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Tout ce qu’il faut savoir sur la “facture avoir”
Lorsqu’on est un fournisseur ou le responsable d’une entreprise, la notion de facture d’avoir doit être parfaitement maîtrisée. Car, les contacts avec la clientèle créent constamment des flux dont il est indispensable de relever, surtout en comptabilité.
Ceci étant, la facture avoir est généralement employée au cours des échanges commerciaux entre les clients et le fournisseur/ l’entreprise. De façon simple, elle est réalisée très souvent pour rectifier une précédente facture éditée par le fournisseur. Dans les années antérieures, il suffisait juste d’annuler la facture.
Mais, il s’est avéré qu’effacer toute trace des actions de l’entreprise a contribué à la croissance du taux de fraude. À cet effet, le Code Général des Impôts (CGI) impose désormais une certaine conformité dans la présentation des rapports de comptes. Cet article vous livre ainsi tout ce que vous devez savoir sur le sujet. Ceci, dans l’optique de vous aider à mieux l’intégrer dans la facturation de votre entreprise pour un suivi budgétaire optimal.
Qu’est-ce qu’une facture avoir ?
Le concept de « facture avoir » est beaucoup utilisé en comptabilité. Ce qui attire l’attention ici c’est le mot « avoir », car il est associé à celui de « facture ». Ceci étant, la notion d’avoir en comptabilité fait référence à une créance que l’entreprise ou le fournisseur a envers ses clients. Lorsque ce dû est reconnu par les deux parties, le fournisseur doit alors faire une facture avoir. Ce dernier peut être considéré comme la preuve de reconnaissance de dette.
La facture avoir est ainsi une pièce justificative d’une créance à l’égard de l’acheteur. En d’autres termes, il s’agit d’une facture qui permet au fournisseur de rectifier ou de corriger une ancienne facture émise. Ce document comptable est séquentiel, numéroté chronologiquement et se présente aujourd’hui sous forme d’une facture numérique. Il est effectivement possible avec la digitalisation de concevoir une facture numérique, c’est-à-dire une facture en ligne. Ce document permet à l’entreprise de noter de manière comptable l’acquittement d’une facture ou d’une créance. C’est la raison pour laquelle on l’appelle aussi « note de crédit », par opposition à note de débit. Il ne faut surtout pas confondre facture avoir avec la facture d’acompte ou la facture de situation. Car, elles ne sont pas réalisées dans le même but.
Cela dit, la “facture avoir” est un document comptable qui justifie la modification ou l’annulation du montant d’une facture précédemment émise. En clair, il s’agit d’une facture que l’entreprise adresse à ses clients afin de leur rembourser une somme d’argent en compensation à un produit/service mal ou non fourni. Ce document comptable est généralement émis pour permettre d’annuler ou rectifier une facture validée. Car, la législation comptable interdit la suppression de toute facture dès lors que celle-ci est créée.
Quel est l’intérêt de faire une facture d’avoir ?
Étant donné que toutes les actions comptables doivent être relevées, il est important de faire une “facture avoir”. Ainsi, la loi explique que la facture initialement émise ne peut être ni supprimée ni corrigée autrement que par l’édition d’une nouvelle. C’est cette nouvelle facture que l’on nomme la note de crédit. Loin d’être une simple obligation, elle constitue un atout indéniable pour les entreprises, en ce sens qu’elle optimise la gestion comptable. La gestion appropriée des factures avoir influence positivement le compte de résultat en assurant une représentation fidèle des revenus et des dépenses.
Elle est employée pour garantir l’élaboration d’un bilan comptable clair et favorable à un suivi budgétaire optimal. Évidemment, émettre une “facture avoir” est bénéfique tant pour l’acheteur que le vendeur. C’est donc dire que le fournisseur ou l’entreprise n’est aucunement impacté négativement par celle-ci. Découvrez les avantages liés à l’émission d’une facture avoir pour les deux parties :
Pour le vendeur
- La “facture avoir” permet aux fournisseurs de disposer de tous les documents comptables essentiels. Car, cela favorise un meilleur suivi budgétaire et une lecture d’ensemble de la facturation de la comptabilité de votre structure.
