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Comment choisir le meilleur outil de planification de projet pour votre entreprise ?

Autrefois réservés aux plus grandes organisations, les outils de planification de projet sont désormais à la portée de toutes les tailles d’entreprises. Destinés essentiellement aux managers et aux responsables d’entreprises, ils optimisent la gestion du temps et des ressources. Mais les outils de planification de projet, on en trouve par dizaine sur le marché. Dans ce guide, nous vous aidons à découvrir l’énorme impact que ces outils peuvent avoir sur votre productivité globale. Nous finirons en vous proposant des pistes pratiques à suivre pour dénicher l’outil de planification de projet le plus adapté à vos besoins.

Illustration outil de planification projet

Qu’est-ce qu’un outil de planification projet ?

Un projet peut être décrit comme un ensemble d’activités spécifiques, organisées pour atteindre un objectif commun dans un laps de temps défini. Il implique la coordination de plusieurs intervenants et se déroule selon un cycle de vie structuré en 5 phases :

  • La phase d’initiation : identifier les besoins, définir les objectifs et établir la faisabilité du projet.
  • La phase de planification : construire le plan d’action détaillé, fixer les échéances et prévoir les ressources nécessaires.
  • La phase d’exécution : réaliser les tâches selon le plan établi tout en coordonnant les équipes.
  • La phase de suivi/contrôle : surveiller l’avancement, ajuster les écarts et assurer le respect des objectifs initiaux.
  • La phase de conclusion : formaliser la clôture du projet, évaluer les résultats et tirer les enseignements.

Pour garantir la réussite d’un projet, la planification est essentielle. C’est ici qu’interviennent les outils de planification projet. Ces solutions logicielles permettent de structurer les étapes, d’optimiser les délais et de gérer efficacement les éventuels imprévus.

Leur objectif ? Simplifier l’organisation, coordonner les équipes et assurer un suivi précis pour minimiser les écarts entre la planification et la réalité.

Ces outils sont devenus des alliés indispensables des managers pour transformer des idées en projets concrets, livrés dans les temps et selon les attentes.

Quels sont les avantages des outils de planification de projet

L’utilisation d’un outil de planification de projet apporte des bénéfices significatifs pour les équipes et la gestion globale des projets. Voici les principaux avantages, regroupés par thématiques pour plus de clarté :

  • Amélioration de la productivité et des processus internes :
    • Ces outils permettent d’organiser les tâches et de clarifier les priorités, ce qui élimine les ambiguïtés et les pertes de temps.
    • En automatisant les rappels, les notifications et les rapports, ils libèrent les équipes des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
    • Les workflows sont structurés et les responsabilités bien définies, assurant une transition fluide entre les étapes du projet.
  • Centralisation des informations :
    • Les fichiers, échanges et échéances sont rassemblés sur une plateforme unique, accessible à tous les collaborateurs.
    • Cette centralisation réduit le temps passé à rechercher des documents ou à recouper des informations dispersées, tout en garantissant leur disponibilité en temps réel.
  • Optimisation des ressources :
    • Les outils offrent une vue précise sur l’utilisation des ressources humaines et matérielles, évitant les surcharges ou les sous-utilisations.
    • Ils permettent également d’équilibrer les charges de travail et de maximiser le potentiel des équipes, avec une augmentation mesurée de la productivité pouvant atteindre 20 %.
  • Réduction du temps d’adaptation et renforcement de la collaboration :
    • Grâce à des interfaces intuitives, les nouveaux collaborateurs s’intègrent rapidement dans le flux de travail existant.
    • Des fonctionnalités comme les tableaux Kanban, les commentaires en ligne ou les calendriers partagés facilitent la communication et renforcent la clarté organisationnelle.
    • Le partage d’informations en temps réel limite les réunions et réduit considérablement le volume d’emails échangés.
  • Réduction des coûts et anticipation des problèmes :
    • Une gestion optimisée des ressources et des processus diminue les dépenses inutiles et améliore la rentabilité des projets.
    • Grâce aux tableaux de bord et rapports analytiques, les équipes identifient rapidement les risques ou retards potentiels, permettant de corriger les écarts avant qu’ils n’impactent le budget ou les délais.

En regroupant des fonctionnalités essentielles comme l’automatisation, la centralisation et la collaboration, les outils de planification de projet deviennent des alliés incontournables pour améliorer l’efficacité et la coordination des équipes.

