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PI planning
Au cœur de la planification stratégique à grande échelle dans le développement agile, le Programme Increment Planning, communément désigné par l’acronyme PI Planning, se positionne en tant que cadre méthodologique clé. Le PI Planning est un élément essentiel de la gestion de projet agile, car il permet d’orchestrer les itérations de développement avec une précision et une réactivité qui sont les marques de fabrique des méthodologies agiles.
Développé dans le cadre du SAFe, il représente une approche systémique pour coordonner et synchroniser les efforts des équipes agiles travaillant sur un même programme. Cette méthodologie complexe offre une vision structurée pour aligner les objectifs, optimiser les ressources, et garantir une progression harmonieuse dans le cycle de développement.
Dans cet article, nous plongerons dans les subtilités du PI Planning en explorant ses composantes et en dévoilant son rôle incontournable au sein de l’écosystème agile contemporain. Mais avant, qu’est-ce que le PI planning ?
Qu'est-ce qu'un PI planning ?
Le PI Planning, ou Programme Increment (PI) Planning, constitue une pièce maîtresse du Scaled Agile Framework (SAFe), offrant une approche structurée pour coordonner et aligner les efforts de multiples équipes agiles travaillant sur un même programme. Plusieurs aspects définissent le concept du PI Planning :
Sa vision
Au cœur du PI Planning réside la création d’une vision partagée au sein d’une organisation agile travaillant à grande échelle. Il cherche à aligner les différentes équipes sur les objectifs stratégiques à court terme, définissant un plan concret pour atteindre ces objectifs pendant une itération spécifique, souvent appelée « Increment. »
La session débute par la présentation des objectifs stratégiques du programme, favorisant ainsi une compréhension commune et un alignement sur les aspirations à court terme de l’organisation.
Son organisation
- La fréquence :
Le PI Planning se déploie sur une itération à grande échelle, généralement un trimestre. Ce qui permet une planification stratégique sur une période plus étendue.
- Les participants :
Les participants comprennent les membres des équipes agiles, les responsables produit, les propriétaires de produits, les architectes, et d’autres parties prenantes clés. La participation de l’ensemble des équipes travaillant sur le programme est essentielle pour garantir une compréhension globale et un alignement. En outre, l’utilisation d’une ‘to do list’ détaillée aide chaque participant à rester organisé et concentré sur ses tâches spécifiques durant le processus de PI planning, garantissant ainsi une meilleure efficacité et un suivi clair des objectifs fixés
- La durée :
Les sessions de PI Planning sont soigneusement chronométrées sur une période définie, généralement de deux jours. Cela assure une concentration intense sur la planification sans s’étendre inutilement et une structuration de travail entre les équipes. Ainsi, le PI Planning s’intègre dans le planning de travail global des équipes, offrant une structure temporelle qui guide l’effort collectif et assure que toutes les tâches et responsabilités soient clairement définies et alignées avec les objectifs du programme.
La coordination des équipes
Toutes les équipes impliquées dans le programme participent à une session collaborative. Elles coordonnent leurs activités, planifient les fonctionnalités à livrer et résolvent les dépendances entre les équipes. Cette dynamique souligne l’importance du travail collaboratif, où la synergie des équipes renforce l’efficacité globale du programme en facilitant une planification concertée et en résolvant activement les dépendances inter-équipes.
La planification des backlogs
Chaque équipe planifie son backlog d’itération pour le PI, définissant les fonctionnalités à développer et les tâches associées. Cela se fait en tenant compte des objectifs stratégiques globaux du programme. Pour planifier et définir les différentes tâches, le story mapping est une des méthodes les plus appréciés.
Principe du PI planning
Le PI Planning représente bien plus qu’une simple session de planification. C’est une manifestation concrète du principe selon lequel l’alignement stratégique, la collaboration fluide entre les équipes et la gestion proactive des dépendances sont cruciaux pour réussir dans le développement agile à grande échelle. Le principe fondamental du PI Planning repose sur trois piliers essentiels :
- La planification d’envergure :
Le PI Planning offre une plateforme pour la planification à grande échelle. Il rassemble toutes les équipes travaillant sur le programme, créant ainsi un forum où les plans individuels convergent vers une vision collective.
- La collaboration et synchronisation :
La collaboration entre les équipes est encouragée pour assurer une synchronisation efficace. Les dépendances entre les fonctionnalités et les équipes sont identifiées et résolues en temps réel, minimisant les risques de retards.
