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Tout savoir sur les plannings de travail en 2023
La mise en place de plannings adaptés est cruciale pour tout employeur souhaitant optimiser le work schedule de son équipe. Les données recueillies lors de cette planification doivent être conformes à la loi et adaptées aux besoins du service.
Chaque étape de la création du planning doit soigneusement être pensée pour maximiser la productivité. Il est essentiel de définir clairement les délais pour chaque étape, de prévoir des mises à jour régulières toutes les semaines et d’attribuer à chaque membre de l’équipe un poste spécifique. Une liste détaillée des tâches et des responsabilités aidera à garantir le respect des échéances et des objectifs.
Dans cet article, les experts monday.com partagent avec vous les meilleurs conseils pour optimiser la gestion de votre planning de travail.
Comment faire un planning de travail efficace ?
Avant de vous lancer dans monday.com pour automatiser et gérer le planning de travail, encore faut-il savoir comment le créer et quelles étapes suivre pour le réaliser. La façon dont vous allez présenter vos différentes informations relatives à la planification doit être discutée et approuvée par tous les membres de votre équipe.
Suivez les 5 points suivants si vous souhaitez mettre tout le monde d’accord sur votre planning de travail :
- Discutez de la manière dont vous souhaitez organiser le planning avec vos équipes, mais également avec les autres services de votre entreprise comme les ressources humaines ou juridiques. Cela vous permettra de connaître d’éventuelles contraintes temporelles ou légales, mais également de valider les horaires de chacun.
- Mettez-vous d’accord sur qui fait quoi pour organiser le temps et les responsabilités de chacun. Puisqu’on peut être amené à être sollicités en dehors de nos missions, connaître l’emploi du temps et les missions de chacun est essentiel. Pas seulement pour la communication, mais également pour le bon fonctionnement des projets et de l’équipe.
- Chaque tâche doit être priorisée et doit avoir un cadre temporel : un début et une fin. monday.com est aussi un outil efficace de gestion projet qui vous aidera à organiser les informations une tâche à la fois.
- Maintenant que vous connaissez les horaires et les responsabilités de chacun, vous pouvez désormais attribuer chaque mission aux différents membres de votre équipe. Pensez à différents éléments (heures de disponibilités à accorder à telle tâche, combien de temps y consacrer, sur quelles plages horaires, etc.) pour coordonner tous les membres présents sur le planning de travail.
- Automatisez vos tâches et vos processus au sein du planning de travail. monday.com est intégrable avec différentes applications pour vous simplifier la tâche. Profitez-en !
Planning de travail : automatisez votre organisation grâce à monday.com
L’importance de posséder un planning de travail organisé n’est plus à démontrer : lorsque l’on souhaite mener un projet d’une main de fer, la diversité des tâches, des objectifs à atteindre ainsi que les profils et contraintes des membres de l’équipe et des salariés sont des éléments à absolument prendre en compte dans l’équation.
Un planning de travail efficace sera celui qui parviendra à regrouper tous ces éléments au sein d’une même interface de manière lisible, automatisée et directement accessible pour connaitre les tâches hebdomadaires de l’entreprise.
L’employeur doit également autoriser les membres de l’équipe à participer à sa conception de manière flexible et collaborative.
Alors, quoi de mieux qu’un logiciel tel que monday.com pour vous permettre de faire un planning de travail parfait ?
Tout comme l’intérêt d’établir un planning de travail, sa puissance et ses capacités ne sont également plus à justifier : en plus d’être un CRM incroyable et un outil de gestion de projet époustouflant, vous pouvez vous servir de cette application pour mener et organiser de manière optimale votre temps et vos tâches en groupe. Terminé les réunions de planification en équipe désorganisées, place au planning équipe 2.0 ! Digitalisez votre entreprise et vos processus !
Exemples d'outils de planning de travail : monday.com et Excel
La planification des employés peut sembler simple à première vue. Ils travaillent à 9 heures, rentrent chez eux à 17 heures et sont en congé le week-end.
Mais il s’agit là d’une simplification excessive, et pour de nombreuses entreprises, la réalité est très différente. Beaucoup d’entreprises fonctionnent selon un système d’équipes, où les employés ont des compétences différentes.
Prenons l’exemple d’un restaurant : il y a de fortes chances que vous ne souhaitiez pas que votre serveur couvre la cuisine, et vous devez donc vous assurer que vous disposez d’une bonne combinaison de personnes travaillant à tout moment. Utiliser les bons outils est primordial pour organiser votre planning de travail.
La gestion du planning équipe sur Excel
Excel vous permet de créer des programmes de travail faciles à utiliser et à partager rapidement avec votre équipe. Ils sont clairs, concis et peuvent être rapidement modifiés pour que chacun sache quand il doit travailler et quelle(s) tâche(s) il doit réaliser.
Bien que l’option la plus efficace soit d’automatiser vos horaires de travail grâce à une application de planification des employés comme monday.com, Excel est et reste une bonne alternative pour garder une trace des heures de travail de vos employés. Que vous soyez une grande entreprise ou un particulier, la planification est d’une importance vitale.
