Monday.com, le meilleur logiciel CRM sur le marché ?

Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi monday.com est le meilleur logiciel CRM sur le marché, tout en vous montrant les cas d’usage possible.

monday.com utilisé en tant que CRM vous permettra de passer un nouveau cap dans votre entreprise grâce à sa souplesse de personnalisation et ses automatisations.

Les principales fonctionnalités de monday.com

monday est un Work OS que l’on peut notamment utiliser en tant que CRM. Il disponible sur navigateur et application Android et IOS. Vous devez disposer d’une version d’essai ou d’un abonnement actif pour l’utiliser. 

Cet outil propose de nombreuses fonctionnalités puisqu’il reprend le principe d’un tableur avec des lignes et des colonnes afin de pouvoir gérer vos tâches, informations et flux de travail.

Contrairement à Excel, monday.com dispose d’un puissant UX utilisateur et d’un drag and drop qui va simplifier la prise en main de vos collaborateurs, il vous suffira donc de quelques heures de formation pour pouvoir l’utiliser dans de bonnes conditions.

Les tableaux

Les tableaux monday.com vous permettent de structurer vos informations, similaires à un onglet Excel, vous allez pouvoir créer vos colonnes selon bon vous semble. Ils vous permettront notamment de scinder vos tâches et pôles du type :

  • Tableau d’acquisition

  • Tableau prospects

  • Tableau client

Ces trois tableaux sont majoritairement utilisés par le pôle ”Sales” de votre entreprise, vous pourrez alors regrouper ces tableaux dans un dossier appelé ”Clients”.

Une fonctionnalité importante de ces tableaux est certainement la gestion des droits. Vous pouvez créer 3 types de tableaux :

  1. Les tableaux principaux : ils vous permettent de partager vos tâches, vos budgets, vos données clients à l’ensemble des membres présents dans votre organisation Monday. Vous pouvez utiliser les tableaux principaux pour partager des informations avec transparence à vos équipes.

  2. Les tableaux privés : ces tableaux ne peuvent être accessibles uniquement par la personne qui les a créés ou par des utilisateurs de votre organisation qui y seraient invités. Vous pouvez utiliser les tableaux privés afin de travailler sur des informations sensibles.

  3. Les tableaux partagés : certainement une des fonctionnalités majeures de Monday, ils vous permettent de partager vos données avec des personnes tierces à votre organisation (sous-traitants, comptable, partenaires par exemple). Ces tableaux vont vous faciliter l’échange d’informations sur un projet à des personnes extérieures.

Pour vous faciliter la tâche, monday vous propose des dizaines de tableaux modèles : processus de vente, recrutement de nouveaux employés, tâches d’équipes, planning, etc…Nous vous recommandons fortement de les utiliser pour vous donner des idées de construction et n’oublier aucune information importante.

Vous utilisez aujourd’hui Excel pour suivre vos différentes étapes de processus ? Aucun souci, monday.com propose une importation de tableaux avec le logiciel Excel, mais également avec Google Sheets, Trello et Asana. Vous pouvez alors directement télécharger la structure de vos tableaux et importer les données existantes.

Les colonnes et groupes

Après avoir construit vos différents tableaux, vous devez vous atteler à la construction interne de vos différents tableaux grâce aux fonctionnalités des colonnes et des groupes.

Les colonnes vous permettent de stocker les différentes informations de votre prospect, client, tâches matérialisées sous forme de ligne (élément) dans monday. Vous pouvez alors choisir parmi un choix important de colonnes :

  • Les statuts : avoir une vision sur l’avancée d’une étape, vous pouvez modifier le nom des différentes étapes selon vos processus établis
  • Les personnes : assigner une personne ou un groupe de personne à un élément, très pratique pour suivre l’avancée de chacun et notifier certains collaborateurs en fonction des étapes et deadline

  • Les chiffres : créer des colonnes afin d’appliquer des sommes et autres formules pour suivre vos ventes par exemple

