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Comment mettre en place un tableau de suivi de projet efficace ?
Incontournable de la gestion de projet, le tableau de suivi de projet est un outil qui aide les managers de projet à visualiser les composantes de leurs projets au fur et à mesure de sa réalisation. Cependant, l’efficacité de cet outil dépend principalement de la qualité de sa conception. Voici comment se crée un tableau de suivi de projet efficace.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de projet ?
Également connu sous le nom de dashboard, le tableau de suivi de projet est un outil servant à optimiser le pilotage des projets. Il est généré à partir de logiciels dédiés. Il regroupe, synthétise, structure et centralise des informations de natures différentes pour faciliter la prise de décision.
En effet, dans le cadre de sa mission, le manager de projet doit généralement manipuler une grande diversité et un grand volume d’informations.
À qui s’adresse un tableau de suivi de projet ?
Un dashboard s’adresse à diverses personnes. Le chef du projet est souvent le premier à avoir besoin de cet outil de pilotage et de monitoring de projet. Cependant, peuvent également en avoir besoin :
- les dirigeants et managers de l’entreprise
- les directeurs généraux
- les directeurs commerciaux
- les gestionnaires de ressources humaines
- les responsables financiers
- les membres de l’équipe de projet
- les partenaires
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Pourquoi mettre en place un tableau de suivi de projet ?
Quel que soit le type du projet, il est impossible d’atteindre la performance sans un tableau de suivi de projet. En effet, la gestion de projet est vaste et complexe en elle-même. Il faut pouvoir respecter les délais et s’assurer que les limites budgétaires sont respectées aussi précisément que possible.
Il faut aussi garantir une communication fluide et précise entre les divers acteurs impliqués de près ou de loin dans le projet, etc. Ceci se fait via le partage de rapports d’avancement par exemple.
Face à ces exigences multiples, le tableau de suivi de projet offre au chef de projet plusieurs avantages. Il l’aide à faire un suivi des tâches, un suivi des délais et un suivi budgétaire en temps réel. L’outil contribue à :
- la visualisation claire et rapide du statut du projet dans son ensemble,
- Une communication efficace et transparente avec les diverses parties prenantes,
- le suivi des performances et l’amélioration des résultats en continu,
- une meilleure planification des ressources,
- une optimisation de l’allocation des ressources humaines,
- la gestion des rappels pour les diverses activités afin de ne pas manquer les échéances,
- une meilleure coordination de l’action des divers acteurs du projet,
- la gestion efficiente des processus,
- le suivi étroit des délais de livraison des livrables,
- le suivi des tâches et de leurs niveaux d’exécution et une éventuelle révision des termes initiaux en cas de besoin,
- une identification plus rapide des problèmes,
- une meilleure réactivité en cas de problèmes,
- l’anticipation des écarts négatifs et la mise en œuvre d’actions correctives en temps réel.
Ainsi, le tableau de suivi de projet n’est pas seulement utile pour le chef de projet. Il aide aussi les membres de l’équipe de projet a mieux coordonné les activités. Les donneurs d’ordre, le management et d’autres parties prenantes s’en servent aussi. L’outil leur permet d’apprécier la qualité du travail abattu et de s’assurer de la bonne marche du projet.
Quels sont les objectifs visés par un tableau de suivi de projet ?
Pour maximiser l’utilité d’un tableau de suivi de projet, celui-ci doit être associé à des objectifs précis. Évidemment, ceux-ci ne peuvent être connus qu’après conception du planning du projet. De même, il est plus facile de définir les objectifs quand un cahier de charges a déjà été élaboré.
Le chef de projet, qui est responsable de la création du dashboard, doit définir ses besoins vis-à-vis du projet. Il doit définir précisément ce qu’il cherche à obtenir.
Il doit aussi tenir compte des parties prenantes devant consulter le tableau de bord. Si possible, il lui faut communiquer avec eux pour avoir une base de données exhaustive à intégrer. Ceci étant, voici quelques exemples d’objectifs que peuvent viser un dashboard :
- Le suivi des délais via les taux d’avancement et d’exécution des activités ;
- Le suivi budgétaire pour respecter les prévisions budgétaires ;
- L’allocation des ressources pour s’assurer de minimiser les écarts de réalisation
- Le contrôle de la qualité afin de prendre des mesures correctives à temps.
Ces objectifs permettent d’identifier les données, agrégats et indicateurs clés de performance à visualiser tout au long du projet. Ceci étant, la définition des objectifs clairs ne suffit pas à garantir l’efficacité d’un dashboard.
Les critères à suivre pour concevoir un tableau de suivi de projet efficace
La qualité d’un tableau de suivi de projet dépend de deux principaux facteurs. Il s’agit de la qualité des données insérées et des indicateurs choisis pour l’analyse de la performance du projet. Ainsi, après la définition d’objectifs clairs, voici des critères incontournables à prendre en compte pour avoir un dashboard efficace.
