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Réussir son management de projets
Dans cet article (chanceux que vous êtes) nous aborderons la différence entre la gestion de projets et le management de projets qui sont deux concepts différents dont la distinction est souvent mal perçue.
Nous verrons pourquoi le management de projets est si important aujourd’hui, comment vous sensibiliser sur le sujet ainsi que votre équipe.
Enfin, nous aborderons les méthodes et outils pour faire de chacun de vos projets une réussite collective.
Prêt à faire chauffer les neurones ? Let’s go !
Le management de projets, qu'est-ce-que c'est ?
Le management de projets est l’ensemble des actions engagées afin de concevoir un projet, de le lancer et de le réaliser avec succès (c’est mieux…).
Il ne s’apparente pas simplement à l’utilisation d’outils.
Il incorpore une dimension humaine pour faciliter les échanges entre les différentes parties du projet, les motiver et tirer d’eux le meilleur résultat possible.
En clair, il faut créer une synergie et un but commun entre les parties pour que le projet réponde à la triple contrainte :
- la durée, le projet doit être livré dans les temps
- le coût, le budget alloué doit être respecté
- la portée, le projet doit être livré en respectant les engagements du cahier des charges
Le management de projets dans sa forme moderne est né aux alentours des années 1950 (Il vaut mieux tard que jamais…).
C’est à ce moment-là que les entreprises ont enfin compris les avantages de l’organisation du travail autour de projets en reconnaissant l’importance de communiquer et de faire interagir entre eux les différents individus pour une meilleure coordination.
Management de projets contre gestion de projets, quelle est la différence ?
Lors de la gestion de projets, vous avez un objectif à atteindre, un projet à réaliser et le chef de projet qui en est en charge va surveiller que tout soit en ordre : les délais respectés, le budget maitrisé… Il va avant tout analyser les faits et sortir le bâton si tout ne se passe pas comme prévu.
Lui, ce qu’il veut, c’est que le projet se passe bien, qu’il y a un paiement sans accroche, peu importe la manière d’y arriver.
Lors du management de projets, on incorpore une dimension sociale, plus humaine au projet.
Le manager qui tire les rênes doit avoir des compétences relationnelles en plus de compétences techniques. Il sait que chaque individu est unique et n’agit pas de la même manière avec les différents membres de son équipe projet.
Il tient compte des individualités pour améliorer le travail de groupe. Il incorpore à l’analyse de base la sociologie des organisations, la psychologie du travail, le bien-être, etc. Et surtout, chaque individu fait partie d’une équipe soudée sur laquelle il peut s’appuyer.
C’est un peu le rôle d’une maîtresse d’école. Elle a certains élèves qui comprennent tout du premier coup, d’autres un peu moins vite à qui il faut expliquer plusieurs fois, voire différemment.
Elle va devoir expliquer pourquoi il est important d’apprendre. Elle va mettre à contribution les meilleurs élèves pour qu’ils expliquent avec leurs propres mots à leurs camarades en difficulté. Elle va créer une alchimie entre eux, les responsabiliser afin d’en faire sortir un esprit d’entraide propice à la réalisation des objectifs pour tous.
Elle ne tape pas sur les doigts avec une règle dès qu’un élève se trompe, elle va essayer de comprendre pourquoi il se trompe et comment éviter qu’il ne fasse l’erreur à nouveau (un tantinet plus intelligent non ?).
En tant que manager de projets, c’est pareil, l’objectif va être de donner du sens au travail de votre équipe, de leur faire comprendre que la conduite au changement et la transformation numérique sont nécessaires. De comprendre que chacun va être confronté à des problématiques différentes et que c’est ensemble et en faisant preuve d’humanisme que vous allez pouvoir les solutionner.
Pourquoi le management de projets est-il aujourd’hui indispensable ?
Il y a une dizaine d’années, j’étais assis en cours pour passer un diplôme de “Manager de projets web”. J’y écoutais un intervenant extérieur, manager de projets dans une très grosse société française.
Nous devions créer une application mobile de jeux par groupe de 5 personnes pour un client fictif et ma première envie était de vouloir mettre fin à son blabla, de réceptionner le brief et de coder l’application le plus rapidement possible.
Naïvement, j’avais l’impression qu’écoutait ce vieux briscard parler autour de tâches, de backlog, sprintlog et autres termes un peu farfelus ne servait à rien. Pire, je me demandais comment quelqu’un qui n’a pas de bagage technique pouvait être crédible pour diriger une équipe de développeurs avec un savoir-faire technique bien plus poussé que lui… (et tout ça pour un salaire bien plus alléchant).
J’avais l’impression que ce monsieur n’était pas bien utile, et pourtant ce n’est que quelques années plus tard, confronté aux projets en équipe et clients, que j’ai réalisé que j’aurais dû l’écouter avec bien plus d’intérêt…
Le management de projet, c’est tout simplement ce qui va vous permettre d’éviter que votre projet ne se termine en eau de boudin…
Lors de nos premiers projets en entreprise, on a tendance à n’être pas assez méthodique.
