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Balance âgée : votre clé pour une gestion financière optimisée et un avenir prospère
Il arrive à toutes les entreprises de connaître parfois certains clients qui payent en retard. Le comptable est en vacances, des informations clés manquent, des documents se perdent en interne, la trésorerie est un peu tendue… les raisons pour lesquelles les paiements tardent sont nombreuses et ne manquent jamais.
Le commerçant se doit donc de savoir gérer ces potentiels retards. Certains clients peuvent payer dans un délai de deux semaines, tandis que d’autres peuvent prendre plus de 90 jours. Si les conditions contractuelles sont importantes, une bonne gestion des échéances de la dette l’est tout autant. Pour optimiser votre gestion de trésorerie et avoir une vision plus claire de ce qui a été payé et de ce qui est dû, la balance âgée représente un outil très utile. Et contrairement à ce que son nom semble indiquer, la balance âgée peut même améliorer votre situation financière !
Qu’est-ce que la balance âgée ?
Une balance âgée est un document utilisé en comptabilité pour synthétiser tous les comptes clients et fournisseurs qui n’ont pas été ventilés par tranche d’âge. Il s’agit d’un outil important pour les comptables, les directeurs financiers ou les gestionnaires de crédit pour surveiller et améliorer les flux de trésorerie d’une entreprise en gérant le recouvrement des comptes clients.
Le but d’une balance âgée est de lier un compte client ou fournisseur aux paiements reçus via des factures émises par lettre ou par charge. Cela vous permet de vérifier d’éventuelles erreurs de frappe. En cas de retard, cela permet de relancer les clients ou de payer les factures des fournisseurs après les délais de paiement prévus.
Ce document regroupe les créances d’un client ou d’un fournisseur dans un tableau par classe de paiement en retard en fonction du nombre de jours de retard.
Les comptes clients sont segmentés par client et par ancienneté. Le bilan échelonné comprend les éléments suivants :
- Compte ou nom de tiers
- Montant de la dette des entreprises
- Répartition des montants par différentes échéances (créances et dettes en cours ou échues, inférieures à X jours).
La balance âgée client
Grâce à cette balance, l’entreprise réussi à contrôler si les factures émises ont bien été réglées par ses clients. Pour tout client, cette balance présente les créances échues à moins de 30 jours et les créances échues à moins de 60 jours, ainsi que les comptes créances échues/échues à moins de 60 jours.
Grâce à cet outil, elle peut suivre le mode de paiement des factures et mettre en évidence le moindre retard de paiement. Ainsi, l’entreprise connaît à qui elle doit adresser une relance pour demander un paiement rapide. Par ailleurs, elle permet de mieux comprendre les retards de paiement et permet d’identifier aisément et à temps les mauvais payeurs. Elle peut donc mettre en place une technique à suivre pour chaque typologie de clients et définir des priorités de relance.
La modification des balances âgées des clients permet également aux entreprises de visualiser la qualité financière des clients et le risque que représentent leurs flux de trésorerie. Il est donc possible de créer un tableau de bord pour suivre plusieurs KPI financiers tels que :
- Nombre de clients qui paient leurs factures à temps ;
- Le nombre de factures pour lesquelles il existe un risque important de non-paiement ;
- Délai moyen pour être payé avant et après les rappels…
La balance âgée fournisseurs
Les balances âgées des clients garantissent que les clients restent informés de l’état de leurs paiements, tandis que les balances âgées des fournisseurs garantissent que les entreprises restent informées du statut de leurs fournisseurs. Pour chaque fournisseur, elle répertorie les créances échues à moins de 30 jours et les créances échues à moins de 60 jours, ainsi que les créances échues/échues à plus de 60 jours.
Par ailleurs la balance âgée fournisseur permet aux principales parties prenantes de mieux suivre les fournisseurs et d’assurer des relations durables avec les partenaires clés.
Les deux supports se complètent et aideront les credit managers à gérer les comptes de l’entreprise avec une perspective globale en cas de retards de recouvrement et de paiement !
Au cours de la vie de l’entreprise, la balance âgée clients est spécifiquement surveillée et dans la gestion des comptes clients de l’entreprise, les montants et les modalités des dettes sont indiqués et les mauvais payeurs sont identifiés. Cette gestion conjointe simplifiera la gestion de l’entreprise à court terme et pourra influencer la stratégie de « cash flow planning » impliquant des plans de financement. Ils peuvent également aider à élaborer un plan de trésorerie qui intégrera les options de financement possibles.