- Le choix d’indicateurs clés de performance spécifiques, mesurables et surtout pertinents pour éviter de surcharger le tableau avec des données superflues ;
- La mise à jour constante et régulière des informations pour éviter d’avoir des données périmées ;
- Le respect du sens de lecture et un usage intelligent des couleurs et des flèches pour faciliter l’identification des données plus importantes ;
- Une présentation simple et claire du tableau pour faciliter la prise en main et la navigation et pour permettre une visualisation simple des données ;
- Prendre des dispositions pour faciliter la collaboration d’équipe, notamment les membres de l’équipe, le management, les partenaires, etc.
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Pourquoi le contrôle interne est crucial dans la gestion d’un projet ?
En gestion de projet, le contrôle interne joue un rôle crucial. En effet, le contrôle interne est un ensemble de dispositifs sécuritaires. Ceux-ci sont mis en place pour maîtriser les risques et garantir l’optimisation des processus. Ils sont destinés à assurer l’atteinte des objectifs et leur conformité aux règles et procédures prédéfinies.
C’est un mécanisme de surveillance qui s’appuie sur un référentiel qui peut être un cahier de procédures. Bien conduit, le contrôle interne permet d’assurer le respect des règles, procédures et méthodes mises en place pour :
- la transparence et l’intégrité financière afin d’éviter les risques de fraudes par exemple,
- la transmission d’informations et la sécurité des données à l’interne,
- les méthodes définies par la direction pour la supervision des tâches,
- la conformité aux lois et normes en vigueur,
- la gestion au quotidien des opérations techniques,
- le respect de l’environnement et de la santé des membres du projet,
- la protection de la réputation de l’entreprise.
Il est vrai que la direction du projet est responsable de la mise en place du contrôle interne. Cependant, sa conduite est l’affaire de toute l’équipe de projet. Elle doit donc s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
Les indicateurs clé de performance à suivre dans un tableau de suivi de projet
Les indicateurs clé de performance (KPI) sont des grandeurs chiffrées. Elles servent à évaluer l’adéquation des actions, des stratégies ou des résultats obtenus aux objectifs définis. Il est impossible d’en faire une liste exhaustive. Ceci étant, les KPI de projet se déclinent en diverses catégories.
On distingue les indicateurs de délais, de coûts, de qualité, de risques, etc. Très efficaces pour le contrôle de projet, ils permettent de prendre des décisions permettant au projet de se diriger vers une bonne fin. Voici par exemple quelques KPI de projet à suivre dans un tableau :
L’écart budgétaire
C’est la différence entre les dépenses réellement effectuées et les estimations budgétaires. Elle peut être positive, nulle ou négative. Ce KPI permet de suivre l’exécution du budget. Il aide à prendre des décisions nécessaires pour l’allocation optimale des ressources budgétaires restantes par rapport aux dépenses restantes.
Le taux d’utilisation
Ce KPI est applicable aux ressources matérielles, financières ou humaines. Il s’agit du rapport entre les ressources disponibles et les ressources utilisées pour une même tâche. Ce KPI permet de vérifier si les ressources consacrées à une tâche sont judicieusement utilisées. Il permet aussi de délibérer sur la nécessité ou non d’ajuster les ressources restantes.
Taux de retard
Il s’agit de la proportion de tâches réalisées par rapport au nombre de tâches prévues pour une même période. Il permet de savoir si l’on est en avance ou en retard par rapport au planning initial.
Taux d’erreurs
Il s’agit du rapport entre le nombre de tâches réalisées avec erreurs et le nombre total de tâches à réaliser. Un taux très élevé peut rallonger les délais de livraison. Il faut le réduire et éviter de prendre du temps pour reprendre ou corriger les tâches mal exécutées.
Le taux d’avancement
Ce taux s’obtient en divisant le nombre de tâches déjà terminées par le nombre de tâches prévues dans le planning. Il permet de suivre le niveau d’avancement et de décider de l’éventualité d’une révision du temps de réalisation d’un projet.
En clair, on peut suivre les délais, l’avancement des tâches, les charges de travail, la consommation du budget ou d’autres ressources, etc. Tout dépend du type de projet et du besoin du chef de projet.
Comment créer un tableau de suivi de projet efficace en 5 étapes ?
La création d’un tableau de suivi de projet efficace doit se faire suivant une certaine procédure. D’entrée, il faut, comme nous l’avons dit initialement, prévoir les objectifs du projet.
Etape 1 : Déterminer les objectifs de projet
La définition des objectifs de projet est la phase préparatoire. Elle consiste essentiellement en la recherche de réponses à des questions fondamentales telles que :
- Quels besoins ce tableau doit-il satisfaire ?