On sous-estime le temps ou le budget à allouer, on fait trop confiance aux autres intervenants, on part du principe que tout le monde va respecter en permanence ses deadlines, on prend pour argent comptant tout ce que le client dit sans en garder une trace écrite, on ne fait pas preuve d’assez d’empathie…
Et tout ça, ça finit par un petit cocktail explosif à coup de perte de confiance, de patience et d’argent.
Alors, on apprend de ses erreurs (et si ce n’est pas encore votre cas, on va vous faire gagner du temps), pour un management de projet réussi, il va vous falloir dans tous les cas :
- définir la raison pour laquelle un projet est nécessaire (il faut que cela soit compréhensible par tous si vous voulez un engagement maximum de chacun).
- définir une note de cadrage (interne ou avec le client) pour coucher par écrit toutes les modalités afin de bien-être d’accord sur ce que le projet comprend ou non.
- définir un manager de projets (sinon ça part dans tous les sens et tout le monde se rejette la faute).
- préparer une analyse de rentabilité pour justifier l’investissement (quand vous tournez le volant trop tard, vous évitez la voiture en face, mais pas le fossé à côté…).
- maintenir la communication et les échanges dans le temps (le management ce n’est pas qu’au lancement du projet).
Admettons que vous ayez à réaliser une application mobile pour un client, sans management de projet, voici ce qu’il risque de se passer :
- vous allez foncer tête baissée dans la réalisation en vous basant sur un brief et en négligeant les échanges clients pour être sûr que le besoin est bien cerné.
- vous allez multiplier les allers-retours en termes de maquettage, d’interface, de fonctionnalité, car vous n’aurez pas pris le soin de réaliser une note de cadrage
- vous allez vous perdre dans la liste des tâches et des choses à prioriser si vous n’avez pas une base commune avec les autres collaborateurs
- vous manquerez d’empathie si vous ne comprenez pas pourquoi les autres sont en retard et n’avez pas une vue d’ensemble sur leur planning
- vous manquerez de motivation et de productivité si certaines tâches vous semblent pénibles et qu’on ne vous explique par pourquoi il faut en passer par là
Éviter toutes ces mésaventures, c’est justement l’objectif du management de projets (web et autres !).
Ainsi donc ce vieux briscard, essayez de me mettre en garde contre tout ça… Et il m’a fait comprendre que le travail, ce n’est pas que des tâches opérationnelles. C’est avant tout de l’organisation collective, de la stratégie et de la responsabilisation.
Combien de fois avez-vous foncé tête baissée avant de finaliser des documents contractuels clairs avec le client, fait une réunion d’équipe pour s’assurer de la compréhension de tous ? Si la réponse est supérieure à 0, c’est déjà perdu !
Management de projets, comment s’y prendre ?
Il y a quelques années, pas simple d’assurer un management de projets… Réunions à gogo qui n’en finissent plus, difficulté de remplissage de tableaux de suivi dans Excel, coups de téléphones et mails incessants pour obtenir des retours, c’était sacrément fastidieux !
Aujourd’hui, tout ça, c’est fini (en tout cas, on l’espère pour vous !) et si ce n’est pas le cas, voici comment se mettre à jour :
monday.com, l’outil de management de projets incontournable
On vous a déjà parlé plusieurs fois de monday.com, et pour cause, c’est l’outil qui est devenu le leader mondial pour un management de projets réussi ! Véritable machine de guerre pour assurer un travail collaboratif de qualité, voici quelques fonctionnalités qui devraient grandement vous être utiles pour votre management de projets :
La vue partagée avec les clients
Ne courez plus derrière vos équipes pour être sûr que des comptes rendus soient assurés auprès des clients. Dans monday.com, vous pouvez créer un tableau de bord relatif à chaque client. Vous y mettrez par exemple toutes les tâches planifiées et déjà entamées sous la vue d’un visuel de Gantt.
De cette manière, en un coup d’œil, les clients peuvent visualiser l’avancée des travaux et où en sont précisément vos équipes.
La maîtrise du budget et des deadlines
Dans monday.com, chaque collaborateur peut renseigner les tâches qu’il réalise au sein d’un projet et y attribuer un volume horaire. Vous pouvez jumeler ce dernier avec un coût, ainsi à chaque fois qu’un membre de votre équipe travaille sur un projet, vous voyez au quotidien ce qu’il en coûte pour la société et les marges restantes.
Vous avez ainsi une parfaite vue sur la maîtrise des coûts. Vous pouvez créer des alertes dès que la marge dépasse un certain seuil critique de manière à tout de suite faire le point avec vos équipes sur les points de douleur et déconvenues rencontrées.
L’historique des échanges avec les clients
Au sein de monday.com, vous pouvez vous créer un tableau de bord avec tous vos prospects/clients. Pour chacun d’eux, vous avez d’innombrables possibilités de colonnes pour posséder une multitude d’informations les concernant (nom, société, téléphone, adresse, effectif, CA, etc.). Et en plus de cela, vous pouvez conserver un historique d’échanges avec chacun d’eux.