Quels sont les outils de planification projet disponibles sur le marché ?

Vous ne savez pas quel outil de planification de projet choisir ? Nous vous proposons ici une liste d’outils qui pourraient vous intéresser.

monday.com

monday.com est un outil de gestion de projet et de collaboration polyvalent qui offre de nombreuses fonctionnalités essentielles. Il permet de :

  • centraliser la communication,
  • visualiser les projets via des Timeline et des Diagrammes de Gantt,
  • générer des graphiques automatiques avec la vue Chart,
  • suivre les tâches en temps réel,
  • suivre les tâches hebdomadaires grâce aux fonctionnalités de My Week.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet no-code qui permet aux équipes de visualiser et organiser leur travail grâce à une approche Kanban basée sur des tableaux, des listes et des cartes.

La plateforme propose des modèles prêts à l’emploi et différentes vues (tableau, chronogramme, calendrier) pour s’adapter aux besoins spécifiques des utilisateurs.

Asana

Asana est un outil de gestion de projet complet qui permet aux équipes de planifier, organiser et suivre leurs travaux de manière collaborative et visuelle.

Wrike

Wrike est un système de gestion de projet Cloud polyvalent qui offre des fonctionnalités avancées pour optimiser la collaboration et la productivité des équipes.

Avec des modèles prédéfinis pour différents secteurs, Wrike s’adapte aux besoins de petites startups comme de grandes organisations, offrant visibilité dans la gestion de projets complexes.

ClickUp

ClickUp est un outil de gestion de projet complet qui permet de centraliser et de simplifier le travail collaboratif. Disponible sur plusieurs supports (web, mobile, desktop), il offre une interface multifonctionnelle.

Smartsheet

Smartsheet est une plateforme de gestion du travail d’entreprise polyvalent dont le design est similaire aux feuilles de calcul.

TeamGantt

TeamGantt est un outil de gestion de projet en ligne qui permet de centraliser et visualiser les projets grâce à des diagrammes de Gantt interactifs grâce à son interface collaborative qui permet une communication fluide.

Les utilisateurs de TeamGantt peuvent organiser leurs projets, définir des priorités, partager des documents, suivre les délais, etc.

Basecamp

Basecamp est une plateforme de gestion de projets et de collaboration en ligne, offrant des outils pour organiser le travail, communiquer en temps réel et suivre les progrès.

La plateforme permet de centraliser tous les éléments d’un projet, facilitant la communication entre membres de l’équipe et même avec des collaborateurs externes. Les utilisateurs peuvent créer des projets, attribuer des tâches, suivre leur progression, et communiquer de manière informelle ou officielle.

Jira

Jira est un logiciel de gestion de projet conçu pour les équipes de développement logiciel mais utilisé dans divers contextes professionnels.

L’outil permet de gérer des projets en mode agile, avec des méthodes Scrum ou Kanban, et propose plus de 1000 extensions pour enrichir ses capacités.

Microsoft Project

Microsoft Project est un outil de planification de projets complet offrant des fonctionnalités pour planifier, suivre et gérer des projets, avec une intégration native à l’écosystème Microsoft.

L’outil propose une personnalisation poussée avec des champs et des vues adaptables, et s’intègre à l’écosystème Microsoft 365.

Notre classement des 3 meilleurs outils de planification projet

Fonctionnalités monday.com Asana Trello
Intégrations Plus de 200 intégrations avec des outils variés comme Slack, Google Drive, et Salesforce Plus de 200 intégrations, notamment Microsoft Teams et Slack Intégrations limitées via Power-Ups
Automatisations Robustes et personnalisables sans code pour automatiser les workflows complexes Automatisations avancées, mais nécessitant des configurations techniques Automatisations basiques via Butler
Rapports Tableaux de bord dynamiques et visuels, entièrement personnalisables Compréhensifs, mais moins flexibles pour des besoins très spécifiques Rapports simples, souvent dépendants d'extensions tierces
Sécurité Conforme RGPD, ISO 27001 et autres standards, cryptage avancé Haute sécurité, conforme aux normes internationales Sécurité standard adaptée aux besoins courants
Gestion collaborative Espaces centralisés avec communication en temps réel et suivi des projets Collaboration robuste via commentaires et discussions Collaboration limitée, principalement centrée sur la visualisation des tâches
Flexibilité des vues Multiples vues : tableau, calendrier, Gantt, Kanban, flux personnalisés Plusieurs vues comme liste, calendrier, chronologie, mais moins intégrées Principalement axé sur Kanban, avec peu d’options supplémentaires
Support et formation Assistance 24/7, ressources pédagogiques et webinaires complets. Bonne assistance avec ressources variées, mais limitées sur les plans basiques Support limité aux FAQ et à la communauté
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Quelles fonctionnalités essentielles rechercher dans un outil de planification projet ?