- L’alignement des objectifs :
Le PI Planning vise à aligner les objectifs individuels des équipes sur les objectifs stratégiques du programme. Cette synchronisation assure que chaque équipe contribue de manière significative à la réalisation des aspirations globales.
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À quoi sert un PI planning ?
Rôle du PI planning
Le PI Planning joue un rôle essentiel dans le contexte du développement agile à grande échelle, notamment dans le cadre du Scaled Agile Framework (SAFe). Son rôle principal est de coordonner les activités des différentes équipes agiles travaillant sur un même programme, assurant ainsi une planification stratégique et une exécution alignée.
En plus de synchroniser les efforts des équipes, le PI Planning est également un outil crucial pour maîtriser la gestion des risques dans les projets agiles, permettant une identification proactive et une atténuation des obstacles potentiels, ce qui est fondamental pour le succès à long terme du programme.
Objectifs du PI planning
Les objectifs d’un PI planning sont :
- Aligner des équipes agiles :
Le PI Planning vise à créer une compréhension commune et partagée des objectifs stratégiques du programme, alignant ainsi les efforts individuels des équipes vers une vision collective.
- Fixer des objectifs clairs :
En établissant des objectifs clairs pour le Programme Increment (PI), le PI Planning offre une direction stratégique précise, permettant aux équipes de connaître quel est leur rôle, leur importance afin de travailler de manière concertée.
- Instaurer la confiance :
En rassemblant toutes les équipes dans une session collaborative, le PI Planning favorise la confiance en créant un forum où les membres des équipes peuvent discuter ouvertement des plans, des défis et des dépendances.
- Offrir une meilleure expérience client :
En simplifiant vos procédures et en garantissant l’alignement de vos équipes à l’échelle de l’entreprise, le PI Planning crée les conditions pour une expérience client plus fluide, efficiente et globalement améliorée.
- Prendre des décisions rapides :
La prise de décision devient complexe au sein de grandes équipes transversales. Un événement de PI Planning vise la réunion des équipes afin de faciliter la prise des décisions et donc la productivité de l’équipe.
- Hiérarchiser les tâches :
Le PI Planning vise le repérage des secteurs cruciaux de votre travail et vous oriente vers des actions spécifiques qui vous propulseront vers l’atteinte de vos objectifs.
Quels sont les éléments à Intégrer dans son PI planning ?
Contrairement à la méthodologie LEAN qui se concentre sur l’élimination des gaspillages, le PI Planning, dans le cadre du SAFe, s’appuie sur des critères spécifiques pour guider l’Agile Release Train (ART) tout au long de l’Increment de programme, incluant une vision claire et des pratiques de développement.
Le PI Planning offre une opportunité unique de réévaluer et d’améliorer votre organisation de travail, en intégrant des retours d’information continus et en adaptant les processus pour augmenter l’efficacité et la réactivité des équipes à travers des cycles d’itération bien définis.
Voici quelques points essentiels d’un PI planning :
- Contexte Métier :
Compréhension approfondie des besoins métier, guidant le développement vers des solutions alignées sur les objectifs organisationnels.
- Vision Produit :
Création d’une vision partagée du produit ou du programme pour assurer l’alignement et la cohérence des équipes.
- Vision de l’Architecture :
Définition d’une vision architecturale globale pour garantir la cohérence technique et l’évolutivité du système.
- Développement de Pratiques :
Mise en place de pratiques de développement cohérentes, favorisant la qualité, la collaboration et l’efficacité.
Autres Points à prendre en considération
- Révision du plan provisoire
- Révision par la direction
- Révision du plan définitif
- Identification des risques
- Modification du plan
- Mise en action du plan
Comment bien plannifier son PI planning ?
Conformément au Manifeste Agile, qui souligne que « la méthode la plus efficace pour transmettre des informations à une équipe de développement et au sein de celle-ci est une conversation en face à face », maintenir l’engagement des membres d’équipe distants dans les tâches de planification peut s’avérer délicat.
Cependant, divers services de visioconférence ou de gestion de projet sur le marché offrent la possibilité aux équipes de participer à des réunions impliquant à la fois des membres à distance et locaux. Des plateformes telles que monday.com facilitent la mise en place d’une communication en entreprise, en équipe et en temps réel pour la planification PI.
Voici les principales étapes de la planification du PI planning
- Préparation Organisationnelle :
Pour garantir la disponibilité des parties prenantes et des dirigeants impliqués dans le programme, il est essentiel de planifier à l’avance les réunions de PI planning.
