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L'automatisation des tâches ou comment gagner du temps !

Vous gérez une entreprise ou un service, et une partie de votre quotidien se résume à faire des choses abrutissantes comme des copiers collers ou des tâches à répétition ? Aïe, vous êtes restés coincés au Moyen Âge, laissez tout de suite tomber cette méthode archaïque ! 

Comme l’a souvent dit Baudelaire : “la perte de temps augmente le spleen et le malaise”. N’avez-vous jamais été frustré ou dépité à l’idée que la journée passe à toute vitesse sans que vous n’ayez eu le temps de boucler tout ce que vous aviez prévu ? Alors n’est-ce pas le bon moment pour s’affranchir du travail peu valorisant et emmerdant ?!

Sans doute avez-vous déjà réfléchi à des solutions pour déléguer ce travail à d’autres personnes ? Un stagiaire qui jouerait les petites mains ? Une externalisation à l’étranger qui coûterait bien moins chère ? Si vous en êtes encore à vous poser ces questions, soit vous avez dix ans de retard, soit vous ne l’avez jamais mis en pratique…

Tout d’abord, est-ce bien raisonnable de confier à d’autres personnes des tâches répétitives dont on ne voudrait pas soi-même. Voulez-vous vraiment dégoûter un stagiaire du monde professionnel dès son arrivée ? Si un emploi du temps se résume à des tâches répétitives à faible valeur ajoutée alors automatiquement, cela devient rapidement dénué d’intérêt et l’on perd en concentration. Conséquences : des erreurs… (car l’erreur est humaine et non robotique ;)). C’est donc là qu’entre en jeu les logiciels d’automatisation des tâches ! 

Ensuite quid du coût ? Une main d’œuvre même pas chère qui doit réaliser des tâches manuellement, c’est un coût qui revient chaque mois, en permanence et qui à la longue, finit par coûter bonbon… 

Imaginons que vous rédigiez des pages produits ou des articles sur votre site chaque semaine et que vous souhaitiez que chacun d’eux soit relayés systématiquement sur tous vos réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, Pinterest,…). Quel temps cela prendrait t’il de créer des posts en repartant de zéro sur chaque réseau ? Vous faites des copier coller des titres, du texte, vous rechargez votre image d’illustration, vous compressez vos urls, ohlala quel fiasco… C’est 10 minutes minimum de perdues à chaque fois alors que tout pourrait être fait de manière automatique. En quelques posts, vous avez déjà largement remboursé votre abonnement à un logiciel d’automatisation des tâches sur toute l’année. Vous gagnez donc ainsi du temps et de l’argent ! 

Si vous êtes de nature curieuse, vous connaissez sans doute le site : producthunt.com. Il propose chaque jour de nouveaux outils et solutions Saas pour gagner en flexibilité et exploser sa productivité. En recherchant “Automation”, vous vous rendrez compte qu’il existe pléthore d’outils à utiliser pour automatiser ses tâches.

Nous allons dans cet article, vous expliquer lesquels privilégier parmi la myriade de logiciels qui vous sont proposés. Nous mettons tout de suite fin au suspense, nos préférences vont, sans hésitation, à monday.com et à Make, deux logiciels dont la combinaison est juste explosive.

Prêts à passer à la vitesse supérieure et à plier le game ? C’est juste en dessous que ça se passe. 

L'automatisation des tâches : kézako ?

« Le temps, c’est de l’argent », la boutade que Benjamin Francklin avait écrite en 1748 n’a jamais autant été d’actualité.

Aujourd’hui, pour qu’une entreprise soit pérenne, elle doit rechercher la croissance continue. Elle doit grignoter des parts de marché à la concurrence et donc travailler plus vite qu’elle (l’adage “travailler plus pour gagner plus” n’est plus toujours vrai, il faut travailler de façon plus intelligente !) Le numérique représente pour cela votre meilleur atout. 

