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Le Guide du lean management 2024
L’organisation est un des piliers fondamentaux de l’efficacité au travail. C’est pourquoi de nombreux dirigeants, chefs de projets et managers optent pour le lean management. Il s’agit d’une méthode de gestion qui vise à améliorer les performances de l’entreprise en mettant en place des processus optimisés et efficaces tout en réduisant l’utilisation des ressources.
Dans cet article, nous allons découvrir ce qu’est réellement le lean management, à qui il s’adresse et comment cette technique peut être bénéfique pour votre organisation.
Qu’est-ce que le lean management ?
Le lean management ou lean thinking pour les plus intimes, repose sur l’idée de fournir une valeur maximale au client tout en minimisant le gaspillage.
Elle permet également de tirer le meilleur parti des performances de vos salariés avec un principe d’objectifs sur-mesure sur des tâches spécifiques.
Cette pratique vise principalement à trouver des axes d’amélioration continue en ce qui concerne :
- Les méthodes de travail,
- L’atteinte des objectifs,
- Le mode de fonctionnement de chaque individu pour chaque poste de travail.
Cela consiste principalement à adopter différentes pratiques comme le juste-à-temps, le flux continu, le Kaizen, l’optimisation de la qualité et l’autonomisation des employés.
Les origines du lean management
Qui utilise le lean management aujourd’hui ?
Afin de fournir une valeur maximale à leurs clients, de nombreuses entreprises comme Facebook, Dropbox, Nike, Amazon, etc. utilise le lean management dans différents aspects de leur organisation.
- Facebook
Dans le but de satisfaire ses plus de 2,8 milliards d’utilisateurs actifs mensuels, Facebook se sert du lean management en se concentrant sur l’itération rapide et l’amélioration continue de ses produits et de ses services. Elle utilise la méthode agile dans le développement de ses logiciels. Cela lui permet de livrer des fonctionnalités petit à petit tout en obtenant des retours de ses utilisateurs dans le but de les améliorer. D’un autre côté, Facebook encourage également la collaboration et l’autonomisation des équipes pour favoriser l’innovation. - Dropbox
Dropbox compte actuellement plus de 600 millions d’utilisateurs dans le monde entier et son succès se base principalement sur l’amélioration continue de ses services. L’entreprise utilise le lean management afin d’optimiser les différentes étapes de développement de ses produits et de ses projets. Les développeurs adoptent une approche itérative et une bonne communication est mise en place en toute transparence entre les équipes. Cela permet entre autres de favoriser la résolution rapide des problèmes et la prise de décisions basées sur des données. - Groupon
Spécialisée dans les bonnes affaires, Groupon est une entreprise américaine fondée en 2008 dans le but de faire profiter de réductions et de prix avantageux à ses clients. Après s’être imposée sur le marché local, la société est actuellement présente dans de nombreux pays. Elle utilise le lean management dans ses opérations commerciales et la gestion de sa chaîne d’approvisionnement. En effet, l’entreprise cherche à réduire les gaspillages et à optimiser le suivi des ventes, de logistique et de service client. D’ailleurs, elle a mis en place plusieurs systèmes de suivi des performances afin de garantir une efficacité maximale et une satisfaction client élevée. - Nike
Le géant du streetwear et du prêt à porter applique le lean management dans sa chaîne d’approvisionnement et de production. La marque se sert des techniques de flux continu afin de minimiser les temps d’attente et les interruptions entre les nouveaux arrivages. Elle améliore également la coordination entre les différents acteurs et s’efforce de réduire les déchets et les stocks inutiles. - Amazon
Amazon fait aujourd’hui partie des plus grandes entreprises au monde, avec une présence internationale et une gamme de produits et de services diversifiés. Afin de satisfaire ses 2,2 milliards de visiteurs par mois, l’entreprise se sert du lean management dans ses opérations de distribution et logistiques. Cela permet aux équipes d’optimiser les processus de stockage, de récupération et d’expédition dans le but de réduire les délais et d’améliorer leur efficacité. Cette organisation les aide également à minimiser les stocks excédentaires et à maximiser la satisfaction client grâce à la visualisation des flux de travail et de gestion de la demande.
