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Fiche prospect : un outil puissant pour votre stratégie

La fiche prospect est un outil important pour votre équipe commerciale. Ce document vous permet de regrouper les informations vous permettant de qualifier un professionnel (ou particulier) pour qu’il devienne un prospect sérieux de votre entreprise.

Centraliser ce type d’informations peut sembler long et parfois complexe mais en choisissant les bons outils et les bonnes informations, la réalisation de cette fiche contact peut vous faire gagner du temps et surtout aider votre stratégie commerciale.

Qu’est-ce qu’une fiche prospect ? Différence entre la fiche prospect et le fichier de prospection ? Quels sont ses avantages ? Quelles sont les informations présentes sur une fiche prospect et où les trouver ? Quels outils utiliser pour construire votre fiche prospect ?

On vous donne toutes les informations utiles dans cet article.

Qu’est qu’une fiche prospect ?

Avant toute chose il est important de définir ce qu’est une fiche prospect. Souvent utilisée en BtoB ou BtoC, la fiche prospect est un document qui centralise toutes les informations relatives à votre prospect.

Elle est indispensable pour vos opérations de prospection (téléphonique, écrite ou sur le terrain), mais également vos campagnes marketing et la relation client.

Plus simplement la fiche prospect est une fiche contact qui peut se définir comme la carte d’identité de votre client potentiel. Plus votre fiche prospect est personnalisée, plus votre démarchage commercial sera efficace.

Exemple de fiche prospect

Différence entre la fiche prospect et le fichier de prospection

On entend souvent ces deux termes utilisés comme synonyme cependant il ne faut pas confondre la fiche prospect et le fichier de prospection.

La fiche prospect va regrouper les informations relatives à un seul prospect (ou client). Le fichier de prospection, quant à lui, regroupe différentes fiches prospects qui sont classées selon des critères choisis.

Les informations d’une fiche prospect vont vous permettre de créer des fichiers de prospection, qui pourront être utilisées pour vos actions commerciales (prospection téléphonique ou physique) et marketing (e-mailing, ads…).

Exemple de fichier de prospection

Les avantages d’une fiche prospect

La prospection surtout lorsqu’il s’agit du premier contact sans introduction au préalable n’est pas l’une des tâches les plus faciles. En effet, beaucoup de prospects de manière générale ne sont pas friands de ce type de contact.

Donc quels sont les avantages de cette fiche contact ?

Ciblage plus précis

Votre fiche prospect va vous aider à identifier les bons interlocuteurs et donc d’être en contact plus facilement avec la personne en charge. Lorsque vos informations sont peu ciblées lors de votre prospection vous serez confrontés à des prospects peu enclins à vous aider, ce qui vous mènera à des efforts chronophages et surtout frustrants.

Efficacité

Une bonne fiche prospect, vous assure plus d’efficacité. En ayant tous les détails de vos prospects, vous pourrez trouver des points communs entre eux mais également savoir quel point fort de votre entreprise vous devrez mettre en avant lors de vos échanges.

Suivi

Votre fiche prospect est un vrai aide-mémoire pour l’ensemble de votre entreprise. Toutes les données reçues pendant vos échanges avec votre cible seront présentes sur le document, ce qui vous permettra d’assurer un suivi précis de votre futur client.

Pourquoi est-il important de centraliser toutes les informations recueillies ?

Rien n’est plus frustrant que des informations éparpillées à plusieurs endroits différents. Vous le savez peut-être mais il y a de nombreuses raisons pour lesquelles il est important de centraliser toutes les informations que vous récoltez.

Accès rapide

En ayant une source unique pour toutes vos informations, ça les rend plus accessibles et il vous sera plus facile de trouver une information donnée.

Gain de temps

On dit toujours que le temps c’est de l’argent, c’est pourquoi en centralisant vos informations vous éviter de perdre du temps dans une recherche inutile. Ce gain de temps vous permettra donc de concentrer vos efforts sur des tâches plus importantes.

Meilleure collaboration

La centralisation des données permet une meilleure collaboration entre les départements car ils disposent d’un point de référence commun dans leur travail. Cela permet également d’obtenir un retour d’information de plusieurs points de vue à la fois.

Quelles sont les informations qu’on trouve généralement dans une fiche prospect ?

Votre fiche prospect doit contenir plusieurs composants clés afin de répondre à vos attentes. Ces composants peuvent bien évidemment être différents en fonction de votre domaine d’activité, mais aussi de votre cible. Vous les déterminerez en prenant compte de votre stratégie commerciale.

Par exemple, il est possible de diviser les différents composants en 3 catégories différentes : informations personnelles ou descriptives, actions et réactions.