Si vous faites encore de la gestion comme votre grand-père, avec une batterie d’assistants qui font des copier coller, votre société risque grandement d’en pâtir, simplement parce que vous n’êtes pas capables de :

  • réduire les coûts, notamment en jouant sur la masse salariale
  • augmenter votre productivité, notamment en rationalisant les tâches à accomplir
  • assurer la disponibilité de vos données, où que vous soyez
  • gagner en fiabilité, notamment en limitant au maximum les erreurs de saisie
  • augmenter vos performances, simplement en optimisant votre infrastructure informatique

Par conséquent, les frais de fonctionnement de votre société sont bien trop élevés par rapport à ceux de la concurrence. Alors arrêtons de jeter l’argent par la fenêtre et parlons automatisation des tâches.

L’automatisation des tâches consiste à confier un maximum de tâches à faible valeur ajoutée et répétitives (typiquement des copier coller) à des robots plutôt qu’à des humains. L’objectif est d’améliorer la productivité, de réduire les coûts et de permettre à chacun de se concentrer sur un travail où il sera réellement utile.

 

 

Quand faut-il passer à l’automatisation des tâches ?

La réponse est toute simple. Il faut automatiser une tâche dès lors qu’elle à faible valeur ajoutée et qu’elle devient répétitive. On peut vous citer de nombreux exemples :

  • Transfert de données d’une plateforme à une autre à base de copier coller
  • Relais d’articles/pages de façon manuelle d’un site web vers les réseaux sociaux
  • Transmission manuelle de prospects au service commercial
  • Envoi de mail de rappel pour ne pas oublier un événement
  • Sauvegarde de pièces jointes reçues par mail dans un dossier

Ces différentes tâches peuvent être automatisées par des robots. Vous les créez, configurez une unique fois puis vous laissez la magie opérer. Les robots se chargeront de faire le travail pour vous advitam eternam.

Ainsi pour savoir quand automatiser une tâche, il suffit d’avoir le bon réflexe. Dès que vous faites quelque chose d’abrutissant de manière régulière, vous savez que c’est une tâche qui doit être automatisée. 

Partez du principe qu’aujourd’hui quasiment tout est automatisable. Un outil comme Make permet de jumeler en cascade une multitude d’outils les uns avec les autres. L’automatisation a ainsi pour seule limite votre imagination.

 

 

Comment mettre en place une automatisation des tâches ?

On reconnaît une révolution à la naissance d’un nouveau vocabulaire, qui enserre des concepts jusqu’alors inconnus.

Aviez-vous déjà entendu parler de Smart Offices, d’architecture intégrative (Integrative Architecture), de serveurs web et mobile d’automatisation des tâches (web task automation server), de Task Automation Service (T.A.S.) ?

Probablement pas, parce que vous n’êtes sûrement pas un programmeur informatique (peut-être pas non plus un anglophone de renom), et donc que les notions d’architecture, de serveur, ou encore de T.A.S. vous laissent de marbre.

En revanche, l’idée de « Smart Offices », de « bureaux intelligents », attire sûrement votre attention, car vous avez une équipe à coordonner.

Vous entrevoyez donc ce qui se cache derrière ce terme :

  • Un management plus efficace
  • Une organisation du travail qui sert les employés dans leurs tâches quotidiennes
  • Une meilleure intégration de l’ensemble des outils numériques.

C’est ici qu’entre en jeu le T.A.S, le service proposé par une société qui a développé les outils numériques nécessaires à l’automatisation des tâches.

Des outils, dont la mise en place, peut se faire tant sur ordinateur que sur mobile. Surtout, des applications dont l’interface graphique est si simple d’utilisation qu’elles nécessitent peu voire pas de connaissances en développement.

Les T.A.S. rendent possible une prise en main de ces nouveaux outils numériques par l’ensemble des salariés, du stagiaire complètement geek que vous venez de recruter à votre plus ancienne collaboratrice. Nous parlons bien de Simone, qui fera son pot de départ en retraite cette année et qui a connu le papier carbone et la machine à écrire.

 

En clair, plus aucune compétence en programmation informatique n’est nécessaire. À l’aide d’une micro-formation ou de quelques tutoriaux YouTube, n’importe qui peut créer des automatisations de tâches. Non seulement de tâches mais même de processus entier

Admettons par exemple que vous soyez à la tête d’un organisme de formation. Vous utilisez une plateforme pour la validation des acquis des apprenants. S’ils ont bien achevé leur formation, alors un certificat ou diplôme leur est certifié. Plus besoin de monopoliser Monique sous Word pour modifier le nom de l’apprenant, de générer un nouveau diplôme puis de le stocker dans un dossier spécifique. Tout ça on l’automatise de bout en bout ! 

