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Tout savoir sur les logiciels de télétravail et faire sont choix
Grâce au numérique, nous sommes de plus en plus à pouvoir travailler à distance du bureau et cela est plutôt une bonne chose. En effet, plus d’un Français sur deux travaille occasionnellement depuis son domicile, car nombreuses sont les entreprises qui voient en cette méthode un gain de productivité et de rétention de ses collaborateurs. L’augmentation des autoentrepreneurs, la grève des transports et les épidémies comme le coronavirus favorisent également cette tendance.
Cependant, le télétravail peut être à double tranchant.
Une mauvaise organisation et des outils inadaptés peuvent conduire le télétravail en réelle perte financière pour votre entreprise.
Vous découvrirez dans cet article comment créer un réel espace de télétravail, les outils collaboratifs à utiliser et les méthodes pour un télétravail réussi !
Les règles générales du télétravail
Votre espace de travail et votre planning
Créer un espace de travail défini est essentiel. Il peut s’agir d’un bureau, d’une pièce dédiée, mais vous devez vous forcer à travailler ailleurs que sur le canapé ou sur la table à manger. Cela vous permettra créer une vraie coupure à la fin de journée et de vous concentrer plus facilement sur votre travail.
Il est également important d’avoir une installation correcte : une connexion internet stable, un ordinateur rapide, un bon fauteuil et de la lumière. Il n’y a rien de plus improductif que des coupures internet sur un PC exploitant Windows 7 en étant assis sur une chaise en bois dans une pièce noire.
Construisez donc votre espace de travail avant de vous lancer dans le télétravail, cela vous permettra de dissocier votre maison/bureau et de travailler dans de bonnes conditions.
La gestion du temps au cœur du télétravail
Il est difficile de rester concentré lorsqu’on travaille de chez soi. Pour rester concentré, planifiez votre journée. Si vous travaillez habituellement de 9h à 17h au bureau, gardez ces horaires de travail. Ne commencez pas avant ou après, faites des pauses et déjeunez convenablement. Essayez au maximum de dupliquer vos habitudes du bureau à la maison.
Ne vous laissez pas interrompre par votre enfant toutes les 3 minutes ou par la moindre notification de votre téléphone. Essayez d’appliquer des règles strictes lorsque vous êtes en télétravail afin de garder une rigueur et une productivité dans votre travail.
Arrêtez de travailler aux mêmes horaires qu’à votre bureau, même si vous êtes déjà chez vous et que vous n’avez pas à faire le trajet de retour, arrêtez à l’heure habituelle pour garder un rythme régulier.
L’astuce tiilt.io : Si vous souhaitez être un as de la productivité, utilisez des pomodoros. La méthode Pomodoro consiste à travailler de manière focalisée pendant 25 minutes puis d’appliquer une pause de 5 minutes après chaque période. Toutes les 2 heures, vous pouvez faire une pause plus longue d’environ 20 minutes.
Rendez-vous sur le site Pomofocus pour appliquer la méthode Pomodoro et ne plus jamais être perturbé par vos emails, notifications et appels.
Top des logiciels et outils à utiliser pour le télétravail
Avant d’aborder la partie logicielle, il est important de dissocier ces outils professionnels et personnels. Utilisez un téléphone professionnel lorsque vous êtes en télétravail, cela vous permettra de plus facilement couper une fois la journée terminée, mais également de ne pas être perturbé par des appels personnels pendant votre travail. De la même façon, favorisez un ordinateur portable professionnel à l’ordinateur fixe de votre maison.
Utilisez également un VPN pour sécuriser votre travail avec le reste des équipes en télétravail.
Les meilleurs logiciels de télétravail (communication)
Maintenir le lien avec vos collègues en temps réel est un facteur important pour un télétravail efficace. Pour cela, vous pouvez utiliser les logiciels suivants :
Slack
Propose une formule gratuite et vous permettra d’organiser vos communications par canaux. L’outil peut également être intégré à de nombreux logiciels et vous permettra de rester informés sur les mises à jour de chaque collaborateur. Chez tiilt.io, c’est le logiciel collaboratif de communication que nous utilisons quotidiennement, nous vous encourageons à le tester si vous êtes à la recherche d’un logiciel complet et facile à prendre en main.
Microsoft Teams
Concurrent direct de Slack, propose aussi une version gratuite. Il vous permettra de discuter par équipe, partager vos documents, intégrer vos fichiers partagés sur OneDrive et de modifier l’ensemble des documents Word, Excel de manière collaborative en temps réel. Le logiciel dispose aussi d’un module de visioconférence et d’appels.
