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Fiche projet : Clé d'une gestion de projet efficace
Afin de mener à bien le projet et d’atteindre les objectifs prédéfinis, il est nécessaire de structurer correctement le cadre du projet. Il existe pour cela un outil très utile : la fiche projet. Une fiche projet, c’est en quelque sorte une liste d’ingrédients pour une bonne recette de cuisine. Il ne suffit pas de connaître simplement les étapes de préparation et de cuisson, mais l’on doit immédiatement comprendre ce que cela signifie. Dans cet article, nous découvrirons que la fiche projet est l’un des éléments très crucial de la gestion de projet : en centralisant les données essentiels, elle aide chaque équipe à être beaucoup plus efficaces et surtout fluides.
Dans le cadre de la gestion de projet, l’élaboration d’une fiche projet s’inscrit souvent dans une approche méthodologique rigoureuse telle que le cycle en V. Celui-ci permet une visualisation claire des étapes de validation et de vérification à chaque phase du projet.
Qu’est-ce qu’une fiche projet ?
Une fiche de projet est un document contractuel d’une à deux pages maximum qui décrit brièvement le projet, ses objectifs, les résultats souhaités, les exigences et les travaux à effectuer dans le cadre du projet.
Une fiche de projet peut également être appelée résumé de projet, fiche de description de projet, argumentaire de projet, résumé de projet ou encore description de projet.
Pour rester lisible pour toutes les parties prenantes, le résumé du projet ne doit pas dépasser 2 pages et doit contenir toutes les informations nécessaires à la compréhension du projet et de sa vue d’ensemble. La création d’une fiche projet encourage le travail collaboratif en rassemblant toutes les parties prenantes autour d’une vision commune et d’objectifs partagés.
La fiche projet est donc une synthèse des informations contenues dans la charte du projet ou la description du cadre. Une personne extérieure au projet qui lit cette fiche doit être capable de comprendre les tenants et les aboutissants du projet et pourquoi il existe.
Ce document est contractuel tant qu’il existe, au même titre que la charte du projet. Cependant, bien que la création d’une fiche de description de projet soit recommandée, la création d’une fiche de projet n’est pas obligatoire.
Différence qui existe entre fiche projet et note de cadrage
- Une fiche projet est un document qui résume le projet de manière claire et concise, d’une à deux pages maximum.
- Une note de cadrage est un document contractuel obligatoire qui détaille les raisons, les objectifs, la portée et tous les éléments nécessaires à la compréhension du projet.
Différence entre la fiche de projet et la charte de projet
- La fiche projet est un document facultatif résumant le projet, d’une à deux pages au plus.
- La charte de projet est un document contractuel obligatoire qui apporte la lumière sur les détails du projet : objectifs, portée, limites et tous les éléments nécessaires à la compréhension du projet.
Différences entre fiche projet et plan projet
- La fiche projet fait de manière précise et résumée la description du projet, sur une à deux pages au plus .
- Le plan projet quant à lui apporte des précisions sur l’ensemble des travaux à effectuer lors de la phase de réalisation du projet afin de parvenir à atteindre les objectifs prédéfinis.
Critères clés
Voici les critères que vous devez garder à l’esprit lors de la rédaction de votre description de projet :
Vous devez avoir une vision claire du projet que vous entreprenez. Tout, de son objectif à sa portée, doit être décrit de manière à ce que votre lecteur n’ait aucune question une fois qu’il a fini de lire le document.
Vous devez décrire le projet de la manière la plus simple possible. Cependant, n’omettez aucun détail important et ne parlez jamais d’autres projets ou événements sans rapport. Le document doit être un instantané de l’ensemble de l’activité.
Vous devez inclure tout ce qu’il faut savoir sur votre projet dans sa description. Bien sûr, il ne faut pas que cela divague, mais tous ceux qui le lisent devraient avoir une idée précise de ce que vous envisagez de faire.