  • La timeline : applique une période visuelle sur votre colonne et de suivre l’avancée de vos tâches sur la durée

  • Les dates : applique une échéance à vos tâches et vous permettent de vous notifier tout en étant relié à votre propre agenda

  • La colonne texte : noter n’importe quelle information courte

  • Les textes longs : similaires aux colonnes textes et vous permettent de prendre encore plus de notes

  • Les liens entre éléments : relier plusieurs colonnes dans différents tableaux

  • La colonne miroir : affiche la colonne d’un autre tableau présent dans monday.com

  • Les cases à cocher : donnent un aspect visuel à l’avancée de vos tâches d’équipes

  • Le lien internet : créer un lien direct vers un site externe ou un tableau monday.com

  • L’heure mondiale : affiche l’heure dans n’importe quelle partie du monde, pratique si votre entreprise se développe à l’internationale

  • L’identifiant de l’élément : indique la référence unique de votre élément (ligne)

  • Le téléphone : vous permet d’appeler directement un prospect, client, directement depuis votre application monday

  • Les lieux : créer une information visuelle grâce aux vues de votre tableau en créant une carte dynamique

  • Les fichiers : donnent accès directement aux fichiers que vous aurez sélectionnés (PDF, Word, PPT…)

  • Les tags : donner un champ d’information supplémentaire à vos éléments afin de les trier plus facilement

  • Le vote : créer facilement des sondages dans votre entreprise

  • Le classement : donne une visibilité sur une note d’un élément sous forme d’étoiles

  • Le journal de création : ajoute automatiquement la personne et la date de création d’un élément

  • La dernière mise à jour : elle est similaire au journal de création, mais concerne les mises à jour effectuées sur vos éléments monday.com

  • La colonne équipe : assigner une équipe à votre tâche

  • La numérotation automatique : numéroter automatiquement l’ensemble des éléments de vos groupes

  • Le suivi de progression : donne une visibilité sur l’avancée des différents statuts présents dans votre tableau

  • Les liens : permet de déterminer des liens entre plusieurs éléments du tableau

  • Le menu déroulant : créer une liste déroulante d’options

  • La semaine : appliquer à un élément, la date à laquelle il devra être terminé

  • Les formules : contrairement aux chiffres, vous permettent d’appliquer des formules complexes en récupérant les informations de vos différentes colonnes chiffres

  • Les pays : vous donnerons l’information géographique de l’élément

  • La pipette : personnalise la couleur du thème

  • Le chronomètre : suivre le temps passé sur chaque élément, groupe, tableau tout en appliquant des filtres par collaborateurs. C’est une colonne puissante dans les domaines qui ont besoin de suivre précisément le temps passé

  • Les heures : programmer des tâches, événements, roulements très facilement

  • Les e-mails : envoyer directement un email à votre prospect, client depuis monday

Comme vous avez pu le voir, la liste des colonnes est exhaustive, mais cela permet une personnalisation quasi infinie de chacun de vos tableaux monday. Utilisez-les à bon escient et n’hésitez pas à les tester pour faire votre propre avis.

Conseil : utilisez au maximum les colonnes-personnes, statuts, date… dans l’ensemble de vos tableaux. Cela permettra par la suite d’appliquer des automatisations internes ou tierces sur vos tableaux.

Les groupes quant à eux, appliquent un tri sur l’ensemble de vos éléments, un tableau avec 300 éléments ou plus a besoin d’être filtré un minimum afin d’afficher plus facilement l’information. N’hésitez donc pas à utiliser les groupes d’éléments pour trier votre information.

Bon à savoir : une fois vos tableaux, colonnes et groupes construits vous pouvez alors importer et créer vos données, il est possible que certains tableaux soient difficilement lisibles du fait d’un important nombre d’éléments. Si les groupes ne suffisent pas, vous pouvez alors trier vos données par colonnes, statuts, date, assignation etc… Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite de votre tableau monday.com “filtrer votre tableau”.

