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Tableau de bord prospectif : vision et stratégie
Pour réussir et atteindre ses objectifs, toute entreprise doit se doter d’un logiciel et de stratégies pertinentes.
La mise en pratique n’est toutefois pas évidente, car il peut être complexe de traduire les stratégies globales en objectifs opérationnels. Des méthodes et des outils permettent néanmoins d’y parvenir.
Parmi ceux-ci, le tableau de bord prospectif est un des outils les plus populaires chez les professionnels, puisqu’il est aujourd’hui utilisé par près de 70 % des entreprises.
Il permet de donner à vos employés une organisation équilibrée sur les objectifs et notamment sur la croissance de la prospection, mais aussi sur la satisfaction client.
Il est l’outil ultime pour visualiser parfaitement les informations et évaluer les résultats des actions mises en place.
Ce succès est notamment dû à sa finalité qui est de prendre en considération toutes les dimensions influant sur la performance et non pas les seules mesures financières.
Tableau de bord prospectif : qu’est-ce que c’est ?
C’est tout d’abord un système de gestion. Il a été conçu par David Norton et Robert Kaplan dans les années 1990 pour permettre aux entreprises de réaliser leurs objectifs commerciaux grâce à la mise en place de stratégies efficaces.
Avant l’apparition du concept de tableau de bord prospectif, les entreprises se fondaient, dans l’établissement de leurs stratégies, uniquement sur les indicateurs et les objectifs financiers de leurs activités. Les finances sont bien évidemment importantes dans le fonctionnement de toute entreprise, mais elles ne doivent pas être le seul indicateur à être pris en compte. C’est ainsi que l’utilisation du tableau de bord prospectif permet d’avoir une vue plus complète des éléments de réussite ou d’échec des stratégies.
Un tableau de bord prospectif ou balanced scorecard en anglais mesure donc les performances de l’entreprise selon quatre axes ou piliers fondamentaux et complémentaires :
- Les performances financières ;
- Les processus internes que l’entreprise doit maîtriser et parfaire pour atteindre ses objectifs ;
- Les performances envers les clients ;
- L’apprentissage organisationnel qui correspond à la capacité de l’entreprise à s’adapter et à s’améliorer.
À quoi sert-il ?
Un tableau de bord prospectif, aussi appelé matrice de Norton et Kaplan est un outil de pilotage dont l’objectif est d’organiser les activités de l’entreprise et de déployer sa stratégie générale. Il sert principalement à :
- optimiser l’établissement et la formulation des stratégies de l’entreprise ;
- transformer les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels plus tangibles et plus concrets pour les équipes ;
- mettre en place un ordre de priorité pour les projets de développement et les actions marketing de l’entreprise ;
- quantifier le degré de réalisation des objectifs et suivre la trajectoire de l’entreprise vers la réussite ou l’échec de ces derniers ;
- faire correspondre les actions de chaque collaborateur avec les objectifs opérationnels fixés ;
- optimiser la communication et la compréhension des stratégies par tous les services et par tous les collaborateurs ;
Comment construire un tableau de bord prospectif ?
Construire un tableau de bord prospectif ou un balanced scorecard de Kaplan et Norton, il faut procéder méthodiquement et par étape. La construction se fait selon l’enchaînement logique de plusieurs étapes.
Définir la stratégie
C’est une première étape qui ne concerne pas que la création du tableau de bord prospectif. Il s’agit d’élaborer la stratégie de l’entreprise, ce qui peut se faire comme suit :
- D’avoir une visibilité et une stratégie globales pour l’entreprise en définissant l’orientation à donner à ses activités, ses objectifs de transformation et son cap ;
- faire le diagnostic stratégique en utilisant des outils d’analyse pertinents et objectifs comme l’outil d’analyse des Forces-Faiblesses-Opportunités-Menaces plus communément appelé SWOT ;
- s’appuyer sur la vision stratégique et sur le diagnostic pour fixer les objectifs stratégiques de l’entreprise ;
Définir les objectifs pour chaque pilier du tableau de bord prospectif
Cette étape consiste à lier de façon concrète les objectifs de la stratégie aux quatre piliers du tableau de bord prospectif. Les liens qui doivent être établis entre les deux composants doivent être de type “cause à effet” de sorte à identifier les actions à mener pour atteindre les objectifs liés à chaque pilier.
Ainsi, de la perspective financière, il est possible de définir des objectifs comme l’augmentation des ventes ou des prix. Du point de vue de la perspective client, l’entreprise peut avoir comme objectif d’offrir plus de services ou d’améliorer sa relation client. Du point de vue des processus internes, il est possible de fixer des objectifs comme l’amélioration de la production ou de l’innovation.