- Quels sont les indicateurs clé de performance qui y seront mesurés ?
- Qui sont ceux qui utiliseront ce tableau ?
- Qui sont les personnes impliquées dans le projet ?
- Quelles sont les responsabilités de ces dernières ?
- Sous quel format le tableau doit-il se présenter ?
- Quel est le budget alloué au projet ?
- Quels sont les délais fixés pour le projet en général et pour chaque tâche ?
Il est important de répondre de manière précise et exhaustive à toutes ces questions parce que c’est cela qui vous permettra de mieux cadrer le projet. Ensuite, il faudra voir quel type de tableau serait le plus adapté en fonction des réponses que vous aurez fournies à ces questions.
Étape 2 : Choisir le format de tableau le mieux adapté
Les tableaux de suivi de projet se déclinent en plusieurs formats. En fonction des objectifs définis et des attentes, l’outil peut être orienté sur divers axes. Vous pouvez par exemple privilégier :
- Un format donnant une vue complète du projet et permettant de suivre ses différentes composantes et leur évolution. Ce type de tableau facilite particulièrement le pilotage stratégique et le monitoring de projet ;
- Un format facilitant la gestion opérationnelle au quotidien et permettant la mise en place rapide d’actions correctives en cas de besoin. Ce format est spécifiquement destiné à optimiser le pilotage opérationnel ;
- Un format donnant priorité à l’analyse des données afin de permettre une meilleure compréhension et une analyse plus précise des données. Ce format traduit les processus en données chiffrées et facilite leur amélioration à mesure de l’exécution du projet.
Il n’existe donc pas un type de tableau adapté à tous les besoins. Il faut adapter la présentation aux besoins spécifiques et à la nature et au nombre des indicateurs clé de performance mesurés.
Étape 3 : Création du tableau de suivi de projet à partir d’un outil adapté
En général, on peut créer un tableau de suivi de projet à partir du logiciel utilitaire Microsoft Excel ou à partir de logiciels plus sophistiqués. Le choix idéal dépend des exigences organisationnelles d’une part et d’autre part de la complexité du projet en présence.
En effet, avec Excel, on peut créer un tableau de suivi de projet simple et de portée limitée. Cependant, l’utilisation du logiciel Excel devient très fastidieux lorsqu’on atteint un certain nombre de données.
De plus, la mise à jour des données dans un classeur Excel peut être très difficile et chronophage. Et c’est sans compter les risques d’erreurs humaines associés à cette option. Par ailleurs, l’outil n’a pas été conçu pour être collaboratif.
Avec un logiciel de gestion de projet, tout devient très facile. Il devient aisé d’automatiser les tâches, de générer un rapport d’avancement, de suivre les indicateurs, etc. Cela dit, s’il existe une ribambelle de logiciels de gestion de projets sur le marché, ceux-ci ne se valent pas.
En dehors du prix, l’offre de fonctionnalités (reporting, collaboration, suivi en temps réel des progrès, etc.) et la facilité de prise en main varie d’un logiciel à l’autre. Il faut donc prendre le temps de faire un choix éclairé.
Étape 4 : La mise en forme des données dans le tableau
Après le choix du format et celui de l’outil de création le mieux adapté pour la présentation du tableau, il faut passer au choix des données à intégrer au tableau et à leur mise en forme.
Toutes les données utiles doivent être identifiées, collectées et envoyées dans le tableau de suivi de projet. Ensuite, elles seront mises en forme afin de s’adapter au dashboard.
À ce niveau, il est important de discriminer entre les données et de les catégoriser en fonction des cibles auxquelles elles s’adressent. En effet, même si le tableau s’adresse à plusieurs cibles, le chef de projet et les membres de l’équipe n’ont pas besoin des mêmes données. De même, la direction de l’entreprise et les partenaires n’ont pas besoin des mêmes données.
Ainsi, sur le tableau, certaines données vont se présenter sous la forme de graphiques, d’autres sous la forme de mini-tableaux, etc. Pour gagner du temps, cette étape sera aussi celle de l’automatisation du plus grand nombre possible de tâches. Rappelez que la facilité de navigation et de visualisation sont aussi cruciales pour une bonne collaboration. Pour ce fait, il est nécessaire d’utiliser des codes tels que :
- Des couleurs pour passer des messages spécifiques (en retard, en cours, danger, rupture de stock, objectif atteint, etc.)
- Des jalons pour représenter les diverses étapes du projet et faciliter la compréhension de l’avancement du projet ;
- Des sens de lecture : les données les plus importantes sont rangées de gauche à droite et du haut en bas. Ainsi, les données les plus cruciales devront apparaître en haut et à gauche.