Quels sont les avantages et inconvénients du lean management en 2023 ?
En tant que méthode de gestion, le lean thinking a ses avantages et ses inconvénients. Cela varie en fonction de l’entreprise et de la manière dont il est adopté.
Les avantages du lean management
Lorsqu’elle est appliquée convenablement, la méthodologie lean permet d’apporter plusieurs bénéfices à l’organisation :
- En réduisant les coûts et les délais liés à la production, cette pratique permet de faire des économies notables. D’ailleurs, comme les stocks sont mieux maîtrisés, l’entreprise peut réduire les frais de gestion supplémentaires que cela peut engendrer.
- Les produits sont également de meilleure qualité. En effet, chaque étape de production a été minutieusement pensée afin de réduire les déchets, les défauts et les erreurs.
- La réduction des délais de production ainsi que l’amélioration de la qualité des produits et des services permettent de mieux satisfaire les clients.
- Les collaborateurs sont plus focalisés sur les activités à forte valeur ajoutée grâce à la réduction des processus inutiles. D’ailleurs, ils sont plus épanouis, car ils sont à même d’apporter leurs propres idées afin d’améliorer leur travail. Tout cela, en évoluant dans un environnement sain et propice au progrès.
Ses inconvénients et ses limites
Lorsqu’elle est mal comprise ou mal appliquée, l’approche lean peut engendrer des dysfonctionnements au sein de l’organisation :
- Certains collaborateurs peuvent avoir du mal à accepter le changement engendré par le perfectionnement des processus. D’ailleurs ils peuvent être réellement réticents en ce qui concerne le fait de délaisser des pratiques familières et à adopter de nouvelles approches.
- Dans d’autres cas, le lean management peut engendrer une surcharge de travail pour les employés, surtout lors de la phase de transition.
- Le management peut également perdre de sa valeur à cause de la prise de décision uniquement basée sur les données et non sur la réalité sur le terrain lorsque les équipes sont mal constituées.
- La santé et la sécurité des travailleurs sont également remises en question à cause du flux de travail plus intense.
- Cette pratique peut d’ailleurs être mal vue à cause d’une mauvaise utilisation dans
Quelles sont les bonnes pratiques du lean management ?
Il existe de bonnes pratiques à adopter pour réussir le lean management :
L’implication de la Direction : cette pratique demande une intervention auprès des différents services concernés, ce qui demande un soutien de la part de la direction.
La motivation du Personnel : bien que la direction ait donné son accord, il est également nécessaire que le personnel soit sur la même longueur d’onde.
Gemba : une bonne composition des équipes est indispensable afin de mettre en œuvre les démarches d’amélioration. Chaque groupe de travail devra être composé de personnes de terrain et de personnes de l’équipe de l’amélioration continue.
Définition d’une feuille de route : il est nécessaire de décider des étapes à travers un diagnostic de l’état de l’entreprise.
L’amélioration continue : les équipes doivent se concerter quotidiennement afin de trouver de nouveaux points de résolution face aux problèmes.
La santé au travail : les changements apportés ne doivent pas dégrader la santé et la sécurité des travailleurs.
Quels sont les 5 principes du Lean management ?
Avant de mettre en place les 5 principes du lean management, vous devez d’abord préparer l’ensemble de votre équipe au changement. Il est également nécessaire de leur faire part de vos objectifs afin d’être sur la bonne voie.
Voici les 5 points indispensables de la méthode lean :
Identification de la valeur : c’est durant cette étape que vous allez différencier d’une part les activités qui apportent de la valeur au produit ou au service que vous proposez, et d’autre part les gaspillages de ressources (temps, argent, espace).
Cartographie de la chaîne de valeur : mettez en place un tableau qui reflète toutes les étapes de production et de conception jusqu’à la livraison.
