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Tableau de répartition des tâches : Guide complet 2024
On connaît tous l’importance d’une bonne organisation au sein d’une entreprise !
Mais il est parfois difficile d’organiser le travail et de le répartir efficacement entre les différents membres de votre équipe…
Pour qu’une organisation optimale d’une tâche se fasse, il vous faut :
- Planifier le travail avec des deadlines
- Définir des rôles pour vos collaborateurs
- Pouvoir communiquer facilement.
- Suivre facilement les tâches effectuées et celles à venir
C’est pour cela qu’un tableau de répartition des tâches est un outil très utile, car il intervient sur les quatre points précédemment cités.
Définition des tableaux de répartition des tâches
Les tableaux de répartition des tâches sont des outils de gestion qui vous permettent de suivre facilement l’avancement de votre projet dans les différentes étapes qui le composent en temps réel.
Un tableau de répartition peut prendre bon nombre de formes, parmi les plus connues d’entre eux, on retrouve :
- Les tableaux Gantt,
- Les tableaux Kanban,
- Les listes de tâches, etc.
Malgré leurs différences visuelles et dans leurs utilisations, ils ont tous un point en commun : faciliter la collaboration d’une équipe sur la mise en place, la création et le cycle de vie d’un projet .
Pourquoi la répartition des tâches est-elle importante dans la gestion de projet ?
Un tableau de répartition des tâches vous permet de vous organiser de manière optimale, car il vous donne une visibilité parfaite sur les sous-tâches à venir, mais il permet aussi et surtout de :
- Clarifier les responsabilités sur le projet (chacun sait ce qu’il à faire)
- Booster votre efficacité (travail subdivisé en sous-tâches)
- Évitez les retards (meilleures gestions des échéances)
- Améliorer la qualité de votre travail (une meilleure organisation, c’est moins de stress, donc un meilleur rendu de votre travail).
Quel outil utiliser pour créer un tableau de répartition des tâches ?
Mais quel outil utiliser pour répondre de manière efficace à toutes ces problématiques en 2023 ?
Nous vous déconseillons d’utiliser des logiciels de tableur classique, mais plutôt, vous tournez vers une solution dédiée pour de la gestion de projets.
Il vous faut un logiciel de gestion de projet qui puisse vous permettre de créer des tableaux simples, mais que cette simplicité ne soit pas un frein pour son adaptabilité !
Il faut également pouvoir en quelques clics pouvoir insérer des deadlines et des assignations ainsi que des commentaires ou des remarques.
monday.com est parfait pour la création de tableaux de répartition des tâches efficaces !
- Très facilement, monday.com vous permet de profiter d’un espace convivial où vous pourrez vous et votre équipe collaborer sur des tableaux créer sur mesures.
- Analyser et exploiter les informations de l’avancement de votre projet avec les tableaux de reporting que vous offre monday.com.
- Avec ce logiciel de gestion de projet, vous avez aussi la possibilité d’automatiser vos actions sur des tableaux.
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Comment les tableaux de répartition des tâches peuvent aider les équipes à rester organisées et sur la bonne voie.
Tableaux de Gantt
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un tableau Gantt ?
Un tableau Gantt vous permet d’avoir une visualisation parfaite des échéances et vous procure un suivi optimal de la gestion de votre projet dans le temps.
Il permet une bonne répartition de la charge de travail en dispatchant le travail de manière équitable entre les différents collaborateurs de votre entreprise.
L’utilisation de tableau Gantt permet également une bonne utilisation des ressources dans la mise en oeuvre des différentes phases d’un projet.
Tableaux de Kanban
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un tableau Kanban ?
Le principal avantage du tableau Kanban est qu’il segmente le travail en plusieurs étapes (sprints), ainsi, il est beaucoup plus simple de se concentrer sur une tâche à la fois, ce qui augmente considérablement le niveau de qualité globale dans la réalisation d’un projet.
Le tableau Kanban est également très efficace, car il procure une très grande transparence sur les tâches effectuées et celle à venir, ce qui procure une vue d’ensemble et permet de se projeter efficacement dans les tâches et les étapes qui composent votre tableau.
Il facilite aussi grandement la gestion du planning d’une entreprise en facilitant la répartition des tâches.
Tableaux de liste de tâches
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un tableau de liste de tâches ?
L’avantage d’un tableau de liste de tâches et sa grande facilité à mettre en place sous forme de “to-do list”, il est également très simple à prendre en main.
Néanmoins, vous pouvez rendre un tableau de liste de tâches très complet et très efficace, notamment en le créant via le logiciel de gestion de projet monday.com.
Transformer une simple to-do list; en un tableau de répartition des tâches puissant, qui regroupe l’ensemble des informations et des données utiles pour vous créer un vrai espace de travail collaboratif et où chaque utilisateur trouvera les informations nécessaires qui lui permettent de travailler en autonomie, mais jamais seul.
Avantages de l’utilisation d’un tableau de répartition des tâches
Augmentation de la productivité
Inclure les différentes étapes de votre projet au sein d’un tableau de répartition des tâches est une bonne façon de gagner en productivité, car les différentes tâches sont fragmentées entre les différents collaborateurs du projet, ce qui permet une meilleure gestion et une meilleure concentration des capacités de votre équipe.
