Email de prospection : une solution de démarchage efficace en 2024

La santé et la prospérité de votre activité dépendent de votre capacité à vous constituer une base de clients. Les nouvelles technologies rendent possibles de nombreuses stratégies de démarchage. L’email de prospection est une méthode de prospection efficace qui vous permet d’atteindre vos prospects, de les convertir et de les fidéliser. Peu coûteuse et rapide à mettre en place, cette méthode permet de prospecter rapidement auprès de nouvelles entreprises.

Qu’est-ce que l'email de prospection ?

Avant toute chose, il est important de redéfinir ce qu’est la prospection. Quel que soit le public visé, le but de la prospection est d’enrichir votre portefeuille client. Toutefois, l’art du démarchage et de ses nuances délicates peut avoir pour objet deux types de client cible :

La prospection en B2C (business to consumer) consiste à rechercher de nouveaux clients parmi les particuliers
La prospection en B2B (business to business) a pour but de démarcher les entreprises à qui vous souhaitez vendre vos biens ou vos services

Aller à la rencontre des clients ciblés (aussi appelés prospects) est une démarche vitale pour votre entreprise. En effet, même si vous possédez déjà une base de clients solide, celle-ci risque de s’étioler au fil du temps. Il faut donc chercher à la renouveler en permanence.

Dans le cas où vous lancez votre activité, la question ne se pose même pas : il est indispensable de prospecter. La publicité et le bouche-à-oreille peuvent diriger les clients vers vos services, mais une bonne campagne de démarchage vous permet de démarrer votre entreprise plus rapidement.

Les principes essentiels de la prospection en B2B

Lorsque vous pratiquez le B2B, vous êtes souvent contraint d’aller directement à la rencontre du client. Cette démarche ne peut pas être effectuée au hasard. En amont de votre campagne, il est nécessaire que vous ayez un plan. Une bonne stratégie de prospection commerciale doit donc définir clairement vos objectifs.

Parmi ces objectifs, il est primordial d’identifier vos clients à convaincre de la façon la plus précise possible. Une fois cette étape validée, vous disposez de plusieurs outils pour mettre votre plan en action :

Vous pouvez démarcher les entreprises ciblées sur le terrain, en vous rendant directement à leurs locaux
Il est possible d’avoir recours à une campagne de calling (attention, cette technique est chronophage et ne produit que de faibles résultats)
Vous pouvez envoyer des courriers, des pubs, des catalogues, etc.
La technique de l’email de prospection donne de très bons résultats pour un investissement minime

Le cold mailing : pour un premier contact

Le cold mailing est le nom donné à un email de prospection commerciale que vous envoyez à un nouveau prospect. Très répandue dans le B2B, cette technique vous permet de vous constituer un portefeuille de leads. Le mot lead désigne un contact qualifié au sein d’une entreprise. Vous allez donc « viser » un interlocuteur qui a un poste à responsabilités au sein de l’entreprise que vous souhaitez démarcher.

Votre mail décrira en quelques lignes les bénéfices que vous pouvez apporter à cette entreprise et proposera d’aller plus loin. Si cela fonctionne (si l’interlocuteur répond positivement à votre message), vous êtes assuré d’être engagé dans un processus de vente.

Vous l’aurez compris, l’email de prospection B2B vous permet de « mettre un pied » dans l’entreprise que vous ciblez. Si vous réussissez à être ni trop insistant, ni trop intrusif, tout en apportant une valeur ajoutée, vous séduirez votre client potentiel.

Approcher vos futurs clients de cette façon a plusieurs avantages :

Vous vous faites connaître en quelques secondes et provoquez l’intérêt pour votre activité
Vous entrez en relation avec une personne influente de l’entreprise visée, ce qui a de fortes chances de se conclure par une vente
Par cet échange, vous êtes susceptible de poser la première pierre d’une vraie relation professionnelle. Même si le client ne fait pas tout de suite appel à vos services, il a une première image positive de votre entreprise. Cette impression peut porter ses fruits sur le long terme

Email de prospection : les étapes importantes

Par définition, l’email que vous envoyez n’a pas été sollicité par votre cible. Susciter rapidement son attention sans paraître intrusif peut tenir du jeu d’équilibriste. Il y a plusieurs à respecter afin de mettre toutes les chances de votre côté.