Création d’un flux : créez un flux afin de déterminer l’état de chaque tâche et d’identifier les éventuels problèmes ainsi que les goulots d’étranglement. Il s’agit entre autres des étapes qui peuvent ralentir le processus.
Instaurer une méthode de régulation : chaque projet à lancer doit avoir un minimum requis pour être effectué efficacement. La méthode de régulation définit si l’équipe dispose du temps nécessaire et des capacités disponibles afin de mener à terme le projet.
Rechercher une amélioration continue : une fois mis en place, chaque processus doit être analysé afin de trouver des points d’optimisation. Cela dépendra principalement de votre type de management afin d’inciter les membres de votre équipe à partager et à collaborer pour résoudre les problèmes.
Comment le mettre en place dans son entreprise ?
Afin de mettre en place les 5 principes de la démarche lean management dans votre entreprise, vous pouvez suivre ces quelques étapes :
- Sensibiliser et former les employés dans un premier temps afin de les informer des changements à venir. Vous pouvez leur faire suivre une formation lean management pour les aider à mieux comprendre l’approche.
- Identifier les gaspillages : c’est ici que vous effectuez une identification de la valeur. Vous pouvez par exemple lister l’ensemble des processus de production afin de déterminer ceux qui sont énergivores en termes de temps, d’espace et d’implication du personnel. Généralement, les entreprises font appel à un consultant dans le domaine pour avoir un regard neuf.
- Planifier et mettre en œuvre : c’est le moment de cartographier la chaîne de valeur et de créer le flux de travail associé. Vous vous en servirez en tant que plan d’action afin d’améliorer l’organisation.
- Suivre et évaluer : il s’agit tout simplement de faire correspondre chaque processus à la méthode de régulation que vous avez définie auparavant.
- La recherche de l’amélioration continue : vous devez instaurer un environnement où chaque collaborateur se sent à l’aise pour parler de ses expériences et de ses connaissances. Cela vous permet d’avoir un meilleur retour et d’identifier les améliorations à mettre en place.
Quels sont les outils du Lean management ?
Le lean thinking, est souvent synonyme d’un recours à différents outils en fonction du processus et du service dans lequel la méthodologie va être appliquée.
- La méthode 5 S (débarrasser, nettoyer, ranger, ordonner, progresser) afin de réduire les gaspillages de temps dans les processus.
- La méthode Kaizen pour améliorer et perfectionner les processus en fonction des retours sur le terrain.
- Le diagramme d’Ishikawa ou diagramme en arête de poisson pour définir les causes d’un problème.
- Le Spaghetti Flux afin d’identifier les flux de produits sur une chaîne de production.
- Takt Time afin de déterminer la cadence à laquelle vous devez terminer un produit afin de satisfaire les clients.
- La méthode SMED pour diminuer le temps entre le changement d’outils.
- La méthode Kanban dans le but d’optimiser la gestion des stocks.
- La méthode Six Sigma pour optimiser la qualité et l’efficacité des processus.
- La méthode VSM (Value Stream Map) afin de repérer les sources de dysfonctionnement, les freins et les actions sans valeur ajoutée dans chaque processus.
- Le management Visuel basé sur l’AIC (animation à intervalle court) pour déterminer l’efficacité des équipes et la répercussion de leur travail sur le processus.
Mettre en place le lean management facilement avec monday.com
Comment monday.com facilite-t-il le Lean management dans une entreprise ?
Bien que la méthodologie lean ait été principalement appliquée dans l’industrie automobile, elle s’étend actuellement dans de nombreux domaines. Grâce à la digitalisation, il vous est possible de mettre en place le lean thinking plus facilement. C’est là que monday.com intervient comme étant la solution idéale pour vous aider à optimiser le management de votre organisation.
