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Les factures numériques, les enjeux de la dématérialisation des entreprises en 2024 !
Le monde de la digitalisation change bien les comportements et les habitudes, jusques dans les modes de traitement des factures. Il y a juste quelques années, les factures électroniques n’avaient aucune valeur légale et juridique. Désormais obligatoires pour toutes les transactions avec le secteur public, elles seront bientôt obligatoires pour toutes les entreprises peu importe leur taille, selon un calendrier précis. Les entreprises qui ne se conformeront pas jusqu’en 2026 se verront sanctionnées par les autorités compétentes.
Les autorités administratives et fiscales ont bien compris que le passage des factures papiers aux factures électroniques est tout à leur avantage, surtout pour la lutte contre la fraude fiscale, et exigent désormais que toutes les entreprises passent à l’adoption des factures électroniques, bien qu’on note également de nombreux avantages pour les entreprises. Dans cet article, nous allons en parler en détails, de manière à vous guider vers une transition maîtrisée.
Comprendre la Facture Numérique
Dans le souci d’instaurer une réglementation fiable et efficace, en simplifiant au mieux les processus de facturation dans les entreprises, les évolutions technologiques et digitales ont permis de passer à la dématérialisation des factures papiers encore très largement utilisées de nos jours.
Toutes les entreprises utilisent de nombreux outils au quotidien pour optimiser diverses tâches de gestion dans leurs entreprises, et vous connaissez sans doute les avantages que les outils métiers procurent, pour optimiser l’efficacité et la productivité des structures, de toutes tailles.
Dans ce sens, vous pouvez utiliser des logiciels de facturation, mais pas nécessairement pour imprimer vos factures avant de les envoyer à vos clients, mais pour qu’elles facilitent la vie de votre entreprise, tout en étant totalement dématérialisée. Nous parlerons des avantages des factures dématérialisées plus loin dans cet article !
Mais avant, il convient tout d’abord de bien comprendre ce qu’est une facture électronique.
Qu’est-ce qu’une facture numérique ?
Toutes ces formes de facturation doivent désormais être dématérialisées, les factures papier doivent laisser place aux nouvelles formes de facturation électronique, mais réglementée. Les factures dématérialisées qui respectent les normes en vigueur établies par la réglementation sont appelées factures électroniques.
L’envoi des e-factures doit se faire par le biais d’un intermédiaire agréé par le gouvernement, qui garantit la conformité et le cadre légal de ladite facture. Chorus Pro est jusqu’ici la plateforme publique et entièrement gratuite la plus utilisée pour l’édition et la transmission des factures électroniques.
Par définition, une facture est un document comptable et commercial qui atteste un échange de valeurs, sur laquelle vous pouvez voir les détails des marchandises ou prestations vendues.
Très largement utilisée sous forme papier, elle se veut désormais dématérialisée, ce qui apportera de nombreux avantages, à la fois pour les entreprises et pour l’État.
Selon le type de prestation, on distinguera donc plusieurs types de factures :
- La facture de doit: atteste juridiquement que l’acheteur doit un montant au vendeur. C’est aussi la créance du vendeur sur l’acheteur après une vente,
- La facture d’avoir : Dans le cas d’annulation d’une facture doit déjà émise,
- La facture d’acompte : Lorsqu’une partie du montant total est versée en avance de la prestation ou de la marchandise,
- Les factures proforma : émise à titre indicatif.
Etc.
Toutes ces formes de facturation doivent désormais être dématérialisées, les factures papier doivent laisser place aux nouvelles formes de facturation électronique, mais réglementée. Les factures dématérialisées qui respectent les normes en vigueur établies par la réglementation sont appelées factures électroniques.
L’envoi des e-factures doit se faire par le biais d’un intermédiaire agréé par le gouvernement, qui garantit la conformité et le cadre légal de ladite facture. Chorus Pro est jusqu’ici la plateforme publique et entièrement gratuite la plus utilisée pour l’édition et la transmission des factures électroniques.
a) Définition et caractéristiques des factures électroniques :
Une facture électronique, encore appelée e-facture ou encore facture numérique, n’est autre qu’une facture ayant la même valeur légale qu’une facture papier, mais qui est éditée au format numérique, traitée par voie électronique, et respecte des normes et conditions établies par la réglementation. En d’autres termes, c’est une facture non palpable et non tangible qui est émise, transmise et reçue sous forme totalement dématérialisée, avec la particularité qu’elle doit nécessairement comporter un minimum de données sous forme structurée.