Avec Make par exemple, on peut imaginer un processus d’automatisation de tâches qui ressemblerait à :

  • dès qu’un apprenant a terminé avec succès une certification, un diplôme est généré à son nom en PDF.
  • le diplôme est à retrouver dans son espace apprenant mais on lui en envoie aussi une copie par mail.
  • au cas où le serveur plante, on en crée et conserve aussi une copie sur Google Drive.
  • on lui envoie automatiquement un mail de félicitation comprenant des réductions pour d’autres formations de son choix.

Tout se fait de manière automatique sans intervention humaine. On peut programmer tout le processus sur la durée de son choix. L’apprenant peut recevoir son diplôme par mail instantanément après avoir réussi sa certification, et un autre mail de félicitations avec une promotion seulement une semaine après par exemple.

Pour réaliser une automatisation de tâches, il faut configurer 3 éléments :

  • un déclencheur 
  • une condition
  • une action

Pour bien comprendre ces éléments, on peut les rapporter à la vie de tous les jours, exemples :

Quand un élève n’écoute pas (déclencheur), s’il passe de gentil à trop bavard (condition) alors la maîtresse l’envoie au coin (action).

Quand Zidane est en forme (déclencheur), s’il envoie le ballon du milieu de terrain dans les buts adverses (condition) alors le tableau d’affichage change (action).

Lorsque vous avez un mogwai comme compagnon (déclencheur), si vous le mouillez après minuit (condition) alors il se transforme en gremlins (action).

 

En transposant ces éléments à la gestion commerciale, cela peut donner une automatisation du type : 

Lorsqu’un prospect qui a formulé une demande de devis sur le site web (déclencheur) n’a pas répondu à l’envoi de notre devis après 3 jours (condition) alors il reçoit un mail de relance (action).

L'automatisation des tâches avec monday.com

monday.com, c’est la société qui fera aimer le lundi à tous les salariés. Cette société a su mettre les petits plats dans les grands et devenir un leader incontournable de la gestion d’équipe.

Ce logiciel offre la possibilité de travailler entre collaborateurs n’importe où dans le monde, et permet même d’inviter des personnes externes à votre entreprise.

Il centralise toutes vos données via les logiciels que vous utilisez déjà (Gmail, Google Drive, Zoom, LinkedIn, Dropbox, Slack, Excel) au sein d’une seule et même plateforme collaborative. Vous l’avez compris, monday.com s’insère et s’adapte à votre culture d’entreprise.

Les équipes de monday.com travaillent d’arrache-pied pour connecter toujours plus d’outils à leur plateforme. Actuellement c’est déjà des 100e de plateformes web qui peuvent être interconnectées et il sort des nouvelles associations chaque jour… Monday.com s’est positionné comme le leader du marché pour l’automatisation de tâches liées à la gestion de projet et à la prospection commerciale. À tel point que même des gros acteurs du domaine comme Hubspot l’utilisent aussi en interne.

Son utilisation multi-plateforme en fait un logiciel disponible où que vous soyez, en voiture, en avion, dans votre salon, et même au bureau (s’il vous en faut encore un). Attention, il faut quand même du réseau.

 

 

 

Quelles tâches peut-on automatiser avec Monday ?

Globalement tout ce qui est attrait à la gestion de projet et à la gestion commerciale

Exemples : 

  • J’attends une réponse d’un prospect par mail depuis 3j, paf un mail de relance va partir automatiquement.
  • J’ai des RDV avec plusieurs prospects toute la semaine, je veux être sûr qu’ils ne me posent pas un lapin, paf un mail de rappel automatique leur est envoyé 1h avant.
  • Je dois penser à faire les mises à jour des extensions de mon site internet une fois par semaine, paf une notification m’est envoyée chaque semaine pour me le rappeler.
  • Je dois générer une facture tous les mois pour les clients avec lesquels je travaille en fonction d’un nombre d’heures de travail renseigné, paf ça se fait tout seul.