Amélioration de la communication entre les membres de l'équipe
Avec un bon outil de répartition des tâches, vous vous assurez de bénéficier d’un outil de communication redoutable, où chaque collaborateur pourra très facilement indiquer l’avancement de son travail ou notifier un collègue d’une information importante.
Transparence et responsabilité accrues
Un avantage notable d’un outil collaboratif est également la transparence qu’il procure sur les tâches restantes et celle de chacun de vos collègues, il responsabilise aussi chaque personne de votre équipe en lui confiant une tâche bien spécifique qui lui est assignée à elle seule.
Vos collaborateurs se sentiront donc partie prenante et acteur du projet à 100%.
Réduction du risque d'erreurs et de retards
Avoir une bonne visibilité sur chaque sous-tâche et du temps accordé à chacune d’entre elles vous permet de définir une échéance avec une plus grande précision sur la fin du projet.
Les erreurs sont aussi minimisées, car un tableau de suivi vous permet d’identifier les problèmes éventuels sur une sous-tâche et ainsi dans certains cas limite la propagation du problème sur l’ensemble de votre projet.
Bonnes pratiques pour la création et l'utilisation des tableaux de répartition des tâches
Établir des buts et des objectifs clairs
Pour créer un tableau de répartition des tâches efficace, il va falloir diviser votre projet en différentes petites étapes qui le composent.
Prenons par exemple la création d’une entreprise.
La création de votre entreprise est votre objectif principal.
Mais on peut imaginer que cela inclut :
- L’ouverture d’un compte en banque
- Les démarches administratives de liées à l’ouverture d’une société
- Le recrutement
- La création d’un site internet.
Un tableau de suivi et de répartition des tâches vous permettra donc de suivre ces objectifs en les catégorisant et en les incluant dans un processus qui aboutira à la réalisation de l’objectif principal.
Attribuer des responsabilités aux membres de l'équipe
Maintenant que vous savez quelles sont les sous-étapes qui composent votre projet, vous devez assigner les tâches à chaque membre de votre équipe !
Pour ce faire, vous devez prendre en compte deux choses primordiales.
- Les capacités de chacun
- L’attrait de la personne pour la tâche en question
Les capacités de chacun des membres sont une donnée primordiale à prendre en compte, car cela vous permettra d’optimiser l’utilisation des talents et des connaissances de chacun.
L’attrait que peuvent éprouver vos collaborateurs sur une tâche spécifique est également très important à prendre en compte, parce que comme nous le savons tous, nous faisons mieux les choses que nous prenons plaisir à faire.
Fixer des délais et des échéances
Fixer des délais est capital si vous souhaitez garder le contrôle sur le timing que vous vous imposez pour la mise en place d’un projet.
Établir des échéances vous permettra également de prendre de meilleures décisions et ne pas rester bloqué trop longtemps sur un sujet ou une tâche.
Comment mettre en place un tableau de répartition des tâches avec monday.com
Il est très simple de créer un tableau des tâches avec monday.com !
Voici comment les mettre en place rapidement pour votre projet :
- Créer un compte monday.com : Tout d’abord, vous devez créer un compte sur la plateforme monday.com.
- Créer un tableau : Créez un tableau en cliquant sur « Nouveau tableau » dans votre tableau de bord.
- Ajouter des colonnes : Ajoutez des colonnes pour les différents types de tâches à répartir. Par exemple, vous pouvez créer une colonne pour le nom de la tâche, une autre pour la personne responsable de la tâche, une autre pour la date d’échéance, etc.
- Ajouter des tâches : Ajoutez des tâches à votre tableau en cliquant sur « Ajouter un élément ».
- Affecter des tâches : Affectez des tâches en sélectionnant une personne responsable pour chaque tâche. Vous pouvez également attribuer une date d’échéance et ajouter d’autres informations pertinentes à chaque tâche.
- Suivre les progrès : utilisez les fonctionnalités de monday.com pour suivre les progrès de chaque tâche. Vous pouvez marquer les tâches comme terminées, ajouter des commentaires pour communiquer avec votre équipe, et plus encore.
- Personnaliser votre tableau : Personnalisez votre tableau en utilisant les fonctionnalités de monday.com. Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires, créer des automatisations pour automatiser certaines tâches, et plus encore.
En suivant ces étapes simples, vous pouvez créer un tableau de répartition des tâches efficaces avec monday.com.
Conclusion :
Pour conclure sur les étapes et les meilleures pratiques à absolument mettre en place pour la création et le suivi d’un tableau de répartition des tâches, vous devez :
- Planifier avec des dates et des échéances les différentes étapes ainsi que la fin de votre projet.
- Définir les tâches pour chacun des membres de votre équipe.
- Assurez-vous que vous communiquez facilement avec les bons outils
- Pouvoir suivre aisément le travail que vous effectuez ainsi que celui de vos collaborateurs.
N’hésitez pas à consulter notre article sur le travail d’équipe pour davantage d’informations.
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