Vous ne devez inclure que des données pertinentes et mises à jour dans votre description. Tout ce que vous écrivez doit avoir un sens par rapport à l’objectif de votre projet.
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Pourquoi rédiger une fiche de projets ?
Vous vous posez certainement la question de savoir à quoi cela sert-il de rédiger une fiche projet. En effet, planifier ne suffit-il pas ?
Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, tout le monde ne dispose pas de temps ou le besoin d’analyser toutes les données en détail. L’idée est de pouvoir avoir une vue d’ensemble des objectifs et comprendre leur pertinence.
Les outils de gestion de projet permettent le suivi du projet et vous aident à intégrer de grandes quantités d’informations critiques : votre équipe identifie clairement qui fait quoi et quand.
Les plateformes collaboratives facilitent l’automatisation des tâches répétitives, améliorant ainsi l’efficacité globale du projet
Cependant, votre brief de projet est moins approprié pour les membres de l’équipe travaillant activement sur le projet et plus approprié pour les parties prenantes extérieures au projet qui souhaitent avoir un aperçu général du projet et comprendre rapidement son importance.
Un pitch de projet efficace donne à chaque participant un aperçu général de l’organisation du projet sans entrer dans les détails. En d’autre terme, c’est la carte d’identité de votre projet !
Par ailleurs, rédiger une fiche projet vous offre une visibilité complète. En effet, une fiche de projet, lorsqu’elle est créée avec un logiciel de gestion de projet complet , vous offre une visibilité à 360 degrés tout au long du cycle de vie du projet. En tant que chef de projet, vous avez besoin d’une source unique d’informations sur les membres de l’équipe et leurs tâches, la portée, les objectifs et le calendrier du projet. Une fiche de projet vous donne cette visibilité et aide les équipes à rester sur la bonne voie.
Une fiche projet stimule l’engagement et la productivité. En d’autre terme plus clair, une fiche de projet bien rédigé clarifie la manière dont les contributions de chaque membre de l’équipe s’inscrivent dans la portée plus large du projet et s’alignent sur les objectifs de l’entreprise. Lorsque les employés voient l’impact direct de leur travail sur la croissance de l’organisation, cela génère l’adhésion et stimule l’engagement , ce qui est essentiel au succès d’un projet.
Quand rédiger une fiche projet ?
Le sponsor et le commanditaire de projet sont responsables de la rédaction du formulaire de projet. En pratique, c’est généralement le chef de projet qui travaille en étroite collaboration avec le chef de projet pour rédiger le brief après sa réception.
Dans tous les cas, lorsque la fiche de synthèse du projet implique deux personnes différentes, la fiche de synthèse du projet doit être vérifiée par le porteur et/ou le sponsor du projet.
Ceci est ensuite communiqué aux acteurs clés du projet afin que le même niveau d’information soit partagé avec tout le monde.
Une fiche projet est un document concis qui décrit le projet et est élaboré pendant les phases d’initialisation et de cadrage du projet.
Une fois vérifié, ce document sert de preuve de naissance du projet, constatant la fin de la phase d’initialisation et le commencement de l’étape de préparation du projet.
Comment rédiger une fiche projet réussie ?
La réalisation d’une fiche projet requière une approche méthodique pour assurer sa pertinence et son efficacité. Voici un exemple de la façon d’écrire cette fiche :
La rédaction d’une fiche de projet est une pratique clé dans l’élaboration de plans et de tâches. Rédiger une fiche projet offre une vue d’ensemble très précise tout en restant simple et compréhensible. La fiche de projet est un outil important pour établir une base de projet, communiquer efficacement avec le personnel concerné et garantir une gestion transparente et réussie.
Comment améliorer votre fiche projet ?
Pour réaliser une fiche projet très appréciée et pertinente , voici quelques bonnes pratiques à ne pas ignorer :
- Suivez la même procédure que la charte de projet.
