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Logiciel de Facturation, optimisez la gestion de votre entreprise
Depuis la nuit des temps, “comptabilité” et “facturation” riment avec “ennuyeux”.En effet, la facturation est un vrai casse-tête de la gestion financière. Cependant, c’est une étape essentielle dans la bonne gestion de votre entreprise et dans sa réussite, et ce, peu importe sa taille. Que votre entreprise soit petite, moyenne ou grande, la facturation restera un des fers de lance de la gestion de votre entreprise.
Aujourd’hui, chez tiilt.io, nous voulons vous partager nos meilleurs tips sur les logiciels de facturation pour que vous puissiez les appliquer sur votre entreprise.
Premièrement, nous vous expliquerons ce qu’est un logiciel de facturation et comment en adopter un. Puis, nous vous montrerons pourquoi ils sont indispensables pour votre entreprise. Pour terminer l’article, nous vous présenterons Pennylane, une solution pour en finir avec vos problèmes de facturation.
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation
Un logiciel de facturation n’est ni plus ni moins qu’un software. Son but, c’est de simplifier et automatiser le processus de facturation de votre entreprise. C’est-à-dire la création de factures avec vos informations, celles du client, ainsi que l’envoi et le suivi de ces dernières.
Ces logiciels permettent aussi de générer des rapports financiers pour vous aider dans vos prises de décision. C’est donc un outil tout-en-un qui vous fera certainement gagner du temps
Comment mettre en place un logiciel de facturation
Désormais, vous savez à quoi sert un logiciel de facturation. Il est maintenant temps de l’installer. Voici comment :
Commencez par vous demander quels sont vos propres besoins. Pour choisir le logiciel qui convient le mieux, regardez le nombre de factures que vous éditez par mois, les différentes prestations que vous vendez, etc. Cette étape passe par une analyse simple : taille de votre entreprise, type de bien vendus, types de clients.
Ensuite, formez votre personnel à l’utilisation d’un logiciel adéquat et personnalisez-le avec les informations de votre entreprise.
Enfin, assurez-vous de l’intégrer sur votre CRM.
Une fois le logiciel installé, vous pouvez pourquoi pas faire des tests afin de vérifier que tout le processus de facturation de A à Z fonctionne correctement. Une fois OK, assurez-vous de former vos collègues à son utilisation et de créer un e-learning pour vos nouveaux employés dans le futur.
Cela vous permettra de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité de votre gestion financière. C’est également essentiel pour respecter les obligations légales de facturation (nous y reviendrons tout à l’heure).
Les fonctionnalités clés d'un bon logiciel de facturation
Voici les principales fonctionnalités que vous devriez rechercher dans un logiciel de facturation:
Création et Personnalisation des Factures
Un bon logiciel de facturation vous permet de créer rapidement des factures détaillées et professionnelles et de les personnaliser avec votre logo, vos coordonnées bancaires (IBAN entreprise, SWIFT, adresses etc.., et d’autres détails spécifiques à votre entreprise (émetteur de la facture, adresse email, détails…).
Le bon suivi des paiements et relances automatiques de paiement
Il est important de suivre les paiements en attente et d’envoyer des rappels automatiques aux clients en retard de paiement. Cette fonctionnalité vous permet de vérifier que vous maintenez un flux de trésorerie stable.
La gestion du fichier clients et fournisseurs
Un logiciel de facturation efficace devrait vous permettre de gérer facilement votre liste de clients et de fournisseurs, enregistrant leurs coordonnées et l’historique des transactions.
L’intégration comptable et l’export de vos données
Pour simplifier la comptabilité, optez pour un logiciel de facturation capable de s’intégrer à votre système comptable actuel et d’exporter les données dans un format Excel
Reporting et analyse de données
Les rapports financiers et les analyses de données sont essentiels pour évaluer la santé financière de votre entreprise. Recherchez un logiciel offrant des fonctionnalités de reporting avancées.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
“Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?”
Cette question revient souvent lorsque l’on veut imposer un nouveau logiciel dans notre entreprise. Les personnes les plus âgées et les moins habituées n’ont pas envie de bousculer leurs habitudes et d’utiliser un outil compliqué. Il faut donc leur simplifier ce changement.
Cela revient à se poser la question suivante : pourquoi est-il bien plus efficace de payer un logiciel plutôt que de tout faire à la main comme on a toujours fait ?