Un outil de planification de projet efficace doit intégrer des fonctionnalités indispensables qui simplifient la gestion, améliorent le suivi et renforcent la collaboration entre les équipes. Voici les points clés à considérer :

  • Gestion des tâches : cette fonctionnalité vous aide à attribuer des responsabilités claires, à hiérarchiser les priorités et à suivre les progrès de chaque membre de l’équipe. Elle est essentielle pour rester organisé et éviter les oublis.
  • Diagramme de Gantt : grâce à ce visuel, vous pouvez observer en un coup d’œil l’avancement des étapes de votre projet. Il permet également de repérer rapidement les blocages ou les retards qui pourraient impacter le calendrier global.
  • Collaboration d’équipe : avoir des espaces pour commenter, partager des documents ou notifier les membres est crucial. Cela réduit les échanges inutiles par email et améliore la communication.
  • Suivi du temps et des ressources : une bonne gestion implique de savoir combien de temps est consacré à chaque tâche et si les ressources sont utilisées de manière optimale. Cet outil vous offre une vision précise pour anticiper et ajuster vos allocations.
  • Intégrations tierces : connecter votre outil avec des logiciels comme Slack, Google Drive ou un CRM facilite le travail. Cela centralise les données et réduit le besoin de jongler entre plusieurs plateformes.

En combinant ces fonctionnalités, l’outil de planification projet devient un véritable atout pour vos équipes, leur permettant de collaborer efficacement et d’atteindre leurs objectifs dans les délais impartis.

Comment choisir le logiciel de gestion de projet adapté à votre équipe ?

Avant de procéder au choix d’un logiciel de gestion ou de planification de projet pour votre équipe, il est important de suivre le processus ci-après.

Analysez vos besoins

Identifiez la taille et la variété de vos besoins, en fonction de votre secteur d’activité et de la méthode de travail que vous utilisez habituellement.

Vous pouvez par exemple avoir besoin de fonctionnalités telles que la création de tâches, le suivi, la messagerie intégrée, l’intelligence artificielle…

Évaluez vos priorités

Selon vos besoins et vos objectifs, les priorités peuvent guider votre choix.
Certains managers peuvent par exemple choisir de prioriser la gestion des tâches, le suivi des ressources ou la collaboration.

Testez les solutions

Quel que soit ce que vous lisez dans les avis, il est essentiel de tester les solutions avant de prendre une décision. Optez pour les outils qui proposent des démonstrations détaillées ou interactives.

Ces démos vous permettent de visualiser concrètement les fonctionnalités et d’évaluer si l’outil répond aux besoins spécifiques et à la structure de votre organisation. En observant la solution en action, vous pourrez mieux juger de sa pertinence avant d’investir.

Considérez le coût de la solution

La question du budget occupe une place très importante dans le choix d’un outil de planification de projet. Puisqu’il s’agira d’un abonnement à payer mensuellement ou annuellement, le choix doit être fait de sorte à ne pas compromettre la stabilité financière de votre entreprise. Optez pour les solutions offrant le meilleur rapport qualité/prix.

Évaluez l’évolutivité de la solution

Puisque votre entreprise est appelée à croître dans le temps, il est important de choisir votre outil de planification de projet en conséquence. Il s’agira donc de privilégier un outil qui s’adaptera à la croissance future de votre entreprise. Vous n’aurez donc pas à changer de solution.

Évaluez les risques liés à la sécurité de vos données

Si vous envisagez insérer des données sensibles sur la plateforme de planification, choisissez la solution la plus sécurisée. Il faudra vous assurer que vos années d’archives seront conservées en toute sécurité.

Vos données doivent être à l’abri d’une éventuelle disparition dans le cas d’une éventuelle faille technique de la part du fournisseur de la solution.

C’est en tenant compte de tous ces paramètres, tout en communiquant avec votre équipe pour favoriser une adoption rapide de la solution au sein de l’entreprise.

Quelles méthodes de travail et secteurs d’activité bénéficient des outils de planification ?