Ainsi, vous pouvez notifier avoir vu un call ou une visio avec eux à telle heure, vous pouvez mettre en pièce jointe des mails ou des enregistrements vidéos, etc. Vous centralisez ainsi tous les échanges et en donnez une vue d’ensemble à vos collaborateurs. Vous évitez les relances ou les échanges redondants, car tout le monde sait désormais précisément ce qu’il en est.
Le planning des collaborateurs
Toujours au sein de monday.com, vous avez la possibilité d’avoir une vue d’ensemble sur le planning et toutes les tâches de vos collaborateurs.
Trop souvent le travail en équipe débouche sur de la frustration, car l’un ou l’autre des acteurs prend du retard sur le projet qui décale le travail de tous les autres après lui…
Le fait d’ouvrir la visibilité des plannings permet de voir qu’il faut parfois jongler entre plusieurs projets ou priorités hautes et de davantage se mettre à la place des collaborateurs. Empathie bonjour !
De nombreuses autres fonctionnalités sont à découvrir sur monday.com, nous pouvons vous en faire une démonstration personnalisée selon vos besoins. Retenez que c’est un outil en permanente évolution qui se connecte avec une multitude d’autres plateformes pour automatiser un maximum vos tâches redondantes et pénibles. Il permet d’enrichir et de fluidifier non seulement les échanges avec vos prospects et clients, mais aussi directement avec votre équipe.
De très nombreuses autres fonctionnalités sont à découvrir sur ce fabuleux outil, si vous voulez en savoir plus, sachez que nous réalisons des formations sur monday.com.
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Pendant 14 jours et sans engagement
Slack, pour favoriser la communication en temps réel
Slack, c’est une plateforme en ligne qui peut être utilisée gratuitement. Concrètement, c’est une messagerie instantanée, une sorte de Messenger mais pour professionnel. Vous allez pouvoir y échanger avec vos collègues, à distance et à tout moment de la journée, par texte comme par visio ou vocal.
C’est l’idéal pour assurer le management de projets. Vous n’attendez plus des réunions prédéfinies pour évoquer les points douloureux. Vous les solutionnez de suite avec vos équipes pour gagner un temps précieux.
Vous pouvez parler dans des chaînes d’équipe ou bien rester dans l’intimité la plus totale avec des conversations privées.
L’astuce tiilt.io : Slack peut être intégré nativement sur monday.com et il serait dommage de s’en priver ! Tenez informée votre équipe de l’avancée d’un projet en envoyant des messages de monday.com vers Slack. Que ce soit des mises à jour, des changements ou encore des deadlines à respecter, les possibilités sont nombreuses et toutes plus intéressantes les unes que les autres.
Google Workspace, pour favoriser le travail collaboratif
Google met à disposition de chacun de nombreux outils pour le travail collaboratif. En tant que particulier, si vous disposez d’une adresse Gmail, vous avez accès à Google Drive. C’est un espace de stockage au sein duquel vous pouvez créer différents types de fichiers comme des documents, des feuilles de calcul, des présentations, etc.
Google en propose une version payante pour les entreprises, Google Workspace. Cela fonctionne sur le même principe sauf que vous avez plus de possibilités, notamment en termes de stockage.
Concrètement, l’avantage, c’est le travail collaboratif. Vous ne travaillez plus sur vos fichiers, sur votre ordinateur dans votre coin. Tout est dans le cloud. Tout est sauvegardé automatiquement. Tout est accessible en temps réel, à tel point que vous voyez les caractères tapés par vos collègues s’afficher sur votre écran. On peut donc travailler à plusieurs simultanément sur un même fichier et l’on peut faire des retours immédiats. Fini les mésaventures de devoir tout retoucher une fois un fichier finalisé, vous pouvez contrôler et alerter dès le début.
Le management de projets, qu'est-ce-que c'est ?
- À l’heure actuelle, la simple gestion de projets ne suffit plus. Il faut y incorporer de l’intelligence et du management. Si les cursus universitaires se multiplient autour de ce concept, ce n’est pas un hasard. Même chose pour les certifications et formations liées au management, notamment agile. Il faut comprendre que chaque collaborateur recherche un sens à son travail et fait face à des problématiques qui lui sont propres. Il faut assurer un échange permanent et faire preuve d’empathie pour trouver une vision commune et solutionner les points de friction rapidement.
- Il existe différents outils qui facilitent le management de projets, comme monday.com. Le management de projets, ce n’est pas une réunion par-ci par-là, c’est un travail assidu et rigoureux qui doit être opéré de bout en bout pour que projet rime avec succès. Un manager de projets n’est pas seulement quelqu’un qui ventile des tâches et râle lorsqu’il y a du retard. C’est une personne qui assure le bon déroulement du projet, mais aussi afin que chacun se sente au mieux avec un travail qui a du sens. (Finalement, il était loin d’être inutile ce vieux briscard…).
Vous souhaitez être accompagné pour votre management de projets ?
