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Le Work OS : La solution pour un travail collaboratif efficace
En tant que gérant d’une entreprise, il est essentiel d’assurer une bonne interface d’échange pour l’ensemble de votre équipe. Le Work OS, ou Work Operating System, est une plateforme logicielle polyvalente adaptée à la gestion de tous vos projets. Flux de travail personnalisés, tableurs faciles à utiliser, organisation optimisée… Voilà quelques uns des multiples avantages que vous promettent un Work OS !
Ces quelques lignes vous ont donné envie d’en savoir plus sur cette technologie (qui vous attend les bras ouverts) ? Alors vous êtes bien tombés, car nous vous proposons d’explorer la notion de Work OS, son utilité et ses avantages dans cet article !
Un Work OS : Qu'est ce que c'est ?
De son nom complet Work Operating System, un Work OS est une plateforme entièrement basée sur le cloud conçue pour améliorer la communication au sein de votre entreprise de plusieurs façons, la première étant de créer des flux de travail de sorte à optimiser les échanges entre les différents membres d’une équipe par exemple ! Avec un bon Work OS, vos équipes pourront non seulement faire des plannings, mais aussi élaborer et suivre leurs projets. Il s’agit donc d’un outil de gestion ouvert à tous types d’entreprises, sans restriction de secteur ni de taille ! Le Work OS facilite la vie de ses utilisateurs au quotidien, et permet de réaliser une optimisation sur les points suivants :
- La gestion des tâches entre chaque membre d’une équipe
Un tel avantage sert à réduire les intermédiaires entre chaque tâche, et donc à réaliser le travail plus rapidement et sans contraintes. - La visibilité et la restitution des données
Grâce à son caractère numérique, le Work OS trouve une utilité dans le fait de rassembler en un point les informations et les données nécessaires à une ou plusieurs équipe(s). Ce même processus donne une visibilité au manager en ayant accès au développement des divers projets en cours. - L’intégration de données, de fichiers et de logiciels tiers
Étant donné qu’un Work OS est hébergé par le biais du cloud, c’est tout naturellement que ce dernier vous offre l’opportunité de joindre et de connecter des sources en tout genre au sein de votre espace de travail. Qu’il s’agisse de logiciels, d’applications ou même de pages internet, les différentes intégrations servent à centraliser les informations pour ne pas contraindre les employés à faire des allers-retours entre plusieurs supports, générant alors une perte de temps et d’énergie qui pourraient être évitées. - Le suivi de l’avancée d’une tâche ou d’un projet
Motif d’usage essentiel du Work OS, le suivi des tâches est un atout indéniable afin de progresser et de s’assurer que tout le monde avance dans la même direction. Le Work OS conserve l’historique des actions précédentes, ce qui est une bonne manière de garder une organisation entre différents membres ou différentes équipes par exemple. Cette transparence est primordiale pour collaborer sainement et elle permet aux managers d’avoir une vue d’ensemble sur le travail des équipes. - L’organisation au milieu d’équipes délocalisées ou d’employés en télétravail
L’avantage du numérique réside dans son aspect dématérialisé : les employés peuvent donc travailler à distance sans aucun souci de productivité ni de synchronisation ! Le Work OS structure le travail de chaque personne à travers son interface et permet d’organiser les différentes tâches de manière encore plus optimale qu’en travail présentiel. - Le développement d’un espace propre à chaque employé
Entre flux de travail adaptés, tableaux de bord et modules personnalisés, ça ne fait aucun doute : un Work OS améliore les conditions de travail d’une équipe. Celui-ci à l’avantage de disposer d’une interface visuelle et intuitive à personnaliser pour obtenir un espace de travail convient à chaque utilisateur. Applications, informations et autres outils sont alors regroupés selon les préférences de chaque individu, et sans en modifier le contenu bien sûr !
À quels enjeux répond un Work OS ?