Pour la perspective apprentissage et développement, l’entreprise peut viser une montée en compétences. Les objectifs liés à chaque palier doivent être liés aux objectifs et des autres paliers dans des relations de cause à effet comme dit précédemment.
Définir les initiatives et actions concrètes
Cette étape consiste à identifier les actions concrètes à mener afin d’atteindre les objectifs fixés précédemment dans le cadre du tableau de bord prospectif. La réalisation de cette étape passe par la mise en place de planning projet au sein de chaque composante de l’entreprise.
Réaliser une synthèse du tableau de bord prospectif
C’est la dernière étape de la création du tableau de bord prospectif et qui consiste à synthétiser de façon concise et claire le plan mis en place. Il faut ensuite placer tous les éléments du tableau de bord prospectif dans une feuille Excel ou un document texte.
Voici un exemple de tableau de bord prospectif :
Avantages et limites du tableau de bord prospectif
L’utilisation du tableau de bord prospectif est courante au sein de nombreuses entreprises, et ce, pour ses nombreux avantages. Cet outil n’a toutefois pas que des avantages.
Ses avantages
Mettre en place un tableau de bord prospectif offre à l’entreprise un outil de pilotage stratégique qui comporte de nombreux avantages dont voici les principaux :
- c’est un outil visuel qui permet d’avoir une vue d’ensemble de la stratégie globale, des objectifs opérationnels, des indicateurs et des actions à mener ;
- offre un support de discussion visuel qui permet aux équipes de discuter des défis commerciaux et des réponses à y apporter ;
- le balanced scorecard de Kaplan et Norton fonctionne sur trois niveaux d’abstraction qui sont la vision et les priorités, les buts quantifiés par des indicateurs et le niveau d’action ou les initiatives et plans d’action ;
- il permet de contextualiser les objectifs par des liens de cause à effet ;
- il facilite la collecte des données, ce qui est un avantage crucial, car l’acquisition et le traitement des données occupent aujourd’hui une place centrale dans toutes les stratégies d’entreprise. L’utilisation du tableau de bord prospectif simplifie ces opérations tout en les liant à leurs objectifs ;
- il permet de mettre en cascade les objectifs en partant des objectifs de haut niveau jusqu’aux objectifs de niveau inférieur. Ceci permet à chaque unité de l’entreprise de disposer de son propre tableau de bord prospectif qui est aligné sur la stratégie globale ;
- Il facilite l’établissement des rapports stratégiques annuels grâce à la carte stratégique et à la documentation qui lui est liée ;
- c’est un outil facile à appréhender par les collaborateurs qui peuvent être facilement et rapidement formés à sa création et à son utilisation ;
- c’est un outil largement accepté et utilisé au sein des entreprises ;
- c’est un outil qui peut être automatisé grâce à divers logiciels.
Ses limites
Comme dit précédemment, utiliser un tableau de bord prospectif ne comporte pas que des avantages. Il a, en effet, quelques limitations dont voici les principales :
- il ne prend pas en compte la dimension temporelle ;
- il est limité par sa logique unidirectionnelle ascendante, car les éléments du tableau de bord prospectif sont liés par des liens de cause à effet allant de bas en haut et illustrant la façon dont les objectifs de niveau inférieur soutiennent et favorisent la réalisation des objectifs du niveau supérieur. Cette logique correspond rarement aux modes de fonctionnement des entreprises et des ajustements délicats doivent être nécessaires lors de la création du tableau de bord prospectif ;
- l’utilisation du tableau de bord prospectif de Kaplan et Norton nécessite un changement culturel parfois difficile au sein des entreprises. Il est, en effet, perçu comme un outil de contrôle utilisé par les cadres supérieurs. Il est ainsi mal perçu par les collaborateurs, notamment à cause de la place prépondérante qu’ont les indicateurs (KPI) dans l’utilisation du tableau de bord prospectif ;
- il n’inclut pas automatiquement l’analyse des risques ;
- nécessite des mises à jour, des corrections et des actualisations fréquentes.
Distinction entre tableau de bord et tableau de bord prospectif
Le tableau de bord prospectif conçu par Kaplan et Norton est souvent confondu avec le tableau de bord de gestion. Or, de grandes différences existent entre les deux.
Voici, dans ce tableau, les principales différences entre les deux outils :
Il est aussi à noter que des différences existent entre un tableau de bord et un tableau de bord prospectif en ce qui concerne la conception et l’utilisation.
Pour ce qui est de la conception, le tableau de bord est conçu après l’identification des objectifs alors que le tableau de bord prospectif est conçu de sorte à lier les objectifs avec les autres éléments du tableau avec des liens de cause à effet. Le tableau de bord est conçu de sorte à contrôler régulièrement les performances alors que le tableau de bord prospectif vise à définir un plan d’action en accord avec les objectifs stratégiques ou la vision de l’entreprise.
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