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Tout savoir sur l’état de rapprochement bancaire
La tenue d’une bonne comptabilité repose sur la maîtrise d’un certain nombre de principes et de méthodes. Néanmoins, le fait d’avoir conscience de ces principes ne met pas les entreprises à l’abri des erreurs dans leurs états financiers. Fort heureusement, les professionnels de la comptabilité se sont dotés de plusieurs outils très pratiques pour apurer les états financiers.
L’état de rapprochement bancaire est l’un de ses précieux mécanismes de contrôle. En effet, fort de ses bienfaits pour la gestion de la trésorerie aujourd’hui, l’état de rapprochement bancaire est devenu incontournable pour les entreprises. Il a beau ne pas être légalement imposé, son utilisation peut déjà être perçue comme un gage de transparence et de bonne gestion.
Présentation exhaustive de l’état de rapprochement bancaire
L’état de rapprochement ou lettrage ou réconciliation bancaire est très souvent pensé à tort comme un état financier n’en est pas un. En effet, cette nuance subtile n’est pas toujours établie. Il s’agit d’un outil de contrôle et de vérification visant à effectuer une comparaison de données comptables tenues par la banque et par l’entreprise. Sa pertinence vient du risque d’erreurs survenant dans l’établissement des états financiers. Les entreprises l’ayant adoptée dans leur fonctionnement sont libres de fixer leur périodicité.
De manière plus pratique, il s’agit d’un état qui permet de comparer les montants enregistrés en inverse. Ces montants sont ceux du compte de l’entreprise tenu par la banque encore appelé relevé bancaire et ceux inscrits dans le compte banque tenu par l’entreprise, le 512. Tout l’intérêt du rapprochement bancaire est donc son impact sur la trésorerie.
Avec les logiciels évolutifs disponibles sur le marché aujourd’hui, le rapprochement bancaire peut se faire de manière plus simple. Il est traditionnellement présenté sous forme de tableau. Cette présentation elle aussi ne fait pas l’objet d’une obligation légale mais apparaît plutôt comme une convention tacite. Le logiciel Excel est souvent sollicité pour la présentation des états de rapprochement bien que certains outils comme Pennylane paraissent plus en accord avec les exigences de la comptabilité moderne.
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Les objectifs de la tenue d’un état de rapprochement bancaire
La réconciliation bancaire est comme susmentionné un mécanisme de contrôle. Ses enjeux sont donc de l’ordre de la détection et de l’analyse pour réorienter la prise de décision. Concrètement tenir un état de rapprochement bancaire de façon régulière vise à :
- Détecter les erreurs: Plusieurs erreurs peuvent se glisser dans la comptabilité. De ce fait, avant de penser à l’audit et autres moyens de vérification, le rapprochement bancaire peut permettre de détecter lesdits manquements. Cette tâche nécessite de vérifier certains documents et pièces justificatives et donc de vérifier une grande partie du processus comptable et ce de façon régulière.
- Jauger le degré de santé de la trésorerie: Le rapprochement bancaire se focalise sur le compte 512 et donc sur la trésorerie. A cet effet, il s’occupe de la santé d’une entreprise vis-à-vis de cette partie de la comptabilité
- Faire des économies: Très souvent, les erreurs courantes sont le fruit de revenus non perçus par l’entreprise. La recherche d’écarts permet de retraiter les pièces justificatives de manière à détecter les pertes de trésorerie et les réintégrer dans la comptabilité de l’entité.
- Analyser les écarts: Lorsque les montants des soldes rapprochés ne concordent pas, cela signifie qu’il existe des écarts. Ceux-ci doivent être analysés pour détecter leurs sources et les corriger. L’analyse des écarts contribue grandement à la prise de décision.
- Faciliter les audits: Le rapprochement bancaire permet de tenir une comptabilité plus calibrée et donc de rendre les états financiers plus conformes. De ce fait, les audits deviennent moins chronophages et délicats à mener.
La tenue d’un état de rapprochement bancaire est-elle une obligation ?
L’état de rapprochement bancaire n’est en rien un état financier. Aucune réglementation ne l’impose comme tel ou n’oblige une entreprise à le produire. S’il s’est institué dans les entreprises comme étant une tradition ou même une norme implicite c’et pour son utilité. La conception et la tenue d’un état de rapprochement est salutaire pour une entreprise mais constitue un élément supplémentaire du carnet de charges d’une entreprise.
De plus, il s’agit d’une tâche fastidieuse à réaliser qu’on ne confie généralement qu’à un comptable ou un expert. En clair, si vous trouvez que réaliser un rapprochement bancaire est superflu, vous pouvez ne pas en faire. Néanmoins, il convient de s’assurer que votre comptabilité est robuste et votre dispositif de contrôle interne aussi.
Vous l’aurez compris, l’état de rapprochement est facultatif mais tenir une comptabilité fiable et sincère est une obligation. Pour remplir cette obligation, la réconciliation bancaire est un moyen. Pour finir, le rapprochement bancaire est un moyen qui vous permet de rendre les audits moins lourds.
Comment concevoir un état de rapprochement bancaire ?
Dans le processus de conception de son état de rapprochement, il n’est nécessaire pour en faire une culture d’entreprise de créer une fréquence de rapprochement. Procéder au rapprochement bancaire chaque mois s’avère être une excellente fréquence. Elle est valable aussi bien lorsque votre entreprise a d’importantes opérations bancaires à effectuer et même dans le cas contraire.