Face à des exigences de moyens grandissantes, le digital s’avère être une bonne opportunité pour gérer une entreprise telle qu’une PME et de nombreux enjeux entrent en compte afin de diriger au mieux son business. Heureusement, les fonctionnalités d’un Work OS consistent à résoudre et à déjouer ces enjeux pour vous faciliter la vie !
Parmi elles, on pense notamment à la communication, qui est un aspect essentiel du travail d’équipe. C’est bien connu : la communication est la clé pour construire un projet sur des bases solides. Cela est bien évidemment valable pour les entreprises, où un Work OS répond parfaitement à ce besoin d’échanges entre les membres d’une équipe (et même avec des personnes externes). Dans monday.com il est par exemple possible d’assigner des tâches à une personne de votre équipe ou même de la mentionner dans un commentaire et cette dernière recevra une notification pour la prévenir. Le Work OS vous permet également d’échanger des documents et d’en créer nativement appelés workdocs, tout ça dans l’optique d’améliorer le travail collaboratif. Que ce soit pour renforcer la communication au sein des équipes ou pour donner une vue d’ensemble aux managers ou autres supérieurs hiérarchiques, le Work OS est la solution à adopter pour gagner en transparence et en organisation.
D’ailleurs, le format du Work OS suggère une plus grande implication de chaque personne au sein de l’entreprise : souvent, les décisions concernant les objectifs de l’entreprise sont établis par la direction. De ce fait, les employés ne sont même pas au courant des décisions stratégiques, et se contentent d’entreprendre les opérations indiquées (sans trop savoir pourquoi). Pourtant, avoir accès à ce type d’informations est primordial puisque les employés sauront vers quoi ils doivent se diriger et auront donc un meilleur prisme de vue sur leurs investissements au sein de l’entreprise ! Vous l’aurez compris, un Work OS garantit que toutes les équipes d‘une entreprise restent alignées et communiquent, tant pour les PME que pour les plus grandes sociétés.
Un autre enjeu auquel répond un Work OS est la possibilité d’intégrer des applications et des automatisations sans avoir de notions en code. En tant que plateforme logicielle, un Work OS regroupe toutes les ressources nécessaires à la création d’un widget, d’un flux de travail ou d’intégrations, le tout sans aucune capacité en ce qui concerne de près ou de loin la programmation informatique. monday.com en est un bel exemple : il s’agit de la plateforme la plus complète et la plus agile du marché, qui vous permet même de faire évoluer vos différents modules en fonction de votre croissance ! On peut l’affirmer sans crainte : la liberté de créer vous tend les bras.
Toujours en partant d’un idéal pragmatique et efficace, un Work OS mène à la mise en place d’équipes tout à fait indépendantes les unes des autres. Cette indépendance donne également naissance à une certaine autonomie pour chaque équipe ! Cela est alors bénéfique dans une démarche de gain de temps, d’efficacité, mais aussi d’agilité, que nous allons expliquer juste après. L’indépendance des équipes vise à créer des réseaux d’organisation plus directs, sans nécessiter de synchronisation par exemple.
C’est en ce sens qu’un Work OS contribue également à améliorer l’agilité d’une entreprise : opter pour une méthodologie axée sur le digital est une bonne façon d’apporter de la flexibilité à son entreprise. En effet, l’indépendance des équipes est un atout d’une autre manière, en offrant une plus grande liberté à chaque équipe et donc une plus grande facilité à s’adapter au besoin de la clientèle.
Par ailleurs, s’il y a un enjeu qu’une entreprise peut surpasser grâce à un Work OS, c’est la démocratisation et la gestion des projets en cours. Encore une fois, la simplicité du suivi des progrès est une caractéristique majeure de ce type de plateforme. Ce dernier facilite un accès à tous les employés, là où leurs compétences ne sont pas toujours identiques. C’est dans le même esprit que sont mises en place les intégrations : plus un Work OS a d’intégrations, plus il vous fait gagner en temps et en organisation. Avec plus de 50 intégrations comprenant Gmail, Shopify, Hubspot et bien d’autres, monday.com est un Work OS connu pour faire de votre compte un véritable espace personnel. Autrement dit, il s’agit d’un moyen de rationaliser les processus. Eh oui, un tel outil facilite la centralisation des données autour d’une seule et même interface, étant donné que le passage au digital provoque bien souvent un silo de données.