Le gain de productivité : dites-vous que tout ce que vous deviez faire à la main sera fait automatiquement par le logiciel. Remplir les informations du client, la prestation de service ou les produits vendus, et remplir les informations de votre entreprise… Tout ça, c’est du passé
La richesse de ses fonctionnalités : les logiciels de facturation modernes offrent une gamme de fonctionnalités premium, allant de la gestion des stocks au suivi des dépenses. Ils sont de véritables couteaux suisses pour votre gestion financière.
Pour sa simplicité d’utilisation : les solutions payantes sont très intuitives à utiliser. Cela va rassurer vos stagiaires et ceux qui ont plus de mal avec l’utilisation de nouveaux outils web. Pas besoin de perdre du temps ou d’être un expert-comptable pour créer de bonnes factures si on a un bon logiciel.
Sa sécurité et sa conformité : un logiciel de facturation va aussi se conformer aux réglementations en vigueurs. La sécurité est aussi le fer de lance de ces logiciels. Ils savent qu’il est important pour vous de donner confiance à vos clients et de garantir la protection de vos données confidentielles et financières. Ainsi, la majorité des logiciels de facturation garantissent tout cela.
La lutte contre la fraude fiscale : la détection des signes de fraude est un élément essentiel et obligatoire de toute entreprise. Bien que rares soient les cas de fraude, les logiciels sont là pour vous prévenir. Les logiciels de facturation sont dotés de mécanismes pour repérer les transactions suspectes.
L’évolution de vos postes et votre entreprise : en utilisant un logiciel de facturation, vous pouvez passer d’un poste de comptable axé sur les tâches administratives à un rôle de pilotage stratégique financier, contribuant activement à la croissance de votre entreprise.
Bientôt obligé d’avoir un logiciel de facturation ?
À partir de 2024, la loi des finances impose de nouvelles obligations en matière de facturation. Cette loi a pour but, entre autres, de lutter contre la fraude à la TVA.
Cela servira également à simplifier les obligations fiscales et à améliorer la prise de conscience des entreprises. Toutes les opérations entre entreprises sujettes à la TVA en France sont concernées par la loi des finances.
Non seulement les factures électroniques sont plus pratiques, mais elles deviendront obligatoires. Avoir un logiciel de facturation va donc devenir essentiel. Profitez-en et mettez-vous à jour dès maintenant.
Nouvelles Mentions Légales obligatoires
Dès 2024, les factures devront inclure le numéro SIREN, l’adresse de livraison, le type d’opérations et le mode de paiement de la TVA. Un cachet électronique qualifié devra également être utilisé, et les factures devront être conservées pendant 6 ans.
La solution évidente : Pennylane, le logiciel le plus efficace du marché
Pennylane se positionne comme la solution de facturation électronique par excellence. Voici comment elle peut simplifier vos opérations de facturation :
Suivez les paiements simplement : Consultez le statut de vos factures en temps réel depuis votre tableau de bord.
Plus besoin de plonger dans des piles de papiers ou d’attendre anxieusement que les chèques arrivent. Avec notre tableau de bord convivial, vous pouvez suivre en temps réel le statut de toutes vos factures.
D’un simple clic, vous accédez à une vue d’ensemble de vos flux financiers, vous indiquant quelles factures ont été réglées, lesquelles sont en attente, et celles qui nécessitent un suivi.
Piloter et visualiser votre trésorerie facilement
Pennylane vous offre ce niveau de contrôle. Il vous permet de piloter et de visualiser votre trésorerie avec aisance. Vous pouvez anticiper les flux de trésorerie à venir, identifier les périodes de pic et de creux, et prendre des décisions éclairées pour maintenir votre entreprise sur la bonne voie.
Grâce à des graphiques clairs et des tableaux de bord interactifs, vous aurez une compréhension approfondie de votre situation financière en un coup d’œil. Fini les suppositions et les inquiétudes, place à la confiance et à la sérénité dans la gestion de votre trésorerie.
Facturez-en un instant : Éditez et personnalisez vos devis, puis transformez-les en factures en un seul clic.
Pennylane simplifie le processus de facturation du début à la fin. Vous pouvez créer des devis professionnels en quelques minutes, en ajoutant votre logo, en détaillant les produits ou les services proposés, et en définissant des conditions de paiement.
Une fois que votre client accepte le devis, un simple clic transforme instantanément le devis en une facture prête à être envoyée. Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et assurez un suivi précis de chaque transaction financière.
Testez Pennylane maintenant !
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