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Créer une fiche de stock efficace pour une gestion optimale
La gestion des stocks demeure un pilier fondamental de la logistique et de la gestion opérationnelle des entreprises à travers le monde. Au cœur de cette gestion efficiente réside un outil essentiel : la fiche de stock. De par sa nature, la fiche de stock incarne bien plus qu’un simple document. Elle constitue le socle sur lequel s’érigent les stratégies de contrôle, d’optimisation et de planification des stocks, contribuant ainsi à l’équilibre financier et opérationnel des organisations.
L’essence même de la fiche de stock réside dans sa capacité à traduire en données tangibles les mouvements incessants qui animent le flux des produits au sein d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’une petite entité locale ou d’une multinationale aux ramifications internationales, la fiche de stock demeure un outil universel, symbole de rigueur et de précision dans la gestion des ressources matérielles. Un expert-comptable peut utiliser les informations de la fiche de stock pour conseiller sur les meilleures pratiques de gestion des inventaires.
Qu’est-ce qu’une fiche de stock ? Comment l’utiliser ? Existe-il des solutions en ligne pour remplacer la méthode traditionnelle ?
À travers cette exploration, il s’agira pour nous de vous éclairer sur les contours parfois méconnus de la fiche de stock, tout en offrant un regard prospectif sur les tendances émergentes qui façonnent l’avenir de la gestion des stocks à l’ère de la transformation numérique.
Qu'est-ce qu'une fiche de stock ?
Une fiche de stock est un document utilisé pour suivre et gérer les niveaux de stocks d’une entreprise. Elle contient des informations détaillées sur les quantités de marchandises ou de matières premières disponibles, ainsi que sur les mouvements de ces stocks au fil du temps.
Comment fonctionne-t-il ?
La fiche de stock fonctionne de la manière suivante :
- Suivi des flux de marchandises et de matières premières
La fiche de stock enregistre les entrées et les sorties de marchandises ou de matières premières. Chaque fois qu’un produit est reçu ou expédié, les quantités sont mises à jour sur la fiche.
- Évolution des stocks
La fiche de stock permet de suivre l’évolution des niveaux de stocks au fil du temps. Elle permet de savoir quand les stocks augmentent ou diminuent, et dans quelle mesure.
- Mouvements des stocks
Tous les mouvements des stocks tels que les achats, les ventes, les retours de produits, sont enregistrés sur la fiche de stock. Cela permet à l’entreprise de connaître en temps réel les quantités disponibles et de prendre des décisions éclairées en matière de réapprovisionnement ou de gestion des stocks
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Quel est l'intérêt d'une fiche de stock ?
La fiche de stock est un document de synthèse très importante pour la survie d’une entreprise. Son importance réside dans sa capacité à :
- Gestion des stocks
La fiche de stock permet de suivre précisément les niveaux de stocks disponibles, aidant ainsi à éviter le surstockage ou les ruptures de stock. Cela garantit que l’entreprise dispose des quantités nécessaires pour répondre à la demande sans avoir trop de stocks inutiles ou risquer de ne pas pouvoir satisfaire les commandes. Une fiche de stock exacte aide à optimiser la trésorerie en prévenant les excédents ou déficits de stock.
- Suivi de l’évolution du stock
En tenant à jour la fiche de stock, il est possible de suivre l’évolution des stocks au fil du temps. Cela permet de repérer les tendances de consommation, d’anticiper les variations de la demande et de prendre des décisions stratégiques en conséquence.
Les différents intérêts et avantages d’une fiche de stock sont :
- Détermination des quantités et du stock final
Une fiche de stock bien entretenue permet de déterminer avec précision les quantités de produits disponibles à un moment donné. Cela facilite la planification des achats, des ventes et des productions futures.
- Calcul du coût moyen unitaire
En enregistrant les entrées et les sorties de stocks, il devient possible de calculer le coût moyen unitaire des produits. Cette information est essentielle pour évaluer la rentabilité des produits et prendre des décisions financières éclairées. En enregistrant précisément les mouvements de stock, on facilite la préparation du compte de résultat.
- Information et traçabilité
La fiche de stock fournit une trace précise de tous les mouvements de stocks, ce qui est crucial pour la traçabilité des produits. En cas de problème de qualité ou de rappel de produit, une fiche de stock bien tenue permet de localiser rapidement les lots concernés et de prendre les mesures nécessaires. La tenue à jour d’une balance âgée, grâce aux données de stock et de vente, aide à surveiller les créances et à gérer la liquidité.