Encore une fois, les automatisations de tâches n’ont de limite que votre imagination. Ressortez la bonne vieille ramette de papier de Simone, faites des petits schémas pour dessiner l’automatisation idéale dont vous rêvez et envoyez-la par mail à Tiilt. Le bonheur réside dans les choses simples… et l’automatisation 😉

 

 

Pourquoi monday.com plus qu’un autre outil pour automatiser ses tâches ?

 

Ce qui fait de monday.com une pépite dans son domaine, est la qualité de son expérience utilisateur. Aucun grand groupe ne peut désormais en faire l’économie.

Avec des réglages vous permettant de personnaliser l’interface comme vous le souhaitez, des calendriers vous rappelant vos deadlines et donnant une vision d’ensemble des projets aux membres de l’équipe, monday.com est définitivement une application orientée utilisateur.

C’est probablement cette facilité d’utilisation, dans des domaines complexes que sont le management, le marketing, la communication, les ressources humaines (et bien d’autres !) qui en a fait cette multinationale reconnue qu’elle est aujourd’hui.

Au sein de monday.com, vous pouvez paramétrer des automatisations en quelques clics. Il y a des petits boutons qui symbolisent des automatisations et des intégrations, vous ne pourrez plus vous en passer.

 

Exemples d’automatisation de tâches avec Monday.com :

 

  • Un reporting se crée chaque semaine en fonction des données des prospects qui arrivent dans Monday dès qu’un prospect a fait une demande de devis sur mon site web. 
  • Tous les mercredis, je reçois une notification et un mail m’indiquant que je ne dois pas oublier le webinaire que j’anime à 14h sur LinkedIn.
  • Tous les 28 du mois, j’envoie un mail de rappel à mes salariés pour bien leur rappeler qu’ils doivent envoyer au service comptable les factures de leurs achats pour la société.
  • Je reçois un SMS à chaque fois qu’un prospect a fait une demande de contact sur le site web.

 

Monday.com possède une gigantesque documentation multilangue. Chaque fonctionnalité est expliquée dans le détail par le biais d’une aide textuelle, de gifs et même de vidéos par l’intermédiaire de la chaîne YouTube.


L’interface est très bien pensée, on a immédiatement une vue d’ensemble ergonomique sur les projets internes et clients. Le système est très intuitif et la prise en main se fait de manière instantanée. Ainsi si vous n’y êtes pas encore, on ne peut que vous le conseillez. La migration sur cet outil prend à peine quelques heures, temps que vous aurez déjà rentabilisé après à peine quelques jours d’utilisations de Monday !

L'automatisation des tâches avec Make

Pour automatiser vos tâches, s’il ne devait en rester qu’un, cela serait celui-là. Make anciennement Integromat est une petite pépite pour automatiser ses flux de travail et révolutionner votre fonctionnement pour doper votre productivité. Si vous voulez en avoir le cœur net, il suffit de se rendre sur leur site web. Plus de 1200 outils/plateformes/logiciels peuvent être combinés les uns avec les autres.

Pourquoi choisir Make pour l’automatisation de tâches ?

Les raisons sont multiples :

  • le prix : automatiser plusieurs milliers de tâches par mois ne vous coûte que quelques euros… Imaginez des copier coller rien qu’à l’échelle d’une journée réalisées par un stagiaire. Cela vous coûte à minima 30€ soit 3 fois le prix de la formule qui permet de réaliser 10 000 tâches automatisées par mois. Le prix défie toute concurrence !!
  • la facilité d’utilisation : l’interface est très imagée. Par l’intermédiaire de petits logos et d’une frise, on comprend instantanément le cheminement de l’automatisation.
  • le multistep : certains outils comme Zapier sont très bien pour faire de l’automatisation de micro tâches. Make lui est beaucoup plus puissant et permet d’automatiser une longue succession de tâches qui devient carrément un processus. D’ailleurs le slogan de la marque est : “Work the way you imagine”. L’automatisation sans limite !
  • le nombre d’outils connectables : plus de 1200 outils qui peuvent être connectés entre eux et chaque jour on en recense de nouveaux, le futur est en marche ! Vous retrouvez ainsi nombre d’automatisations déjà pré-construites dans la galerie de templates. Cela dit, vous pouvez aussi créer les vôtres totalement sur-mesure grâce aux clés API.
  • le service client / documentation : vous connaissez beaucoup de sociétés qui proposent une documentation et de l’aide directement visible au premier niveau du menu du site web ? Make le fait. Le service client est très facilement joignable et pour ma part, l’évaluation des discussions et de l’aide se termine toujours par un pouce vert.