La transmission d’une facture électronique d’une entreprise à une autre (ou à un client) doit se faire par le biais d’un organisme certifié, qui peut être public ou privé, qui attestera la conformité de ladite facture avant de l’envoyer aux services fiscaux de l’Etat.
Il est à noter ici qu’une facture papier scannée et transmise à un client par voie électronique n’est pas considérée comme une facture électronique.
Les avancées technologiques en matière de chiffrement permettent aux e-factures de garantir quelques caractéristiques, parmi lesquelles :
- L’authenticité : Sur la base de vos informations ainsi que celles de votre entreprise dans la base de données de votre logiciel PPF, on peut établir l’authenticité de votre signature électronique, ce qui garantit l’authenticité du document.
- La conservation : Le fisc recommande de conserver une facture pendant au moins 6 ans après leur émission, et 10 ans pour les documents commerciaux. Le processus d’archivage des e-factures est très sécurisé et fiable, et les 2 parties peuvent avoir accès à la facture à tout moment.
- La lisibilité : Comme pour une facture papier, les détails des informations doivent être clairement lisibles sur la e-facture ;
- L’intégrité : Une e-facture a un caractère non falsifiable et non modifiable. Elle utilise un procédé technique qui garantit que son contenu ne puisse être modifié, même dans le temps, après leur émission ou leur réception.
Etc.
b) Avantages par rapport aux factures papiers traditionnelles :
Les avantages des e-factures électroniques sont nombreux par rapport aux factures traditionnelles en papier. On peut citer par exemple :
- Les économies sur les frais d’impression : L’achat du papier et les frais d’impression peut constituer un montant considérable que vous pouvez désormais économiser en dématérialisant vos factures. En plus, investir dans un logiciel d’e-facturation sera probablement moins coûteux que les frais d’impression et d’affranchissement de vos factures.
- Un gain de temps : Imaginez tout le temps que vous perdez à envoyer votre facture papier à votre client. Il est évident que tout ce qui est édité, traité et émis par voie électronique permet de gagner un temps considérable.
- La sécurité : Non seulement vos factures sont conservées en lieu sûr dans des serveurs, mais également leur confidentialité est garantie. En plus, les avancées technologiques en matière de chiffrement ne donnent pas la possibilité à un tiers d’avoir accès au contenu de vos documents.
- La traçabilité : Vous avez déjà mis un temps fou à rechercher une facture papier dans une pile de document ? Au pire, avez-vous déjà perdu une facture papier ? Les factures électroniques ont l’avantage de garder leur traçabilité sur le long terme. Une fois archivée, le fisc ou vous-même peut facilement retrouver une facture à tout moment. Donc, il y aura toujours cette preuve de transaction entre votre client et vous. Vous pouvez très facilement retrouver une facture électronique, en effectuant une recherche par date, par nom, etc.
- L’archivage : Conserver des factures papiers sous forme d’archives peut être très difficile, en plus d’occuper trop d’espace dans votre bureau après de longues années. Pour le cas des e-factures, vous n’aurez plus des soucis à vous faire concernant l’archivage de vos documents.
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Quels sont les différents types de formats de factures numériques ?
Il existe principalement 2 types de formats de factures numériques :
Les formats structurés : (XML, EDI)
La e-facture est directement éditée au format standardisé pour un échange de données informatisées (EDI), dans le respect des normes en vigueur.
Les formats non structurés : (PDF)
Lorsqu’on parle de formats non structurés, il faudra comprendre que seul la facture papier reste légalement valable, les version scannées ou envoyés par e-mail sous forme de PDF dématérialisé et autres n’étant légalement considérées que comme des factures papiers, puisqu’elles constituent toujours une preuve commerciale entre vendeur et acheteur.
Avantages et Fonctionnalités des Factures Numériques
D’autres avantages des e-factures peuvent être notés, en ce qui concerne leurs fonctionnalités. Citons par exemple :
La simplification du Processus de Facturation
Les avantages pour l’Etat ne sont plus à démontrer. Le fisc a une meilleure visibilité sur l’état actualisé des facturations opérées par les entreprises.