Segmenter sa base de données pour réussir ses emails de prospection

La segmentation de votre base de données clients est en totale cohérence avec la logique de l’email de prospection. En effet, ce dernier doit être avant tout caractérisé par une personnalisation du message.

Si vous organisez vos informations avec suffisamment d’efficacité, vous serez en capacité immédiate de savoir à qui vous adressez votre message, et donc de le personnaliser sur mesure pour le destinataire.

Segmenter vos données peut signifier, par exemple, classer vos contacts selon leur domaine d’activité, les valeurs véhiculées par leurs entreprises, l’importance de leur société, etc.

Le destinataire et l'objet de l'email : 2 choix importants

Peu de mails envoyés aux bonnes personnes valent mieux que des envois massifs à l’aveugle. Via les moteurs de recherche et les réseaux sociaux, analysez la pertinence de votre client potentiel.

L’objet est la première info qui apparaît dans la boîte mail de votre cible. Personnalisez-le avec des éléments en rapport avec elle (son nom, son activité, un événement récent lié à son entreprise…)

Présentez-vous

L’emailing de prospection propose une relation de confiance à votre interlocuteur. Dites clairement qui vous êtes et quelle est votre activité. Vous pouvez utiliser une signature professionnelle pour regrouper ces informations.

Apportez de la valeur pour convaincre

Vous avez peu de temps pour intéresser le client. Faites en sorte de capter son attention en quelques lignes. Définissez un problème qui le touche et apportez votre solution dans la foulée.

Pour vous démarquer de vos concurrents, vous devez répondre aux problématiques du client d’une façon originale. Quels sont les atouts de votre entreprise qui vous différencient d’autres acteurs de votre secteur ? Que pouvez-vous apporter d’unique ?

Programmez, analysez, relancez

Dans une campagne de démarchage par email, vous pouvez vite être débordé par la masse d’informations et par le temps passé à envoyer. Il existe des outils qui vous permettent d’automatiser les envois. Nous détaillons cela plus bas.

En prenant en compte le taux d’ouverture et le taux de réponse, vous pouvez jauger l’efficacité de votre campagne. C’est le moment idéal pour réajuster votre stratégie.

C’est là que nous entrons dans l’aspect délicat. Faut-il relancer le client, au risque de l’importuner ? En général, un ou deux mails de relance (pas plus si pas de réponse !) suffisamment espacés dans le temps sont admis comme étant une pratique efficace.

Les types d'email de prospection

Vous pouvez tout à fait vous appuyer sur des modèles qui ont déjà fait leurs preuves. Voici quelques exemples d’email de prospection.

L'email d'introduction

Le premier email de prospection que vous envoyez est le plus important. C’est lui qui expose la personne que vous êtes. La nature de votre entreprise, vos solutions, etc. Le mail d’introduction doit être agréable à lire. Espacez au maximum les paragraphes. La structure doit être aérée.

Voici les éléments attendus :

Un objet personnalisé (comprenant si possible le nom du destinataire)
Une présentation de vous-même et de votre activité
Une problématique adaptée au client avec des solutions sur mesure
Une forte valeur ajoutée qui rend votre mail unique
Un appel à l’action (prise de rendez-vous, lien vers votre site, etc.)
Une signature qui permet de vous contacter facilement

Vous pouvez axer votre mail d’introduction selon différentes approches :

Féliciter votre interlocuteur pour une performance de son entreprise, un événement, une promotion…
Apporter une solution concrète à un problème que vous avez détecté dans son entreprise
Critiquer de façon constructive. Exposer votre analyse des forces et des faiblesses de son activité, puis proposez votre expertise pour l’aider à équilibrer le tout
Vous introduire en faisant référence à une tierce personne qui vous a recommandé ce client. Cela peut être l’un de ses collaborateurs, un de ses propres clients, etc.

L'email de relance

L’email de prospection destiné à relancer présente les mêmes caractéristiques que l’email d’introduction. Il doit être synthétique, personnalisé et inciter le client potentiel à passer à l’action. Attention : l’enjeu de la relance est de renouveler la curiosité du destinataire, mais sans tomber pour autant dans le harcèlement !