Vous voulez tirer le meilleur parti de vos ressources, ce qui implique de maximiser l’utilisation de votre temps. Il ne s’agit pas toujours de la quantité de temps passé à travailler, mais de la qualité du temps passé à travailler.
Grâce à un bon processus de planification, vous pouvez rendre votre entreprise beaucoup plus efficace. Que ce soit en planifiant votre propre journée ou en établissant de bonnes rotations pour vos employés, les horaires de travail peuvent faire une grande différence dans la réussite de votre business. Voici un exemple de planning de travail sur Excel pour vous faire une idée du type de tableau à réaliser dans le but de gérer vos équipes :
Mais malgré sa simplicité d’utilisation et ses possibilités de personnalisation, Excel possède de nombreuses limites : perte de temps, communication peu efficace sur les spreadsheets, connexions limitées avec d’autres applications… C’est donc là que monday.com fait son entrée pour automatiser tous vos processus de planning de travail.
monday.com : des tableaux et des vues conçus pour structurer votre planning équipe
Les tableaux de monday.com sont parfaits pour planifier vos tâches, vos objectifs et vos horaires de travail en équipe. Qu’il s’agisse d’un planning de travail hebdomadaire, mensuel, même annuel, les fonctionnalités des dashboards de monday.com vous permettront d’organiser à votre guise vos activités.
Ceux-ci sont personnalisables et correspondent à vos envies. Vous pouvez modifier les lignes et les colonnes en ajoutant ou en retirant divers items en utilisant l’outil drag & drop de l’application. Tout comme on organise un planning projet, faire un planning de travail doit vous permettre de retrouver et d’avoir facilement connaissance des contraintes et impératifs de vos collaborateurs.
tiilt.io, en tant que partenaire gold partner de monday.com, vous propose de tester gratuitement le logiciel, puis de vous proposer des formations en fonction de l’usage que vous souhaitez en faire. Adoptez cette perle rare de l’automatisation dès aujourd’hui !
Vous souhaitez profiter d'une démo personnalisée de monday.com avec un expert ?
Configurez les différents éléments de votre planning équipe
Vous pouvez y configurer principalement des éléments comme :
- les créneaux horaires associés à chaque action et à chaque collaborateur : vous pourrez notamment et par exemple y indiquer les périodes de congés ou les absences de chacun
- Les collaborateurs concernés par les différentes affectations et par les différentes tâches, mais également leur rythme de travail journalier et hebdomadaire.
- les blocs spécifiques à chaque période : vous pouvez organiser vos activités, vos objectifs et vos horaires en équipe sur des périodes bien spécifiques, mais aussi déterminer les échéances de chaque tâche, etc.
- les sous-éléments associés à chaque élément principaux : par rapport aux différentes actions, voyez par exemple quel employé travaille sur quelle tâche, depuis et jusqu’à quand, combien de temps, il a consacré à sa réalisation, quel budget a-t-il à sa disposition et ses avancées sur des workdocs collaboratifs.
Différentes formes pour visualiser son planning
monday.com vous propose de visualiser votre planning de travail sous différentes formes afin d’avoir une vision globale, flexible et adaptée à tous vos collaborateurs du calendrier, des tâches ainsi que des objectifs à atteindre. En plus de la vue classique sous forme de dashboard, vous pouvez également personnaliser votre planning de travail grâce à différents types de vues.
Une vue calendaire pour un planning horaire de travail
Le widget Calendrier affichent les dates de vos items en mode calendrier, par mois, semaine et jour, selon vos préférences ! En une seule vue, vous pouvez voir tous les éléments à venir sans vous laisser submerger par ceux qui peuvent attendre un peu plus longtemps. En assignant cette vue à un tableau en particulier, monday.com vous laisse une liberté d’action déconcertante : personnalisez vos tags, les couleurs de chaque catégorie d’actions, les horaires et les contraintes de chaque collaborateur.
Au sein de chaque élément, déterminez davantage d’information concernant l’évolution de l’item. Vous avez finalement l’embarras du choix en termes d’option de configuration. Grâce aux options de filtrage des informations ou de recherche spécifique, trouvez rapidement les items de votre choix dans le planning de travail.
Une vue Kanban pour un affichage ludique du planning de travail
Avec le tableau Kanban, vos équipes ont une vision claire et précises des horaires et tâches de chacun sous forme de blocs de réalisation et de cartes. Chaque bloc peut être modifié en fonction des avancées de chacun et en fonction des évolutions du planning de travail. En plus de pouvoir assigner les tâches et de les prioriser au sein des différentes cartes, vous pouvez facilement visualiser les tâches dans le temps, mais également commenter chaque bloc et éléments.
Le diagramme de Gantt : un outil idéal pour le suivi de votre planning équipe
Le diagramme de Gantt est parfait pout visualiser son planning de travail en équipe en toute longueur et verticalité ! Il y est facile d’inspecter rapidement et de manière compréhensible les horaires, les tâches, les avancées ainsi que les obligations de chacun.
Car chaque ligne correspond à un collaborateur, il est facile de tracker et de modifier chaque item si nécessaire.