Dans cette optique, la programmation trimestrielle de cette réunion, devenue une pratique courante dans de nombreuses grandes entreprises, assure une participation régulière. La planification peut être stratégiquement positionnée à la fin d’un trimestre, prête à déployer toutes les initiatives au début du suivant.
- Préparation du Contenu :
Il est impératif que l’objectif et la vision du programme soient clairement compris au début de la planification. Les parties prenantes et les responsables de programmes sont les mieux positionnés pour communiquer ce message au commencement de la première journée, établissant ainsi une base solide pour les discussions à suivre.
- Préparation des Installations :
Une salle spacieuse est essentielle pour permettre une mobilité fluide et des échanges entre toutes les équipes. Un principe pratique consiste à prévoir une salle deux fois plus grande que nécessaire pour le nombre de participants. Par exemple, pour 75 membres d’équipe, une salle conçue pour accueillir 150 personnes est recommandée.
Les cloisons sont évitées pour favoriser la circulation et la communication. Pour les membres d’équipe distante, l’attribution d’au moins un ordinateur par table pour la visioconférence est cruciale. Il est également utile d’identifier clairement les haut-parleurs/ordinateurs associés à chaque équipe, ou d’utiliser des applications qui proposent des salles dédiées pour les petits groupes.
Comment se déroule une séance de PI planning ?
Comme nous l’avons dit plus haut, une séance de PI planning se déroule au début de chaque itération de Programme Increment (PI). Dans le cadre du Scaled Agile Framework (SAFe), un PI représente une période d’itération qui dure généralement un trimestre. Par conséquent, le PI Planning a lieu au début de chaque trimestre
Les participants à chaque session de PI Planning sont les membres de l’« Agile Release Train » (ART), une équipe multidisciplinaire cruciale pour définir, développer, valider et livrer de manière continue. Les rôles au sein de ce train agile incluent :
Chargé de définir les fonctionnalités, les priorités et la vision globale du produit.
- Product Managers (PM) ou Responsables de Produit :
Contribuent avec des détails sur les besoins des utilisateurs et les objectifs commerciaux.
- Directeurs / Managers :
Partagent les directives stratégiques, résolvent les problèmes et fournissent des ressources supplémentaires si nécessaire.
- Équipe de Développement :
Travaillant sur le développement du produit, elle informe sur les efforts nécessaires, les dépendances et les risques.
- Scrum Master :
Garant de l’application de la méthodologie agile, il facilite le processus.
- Responsables de l’Architecture et de la Qualité :
Assurent la cohérence des décisions avec la vision architecturale et technique.
- Release Train Engineer (RTE) :
En tant que facilitateur, il contribue à l’efficacité des rituels et des processus du framework SAFe, coordonnant les équipes, signalant les problèmes aux managers ou stakeholders, pour surmonter les obstacles et maintenir le train agile sur la voie du succès.
Déroulement de la séance
1ᵉʳ Jour
- Introduction/ contexte de l’entreprise
- Vision du produit/des solutions
- Vision de l’architecture et pratiques de développement
- Contexte de la planification et déjeuner
- Séance d’équipe
- Examen de l’ébauche de plan
- Examen et résolution des problèmes par la direction
2ᵉ Jour
- Ajustement du programme
- Répartition des équipes en petits groupes
- Examen final du plan et déjeuner
- Risques liés au programme
- Vote de confiance
- Planification d’une rétrospective
Compte rendu
La rédaction d’un compte rendu après le PI Planning est essentielle pour documenter les décisions cruciales et les plans élaborés. Pour ce faire, commencez par récapituler les présentations des équipes, mettant en avant leurs objectifs spécifiques pour le Programme Increment (PI).
Décrivez de manière concise la vision produit présentée par le Product Owner, en soulignant les priorités identifiées. Résumez les discussions sur les dépendances entre les équipes et les mesures prises pour les résoudre. Fournissez une vue d’ensemble des plans de chaque équipe pour le PI, en notant tout ajustement effectué.
Terminez par une évaluation de la session « Inspect and Adapt », identifiant les points forts et les opportunités d’amélioration. Concluez en réaffirmant les engagements des équipes et en remerciant tous les participants pour leur contribution à cette planification stratégique.
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Quels sont les avantages du pi planning ?
Le PI Planning, ou Programme Increment Planning, présente plusieurs avantages significatifs dans le contexte du développement agile à grande échelle, notamment dans le cadre du Scaled Agile Framework (SAFe). Voici quelques-uns de ces avantages :
- Alignement Stratégique : Le PI Planning synchronise les efforts de toutes les équipes sur les objectifs communs de l’entreprise, assurant que chacun travaille dans la même direction.
