numérique, nous sommes de plus en plus à pouvoir travailler à distance du bureau et cela est plutôt une bonne chose. En effet, plus d’un français sur deux travaille occasionnellement depuis son domicile, car nombreuses sont les entreprises qui voient en cette méthode un gain de productivité et de rétention de ses collaborateurs. L’augmentation des autoentrepreneurs, la grève des transports et les épidémies comme le coronavirus favorisent également cette tendance.

Cependant, le télétravail peut être à double tranchant.

Une mauvaise organisation et des outils inadaptés peuvent conduire le télétravail en réelle perte financière pour votre entreprise.

Vous découvrirez dans cet article comment créer un réel espace de télétravail, les outils à utiliser et les méthodes pour un télétravail réussi !

Règles générales du télétravail

Votre espace de travail et votre planning

Créer un espace de travail défini est essentiel. Il peut s’agir d’un bureau, d’une pièce dédiée, mais vous devez vous forcer à travailler ailleurs que sur le canapé ou sur la table à manger. Cela permettra de couper réellement à la fin de journée et de vous concentrer plus facilement sur votre travail.

Il est également important d’avoir une installation correcte : une connexion internet stable, un ordinateur rapide, une bonne chaise et de la lumière. Il n’y a rien de plus improductif que des coupures internet sur un PC exploitant Windows 7 en étant assis sur une chaise en bois dans une pièce noire …

Construisez donc votre espace de travail avant de vous lancer dans le télétravail, cela vous permettra de dissocier votre maison/bureau et de travailler dans de bonnes conditions.

La gestion du temps au cœur du télétravail

Il est difficile de rester concentré lorsqu’on travaille de chez soi. Pour rester focus, planifiez votre journée. Si vous travaillez habituellement de 9h à 17h au bureau, gardez ces horaires de travail. Ne commencez pas avant ou après, faites des pauses et déjeunez convenablement. Essayez au maximum de dupliquer vos habitudes du bureau à la maison.

Ne vous laissez pas interrompre par votre enfant toutes les 3 minutes ou par le téléphone de la maison. Essayez d’appliquer des règles strictes lorsque vous êtes en télétravail afin de garder une rigueur et une productivité dans votre travail.

Arrêtez de travailler aux mêmes horaires qu’à votre bureau, même si vous êtes déjà chez vous et que vous n’avez pas à faire le trajet de retour, stoppez à l’heure habituelle pour garder un rythme régulier.

Tips : si vous souhaitez être un as de la productivité, utilisez des pomodoros. La méthode consiste à travailler de manière focalisée pendant 25 minutes puis d’appliquer une pause de 5 minutes après chaque période. Toutes les 2 heures, vous pouvez faire une pause plus longue d’environ 20 minutes.

Utilisez ce logiciel pour ne plus jamais être perturbés par vos emails, notifications, appels…. : Pomodoro timer.

Les logiciels et outils à utiliser pour le télétravail

Avant d’aborder la partie logiciel, il est important de dissocier ces outils pro et perso. Utilisez un téléphone professionnel lorsque vous êtes en télétravail, cela vous permettra de couper une fois la journée terminée, mais également de ne pas être perturbé par des appels perso pendant votre travail. De la même façon, favoriser un ordinateur portable professionnel à l’ordinateur fixe de votre maison.

Utilisez également un VPN pour sécuriser votre travail avec le reste des équipes en télétravail.

Les logiciels de communication

Maintenir le lien avec vos collègues en temps réel est un facteur important pour un télétravail efficace. Pour cela, vous pouvez utiliser les logiciels suivants :

Slack : propose une formule gratuite et vous permettra d’organiser vos communications par canaux. L’outil peut également être intégré à de nombreux logiciels et vous permettra de rester informés sur les mises à jour de chaque collaborateur.

Teams (Microsoft) : concurrent direct de Slack, propose également une version gratuite. Il vous permettra de discuter par équipe, partager vos documents, intégrer vos fichiers partagés sur OneDrive et de modifier l’ensemble des documents Word, Excel de manière collaborative en temps réel. Le logiciel dispose également d’un module de visioconférence et d’appels.

Les logiciels de gestion de projet

monday.com : formidable outil de gestion de projet, monday vous permettra de suivre l’ensemble de vos projets dans les différents pôles de votre entreprise : suivi des clients, suivi des développements, suivi des recrutements et listing de tâches. En plus d’avoir une interface très visuelle, ce logiciel est très simple d’utilisation, une formation d’une à deux heures permettra à vos équipes de l’utiliser dans de bonnes conditions.