- Ce document comptable donne accès à des montants précis prélevés de la caisse. Il est essentiel de marquer clairement les flux financiers qui s’opèrent au sein de votre entreprise. Ceci dans l’optique d’effectuer un bon bilan comptable. Vous pouvez vous faire aider par un logiciel de facturation.
- Elle constitue aussi une base pour les réclamations. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, les “factures avoir” peuvent être utilisées non seulement comme des preuves de reconnaissance de dettes envers vos clients. Mais aussi, comme les preuves d’acquittement de vos créances à l’égard de ces derniers.
Pour l'acheteur
- En ce qui concerne l’acheteur, la note de crédit représente une preuve d’achat. Autrement dit, elle démontre que ce dernier a bel et bien effectué un achat au sein de l’entreprise qui lui doit quelque chose.
- La facture d’avoir est aussi utilisée pour indiquer le montant à payer, c’est-à-dire la somme que doit recevoir le client. Sa précision concourent à une meilleure gestion comptable.
- Elle facilite le processus de paiement de la dette et permet d’éviter tout malentendu. L’acheteur n’aura donc pas besoin de se soumettre aux longues et gênantes explications.
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Les différents types de facture d’avoir
Les “factures avoir” se présentent sous différentes formes, en fonction de la raison de leur édition. En d’autres termes, il existe plusieurs types de “factures avoir” en lien avec la rectification des erreurs commises, l’annulation d’une ancienne facture etc. Bien-sûr, chaque modèle est utilisé par rapport à la situation à laquelle on est confronté.
La facture d'avoir d'erreur
Ce document comptable permet de corriger une erreur commise ou un oubli sur une facture émise. Cela peut être une erreur de calcul, une erreur sur le prix, sur les coordonnées du client… Si ces erreurs ne sont pas corrigées, elles peuvent fausser le bilan comptable, ce qui pourrait avoir des répercussions sur la gestion comptable de l’entreprise. Les corrections effectuées par les factures avoir contribuent à une évaluation précise de l’actif circulant, en ajustant les créances clients.
La facture d'avoir commerciale ou pour geste commercial
La facture d’avoir pour commerciale constitue un geste commercial de la part du fournisseur. En d’autres termes, il s’agit d’une remise, d’une ristourne périodique, d’un escompte ou d’un rabais que votre entreprise octroie aux acheteurs. Cette remise peut être offerte pour diverses raisons. En effet, le geste commercial peut impliquer le dédommagement d’un retard de livraison, la résolution d’un litige, stratégie marketing. En outre, la remise peut être due à la non-satisfaction de l’acheteur sur la qualité du produit/service etc. Les clients concernés pourront utiliser leurs factures d’avoir pour régler complètement ou une partie du prochain achat.
La facture d'avoir pour annulation
Comme son nom l’indique, la facture d’avoir pour annulation implique l’annulation complète de la précédente facture éditée. La décision d’annulation vient généralement du client pour différentes raisons. Ainsi, vos clients peuvent demander l’annulation totale de la facture à la suite de leur insatisfaction relative à la prestation livrée. De plus, cette décision peut être due à l’annulation d’une partie des travaux pour un chantier. Ou alors, il peut subvenir après une double facturation commise par erreur. Et, un retour de marchandises endommagées à la livraison ou la non correspondante à la commande peut aussi impliquer l’édition d’une facture avoir pour annulation.
Par ailleurs, il peut arriver qu’un client exige d’avoir une facture unique au lieu d’une facture de situation. Ceci étant, la facture de situation est en opposition avec la facture d’avoir pour annulation dans le cas où l’acheteur choisit de recevoir une seule facture à la fin des travaux.