Étant conçus comme des outils d’assistance à l’optimisation de la production et de la réduction des délais d’exécution, les outils de planification de projet sont compatibles avec la grande majorité des méthodes de travail populaires et des secteurs.

Les méthodes de travail adaptées aux outils de planification de projet

Associer des méthodes de travail structurées à des outils de planification permet d’optimiser la gestion des projets. Voici les plus adaptées aux outils de planification de projet :

  • Agile et Scrum : idéales pour les projets évolutifs. Agile utilise des cycles courts (sprints) pour livrer régulièrement des résultats. Scrum structure ces sprints avec des objectifs mesurables. Les outils de planification aident à suivre les tâches et ajuster les priorités en temps réel.
  • Kanban : parfait pour visualiser les tâches à travers des colonnes (à faire, en cours, terminé). Les outils intégrant des tableaux Kanban permettent de gérer les flux de travail avec flexibilité et de réduire les goulots d’étranglement.
  • Getting Things Done (GTD) : cette méthode organise les tâches par priorité et échéance. Les outils de planification transforment une longue liste en un plan clair et actionnable.
  • Méthode Eisenhower : en classant les tâches selon leur urgence et importance, cette approche aide à se concentrer sur l’essentiel. Les outils modernes permettent de recréer visuellement cette matrice pour une priorisation rapide et efficace.

Grâce à ces méthodes, les outils de planification améliorent la coordination, la productivité et la clarté dans l’exécution des projets.

Secteurs spécifiques

Si vous vous demandez si les outils de planification de projet seraient compatibles avec votre secteur, voici une liste de secteur dans lesquels, ils sont très régulièrement utilisés :

  • Secteur du marketing : planification des campagnes éditoriales, vue d’ensemble et gestion stratégique des campagnes marketing, coordination des équipes créatives, etc.
  • Secteur Informatique : suivi des sprints dans le cadre du développement logiciel, gestion des bugs, répartition des tâches et suivi, etc.
  • Secteur du BTP : amélioration de la communication entre les divers intervenants, gestion optimisée des ressources humaines et matérielles, planification des échéances
  • Secteur industriel : structurer les processus de production, suivre la conception des produits, anticipation des éventuels goulots d’étranglement dans la production.
Marine Brique
Lou Brique
Maxime Brique
Nicolas Brique
Maxime Brique
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Quels sont les pièges à éviter lors de la mise en œuvre d’un outil de planification ?

Le choix d’un outil de planification est une décision importante pour toute entreprise. Toutefois, l’investissement peut se révéler improductif si certaines mesures ne sont pas prises. Il faudra par exemple éviter de commettre les erreurs suivantes :

  • Mal évaluer vos besoins en acquérant un outil trop complexe ou peu fonctionnel peut engendrer des coûts inutiles pour l’entreprise
  • Ne pas impliquer les collaborateurs au moment du choix de l’outil peut entraîner pour éviter des résistances internes et ralentir l’adoption
  • Ne pas former ou mal former les collaborateurs après l’acquisition d’un outil de planification peut rendre la prise en main difficile et augmenter le risque d’erreurs lors de l’utilisation
  • Négliger la sécurité des données, en oubliant de choisir des solutions conformes au RGPD et offrant des fonctionnalités de cryptage et de sauvegardes automatiques, peut entraîner une fuite de données et exposer l’entreprise aux risques de cybersécurité.

Conclusion

En résumé, on retient que l’acquisition d’un outil de planification de projet représente un investissement stratégique très important pour les entreprises, quel que soit la taille ou le secteur.

Que vous soyez dans le secteur de développement logiciel, dans le BTP, dans le secteur des services, vous avez besoin d’une solution de planification de projet. Elles vous aideront à gagner en efficacité en réduisant les coûts et en facilitant la collaboration entre équipes.

Ces solutions logicielles favorisent la centralisation des informations, l’optimisation des ressources et boostent, par conséquent, la productivité. Pour les plus petites entreprises, ces outils aident à simplifier les projets, tandis qu’ils aident les grandes entreprises à mieux gérer leurs activités grâce à des fonctionnalités avancées. Il suffit de trouver la solution la plus adaptée à vos besoins, à vos priorités et à votre budget.

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Yanis Koudil
Yanis KoudilCréateur de contenus
Je suis Yanis, passionné par l’univers numérique, j’aime découvrir de nouvelles façons d’améliorer nos outils au quotidien.