Si vous souhaitez vous former sur le logiciel monday.com, n’hésitez pas à consulter. Nous proposons des formations pour tous les niveaux, et qui abordent tous les sujets : du plus simple au plus complexe.

Asana : cet outil est très performant pour la gestion de vos divers projets. Organisez vos tâches et sous tâches sous forme de listes ou de tableau Kanban pour suivre les échéances et les personnes assignées sur un projet. Asana possède une version gratuite, donc n’hésitez pas à le tester rapidement !

Les logiciels CRM

Hubspot : une référence dans les outils CRM, Hubspot vous permettra de gérer vos contacts, suivre les activités sur votre site web, envoyer des emails marketing et bien plus encore. Le logiciel CRM est totalement gratuit sans limites d’utilisateurs.

monday.com :  nous retrouvons une fois de plus cet outil. Eh oui, Monday.com n’est pas seulement un logiciel de gestion de projets, il peut être également utilisé pour suivre vos prospects/clients. Intégré à vos logiciels favoris (Gmail, Mailchimp, Gdrive…) il vous permettra de suivre l’avancée de vos pipes commerciaux et de regrouper vos emails sur une fiche client automatiquement.

Pipedrive : logiciel spécialisé dans la gestion de la relation client (GRC), Pipedrive vous facilitera vos étapes de ventes. La vue principale de l’outil est une vue Kanban, ce qui vous permettra d’organiser vos clients très simplement. Une version d’essai est disponible pendant 14 jours avant de passer en version payante. 

La création et le partage de documents

Office 365 : la suite d’outils de chez Microsoft indispensable si vous travaillez sous Excel et Word. En plus de posséder la dernière version de ces outils, cela vous permettra de travailler avec vos collègues en temps réel sur le même document. Supprimez les allez-retour d’emails et travaillez de manière collaborative. Avec l’offre office 365 Business Premium (10,50€ HT/utilisateurs par mois), vous disposez également d’Outlook, PowerPoint et des services OneDrive, Exchange, Sharepoint et Teams qui vous permettrons de rester connecté avec vos collègues à n’importe quel moment sur n’importe quel support.

Gsuite : si vous êtes un fan inconditionnel de Google, pourquoi ne pas héberger votre nom de domaine ainsi que vos emails, vos documents, vos contacts directement sur l’offre Gsuite ? Travaillez avec vos collègues en temps réel sur le même document grâce à Google Sheet ou Google Doc.

Appel à distance et visio-conférence

Zoom : l’outil gratuit de conférence par excellence, Zoom vous donnera la possibilité de faire des réunions visio en ligne avec l’ensemble de vos collègues. Intégrez Zoom à votre agenda et rejoignez jusqu’à 1000 participants en vidéo.

Teams : si vous disposez de la suite Office ou non, Teams (gratuit) vous permettra d’organiser vos conférences et réunions en ligne. Partagez vos écrans et travaillez de manière collaborative, mais pas que, l’outil vous apportera un vrai support pour échanger vos documents, discuter dans des canaux et réagir aux messages de vos équipes.

Les autres logiciels indispensables pour le télétravail

Dashlane : nous vous en avons déjà parlé dans un précédent article, Dashlane est l’outil ultime pour gérer les mots de passe de votre organisation. Partagez les accès à vos équipes et administrez leurs droits. Plus besoin de taper son mot de passe pour accéder aux outils de votre en entreprise, un formidable gain de temps et de sécurité.

Crisp : vous souhaitez mettre en place un système simple de service client en ligne ? Crisp est là pour répondre aux entreprises proches de leurs clients. L’outil dispose d’une offre gratuite jusqu’à 2 agents inclus. 

Zendesk : le SAV est au coeur de votre métier ? Créez une meilleure expérience client grâce à Zendesk. En plus d’être un formidable outil de support, une option CRM est disponible afin de faciliter le suivi de vos clients.

Astuce : Il est peut-être temps de reprendre un peu de formation. Pourquoi ne pas développer une compétence pendant votre temps libre sur différents sujets qui vous intéressent ?

Pour cela, n’hésitez pas à faire un tour sur Udemy; il existe de nombreuses formations dans tous les domaines digitaux. Nous avons également une formation en ligne pour les personnes souhaitant mettre en place monday.com.

En espérant que ces méthodes et ces logiciels vous aident à mettre en place un télétravail efficace, l’équipe de tiilt.io reste à votre disposition si vous souhaitez être accompagnés sur la mise en place de ces outils.

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