En général, lorsqu’un tableau de suivi de projet est créé à partir d’un logiciel de gestion, la mise en forme des données se fait plus simplement. L’outil lui-même propose déjà les divers codes et possibilités de mise en forme qu’il suffit de sélectionner et d’appliquer à chaque donnée.
Étape 5 : la formation des destinataires du tableau et le partage pour la collaboration
Un tableau de suivi de projet est rarement destiné à une seule personne. En général, c’est un outil à usage collaboratif. Pour cela, il est important de former les autres membres de l’équipe de projet à la prise en main du tableau.
La formation et le partage du tableau est essentiel pour toutes les parties prenantes. Peu importe que celles-ci soient impliquées dans la gestion opérationnelle du projet ou qu’elles collaborent à distance. Il faudra leur apprendre à identifier et à analyser les informations les concernant sur le tableau.
Elles doivent pouvoir, en le consultant, accéder à toutes les informations importantes. Elles doivent connaître le niveau d’avancement du projet, identifier les étapes suivantes, identifier les points de difficultés, les risques, etc. Elles doivent pouvoir, en consultant le tableau de suivi de projet, prendre des décisions liées à leurs responsabilités dans le projet.
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Le tableau de suivi de projet : quelles sont ses limites ?
L’utilisation des tableaux de suivi de projet n’est pas sans limites. En effet, certains facteurs peuvent affecter l’efficacité de ces outils. On en parle.
Le risque de complexité et de surcharge d'information
La principale difficulté associée aux tableaux de suivi de projet, c’est la complexité apparente qui les caractérise. En effet, on se perd parfois dans la masse d’informations placées ici et là.
Ces tableaux sont parfois très surchargés. Cela rend leur prise en main difficile. C’est surtout le cas lorsque les données ne sont pas présentées suivant une certaine chronologie ou un certain ordre de priorité. Il est donc important de choisir avec attention l’outil qui servira à créer son dashboard.
La dépendance aux données de qualité
Le tableau de bord n’est pas un outil magique. Il ne fait que renvoyer des données sous un format plus synthétique et propice à la compréhension et à l’analyse. Ainsi, il suffit que les données initialement entrées soient erronées ou périmées pour que les résultats ou les indicateurs générés soient faux.
En oubliant donc de mettre en jour certaines données, on pourrait se retrouver à prendre des décisions sur la base d’indicateurs inexacts. En clair, la fiabilité d’un tableau de bord dépend d’abord de la qualité des données qui y sont insérées.
Manque de contexte
Les tableaux de suivi de projet sont parfois dissociés du contexte. En effet, ces outils sont conçus pour répondre à des besoins du moment. Or, s’ils sont partagés entre divers services, ils ne s’adaptent pas toujours à la différence des besoins d’un acteur ou d’un service à l’autre.
Les risques de sécurité
La question sécuritaire constitue une problématique très importante pour les entreprises. En effet, les données entrées dans les tableaux de suivi de projet sont souvent réservées à un public restreint. Or, puisque ces tableaux sont conçus sur des logiciels en ligne, la confidentialité des informations peut ne pas être toujours garantie.
Le coût et les ressources nécessaires
Vu que le logiciel Excel est d’utilisation gratuite, il est généralement préféré pour gérer des projets de petite envergure. Pour les projets ayant une certaine envergure, les logiciels de création de tableaux de suivi de projet sont plus indiqués. Malheureusement, ils ont un certain coût et sont parfois hors de la portée de certains acteurs.
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Flexibilité et Personnalisation
monday.com se démarque par sa capacité à s’adapter à divers environnements professionnels. Cette plateforme permet aux utilisateurs de façonner leurs espaces de travail numériques avec une grande liberté, rendant possible la création de tableaux de bord sur mesure qui répondent spécifiquement aux exigences de chaque projet.
Collaboration en Temps Réel
La fonctionnalité de collaboration en temps réel est un atout majeur de monday.com. Elle offre des outils intuitifs pour le partage d’informations et la communication au sein des équipes, permettant ainsi un suivi efficace et une coordination optimale des tâches et des projets en cours.
Intégration et Automatisation
L’intégration transparente avec d’autres applications et la capacité d’automatisation font de monday.com un outil extrêmement efficace. Les utilisateurs peuvent connecter leurs outils préférés et automatiser des processus récurrents, ce qui se traduit par un gain de temps significatif et une amélioration de la productivité générale.
Conclusion
En résumé, on retient qu’un tableau de suivi de projet est un outil de pilotage stratégique ou opérationnel crucial pour maximiser la performance des projets. Il s’adresse aux dirigeants, aux managers d’entreprises ainsi qu’aux gestionnaires de projet. Sa conception requiert la clarification des objectifs, l’identification de KPI de projet pertinents et mesurables pour un suivi efficace.
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