En plus des soldes et des échéanciers comptables, les balances âgée permettent un suivi efficace des paiements et de la gestion des clients pour générer des prévisions de trésorerie, ainsi qu’assurer la communication et la coordination entre les équipes commerciales et les services de recouvrement.
Plusieurs systèmes informatiques comptables nous donnent la possibilité d’éditer sans contour la balance âgée en utilisant certains logiciels de facturation et de lettrages
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Importance de la balance âgée en comptabilité
L’établissement de bilans âgés n’est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé. En effet, le solde fournisseur âgé et le solde client âgé sont deux documents complémentaires. Ils facilitent la gestion de la trésorerie et la comptabilité de votre entreprise. Ils vous permettent de suivre plus facilement les délais de paiement et d’encaissement en temps réel. Les données s’intègrent dans le bilan comptable, offrant un aperçu des actifs et passifs selon leur ancienneté
Avec la balance âgée, vous pouvez diminuer considérablement les délais de paiement grâce à des rappels réguliers. Votre trésorier pourra ainsi gérer plus rapidement la trésorerie de votre entreprise. Notez qu’une meilleure gestion de votre trésorerie aura sans aucun doute un impact sur vos plans de financement.
De nos jours, la balance âgée peut être établie par des moyens informatiques. Ainsi, la tâche du comptable ou du directeur financier sera simplifiée. Ces professionnels peuvent utiliser des feuilles de calcul Excel ou un logiciel de comptabilité pour saisir directement les informations recueillies sur les factures. Par ailleurs, la dématérialisation des factures, couplée à la balance âgée, augmente l’efficacité de la gestion des comptes recevables.
La possibilité de segmenter les créances par âge permet une analyse quantitative des encours, ainsi qu’une analyse qualitative des projets clients. L’analyse est affinée puisque le calcul des soldes âgés aide à mettre en évidence les taux de retard de paiement et de les ventiler par composantes de retard.
Le système de file d’attente de facturation, que vous connaissez sans doute, est également intéressant. Il récapitule les factures par groupe et présente le niveau de recouvrement. Mois après mois, ce ratio ne cesse d’augmenter jusqu’à un niveau de 100 %. Ces deux outils se complètent pour réaliser une bonne analyse.
La balance âgée, en fournissant une vue d’ensemble des dettes et créances, contribue à l’élaboration d’un compte de résultat précis et à jour.
Au sein de la balance âgée, la priorité des créances clients par ordre décroissant des paiements en souffrance est une représentation parfaite pour établir les priorités de relance et éviter tout retards de paiement.
Lorsque vous calculez votre balance agée, cela vous aide donc à :
- Mieux contrôler votre trésorerie ainsi que votre besoin en fonds de roulement (BFR)
- Mieux élaborer votre technique de suivi client. Visuellement, les balances chronologiques permettent d’identifier en un coup d’œil les clients qui présentent un risque important de non-paiement, les créances les plus grandes ainsi que les plus anciennes.
- Suivre sagement les paiements des clients : qui a payé et qui ne l’a pas encore fait ?
- Utiliser les taux de retard de paiement pour évaluer vos performances en matière de recouvrement de créances.
Si nécessaire, ajuster votre politique de paiement. En effet, si quelques uns de vos clients ont la même façon de faire les paiements, cela peut indiquer que vous avez un manque de clarté dans votre politiques commerciale et des changements pourraient être nécessaires.
À quel moment faut utiliser la balance âgée ?
La balance âgée n’est pas un document obligatoire, mais c’est un outil qui reste néanmoins très utile pour bien gérer un service comptable. En général, cela est intéressant lorsque le nombre d’entrées augmente, que l’entreprise se développe rapidement et que le nombre de fournisseurs et de clients gêne, limite ou ralentit le contrôle efficace des méthodes plus traditionnelles.
Peut être utilisé selon le rythme de l’entreprise : hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou semestriel. Plus vous l’utiliserez fréquemment, meilleurs seront les résultats. Ainsi, en gérant la trésorerie à court terme, il apporte de la visibilité et met en évidence le risque client.
Comment se servir d’une balance agée ?