- Coordination Efficace : Cette pratique permet de bien manager ses projets, d’organiser et de planifier les travaux entre les différentes équipes de manière structurée, réduisant ainsi le temps perdu en désorganisation.
- Identification et réduction des Dépendances : En identifiant clairement les dépendances entre les tâches et les équipes, le PI Planning aide à les gérer proactivement, minimisant les blocages et les retards.
- Visibilité Globale : Toutes les parties prenantes obtiennent une vue d’ensemble des projets en cours et à venir, ce qui améliore la transparence et la prise de décision.
- Engagement d’Équipe : Le PI Planning est un catalyseur pour améliorer la cohésion d’équipe, car il réunit régulièrement tous les membres pour planifier et évaluer les progrès. Cette réunion collective n’est pas seulement un exercice de planification, mais aussi une occasion de renforcer les liens, d’aligner les efforts individuels sur les objectifs de groupe et de forger un esprit d’équipe solide.
- Amélioration Continue : Chaque session de PI Planning est une opportunité d’apprendre des itérations précédentes et d’optimiser les processus pour de meilleurs résultats à l’avenir.
- Communication Ouverte : Le format du PI Planning encourage les discussions ouvertes et le partage d’idées, ce qui contribue à une meilleure résolution de problèmes et à l’innovation.
- Vision Partagée : En alignant tout le monde sur une vision commune, le PI Planning aide à maintenir la cohérence et la clarté des objectifs à travers toute l’organisation.
- Anticipation des Changements : Cette approche permet aux équipes de prévoir et de s’adapter aux changements potentiels de manière agile, réduisant les risques et les surprises.
Comment monday.com vous accompagne dans votre PI planning et votre gestion de projet ?
monday.com se présente comme un outil de gestion de projet intuitif et flexible, parfaitement aligné avec les besoins du PI Planning. Ses fonctionnalités clés incluent une centralisation des informations pour un accès rapide, des tableaux de bord personnalisables pour une vue d’ensemble claire, et des automatisations pour alléger le travail manuel.
Ajoutez à cela la communication en temps réel et la gestion des dépendances, et vous obtenez une plateforme qui facilite la collaboration et l’adaptabilité, essentielles à l’agilité à grande échelle. Avec l’accessibilité à distance et la possibilité d’intégrer d’autres outils, monday.com devient un choix stratégique pour gérer vos Program Increments efficacement.
monday.com optimise la gestion de vos Program Increments grâce à ses fonctionnalités de suivi de tâches et de gestion des dépendances, assurant un flux de travail cohérent et interconnecté. L’interface utilisateur intuitive et les tableaux de bord personnalisés offrent une visibilité et un contrôle accrus sur les projets, tandis que la flexibilité et l’intégration fluide avec d’autres outils renforcent la synergie des équipes.
L’accès à distance et la communication en temps réel permettent une réactivité et une adaptation rapides aux changements, des qualités essentielles dans un environnement agile. Avec monday.com, votre entreprise peut simplifier le PI Planning, favoriser un engagement d’équipe fort et promouvoir une amélioration continue.
Grâce à sa capacité d’intégrer plus facilement d’autres outils, monday.com se présente comme l’outil parfait pouvant integrer toutes applications de PI planning comme Miro qui est l’une des solutions les plus adaptées à cet effet.
Conclusion
Le PI Planning émerge comme une pratique inestimable dans le domaine du développement agile à grande échelle. En favorisant l’alignement stratégique, la coordination efficace des équipes et la résolution proactive des dépendances, cette approche offre un cadre robuste pour la réussite des projets complexes.
L’engagement des équipes, la transparence et la communication ouverte sont au cœur de cette méthodologie, permettant ainsi aux organisations d’atteindre des niveaux d’efficacité et de performance accrus.
Au-delà de ses avantages tangibles, le PI Planning incarne également une culture d’amélioration continue, encourageant les équipes à remettre en question leurs pratiques, à identifier les opportunités d’amélioration et à s’adapter rapidement aux changements du marché. Vous êtes donc appelés à explorer et à mettre en œuvre ces principes dans vos propres projets.
Nous vous encourageons à partager vos expériences, à explorer de nouvelles approches proactives et stratégiques pour le PI planning et à cultiver une culture agile dynamique dans votre organisation. Choisir des outils de collaboration efficace est primordiale dans votre gestion, car, au final, c’est par la collaboration et l’adaptabilité que nous forgeons le chemin vers le succès dans un monde en constante évolution.
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