Informations personnelles ou descriptives

Dans un premier temps vous devez ajouter des informations dites personnelles ou descriptives. Ce sont des informations qui décrivent votre cible :

  • Nom
  • Prénom
  • Âge
  • Sexe
  • Adresse postale
  • Adresse mail
  • Numéro de téléphone
  • Situation familiale
  • Situation professionnelle

Si vous faites de la prospection BtoB, il vous faudra également mentionner :

  • Nom de l’entreprise
  • Coordonnées de l’entreprise (adresse, numéro de téléphone…)
  • Site internet de l’entreprise
  • Secteur d’activité
  • Situation économique de l’entreprise (CA, effectifs…)
  • Positionnement sur le marché
  • Concurrents
  • Fournisseurs
  • Clients
  • Poste de votre contact au sein de l’entreprise
  • Adresse mail professionnelle de votre contact
  • Numéro de téléphone

Informations d’action

Les informations d’action indiquent l’historique des actions que vous avez mené auprès du client depuis le tout premier contact. On pourra y retrouver par exemple :

  • Date de contact
  • Type de contact (téléphone, e-mail, etc.)
  • Résumé des échanges
  • Plan d’action pour les prochaines étapes

Vous pouvez bien évidemment en ajouter beaucoup plus dépendant votre activité.

Informations de réaction

Ces informations correspondent aux réactions de votre cible suite à vos propositions (craintes, signes de satisfaction, etc.). Vous pouvez y référencer également son comportement d’achat.
Grâce à toutes ces informations vous saurez comment adapter votre offre et optimiser vos actions. En connaissant le plus précisément possible le comportement de votre cible, vous serez à même de mieux vous positionner pour vos campagnes de prospection.

Où trouver les informations pertinentes pour la fiche prospect ?

Il existe différentes manières de collecter les informations qu’il vous faut pour votre fiche prospect.

Votre réseau professionnel ou personnel

Le bouche-à-oreille, une technique de prospection qui date de la nuit des temps.

D’après une étude réalisée en 2022 par McKinsey, le bouche-à-oreille est le facteur à l’origine de 20 à 50% des décisions d’achat. Plusieurs études sur les dernières années ont pu appuyer ce résultat.

N’hésitez donc pas à faire appel à votre réseau personnel ou professionnel.

Votre site web

Le premier endroit où vous devriez récolter des informations : votre site web. Il vous est possible d’utiliser plusieurs stratégies pour arriver à des résultats.

Par exemple, vous pouvez miser sur une stratégie d’inbound marketing, qui vous permettra de récolter des informations en échange d’un livre blanc, autre produit ou un service. Il est également possible de vous orienter vers du web tracking à l’aide de votre pixel.

Cette méthode vous permettra de recibler (dans une campagne de retargeting) les personnes venues sur votre site et de les inviter à remplir un formulaire.

Les données publiques

Les bases légales d’entreprises et les sites web des entreprises peuvent être un bon point de départ pour récupérer des informations sur votre cible.

Les données externes

Il est possible de louer ou acheter des fichiers de prospects à une entreprise spécialisée dans la vente de leads. Cette méthode vous permet de réaliser une segmentation plus précise (centres d’intérêt, zone géographique, âge, revenus, etc.), qui vous permettra de cibler les prospects les plus intéressants pour votre offre.

Les salons professionnels

Les salons ou conférences professionnels sont une mine d’or pour récolter des informations sur votre prospect. Pour ce type d’évènement, pensez à toujours vous munir de fiches de contact vierge afin de pouvoir prospecter.

Les réseaux sociaux

Nous n’avons plus besoin de vous dire que les réseaux sociaux peuvent être la caverne d’Alibaba pour récolter des informations sur votre prospect. Vous pouvez atteindre votre cible en passant par des groupes de discussions, messages privés etc. Le tout est de bien choisir le réseau sur lequel votre cible se trouve.

Quel logiciel CRM choisir pour gérer ses fiches prospects ?

Une fois toutes les données sur votre cible récoltées, il est temps de se demander où les centraliser afin de pouvoir les exploiter par la suite. Il existe différentes manières de créer une fiche prospect.

Une solution simple pour construire vos fiches prospect est de faire appel à un logiciel CRM (customer relationship management). Ces logiciels sont conçus pour vous aider à gérer la relation commerciale et le suivi client.

Grâce à toutes les fonctionnalités incluses telles que l’automatisation, les widgets, etc., votre entreprise gagne du temps mais bénéficie également d’une meilleure communication pour les données.

Exemples de CRM à votre disposition :

Hubspot

L’une des solutions CRM les plus connues : Hubspot. Plutôt orienté Marketing, Hubspot n’en reste pas moins une solution efficace et facile à utiliser pour vos équipes commerciales et marketing. Ce CRM comporte des fonctionnalités d’optimisation mais également une multitude d’intégrations qui pourront vous être utiles.

Salesforce

Salesforce qui est une solution plutôt orientée Sales reste une référence dans le monde du CRM. Il est très probable que si vous cherchez le terme CRM sur Google, Salesforce sera l’une des premières solutions qui vous sera proposées. Ce logiciel est doté de plusieurs plateformes Cloud (Commerce Cloud, Marketing Cloud, etc.) qui vous donnent la possibilité de gérer vos données en fonction du canal et du cas d’usage.

ClickUp

Si vous souhaitez une solution un peu plus tournée gestion de projet, ClickUp peut être une alternative qui vous convient. Comme beaucoup d’autres CRM, ce logiciel regroupe les fonctionnalités de plusieurs applications. Que ce soit pour la création de tâches simples et complexes, de documents ou tableurs, de diagramme ou autre, ClickUp peut vous faciliter la vie pour la gestion de votre projet.