- Collecte et organisation des données : Afin d’utiliser efficacement la balance d’âge, il vous faut nécessairement collecter et organiser vos données financières d’abord. Toutes les transactions qui ont un rapport avec les clients et les fournisseurs doivent être classé parmi les données telles que la date de délivrance de la facture, la période d’échéance et le montant dû. Attention, lors de l’organisation des données financières, il est essentiel de tenir compte des montants de TVA associés à chaque facture, ce qui influence le calcul de la balance âgée.
- Classification et catégories : Après avoir collecté les données, vous devez maintenant les trier et les diviser en catégories en fonction des délais. De manière générale, on retrouve les catégories suivantes : « 0-30 jours », « 31-60 jours », « 61-90 jours » et « plus de 90 jours ». Cela vous donne une idée précise du montant dû à différents moments.
- Identification des retards de paiement : Grâce à la balance âgée, vous avez la possibilité d’identifier très rapidement les clients ou les fournisseurs qui accusent un retard de paiement. Cela vous permet d’agir rapidement pour résoudre ces anomalies et maintenir la santé financière de votre société.
- Négocier avec les parties : Après vous être identifié, vous pouvez contacter le payeur en retard pour obtenir une issue favorable au règlement du retard de paiement.
- Décisions éclairées : la balance âgée fournit une image détaillée et plus précise de la santé financière de votre société en ce qui concerne les comptes débiteurs et créditeurs. Cela vous permet donc de prendre les mesures correctes concernant les flux de trésorerie, les investissements et les décisions techniques à durée indéterminée. Cela permet également de construire un budget prévisionnel en mettant en lumière les attentes de paiement et les risques financiers potentiels.
- Révisions comptables : La balance âgée joue un rôle crucial lors des révisions comptables, offrant une opportunité d’analyser et de corriger les anomalies dans les comptes débiteurs et créditeurs
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La lecture d’une balance âgée
La balance âgée des clients ou des fournisseurs est présentée sous forme de tableau. Les comptes clients ou dettes sont classés par comptes de tiers et par lots de paiements ou d’encaissements en souffrance. Ils sont également attribués en fonction du nombre de jours après la date d’échéance.
La balance âgée en comptabilité peut donc ressembler à ceci :
- Dans les trois premières colonnes on retrouve la date, le nom du tiers et son numéro de compte ;
- La quatrième colonne montre le total des comptes clients ou de la dette pour chaque client ou fournisseur ;
- Dans les autres colonnes, on retrouve le montant de chaque créance ou dette en fonction de l’ancienneté de la facture correspondante.
En effet, plus l’échéance des créances ou des dettes est longue, plus elles apparaissent plus à droite dans le tableau.
Bien que non obligatoires, les balances âgées restent un excellent outil pour gérer la trésorerie de votre entreprise. La balance âgée est utilisée par les chefs d’entreprise, les directeurs financiers ou les comptables pour suivre et améliorer la trésorerie d’une entreprise en gérant mieux les projets clients et fournisseurs.
Il y a-t-il une différence entre un échéancier, une balance âgée et une balance comptable ?
Ces trois rapports comptables ont chacun des fonctions différentes :
L’échéancier répertorie les factures à payer aux dates d’échéance. Ce rapport est utilisé pour préparer les paiements aux fournisseurs. Les nouveaux logiciels comptables proposent des services qui rendent obsolète l’organisation par classification (trieurs, classeurs, tableaux, etc.).
La balance comptable des comptes clients quant à elle reflète l’état des comptes clients à une date précise. Grâce à cette balance on obtient le solde d’un compte client mais elle ne permet pas de visualiser les échéances de paiement des factures en attente de paiement. Des informations détaillées sont fournies par le relevé de compte, qui permet d’accéder à toutes les écritures comptables (et modifications financières) d’un compte client spécifique.
Pour la balance âgée, elle autre affiche le solde dû et son âge à la date d’échéance. En triant les comptes clients (ou fournisseurs) par ordre décroissant de date de paiement, vous pourrez retrouver très rapidement la facture la plus ancienne (donc priorité). Cette balance fournit également des mesures et peut créer des graphiques mettant en évidence les risques d’une entreprise et les éventuelles lacunes dans le redémarrage des paiements.