La conception d’un état de rapprochement est plus ou moins complexe selon le format qu’on emploie. De manière générale, l’état de rapprochement est conçu sous forme de tableau. Mais il peut tout aussi bien être conçu d’une autre manière. L’emploi d’un logiciel comptable est plus approprié néanmoins. Avant d’établir votre état de rapprochement, il est nécessaire de mobiliser un certain nombre de documents.
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Les documents à mobiliser pour concevoir son état de rapprochement
Les données doivent être extraites d’un certain nombre de documents qui sont généralement des états financiers. Il s’agit notamment de :
- L’extrait du grand livre du compte banque
- Le précédent état de rapprochement réalisé
- Les pièces justificatives
- Les extraits de comptes de ladite période
Quant aux étapes à suivre pour le concevoir se déclinent comme il suit :
Concevoir son modèle d’état de rapprochement
Généralement, les entreprises sont plus à l’aise avec la conception d’état de rapprochement via le logiciel Excel. L’état de réconciliation bancaire est présenté sous la forme d’un tableau qui se présente de la manière suivante :
- Deux tableaux distincts: Chaque tableau correspondant respectivement aux montant enregistré par la banque et non par l’entreprise et d’autres enregistrés par l’entreprise et non en banque.
- Chaque tableau devrait à minima présenter les dates d’opération, le libellé les colonnes débit et crédit et les explications.
- Chaque tableau devant présenter les soldes à rapprocher enregistré de façon inverse.
- Les tableaux doivent se clôturer par les lignes dédiées aux totaux ainsi que les lignes de soldes.
- D’autres modèles présentent directement les écarts pour déceler le solde réel en caisse, cette présentation reste du moins facultative.
La question de la validité de l’état de rapprochement
Lorsque la comptabilité est bien tenue, même si des erreurs se glissent, elles sont généralement faciles à détecter. De ce fait, des écarts ou plutôt des soldes rapprochés discordants ne devraient pas vous amener à invalider votre réconciliation des comptes. Bien au contraire, la discordance des soldes doit vous amener à redoubler de vigilance et à chercher les causes des écarts persistants. Plusieurs causes autres que l’invalidité de l’état peuvent expliquer les soldes discordants.
a. Les erreurs au niveau des relevés de la banque
Cela se produit très rarement certes, mais ce n’est pas inimaginable. La banque peut communiquer un relevé comportant des erreurs. Le comptable chargé du rapprochement doit donc être très vigilant car l’erreur peut se situer à des niveaux qui relèvent des informations propres uniquement à la banque.
b. Le déphasage entre les dates
Ces causes sont plus fréquentes mais plus ou moins faciles à déceler. La discordance au niveau des dates de décaissements et encaissements ainsi qu’au niveau des dates d’émission n’est pas source d’invalidité de l’état. En effet, ce genre de causes d’écarts est facilement décelable.
c. L’absence de prise en compte des frais annexes
En effet, l’impact des agios, et frais annexes sur l’état de rapprochement est tout à fait palpable et souvent négligé. Etant donné que ce ne sont pas toujours des frais qui se justifient sur pièces, au niveau du processus, ils peuvent créer la confusion. Néanmoins, ce genre de cas étant plutôt fréquent, les démarches à suivre sont bien connues et n’entraînent en aucun cas l’invalidité de l’état de rapprochement.
d. Une inversion des montants
L’inversion de montants est très souvent une situation qui échappe à la vigilance des meilleurs comptables. Cette situation peut donner à penser que l’état de rapprochement est invalide pourtant les montants sont juste aux mauvais endroits.
En somme, la question de la validité de l’état de rapprochement est pendante et remet souvent en question la pertinence de la réconciliation des comptes. Le rapprochement bancaire ne devrait pas être remis en cause par des écarts non résolus. Il est important de bien analyser lesdits écarts pour trouver les soldes rapprochés et automatiser son état de rapprochement.
Pennylane, l’outil qui facilite la conception de votre état de rapprochement
Pennylane est un progiciel tout en un de gestion comptable et financière. Face à des exigences de plus en plus complexes de la part des décideurs. Les logiciels comptables doivent être plus calibrés. Avec cette plateforme qui permet de gérer ses données comptables en une fois sans nécessairement procéder à des importations de données, vous pourrez vous passer des logiciels plus archaïques.
Avec sa plateforme qui rend la prise en main aisée et son interface facile à comprendre vous pourrez simplifier votre processus de comptabilisation à tous les niveaux. Avec ce petit bijou de technologie, réaliser des états de rapprochement à des fréquences régulières sera une mince affaire. Plus besoin de vous mouvoir d’un logiciel à l’autre pour accéder à vos données. Pennylane vous accorde tous les canaux nécessaires. Ce logiciel tiendra encore plus ses promesses étant donné qu’il est connu pour rendre la comptabilité moins chronophage.
Conclusion
Le rapprochement bancaire est un outil de contrôle et de perfectionnement de la comptabilité dont toutes les entreprises devraient se doter. Certes, le réaliser n’est pas une mince affaire et l’intégrer à ses processus peut entraîner des coûts importants. Néanmoins, aucune entreprise ne devrait rechigner à réaliser l’état de rapprochement à une fréquence soutenue.
Avec cet outil, les entreprises se doteraient d’une compatibilité robuste et respectueuse des normes à bien des niveaux. Fort heureusement, aujourd’hui des logiciels tels que Pennylane sont là pour faciliter la conception de vos états de rapprochement.
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