Quels sont les différents niveaux de stock ?
Pour mieux comprendre les contours de la fiche de stock, il va de soi que vous connaissiez les différents niveaux de stocks. Il en existe quatre à savoir :
- Stock minimum
Le stock minimum représente la quantité minimale de produits ou de matières premières qu’une entreprise doit maintenir en permanence pour éviter les ruptures de stock. Il est utilisé pour permettre l’entreprise de garantir la satisfaction de la demande pendant le délai de réapprovisionnement.
- Stock maximum
Le stock maximum est la quantité maximale de produits ou de matières premières que l’entreprise peut détenir à un moment donné. Il est déterminé en fonction de facteurs tels que l’espace de stockage disponible, les coûts de stockage et les contraintes financières. Le stock maximum aide à éviter le surstockage et les coûts associés à la détention excessive de stocks.
- Stock théorique
Le stock théorique est la quantité de produits ou de matières premières calculée sur la base des prévisions de demande et des données historiques. Il sert de référence pour planifier les niveaux de stock optimaux et ajuster les stratégies de gestion des stocks en fonction des prévisions de demande.
- Stock réel
Le stock réel représente la quantité de produits ou de matières premières physiquement présente dans les entrepôts ou les installations de l’entreprise à un moment donné. Il est déterminé par les inventaires physiques réguliers et les mises à jour des enregistrements de stocks. Le stock réel est utilisé pour évaluer la précision des prévisions de stock théorique et pour prendre des décisions opérationnelles en temps réel.
Comment faire une fiche de stock ?
Pour créer une fiche de stock, il existe plusieurs méthodes et outils disponibles
Tableur Excel
Vous pouvez créer une fiche de stock en utilisant un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets. Vous pouvez concevoir une feuille de calcul avec des colonnes pour les produits, les quantités en stock, les entrées, les sorties, les dates, etc.
Logiciels de gestion de stock
Il existe de nombreux logiciels spécialisés dans la gestion des stocks, tels que Wuro, Ogust, ClicFacture qui proposent des fonctionnalités avancées pour suivre et gérer les stocks de manière efficace.
De plus, l’adoption de factures numériques intégrées au système de gestion des stocks réduit les erreurs et améliore l’efficacité.
Plateformes en ligne
Des plateformes comme monday.com offrent des modèles et des fonctionnalités pour créer des fiches de stock personnalisées et collaboratives, accessibles en ligne depuis n’importe quel appareil.
Par ailleurs, Pennylane est un outil de comptabilité qui prend en charge la gestion des stocks en connectant les logiciels de stock des entreprises sur sa plateforme. Il simplifie la gestion comptable en intégrant les données de stock et de comptabilité pour une meilleure visibilité financière et opérationnelle. L’utilisation d’un logiciel de facturation peut se révéler essentielle pour synchroniser automatiquement les transactions de vente avec la mise à jour des fiches de stock.
Les logiciels pris en compte par Pennylane
- Erplain
- Labako
- Stockpit
- Yokitu
- Etc
Pour réussir une fiche de stock, les points suivants doivent y figurer
Liste des produits
Identifier clairement les produits ou les articles inclus dans la gestion des stocks.
Date
Enregistrer la date de chaque transaction liée aux stocks (entrées, sorties, ajustements).
État du stock
Indiquer les quantités disponibles pour chaque produit à la fin du mois précédent.
Entrées
Enregistrer les mouvements de stocks entrants, tels que les achats ou les réceptions.
Sorties
Enregistrer les mouvements de stocks sortants, tels que les ventes ou les expéditions.
- Stock disponible
- Consommation moyenne par mois pour les trois mois précédents
- Délai de livraison
- Quantités
Préciser les quantités entrantes et sortantes pour chaque produit.
Unité de mesure
Indiquer l’unité de mesure utilisée pour chaque produit (pièce, kilogramme, litre, etc.).
Coûts
Enregistrer les coûts associés à l’achat ou à la production de chaque produit.
Emplacement de stockage
Noter l’emplacement physique où chaque produit est stocké.
Numéro de lot ou de série
Pour les produits soumis à un contrôle de lot ou de série, enregistrer les numéros correspondants.
Alertes de stock
Définir des seuils minimums et maximums pour chaque produit afin de recevoir des alertes lorsque les niveaux de stock atteignent des seuils critiques.