Faites de la balance âgée un excellent levier de pilotage technique
La balance âgée affiche le solde dû et son âge à sa date de version. En triant les créances clients (ou fournisseurs) par ordre décroissant de date de paiement, on peut retrouver rapidement la facture la plus ancienne et donc avoir la plus haute priorité.
Quelques exemples :
- X% des clients paient leurs factures sous 60 à 90 jours.
- Délai de paiement moyen avant et après relances.
- X% des factures constituent un risque élevé de non-paiement.
- Taux de paiement total et partiel (recouvrement) pour les factures en souffrance.
- Taux de procédures de recouvrement (rapport entre les factures réglées à temps et celles nécessitant des procédures dédiées).
Dès que le service comptable ou le service des achats est effectué, l’ensemble du processus est documenté. Nous pouvons consolider et archiver chaque échange de fichiers afin que le suivi puisse se poursuivre jusqu’au paiement intégral du montant dû. L’utilisation d’un outil de suivi des factures est souvent utile pour rechercher des notes, définir des rappels et suivre les demandes de recouvrement.
La balance âgée est un pilier dans la comptabilité de trésorerie, permettant de suivre précisément l’argent réellement disponible. Elles contribuent à une bonne gestion de trésorerie en décomposant les comptes clients selon le prisme du temps. Les balances âgées peuvent également trouver leur place dans les plateformes de gestion comptable et financière, si le processus peut être effectué manuellement ou semi-automatiquement à l’aide d’outils tels qu’Excel. En quelques clics, il interprète les données qu’il détient pour créer des tableaux de bord complets et toujours à jour.
Comment Pennylane vous aide dans votre balance agée ?
Plus que jamais, les entreprises doivent assurer leur trésorerie. Pour ce faire, elles doivent se tourner vers les outils et logiciels adéquats pour pouvoir bien le faire ! Pennylane est un excellent outil qui peut aider les entreprises à atteindre ce genre d’objectif. Comme évoqué plus haut, la balance âgée reste l’un des meilleures indicateurs clés des comptes clients, qui vous permet prendre des décisions lucides dans la gestion de votre trésorerie. De plus, la balance âgée peut être établie efficacement à l’aide de logiciels de facturation, qui simplifient la saisie et le suivi des factures.
Pennylane vous permet d’élaborer aisément une balance âgée. Avec Pennylane, vous pouvez désormais utiliser facilement cet outil important pour les équipes chargées de la gestion des comptes clients et du recouvrement des créances. Vous aurez désormais de la facilité à organiser et à prioriser le suivi des clients et contrôle les performances pour éviter l’accumulation de retards de paiement.
Outre sa capacité à gérer la balance âgée, Pennylane simplifie également la comptabilité au quotidien. Cet outil intuitif centralise vos finances, offrant une gestion des achats, une vision en temps réel de votre trésorerie et une comptabilité détaillée pour une maîtrise optimale de vos finances. C’est une plateforme tout-en-un qui simplifie la facturation, la gestion des achats, la trésorerie en temps réel et une comptabilité complète.
Avec une intégration transparente et des fonctionnalités de synchronisation bancaire, il transforme la façon dont les entreprises gèrent leurs finances. Sa facilité d’utilisation, sa capacité d’intégration et son tableau de bord intuitif en font un choix privilégié pour les entreprises modernes
Ce qu'il faut retenir
La balance âgée est un élément clé dans la préparation des états financiers, car elle révèle la liquidité et la solvabilité de l’entreprise.
La balance âgée est cruciale pour la gestion comptable, offrant une vue détaillée des créances et dettes selon leur ancienneté. En aidant à surveiller les paiements et identifier les retards, la balance âgée est essentielle pour gérer les flux de trésorerie. Cet outil aide à surveiller les paiements et à identifier les retards, essentiel pour une gestion efficace des flux de trésorerie et du besoin en fonds de roulement.
En permettant une analyse approfondie des performances de recouvrement, elle guide les entreprises dans l’ajustement de leurs politiques de paiement pour optimiser la gestion financière. L’utilisation régulière de la balance âgée, grâce à des logiciels modernes comme Pennylane, simplifie la création et le suivi, renforçant la trésorerie et soutenant les stratégies de financement.
Sa mise en place systématique améliore la visibilité sur les risques clients et contribue à une gestion proactive des finances, soulignant l’importance d’intégrer cet outil dans les pratiques comptables pour le succès à long terme de l’entreprise.
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