Pour votre entreprise, avec un logiciel de facturation, vous verrez combien votre processus de facturation est nettement simplifié. Vous n’aurez pas besoin d’être un expert-comptable pour gérer la facturation de votre entreprise.
- Création et envoi rapide des factures : La création, l’édition et l’envoi de vos factures se font de manière automatisée. Vous n’aurez plus besoin d’imprimer des documents et de perdre du temps pour l’envoyer à votre client.
- Réduction des erreurs humaines : Editer des factures manuellement peut laisser place aux erreurs, c’est humain. Mais avec les logiciels, vous n’aurez qu’à introduire quelques valeurs et l’édition de vos factures est faite de manière presqu’automatique, réduisant les risques d’erreurs de calculs.
Suivi et Gestion en temps réel
Les plateformes de facturation intégrées à votre système de gestion vous permettront de suivre l’évolution de vos factures en temps réel. Rien à voir avec le suivi et la gestion des factures papiers !
- Accès instantané aux informations de facturation : De n’importe quel endroit dans le monde et à tout moment, vous pouvez avoir un accès immédiat à vos informations de facturation, simplement grâce à une connexion Internet et un ordinateur.
- Suivi des paiements et des retards : Le suivi des paiements et des retards par voie informatisée est de loin meilleur que si vous devriez le faire manuellement.
L’impact environnemental positif
Le fait de ne pas avoir à utiliser du papier pour l’établissement des factures signifie que cela entraînera moins de coupures d’arbres, et donc la participation à la protection de l’environnement.
Nous pouvons aussi noter une contribution significative à la durabilité. Par rapport aux factures papiers qui peuvent se dégrader dans le temps, les e-factures sont durables dans le temps, mais leur impact sur l’environnement n’est pas à négliger, s’il faut prendre en compte tout le nécessaire technique pour conserver ces fichiers sous forme numérique.
Cadre Légal et Réglementaire
C’est vrai que les e-factures procurent de nombreux avantages pour les entreprises, mais c’est une solution très puissante de lutte contre la fraude fiscale, ce qui est un grand atout pour l’Etat. Toutefois, cela requiert des normes, comme :
La reconnaissance légale des factures numériques
Les e-factures doivent absolument respecter le cadre légal et réglementaire pour être considérées comme telles. Ces aspects légaux concernent non seulement leur forme, mais également leur transmission, leur processus d’archivage sécurisé, leur intégrité ainsi que l’authentification de leur émetteur par signature électronique par exemple, etc.
En tant que chef d’entreprise ou gestionnaire, vous avez à votre disposition, des plateformes partenaires et intermédiaires, publiques ou privées, qui vous permettront d’éditer vos e-factures en respectant la conformité et la règlementation en vigueur dans votre pays.
- Avantages fiscaux liés à l’utilisation des factures numériques : La e-facture est en fait obligatoire depuis 2023 en France, et de nombreux pays d’Europe ont décidé de l’adopter, principalement dans le cadre de la lutte contre les fraudes, et plus précisément les diverses fraudes liées à la TVA. C’est dire que les risques de pénalités pour les entreprises qui ne respectaient pas les normes en matière fiscales seront très largement réduits.
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Le Passage à la Facturation Numérique
Mettez-vous à la facturation électronique dès maintenant, pour ne pas rester à la traîne. Vous aurez 3 options de choix du type d’intermédiaire pour l’émission et la réception de vos factures.
- Le portail public de facturation (PPF) : C’est une entité publique 100% gratuite, très connue sous l’appellation de Chorus Pro. La grande majorité des entreprises l’utilisent à ce jour pour leurs solutions de e-facturation en B2G (Business to Government). La plateforme Chorus Pro contient un annuaire dans lequel toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont répertoriées, ce qui donne l’avantage à toutes les entreprises de retrouver facilement n’importe quel fournisseur ou client professionnel dans leur base de données, un critère de plus pour authentifier facilement vos e-factures.
- Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) : Ce sont des plateformes privées et agrées par l’Etat, qui serviront d’intermédiaire pour la réception et l’émission de vos e-factures, contre rémunération. L’avantage de cette option est qu’elles s’occupent carrément de tout à votre place, et vous accompagnent vraiment dans vos processus de facturation.
- Les opérateurs de dématérialisation (OP) : Certaines plateformes partenaires peuvent servir d’intermédiaire entre votre entreprise et les plateformes de dématérialisation publiques (PPF) ou privées (PDP). On les appelle les opérateurs de dématérialisation. Si vous désirez confier toute la dématérialisation de votre entreprise à un spécialiste, vous pouvez opter pour cette solution.