Dans quel cas faut-il éditer une facture d’avoir ?
À un moment donné, toutes entreprises peuvent faire recours à une “facture avoir” pour rectifier une facture initiale. Ou tout simplement, elles peuvent en avoir besoin pour reconnaître une créance envers leurs clients. La facture avoir, en modifiant les montants dus par les clients, joue un rôle clé dans la mise à jour de la balance âgée.
La note de crédit peut intervenir dans un certain nombre de situations à savoir :
✔ Apporter une correction à une erreur de facturation
La “facture avoir” est employée lorsque survient une erreur sur la facture initiale. La loi prohibe la modification d’une erreur sur la précédente facture ou l’annulation de cette dernière du cahier de compte. D’où la présente note de crédit qui vient en correction de la facture précédemment émise. Elle permet ainsi de rectifier l’omission d’un geste commercial, un trop-perçu ou un trop-prélevé pendant la facturation.
✔ Rembourser un acheteur insatisfait
Il arrive parfois que le produit ou le service qu’un fournisseur livre ne corresponde pas aux attentes des acheteurs. Dans ce cas, le client réclame généralement un remboursement. La “facture avoir” intervient donc ici pour annuler le paiement du client. Les factures avoir, en régulant les remboursements et les ajustements, influencent directement la trésorerie de l’entreprise.
Il existe plusieurs politiques de remboursement notamment le remboursement du montant total de la facture à travers un virement bancaire. L’acheteur peut bénéficier d’un bon d’achat équivalent au montant de la facture initiale. Ou alors, le fournisseur peut lui proposer de déduire le montant de la facture initiale lors d’un nouvel achat sur la fiche de stock.
✔ Surmonter l’indisponibilité de certaines marchandises et/ou matériaux
La “facture avoir” intervient également lorsqu’il faut faire face à l’indisponibilité des marchandises présentes sur la fiche de stock. À ce niveau, le client qui a déjà effectué un versement pour l’achat du matériel ou de la marchandise indisponible doit être remboursé.
✔ Mettre à jour une facture
En cas de travaux supplémentaires ou de facturation de prestation de service
✔ Jouer le rôle de garantie
Pour l’acheteur en cas de marchandises détériorées ou endommagées, de retard ou de défaut de la livraison, de non-conformité du produit…
Les mentions légales et les délais d’une facture d’avoir
La facture avoir autant que tous les autres documents comptables sont soumis à certaines règles.
⮚ Avoirs rectificatifs
Lorsque les erreurs ou rectifications à faire sont nombreuses, la loi préconise de dresser une note de crédit qui vient annuler complètement la facture initiale. De telle sorte à produire un document comptable clair et pertinent qui facilitera la gestion comptable de votre business.
⮚ Le délais de validité
La facture avoir a une durée de validité équivalente à celle de la facture initiale. Ceci étant, elle peut être conservée pendant près de dix ans. Cependant, elle reste valide très souvent jusqu’à 5 ans environ. Sauf dispositions contraires soulignées dans les conditions générales de vente, d’après l’article L110-4 du code du commerce. Toutefois, il faut noter que le délai d’émission d’une note de crédit est tributaire des accords préalables signés entre les parties concernées. Le mieux est de faire dès que possible une facture avoir après le constat d’un problème sur la facture initiale.