Pipedrive

Si vous cherchez une alternative à Salesforce, vous pouvez vous tourner vers Pipedrive. Ce logiciel CRM dispose d’une interface assez simple, facile d’utilisation et se place comme une solution puissante pour votre équipe commerciale. Comme beaucoup d’autres CRM, Pipedrive est riche en intégrations natives.

monday.com

Avec sa flexibilité, son interface simple et intuitive, le CRM monday.com est fait pour vous. Qu’il s’agisse de relation client, marketing, ressources humaines ou autre, ce logiciel vous offre des options polyvalentes qui vous permettent de suivre le cycle de vie client qui s’étend de la prospection aux actions marketing en passant par la vente et la relation client.

Ce n’est pas par hasard que nous vous recommandons ce CRM. Chez tiilt.io nous ne sommes pas juste Gold Partner de monday.com mais nous sommes aussi utilisateurs du logiciel depuis plusieurs années. En effet, nous avons fait le choix monday.com car pour nous ce logiciel regroupe tout ce qu’il faut pour permettre à notre équipe d’être plus productive, performante et organisée. monday.com s’est montré être un logiciel qui nous aide à atteindre nos objectifs.

monday.com vous accompagne dans l'amélioration de votre relation client et du processus de vente

Faciliter la création de votre fiche prospect grâce à monday.com

Comme dit plus haut dans l’article, vous avez différentes manières de créer votre fiche prospect. Vous pouvez utiliser un logiciel CRM tout comme un tableur Excel, cependant ce dernier risque de devenir handicapant au fur et à mesure de l’utilisation.

Encore une fois vous nous direz que nous faisons peut-être du favoritisme mais chez tiilt.io on assume notre parti pris. Nous allons vous dire pourquoi nous pensons que monday.com est le CRM qu’il vous faut. Tout d’abord peu importe votre domaine de spécialisation, la plateforme monday.com s’adapte à vos besoins.

Intuitif et flexible

User friendly, ludique et facile à prendre en main grâce notamment à la fonction drag and drop, ce CRM travaille pour vous. En plus d’être personnalisable pour répondre à votre secteur d’activité, le logiciel monday.com ne cesse d’évoluer et vous offre de nouvelles fonctionnalités assez régulièrement.

Construire un fichier de prospection complet se fait facilement sur monday.com

Centralisation

On ne le dira jamais assez mais pour éviter la perte d’informations importantes en cours de projet, il est important de les centraliser. La diversité de colonne proposée par monday.com, à ajouter à vos tableaux, vous permet d’intégrer toutes les informations nécessaires au suivi de vos clients.

La fiche élément regroupe les informations de plusieurs colonnes pour une meilleure visibilité

Une vue générale de vos suivis

Même si la centralisation des informations est importante, il se peut que la lecture de vos informations soit un peu floue à certains moments. C’est pourquoi l’utilisation d’un dashboard (tableau de bord) se révèle importante pour vous. Grâce à sa multitude de widgets tels que calendrier, chiffres, tableaux Gantt, diagramme, etc., monday.com vous permet une meilleure visibilité des données de vos tableaux donc de l’avancement de votre projet.

Créez vos tableaux de bord personnalisés grâce aux nombreux widgets proposés

Intégration

Comme d’autres CRM, monday.com contient une multitude d’applications à intégrer via sa marketplace. Cela vous permettra d’intégrer les outils que vous utilisez en interne. Vous retrouverez des outils tels que Salesforce, Gmail, Teams, Excel, Google Calendar, Zendesk, Twilio etc. L’intégration de ces applications vous permet de générer moins de silos de données et de gagner en transparence.

Envoyez vos emails depuis monday.com grâce à l'intégration Gmail

Automatisation

Une autre fonctionnalité importante de monday.com est l’automatisation. En effet, rajouter des automatisations dans vos tableaux vous permet de perdre moins de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Vous avez à votre disposition deux types d’automatisations : internes et externes.

Les automatisations internes vous permettront de créer des actions en fonction des colonnes de votre tableau.

Par exemple, si je me base sur la colonne statut de mon tableau, je peux déplacer un élément de mon groupe “EN COURS” vers le groupe “FINI” dès que le statut est changé.

Les automatisations externes quant à elles seront utiles aux logiciels tiers que vous aurez intégrés à votre CRM.

Par exemple, l’envoi d’un mail à un commercial sur sa boîte Gmail ou Outlook à lorsqu’un nouveau prospect lui est assigné.

La mise en place d'une automatisation sur monday.com en quelques clics

Que ce soit pour créer une fiche prospect, centraliser vos données ou automatiser certaines de vos tâches, le CRM monday.com s’adapte à vous, et vous donne toutes les clés pour faciliter votre workflow. N’attendez plus, essayez dès maintenant votre essai gratuit de 14 jours ou réservez un call avec nous afin de découvrir ensemble toutes les fonctionnalités monday.com.

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