Quel que soit votre choix, vos données de facturation seront transmises par votre partenaire (PDP ou PPF) à l’administration fiscale. Maintenant que vous savez comment passer à la dématérialisation de vos factures, voyons à présent les avantages pour vous !
Le passage à la facturation électronique n’est plus qu’une évidence, puisque les factures électroniques deviendront obligatoires à partir de juillet 2024 pour les échanges B2B (d’une entreprise à une autre). Les e-factures sont d’ailleurs obligatoires depuis 2017 pour toutes les entreprises qui émettent des factures à une administration publique, et depuis le 1er janvier 2020 pour les entreprises de moins de 10 employés.
Pour simplifier l’émission des e-factures à une administration publique, les entreprises doivent passer par la plateforme Chorus Pro.
Transition et Adoption des e-factures
La transition des factures papier pour les e-factures doit se faire progressivement, afin que toutes les entreprises aient le temps nécessaire pour s’adapter aux nouvelles habitudes de facturation.
Selon le dernier amendement de la loi des finances 2021, toutes les grandes entreprises ont l’obligation d’émettre des factures électroniques, et leurs transactions devront nécessairement être effectuées par le biais des factures électroniques à partir de juillet 2024. Dès 2025, les ETI auront l’obligation d’émettre des factures électroniques, et dès 2026, les TPE et PME auront l’obligation d’émettre des factures électroniques dans le cadre de leurs transactions.
L’adoption de la facturation numérique devient donc une nécessité, à la fois pour les entreprises et pour le gouvernement. Toutefois, cette adoption sera parfaite avec l’utilisation des logiciels adaptés et réglementés à cette tâche.
Intégration avec les Systèmes de Gestion
Il est important, et même très avantageux pour votre entreprise, que le logiciel que vous utilisez pour l’émission de vos e-factures, puisse facilement s’intégrer à d’autres systèmes de gestion, afin que depuis une seule plateforme, vous puissiez centraliser la gestion de votre entreprise.
L’outil Chorus Pro par exemple, le portail public de facturation (PPF) le plus utilisé par les entreprises, s’intègre très facilement avec de nombreux systèmes de gestion, de sorte que vous puissiez gérer tout ce qui concerne la facturation dans votre structure depuis une seule plateforme, gratuitement !
Utiliser Pennylane pour ses factures numériques
Pennylane est une plateforme que vous pouvez utiliser pour votre facturation électronique avec une grande simplicité. Après l’avoir testé et approuvé, c’est le logiciel que nous conseillons au quotidien pour toutes les opérations comptables et financières des entreprises.
Avec Pennylane, l’outil par excellence pour la comptabilité de votre entreprise et de vos projets, vous avez la possibilité d’intégrer de nombreux autres outils métiers. Ce logiciel intègre naturellement une facturation simplifiée et vous permettra d’éditer et d’émettre vos e-factures avec professionnalisme, en respectant toutes les normes en vigueur en France et en Europe. Vous pouvez en outre vous en servir pour la gestion de vos achats, le contrôle de votre trésorerie en temps réel, ou encore l’ensemble de votre comptabilité.
C’est un véritable outil de collaboration interne, facile à prendre en main avec son tableau de bord intuitif et simple. Si vous voulez avoir une vue 360° sur l’ensemble de vos transactions en temps réel, et avoir aussi un accès rapide aux différents rapports comptables de votre entreprise, adoptez Pennylane dès maintenant !
En conclusion
Même si vous n’êtes pour l’instant qu’une petite entreprise et que vous n’êtes pas encore assujetti à l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques, vous avez tout intérêt à vous y mettre dès maintenant. Un outil de facturation électronique sera votre meilleur allié, et il en existe même des outils et logiciels, même gratuits, mis à votre disposition pour émettre vos factures électroniques, dans le strict respect de vos obligations légales.
Les factures électroniques procurent de nombreux avantages pour votre entreprise, et nous en avons parlé dans cet article. En utilisant un outil comme Pennylane pour simplifier la gestion de vos articles, en plus du traitement et de la gestion de vos factures électroniques, vous aurez de nombreux autres avantages concernant l’efficacité et la productivité dans votre entreprise.
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