Cela facilitera la lecture par les parties prenantes de la charte de projet et de la fiche de projet puisque les deux documents ont la même structure.
- Simplifier les choses au maximum, quitte à les vulgariser.
Afin de contenir les détails sur 1 à 2 pages, vous devez tout condenser. Servez-vous des mots et des concepts simples et évitez autant que possible les acronymes et le jargon technique ou commercial.
- Rédigez au préalable votre description de cadre ou votre charte de projet.
Cela vous fera gagner du temps au lieu de faire l’inverse de rédiger d’abord une fiche de synthèse de projet avant de développer différents concepts.
- Relisez avant de soumettre.
Conseil général qui s’applique à tous les documents de projet, mais est particulièrement important pour ce document de projet car la fiche de projet peut être contractuelle. Vous devez donc vous assurer qu’aucune erreur typographique n’est commise ou qu’aucun élément n’est oublié.
- Faire vérifier formellement le document par le porteur du projet ou le sponsor.
Par conséquent, la vérification sans réserve de la fiche de projet marque officiellement le début du projet et le passage à la phase de préparation et de planification. Intégrer un planning projet détaillé dans la fiche permet d’avoir une perspective temporelle sur la réalisation des objectifs.
L’élaboration d’une fiche projet claire et bien structurée stimule la productivité en clarifiant les responsabilités et en éliminant les ambiguïtés. Incorporer des techniques comme le storymapping peut enrichir la fiche projet en offrant une représentation narrative des fonctionnalités et des tâches, facilitant ainsi la compréhension globale du projet.
Exemple fiche projet
1) Posez la problématique du projet ou le besoin auquel il répond
Commencez par expliquer pourquoi ce document et le projet qu’il représente est important. Prenez le temps de décrire le problème, y compris toute recherche effectuée ou les commentaires reçus des clients.
Disons que vous travaillez pour une entreprise qui fabrique des montres. Votre projet ? Concevez une montre plus simple et moins chère qui séduira à la fois les acheteurs de luxe et les nouvelles catégories de clientèle.
Exemple :
Les derniers retours clients montrent que 52 % des consommateurs déclarent vouloir des versions plus simples et moins chères de nos produits. Dans une enquête menée auprès des personnes ayant choisi des montres concurrentes, 87 % ont mentionné le prix.
Afin de mieux servir nos clients existants et de nous développer sur de nouveaux marchés, nous devons développer une gamme de montres pouvant être vendues à un prix adapté à notre marché cible.
2) Écrivez les pistes proposées ou les objectifs du projet
Votre question a été posée, trouvez maintenant la solution. Contrairement à un résumé ou à un aperçu, vous devez utiliser une approche prescriptive pour présenter votre solution : efforcez-vous de convaincre le lecteur que votre solution est correcte.
Vous rédigez une feuille de travail lors d’un nouveau projet : ne pas pouvoir afficher tous les livrables et les jalons n’est donc pas un problème. C’est cependant une bonne occasion de définir largement les phases du projet (budget prévisionnel, dates de livraison, mise en œuvre, etc.).
Avant de commencer à rédiger votre résumé, pensez à créer une feuille de route de projet.
Exemple :
La nouvelle gamme de montres que nous vous proposons sera 20 % moins chère que nos produits actuels les plus économiques, potentiellement 40 % ou plus, selon le matériau et le mouvement. Pour pouvoir proposer ces prix :
Nous proposerons des montres fabriquées à partir de nouveaux matériaux dont le silicone ou le bois
Nous choisirons un mouvement à quartz de haute qualité plutôt qu’un mouvement automatique avec un mécanisme maison
Nous proposerons des bracelets personnalisables axés sur le choix et la flexibilité par rapport aux styles de luxe traditionnels.
Veuillez noter que chaque montre sera toujours soumise à un contrôle de qualité strict afin de maintenir la même excellence et la même précision de chronographe exceptionnelles que nos produits actuels.