Les logiciels de télétravail (gestion de projet)
monday.com
Formidable outil de gestion de projet, le work OS monday.com vous permettra de suivre l’ensemble de vos projets dans les différents pôles de votre entreprise : suivi des clients, suivi des développements, suivi des recrutements et listing de tâches. En plus d’avoir une interface très visuelle, ce logiciel est très simple d’utilisation, une formation d’une à deux heures permettra à vos équipes de l’utiliser dans de bonnes conditions.
Si vous souhaitez vous former sur le logiciel, n’hésitez pas à nous contacter. Nous proposons des formations monday.com pour tous les niveaux, et qui abordent tous les sujets : du plus simple au plus complexe.
Asana
Cet outil est très performant pour la gestion de vos divers projets. Organisez vos tâches et sous tâches sous forme de listes ou de tableau Kanban pour suivre les échéances et les personnes assignées sur un projet. Asana possède une version gratuite, donc n’hésitez pas à le tester rapidement !
Les logiciels télétravail (CRM)
Hubspot
Une référence des outils CRM, Hubspot vous permettra de gérer vos contacts, suivre les activités sur votre site web, envoyer des emails marketing et bien plus encore. Le logiciel CRM est totalement gratuit sans limites d’utilisateurs.
monday.com
Nous retrouvons une fois de plus cet outil. Eh oui, le Work OS n’est pas seulement un logiciel de gestion de projets, il peut également être utilisé en tant que CRM. Grâce à toutes ses intégrations, retrouvez tous vos logiciels favoris comme Gmail, MailChimp, Google Drive et bien d’autres. Il vous permettra de suivre l’avancée de vos pipelines commerciaux et de regrouper vos emails sur une fiche client automatiquement.
Pipedrive
Logiciel spécialisé dans la gestion de la relation client (GRC), Pipedrive facilite vos étapes de ventes. La vue principale de l’outil est une vue Kanban, ce qui vous permet d’organiser vos clients très simplement. Une version d’essai est disponible pendant 14 jours avant de passer en version payante.
Les logiciels de création et partage de documents
Google Workspace
Si vous êtes un fan inconditionnel de Google, pourquoi ne pas héberger votre nom de domaine ainsi que vos emails, documents et contacts directement sur l’offre Google Workplace ? Profitez d’outils de travail collaboratif pour accomplir vos différentes tâches en temps réel sur les mêmes documents, Google Sheets ou Google Docs.
Les logiciels de visioconférence
Zoom
Logiciel de visioconférence gratuit par excellence, Zoom vous donne la possibilité de faire des réunions en ligne avec l’ensemble de vos collègues. Intégrez Zoom à votre agenda et rejoignez jusqu’à 1000 participants en vidéo.
Google Meet
Google Meet est gratuit et vous permet d’organiser vos visioconférences et réunions en ligne. Partagez vos écrans et travaillez en temps réel avec les informations synchroniser sur votre Google Agenda.
Les autres logiciels indispensables pour un télétravail réussi
Dashlane
Nous vous en avons déjà parlé dans un précédent article, Dashlane est l’outil ultime pour gérer les mots de passe de votre organisation en vous permettant de partager les accès à vos équipes et d’administrer leurs droits. Fini les post-its ou le document Word avec vos informations sensibles à la vue de tout le monde, il vous suffit de retenir un seul mot de passe « maître » pour sécuriser l’intégralité de vos autres mots de passe. Un formidable gain de temps et de sécurité.
Crisp
Vous souhaitez mettre en place un système simple de service client en ligne ? Crisp est là pour répondre aux entreprises proches de leurs clients. L’outil dispose d’une offre gratuite jusqu’à 2 agents inclus.
Zendesk
Le SAV est au cœur de votre métier ? Créez une meilleure expérience client grâce à Zendesk. En plus d’être un formidable outil de support, une option CRM est disponible afin de faciliter le suivi de vos clients.
L’astuce tiilt.io : Il est peut-être temps de se former sur de nouveaux sujets qui vous intéressent. Pourquoi ne pas développer une compétence pendant votre temps libre ?
Pour cela, n’hésitez pas à faire un tour sur Udemy. Il existe de nombreuses formations dans tous les domaines digitaux. Nous dispensons également des formations monday.com pour les personnes souhaitant mettre en place le Work OS.
En espérant que ces méthodes et ces logiciels vous aident à mettre en place un télétravail efficace, l’équipe de tiilt.io reste à votre disposition si vous avez des questions ou si vous souhaitez être accompagnés sur la mise en place de ces outils.