Comment utiliser et qui doit utiliser une fiche de stock ?
La fiche de stock est un outil essentiel pour la gestion des stocks au sein d’une entreprise. Pour bien l’utiliser et la tenir à jour, il est important de suivre les étapes suivantes :
- Entrées
Chaque fois qu’une livraison est reçue, le responsable des stocks ou l’équipe logistique enregistre les quantités de produits entrants dans la fiche de stock. Il est important de noter la date de réception, la quantité reçue, et toute autre information pertinente comme le numéro de lot ou le fournisseur.
- Sorties
Lorsqu’une commande est expédiée ou qu’un produit est utilisé en production, les quantités correspondantes sont enregistrées comme sorties dans la fiche de stock. Il est crucial de documenter la date de sortie, la quantité utilisée ou expédiée, et la destination ou la raison de la sortie (vente, livraison interne, production, etc.).
- Libellé du mouvement
Chaque mouvement de stock doit être clairement libellé pour une traçabilité précise. Par exemple, les libellés peuvent indiquer « vente client X« , « livraison interne pour projet Y », « retour fournisseur« , etc. Ces libellés permettent de comprendre rapidement les raisons des mouvements de stock et facilitent la gestion des stocks.
Nos experts sont là pour vous montrer comment notre solution peut simplifier et améliorer votre comptabilité ainsi que vos transactions. Contactez-nous dès maintenant pour une démonstration adaptée à vos besoins.
Qui peut utiliser une fiche de stock ?
- Responsable des stocks
Le responsable des stocks est généralement chargé de l’utilisation et de la mise à jour de la fiche de stock. C’est lui qui supervise les entrées et les sorties de produits, assure le suivi des niveaux de stocks et prend les décisions concernant les réapprovisionnements.
- Équipe logistique
Les membres de l’équipe logistique sont également impliqués dans l’utilisation de la fiche de stock. Ils sont responsables de la réception des marchandises, de leur entreposage, de la préparation des commandes et de l’expédition. Ils doivent mettre à jour la fiche de stock en enregistrant les mouvements entrants et sortants.
Comment Pennylane vous simplifie vos fiches de stock ?
Pennylane est une plateforme de comptabilité et de gestion financière conçue pour les entreprises. Il est considéré comme le numéro 1 dans la comptabilité et la fiche de stock car il est seul outil vous offrant la possibilité de réunir toutes vos données financières (facturation, gestion comptabilité , gestion des achats, trésorerie, actif circulant …) en un seul endroit. Voici quelques fonctionnalités que vous propose Pennylane :
- Intégration complète
Pennylane offre une intégration complète avec les différents systèmes de gestion de stocks utilisés par les entreprises. Cela permet une synchronisation transparente des données entre les différents outils, facilitant ainsi la gestion globale de l’entreprise.
- Automatisation des tâches
Pennylane automatise de nombreuses tâches comptables et de gestion de stocks, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les erreurs. Les opérations telles que la saisie des factures, le suivi des paiements et la gestion des stocks sont simplifiées grâce à des processus automatisés.
- Suivi en temps réel
Pennylane offre un suivi en temps réel de la situation financière de l’entreprise, y compris des niveaux de stocks. Cela permet une gestion proactive des stocks en identifiant rapidement les tendances et les problèmes potentiels, comme les ruptures de stock ou les excédents de produits.
- Outils de gestion
Pennylane propose une gamme complète d’outils de gestion, y compris la création de bons de livraison, la génération de fiches de stock, et la gestion des factures clients et fournisseurs. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de gérer tous les aspects de leur activité financière et opérationnelle au sein d’une seule plateforme.
Ce que vous devez retenir
Retenons que la fiche de stock est un indispensable pour toute entreprise désirant avoir une idée claire sur sa gestion de stock. Une gestion des stocks efficace, appuyée par des fiches de stock précises, est fondamentale pour une bonne gestion financière.
Il existe des plateformes qui propose des fonctionnalités hors du commun pour accompagner les entreprises désirant gagner du temps. Nous vous interpellons donc à adopter une approche proactive et stratégique du travail collaboratif en intégrant des solutions comme Pennylane dans votre processus pour non seulement améliorer votre productivité, mais aussi pour réduire voire empêcher les erreurs et prendre des décisions éclairées. Ce qui influencera grandement votre croissance et votre succès sur le court, le moyen et le long terme.
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