⮚ Les mentions obligatoires et contenu d’une facture d’avoir
Tout bon bilan comptable doit intégrer des factures avoir bien présentées. À cet effet, vous devez toujours noter la mention « facture d’avoir » et utiliser les termes tels que « net à déduire » au lieu de « net à payer ». Le montant total de l’avoir doit être aussi noté en négatif. De plus, la facture doit indiquer les modalités de paiement suivantes : bon d’achat, remboursement par chèque ou remise sur la future facture. Et lorsqu’elle est émise à un professionnel, elle doit également comporter les informations comme le délai de paiement, le taux de pénalité et l’indemnité forfaitaire. C’est donc dire qu’une facture avoir doit contenir les éléments suivants pour garantir sa validité fiscale :
- La date d’émission de l’avoir
- La date du service/vente
- Les coordonnées de l’acheteur
- Le numéro de la facture d’avoir
- Le numéro de bon de commande
- L’adresse de facturation
- Le prix unitaire
- La quantité et la description des produits/prestations
- Le décompte détaillé de chaque produit délivré/prestations
- Le taux de TVA applicable
- Le montant total TTC et HT
- Le montant forfaitaire pour les frais de recouvrement
- Le taux de pénalité lors du retard de paiement
- Les conditions de vente
⮚ La numérotation d’un avoir
La numérotation des factures obéit à des normes spécifiques. Elle doit être composée d’un ensemble séquentiel de chiffres suivant un ordre chronologique et sans discontinuité. Ces règles sont les mêmes pour les notes de crédit.
⮚ Le calcul de la TVA
Lorsque la facture d’origine présente une TVA, il est essentiel de la mentionner aussi sur la facture avoir. Si le client désire récupérer la TVA, le document comptable doit afficher les informations comme le montant de la TVA correspondante ainsi que le montant du remboursement. Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de facturation afin d’éviter de commettre des erreurs. En effet, l’élaboration des factures numériques est plus sûre. Car, plusieurs logiciels de facturation tels que Pennylane peuvent vous aider à effectuer les calculs de manière automatique.
Nos experts sont là pour vous montrer comment notre solution peut simplifier et améliorer votre comptabilité ainsi que vos transactions. Contactez-nous dès maintenant pour une démonstration adaptée à vos besoins.
Comment faire une facture d’avoir avec Pennylane simplement ?
Pennylane est un outil de gestion comptable puissant qui vous permettra d’éditer simplement votre facture d’avoir. Il dispose d’un grand nombre de fonctionnalités idéales pour réaliser vos factures en ligne. Cela dit, ce logiciel est capable de vous offrir un suivi budgétaire optimal. Il rassemble tous les outils nécessaires dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre facturation. La précision et la clarté de ses données produisent des bilans comptables pertinents. En effet, il favorise la collecte automatique des données et un rapprochement bancaire efficace. De plus, il vous aide à clôturer votre comptabilité et pilote toutes vos finances de A à Z. C’est le seul logiciel qui vous permettra de garder le contrôle sur votre entreprise. Ainsi, il intègre des outils de collaboration interne et vous offre une vision à 360° sur vos flux financiers en temps réel… De plus, en mettant l’accent sur le travail collaboratif, Pennylane facilite la synergie entre les équipes en permettant à tous les membres de participer activement à la gestion financière et au processus de facturation, rendant la prise de décision plus rapide et plus efficace.
Grâce à lui, de nombreux professionnels gagnent en temps, en efficacité et en énergie. Il vous suffit simplement de cliquer sur l’option « Annuler » pour créer votre “facture avoir” en un claquement de doigts. Pennylane est votre solution efficace et rapide !
Ce que vous devez retenir
La facture d’avoir est un document comptable utilisé pour rectifier un problème observé sur la facture d’origine. Elle a un grand intérêt tant pour les vendeurs que pour les acheteurs. En effet, elle est employée dans des situations particulières. Cela peut être pour corriger une erreur ou un oubli, faire office de garantie, rembourser un client insatisfait etc. Comme tout document comptable, elle est soumise à règles au risque de se voir invalidée par les textes du CGI. Cela dit, tous les professionnels doivent recourir à ce document pour assurer une meilleure gestion comptable de leur entreprise. L’édition de la note de crédit exige évidemment un grand soin. Heureusement, vous pouvez vous faire accompagner par un logiciel de facturation tel que Pennylane. Un expert-comptable peut vous conseiller sur la meilleure manière d’émettre et de gérer les factures avoir, assurant la conformité fiscale.
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