Enfin, c’est de cette centralisation qu’advient une fluidité exemplaire pour les clients. Utiliser un Work OS est une bonne façon de mettre toutes les chances de ses côtés pour s’assurer que l’expérience de la clientèle se déroule sans aucun accroc. De par sa transparence, il suffit à une équipe de se renseigner sur les tâches de l’autre pour avoir un visuel immédiat sur leur projet. Voilà une façon de fortifier les liens et les connaissances de chaque employé au sein de l’entreprise, dans l’espoir de satisfaire les clients le plus possible.
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Comment choisir un bon Work OS ?
Malgré toutes ces descriptions, il faut savoir que tous les Work OS ne se valent pas. Il est donc impératif de faire le choix d’un bon Work OS pour s’assurer de booster la productivité de son entreprise. Ainsi, voici une liste non exhaustive de quelques critères vous permettant de vous diriger vers un Work OS de qualité.
La prise en main
La première chose à évaluer est la facilité de prise en main du Work OS. Ce dernier doit être compréhensible et facile d’utilisation afin que tous vos employés puissent accéder et travailler de manière équitable. Si l’on pense à l’interface de monday.com, on visualise immédiatement un espace ergonomique, intuitif et donc facile d’utilisation. En optant pour un tel Work OS, vous pouvez être sûr qu’aucune connaissance technique précise est nécessaire pour pouvoir collaborer avec le reste des équipes !
Les intégrations
Par ailleurs, et comme nous en parlions précédemment, vous devez vous assurer des possibilités d’intégrations avec d’autres outils et logiciels tiers dont les utilisateurs font régulièrement usage. monday.com est une bonne solution afin de limiter les points de contact, améliorant alors la rapidité de chaque tâche. De la même manière, le Work OS pour lequel vous optez doit être en mesure de s’adapter à l’organisation de vos flux de travail, présentant alors une certaine souplesse. Ceci apporte de la fluidité aux opérations et aux échanges, constituant ainsi des solutions efficaces à tous les potentiels enjeux que rencontre votre entreprise.
Notre avis d'experts
Que vous soyez une PME ou plus encore, nous vous recommandons d’opter pour le Work OS monday.com. Comme expliqué dans notre présentation, le logiciel fait partie de notre quotidien depuis maintenant plus de 5 ans et présente la solution la plus complète, la plus souple et la plus intéressante actuellement. Faire le choix d’un Work OS et se projeter sur le long terme n’est pas chose aisée mais cette plateforme sait évoluer en cohérence avec vos besoins pour tirer le meilleur du travail d’équipe. En plus d’être un Work OS, il peut se substituer à de nombreux autres outils tels que :
- un agenda collaboratif
- un planning projet
- un CRM
- un logiciel de suivi commercial
- un logiciel de recrutement
Et tellement d’autres exemples grâce à ses possibilités infinies !
Si vous ne l’avez toujours pas compris, le fait d’intégrer un Work OS au sein de votre processus métier est un premier pas vers une entreprise plus organisée et qui atteint donc plus rapidement ses objectifs. Et si vous n’êtes toujours pas convaincu par cet article, testez vous-même monday.com pendant 14 jours. C’est gratuit et sans engagement.
Enfin, si le coût est le principal frein pour vous décider à sauter le pas, sachez que l’utilisation d’un Work OS et tout particulièrement de monday.com relève de l’investissement plutôt que de l’acte passager (et monday.com profite des tarifs les plus compétitifs comme expliqué dans notre article de test). Il est de plus évident que ce dit investissement vous fera même économiser de l’argent en vous évitant des problèmes de gestion et de communication au sein de votre entreprise. Car mieux gérer, c’est avant tout accroître votre productivité.