3) Décrivez brièvement la valeur ajoutée de la solution proposée
Vous commencez à découvrir les avantages des solutions avancées et les améliorations qu’elles peuvent apporter dès le début de la synthèse. Quels sont les résultats espérés, le cas échéant ? Vous devez inclure toutes les informations financières pertinentes dans cette section, ainsi que la gestion des risques ou le profit potentiel du projet.
Vous devez également lier ce projet aux objectifs ou OKR de l’entreprise. Comment ce travail soutient-il les objectifs de votre entreprise ?
Exemple :
En proposant de nouvelles offres 20 à 40 % moins chères que nos options actuelles les plus économiques, nous espérons entrer sur le marché des montres casual tout en continuant à développer notre marque de luxe.
Ces nouvelles montres vont nous permettre d’atteindre l’objectif 3 de l’exercice 22 : développer la marque. Ces nouveaux produits peuvent générer jusqu’à 3 millions d’euros de revenus par an, et les recettes nous aideront cette fois à atteindre notre objectif principal pour l’exercice 2022 : apporter un profil annuel de 7 millions d’euros.
Les premiers retours des clients suggèrent que les options les moins chères n’ont pas d’impact sur la valeur ou le prestige de la marque de luxe. Il s’agit cependant d’un risque qui doit être pris en compte dès la phase de conception. Pour atténuer ce risque, l’équipe marketing produit commencera à développer la stratégie de mise sur le marché six mois avant le lancement effectif.
4) Et conclut en soulignant la pertinence de l’initiative proposée
Vous avez fourni tous les données importantes à l’équipe de direction. Cette partie ultime est une belle opportunité de l’aider à mieux comprendre l’impact et la valeur de ce projet pour la société. Quels sont les éléments importants que vos managers doivent garder ?
Exemple :
Des offres moins chères et plus diversifiées nous aident non seulement à pénétrer de nouveaux marchés, mais également de développer et de promouvoir notre marque. En nous concentrant sur ces nouveaux produits et en anticipant la demande de montres abordables, nous espérons augmenter notre part de marché de 2 % par an.
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Comment monday work management vous aide dans la rédaction d’une fiche projet ?
Les outils de planification de projet sont devenus un outil précieux pour les chefs de projet ces dernières années, car ils leur offrent la possibilité de maintenir et d’automatiser les composants décrits ci-dessus. monday work management est un excellent outil pour faciliter les processus de gestion de projet tels que l’élaboration du calendrier, la gestion d’équipe, l’estimation des coûts, l’allocation des ressources et la surveillance des risques. Les tableaux de bords offerts par des outils comme monday work management permettent une visualisation instantanée de l’état d’avancement et des performances du projet.
Au-delà de cela, monday work management permet également aux gestionnaires de surveiller et de suivre leur plan tout au long de la phase d’exécution du projet. Ces fonctionnalités incluent des tableaux de bord, pour une vue d’ensemble de l’avancement et des performances du projet, ainsi que des rapports détaillés qui peuvent être utilisés pour communiquer avec les parties prenantes.
Avec monday work management, vous disposez de logiciels de planification de projet disponibles dans des tailles et des formes différentes. Certains se concentrent sur un seul aspect et d’autres offrent une suite de fonctionnalités de planification pouvant être utilisées dans chacune des étapes de planification du projet. Ce qui convient à votre projet dépend de vos besoins spécifiques, mais d’une manière générale, monday work management est un outil beaucoup plus puissant que les modèles de planification de projet .
Conclusion
Les synthèses constituent un moyen parfait pour tenir vos collaborateurs au courant des récentes mises à jour de votre projet. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Rédigez un résumé si de nombreuses parties prenantes souhaitent comprendre rapidement le besoin que votre projet répond et pourquoi il est important. C’est la solution parfaite qui vous permettra de donner à vos collaborateurs les renseignements dont ils ont besoin.
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