Visualisation des processus
Imaginez que vous êtes responsable d’un processus de production complexe, comprenant plusieurs étapes critiques. Grâce à monday.com, vous pouvez créer un tableau de bord personnalisé où chaque étape est représentée visuellement. Vous pourrez ainsi identifier rapidement les goulots d’étranglement et optimiser les flux de travail. Cela permet à toute l’équipe de visualiser clairement le cheminement des tâches, favorisant ainsi la collaboration et l’amélioration continue.
Par exemple : dans une entreprise de fabrication de meubles, le responsable de production peut utiliser monday.com pour visualiser les différentes étapes de la production, de la découpe du bois à l’assemblage final. Chaque membre de l’équipe peut alors suivre visuellement l’avancement des meubles et repérer facilement les étapes qui nécessitent une attention particulière.
Collaboration en temps réel
La communication est essentielle dans le lean management, et monday.com facilite grandement cette tâche. Imaginez que vous travaillez sur un projet en équipe, où chaque membre a des tâches spécifiques à accomplir. Grâce à monday.com, vous pouvez :
- assigner des responsabilités,
- échanger des commentaires,
- partager des mises à jour en temps réel.
Cela permet une communication fluide et transparente, essentielle pour une exécution efficace des projets.
Par exemple : dans une agence de marketing, une équipe travaille sur une campagne publicitaire pour un nouveau produit. Grâce à monday.com, chaque membre peut voir instantanément les tâches qui lui sont attribuées, collaborer avec les autres membres de l’équipe et partager des idées et des commentaires en temps réel.
Suivi des performances
Une des clés du lean management est de mesurer les performances et de prendre des décisions basées sur des données réelles. monday.com propose des fonctionnalités de suivi des performances, telles que des diagrammes de Gantt, des graphiques et des rapports. Ces outils permettent de suivre les délais, l’avancement des projets et l’utilisation des ressources, facilitant ainsi l’identification des problèmes potentiels et la prise de décisions éclairées.
Par exemple : dans une start-up technologique, le directeur des opérations peut utiliser monday.com pour suivre l’avancement des différentes phases de développement d’un produit. Grâce aux graphiques et aux rapports générés par l’outil, il peut analyser les performances de l’équipe, identifier les goulots d’étranglement et prendre les mesures nécessaires pour optimiser les processus.
Gestion des tâches et des projets
monday.com offre une plateforme complète de gestion des tâches et des projets, ce qui facilite grandement l’organisation et l’exécution des projets lean. Vous pouvez créer des listes de tâches, les assigner à des membres spécifiques et définir des échéances claires pour chaque étape du projet.
Par exemple : dans une entreprise de développement de logiciels, l’équipe peut utiliser monday.com pour gérer les différentes fonctionnalités à développer. Chaque membre peut voir les tâches qui lui sont assignées, ajouter des commentaires pour partager des informations importantes et suivre l’avancement global du projet.
Automatisation des flux de travail
Dans le lean management, l’automatisation des tâches récurrentes permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. monday.com propose des fonctionnalités d’automatisation qui vous permettent de simplifier vos processus et de rendre votre équipe plus productive.
Par exemple : vous pouvez automatiser l’envoi de rappels, l’affectation de tâches ou la création de notifications.
Imaginons que vous gérez un service client et que vous utilisez monday.com pour suivre les demandes des clients. Grâce à l’automatisation, vous pouvez configurer le système pour qu’il envoie automatiquement des rappels aux membres de l’équipe lorsqu’une demande est en attente depuis trop longtemps, garantissant ainsi une réponse rapide et une satisfaction client accrue.
Conclusion
En résumé, mettre en place des méthodes inspirées du lean management vous permet d’apporter de la valeur à vos clients tout en optimisant l’utilisation des ressources dont vous disposez. En effet l’approche lean est basée sur la gestion axée sur l’élimination du gaspillage, que ce soit en temps, en argent ou en espace et l’amélioration continue. Cela vous aide à obtenir des processus plus efficaces, des coûts réduits et une meilleure satisfaction client. Avec monday.com, il vous est désormais possible de digitaliser cette approche en personnalisant les différents outils que vous souhaitez mettre en place.
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