Quelles tâches peut-on automatiser avec Make ?

TOUT, ou presque. Allez faire un petit tour dans Google Images et recherchez : “example automation make”, vous allez retrouver des idées d’automatisations à gogo ! Vous allez également voir à quel point elles peuvent être complètes. 

Imaginons que vous ayez un site e-commerce en ligne et qu’il faille se créer un compte pour acheter vos articles.

Make pourrait par exemple :

  • vous alerter par mail ou chaîne Slack quand un niveau compte est créé sur votre site
  • ajouter ce compte dans Monday ou autre CRM pour suivre ce nouveau prospect
  • mettre son statut à jour dans votre CRM dès que le prospect réalise un achat et devient client
  • comptabilise les achats du client dans un fichier GSheets pour lui octroyer des bonus de fidélité
  • envoyer des mails automatiques tous les X jours à ce client pour lui présenter les nouveautés
  • attribuer une note à ce client en fonction de l’ouverture et du taux de clics à chacun de vos mails
  • lui envoyer des mails automatiques tous les X jours lorsqu’il a mis un article au panier mais n’a pas été au bout de l’achat
  • lui envoyer un sms pour l’inviter à se connecter au site lors d’opérations promotionnelles

On pourrait ajouter comme cela des 100e d’autres lignes… Si vous êtes en manque d’inspiration, vous pouvez vous tourner du côté de la galerie de templates présentes sur le site de Make. Vous pouvez également naviguer sur YouTube, certains exemples sont décortiqués de A à Z et des YouTubeurs no-code vous expliquent le fonctionnement de la plateforme.

Si vous souhaitez approfondir le sujet et maîtrisez l’outil comme personne, sachez que Tiilt donne des formations sur Make dont nous sommes partenaires privilégiés !s

Vous souhaitez profiter des conseils d’un expert en automatisation ?

Notre avis d'experts

Que l’on travaille seul au sein de sa structure, que l’on soit dans une PME ou une multinationale, nous sommes tous à un moment donné confrontés à des tâches pénibles récurrentes qui n’ont pas de valeur ajoutée. Aujourd’hui, plus personne ne peut faire l’impasse sur l’automatisation de tâches, le temps gagné est trop précieux.

Nous avons testé tous les logiciels d’automatisations imaginables. Les deux que nous avons abordé dans cet article, Monday.com et Make sont de loin les plus complets et les plus aboutis.

Ces deux outils sont complémentaires et à ne pas comparer. Monday.com vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur l’organisation interne de votre société, sur l’avancée des travaux de chacun, de faciliter la communication et les échanges entre chaque collaborateur. Il assure également le rôle de CRM pour le suivi des prospects et clients. Les automatisations permettent la transmission et l’envois de données de manière très simplifiée.

Si vous ne l’avez toujours pas compris, le fait d’intégrer un Work OS au sein de votre processus métier est un premier pas vers une entreprise plus organisée et qui atteint donc plus rapidement ses objectifs. Et si vous n’êtes toujours pas convaincu par cet article, testez vous-même monday.com pendant 14 jours. C’est gratuit et sans engagement.

Make est l’outil d’automatisation de tâches qui est utilisé pour tout le reste, pour supprimer toutes pertes de temps et rendre possible vos rêves les plus fous ! On peut imaginer des automatisations en cascades avec toute une suite d’actions à effectuer. Le prix est tellement dérisoire, qu’il suffit parfois de quelques minutes d’utilisation pour l’avoir déjà rentabilisé. Tout le reste, c’est du bonus. Vous pouvez d’ailleurs utiliser notre simulateur gratuit pour avoir une idée du temps que vous perdez au quotidien et de la somme d’argent qui passe par les fenêtres sans l’automatisation…

En conclusion, il vous faut obligatoirement ces deux outils. Prenez le pli maintenant pour vous prendre une longueur d’avance sur la concurrence avant d’être dépassé ! Votre futur s’écrit ici et maintenant 🙂

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