En fonction de vos besoins et de vos délais, vous pouvez établir le début et la fin de chaque tâche, estimer les éventuels retards et ajuster les divers éléments si nécessaire. Le diagramme de Gantt simplifie donc grandement l’organisation de votre planning de travail sans vous perdre dans une masse d’informations inutiles.
Les tableaux et les diverses vues de monday.com vous offrent un panel de possibilités pour organiser et faire un planning de travail de la meilleure façon qui soit. Maintenant que vous savez quels éléments introduire au sein des différents dashboards et comment les visualiser, vous serez particulièrement ravis d’apprendre qu‘il ne s’agit que d’une infime partie de ce qu’il est possible de faire avec ce logiciel :
La vue et le widget workload : observez et ajustez facilement la charge de travail de chacun
monday.com vous offre la possibilité de visualiser et de mesurer la charge de travail assignée à chacun des membres de votre équipe.
Avec son widget workload, vous pouvez gérer de manière optimale vos ressources ainsi que leurs affectations pour plus d’équité et d’efficacité.
L’outil peut s’occuper de gérer vos ressources matérielles, vos actifs, mais surtout et également votre planning de travail en équipe. Configurez les tableaux de monday.com afin qu’ils puissent contenir différentes colonnes : les personnes, les dates et/ou échéances, les efforts à fournir en heures par exemple ou tout autre ressources assignées à chaque tâche !
Vous pourrez en effet y mesurer les efforts de chacun et vous rendre compte de la charge de travail que cela représente quotidiennement, hebdomadairement, voire même mensuellement. Pour chaque tâche, attribuez un nombre total d’heure à y consacrer et déterminez si vos collaborateurs travaillent ensemble ou séparément sur celle-ci. Vous verrez ainsi la charge de travail totale de vos collaborateurs représentée par des cercles de différentes tailles et couleurs : les bulles bleues sans coche signifient que le collaborateur peut encore réaliser un peu plus d’effort. Si elles possèdent une coche, c’est parfait !
La charge de travail est suffisante et bien répartie. Si elles apparaissent en rouge, la charge de travail est trop importante : il faut réduire sa charge de travail !
Faire un planning de travail : exemples de différentes fonctionnalités sur monday.com
Les fonctionnalités de gestion de planning de travail sur monday.com ne se limitent pas à des lignes et des colonnes au sein de tableaux et de vues dynamiques. Avec cette application, d’autres outils sont disponibles pour faciliter l’ensemble des aspects liés à la planification des équipes. Grâce à monday.com, il est par exemple possible de :
- Synchroniser le calendrier avec les horaires de chacun : il est possible que tous les membres de votre équipe ne travaillent pas au même rythme. Temps complet ? Partiel ? En congé ou en heures supplémentaires ? Et combien de jours par semaine ? Suivre les horaires de chacun est essentiel pour le bon fonctionnement de votre planning de travail. Grâce à une intégration entre vos tableaux et le calendrier externe de monday, vous pouvez synchroniser et centraliser les informations liées aux horaires de chacun pour plus de transparence !
- Collaborer et communiquer avec tous les membres de votre équipe : un rendez-vous important à notifier à l’ensemble de vos collègues ? Un contretemps personnel qui vous empêche de terminer une tâche avant la fin de l’échéance prévue ? Un couac dans votre emploi du temps ? Vous pouvez facilement notifier ces événements à vos collaborateurs en utilisant les commentaires et les mentions monday.com.
- Emettre des rappels : puisqu’un planning de travail collectif ou personnel peut changer chaque semaine, voire chaque jour, monday.com vous permet d’émettre des notifications de rappel. De ce fait, vous n’oublierez plus vos horaires et vos tâches à réaliser pour une durée spécifique ! En utilisant cette fonctionnalité, monday vous redirige vers l’une de ses fameuses intégrations : vous pourrez y configurer les différents éléments de votre rappel afin d’optimiser la gestion de votre planning de travail.
- Créer un suivi des heures réalisées par tâches et par collaborateur : avec les imprévus, les rendez-vous, les réunions, on ne travaille pas exactement son quota d’heure prévu lors de sa journée. Vous pouvez effectivement tracker et suivre le temps effectivement réalisé pour une tâche précise grâce à monday.com.
- Intégrer monday.com avec diverses applications de planification comme Google Calendar ou Planning center pour booster encore davantage la gestion de votre planning de travail.
Chez tiilt.io, monday.com accompagne au quotidien la mise en œuvre de notre planning de travail. Nous ne pouvons que vous le recommander pour automatiser vos processus de planification.
Le logiciel bénéficie d’une interface particulièrement user-friendly et adaptée à tout type d’usage. Ses tableaux et ses différentes vues vous donneront un sentiment de flexibilité, des possibilités illimitées de personnalisation et un réel gain de temps au quotidien. Finalement, en plus d’être un outil de communication et de collaboration hors pair, monday est aussi une interface CRM et de gestion de projet qui sort de l’ordinaire. Qu’attendez-vous pour essayer monday.com, l’application aux multiples facettes qui apportera une réelle plus-value à votre activité ?