On estime que 3 ou 5 jours entre l’introduction et la relance est un délai raisonnable. Un troisième mail peut être envisagé au bout de deux semaines. Puis… arrêtez-vous là ! Si vous allez plus loin, il y a de fortes chances pour que vous deveniez importun et que l’image de votre entreprise s’en trouve détériorée aux yeux de votre cible.

Email de prospection : les erreurs à éviter

L’email fait partie des meilleures stratégies de prospection que vous pouvez adopter. Correctement mise en place, une campagne peut réellement avoir un impact positif sur votre chiffre d’affaires.

À l’inverse, si vous tombez dans les pièges classiques, l’email de prospection peut devenir une activité extrêmement chronophage et totalement stérile.

Voici une liste de ce qu’il ne faut surtout pas faire :

Envoyer des mails à l’aveugle. Si vous vous adressez à une cible que vous ne connaissez pas, vous avez toutes les chances de tomber à côté de ce qui l’intéresse ou de ses besoins… votre mail finira dans la corbeille
Envoyer des mails types, sans aucune personnalisation. Si vous n’accrochez pas le destinataire par des éléments qui lui sont directement adressés, votre message passera pour de la vulgaire publicité et… votre mail finira dans la corbeille.
Rédiger un mail trop long. Vos clients sont comme vous, ils sont très occupés. Un mail trop long ou insuffisamment aéré va vite les ennuyer, donc… votre mail finira dans la corbeille.
Ne pas mettre d’appel à l’action. Il se peut que vous ayez réellement accroché votre cible, mais qu’elle décide de ne pas aller plus loin par manque de proposition concrète. Soulignez votre disponibilité pour un rendez-vous ou insérez un lien vers vos solutions pour l’encourager à agir
Rédiger un objet insipide. Si le champ objet de votre email de prospection ne suscite pas la curiosité, votre message ne sera même pas ouvert et sera supprimé sans même être lu

Quelques outils à utiliser pour votre email de prospection

Pour vos emails de prospection, vous pouvez être amené à utiliser un ou plusieurs outils de cold emailing. Ces derniers vous aident, par exemple, à organiser vos bases de données ou à automatiser vos envois.

Reply.io

La grande force de cet outil est qu’il propose de construire une base de données clients. En plus d’automatiser vos emails, Reply.io vous fait donc gagner du temps dans vos campagnes d’emails de prospection ! En plus, il est intégrable à beaucoup de CRM (les CRM sont des sortes de « super » applications qui centralisent toutes les données et toutes les actions durant vos campagnes de démarchage).

LemList

Le point qui démarque Lemlist de ses concurrents est sa capacité à automatiser. Non seulement, il organise vos envois d’emails de prospection, mais il automatise également la personnalisation de ceux-ci (images, messages sur mesure, etc.)

SalesMate

Avec SalesMate, vous gérez tous les aspects de votre campagne de démarchage. Non seulement l’application prend en charge la gestion des emails de prospection, mais il est possible d’ajouter des éléments annexes comme des textos.

Phantombuster

Ce logiciel est une puissante machine de prospection basée sur le cloud et destiné aux entreprises qui recherchent les bons outils pour développer leur activité plus rapidement. Logiciel de cold emailing made in France. Grâce à plus de 130 automatisations, Phantombuster saura vous faire gagner du temps dans votre prospection par email.

Snov.io

Snov.io est pour nous la meilleure solution pour le cold emailing. Fourni d’une multitude de fonctionnalités différentes. Cet outil puissant qui utilise la méthode du “scraping” vous apportera les clients sur un plateau d’argent.

De plus, le logiciel fait office de CRM qui vous aide à tracker les informations de vos prospects, mais également d’autres options comme planifier des appels, des rendez-vous ou des réunions.

Vous l’aurez compris l’email de prospection peut être un outil puissant pour votre stratégie commerciale cependant pour éviter que vos emails finissent directement dans la corbeille ou les spams, il important de soigner le contenu mais également la présentation.

En récoltant un maximum d’informations sur votre interlocuteur et en rédigeant l’émail pour lui, vous multipliez vos chances d’être lu.