Une problématique courante est également l’information sensible ou polluante de vos tableaux, en effet, une équipe de vente a besoin d’un certain nombre d’informations pour contacter et suivre ses clients, cependant, celle-ci n’a pas forcément besoin des informations juridiques ou comptables de son client. Pour cela, vous pouvez cacher certaines colonnes à certains collaborateurs et même les empêcher de modifier les informations présentes sur les colonnes visibles. N’hésitez donc pas à appliquer des filtres, appliquer des droits à vos tableaux afin d’avoir une maîtrise totale de vos informations présentes sur monday.com

La création d’un CRM et les automatisations avec monday.com

Comme indiqué, une fois vos premiers tableaux construits, vous allez pouvoir créer votre propre CRM grâce à monday.com en suivant ces étapes. Avant toutes choses, si vous ne l’avez pas encore fait, c’est le moment de créer, gratuitement, votre compte monday.com

Le déploiement et la formation à monday.com

Avant de vous atteler à cette tâche et de construire un véritable CRM, il est préférable d’avoir déjà utilisé monday un certain temps et d’avoir formé vos équipes aux fonctionnalités principales de l’outil, en effet, la formation de vos équipes est tout aussi importante que la construction de votre logiciel.

Déterminer une personne en charge du logiciel dans votre organisation, cela peut être un chef de projet, votre COO. Il sera le responsable du déploiement et de la mise à jour du logiciel. Il devra connaître l’outil de manière avancée et sera en charge d’établir les relations avec votre prestataire de déploiement si jamais vous en avez un. Le cas échéant, il est préférable que cette personne ait testé l’outil en profondeur ou effectué des formations avant de déployer monday.com dans votre entreprise.

Suite à cette formation, déployez de manière agile, créez donc un premier tableau de tâches d’équipes avec peu de colonnes par exemple, puis un second, puis trois…

Votre outil ne sera jamais parfait du premier coup, il demandera de la maintenance et de l’amélioration continue.

Formez vos équipes sur les fonctionnalités principales de monday.com et comment utiliser votre premier tableau. Pour cela, des logiciels sont très intéressants comme 360 Learning.

Après quelques semaines d’utilisation et vos équipes à l’aise avec le logiciel de tâches, déployons alors des tableaux plus avancés qui seront automatisés et augmenteront la productivité de vos collaborateurs.

La création de vos processus internes

Avant de créer des tableaux plus avancés, il est important de déterminer un plan précis quant à l’utilisation de ceux-ci. Ne foncez pas tête baissée et créez un vrai schéma de vos processus internes. Cela permettra de répondre plus efficacement aux besoins de vos collaborateurs et surtout ne pas oublier une information importante sur votre processus.

Comment créer mes processus ?

Vous pouvez utiliser un logiciel de mindmap tel que Lucidchart, Draw.io, Microsoft Visio.

La création de votre logiciel CRM

Suite à l'établissement de vos processus, nous allons maintenant créer un tableau type CRM sur monday. 
Pour cela, vous pouvez utiliser un tableau blanc et supprimer les colonnes par défaut, gardez la colonne-personne qui permettra d'assigner un membre ou une équipe sur l'ensemble des tâches, ce sera votre première colonne sur la gauche. Si vous souhaitez avoir un peu plus de détail sur les mises à jour de vos prospects ou clients, vous pouvez également ajouter une colonne ''dernière mise à jour''.
Créez alors deux colonnes dates, une que l'on appellera date de premier contact et la seconde, date de dernier contact. Cela vous permettra d'avoir une meilleure visibilité sur vos échanges avec vos prospects.
Vous pouvez dès à présent ajouter vos colonnes de statuts, pour cela, regardez vos processus et appliquer une colonne par tâche effectuée sur votre processus prospect.
Exemple : 1er appel prospect, 2nd appel prospect, proposition commerciale, relance...

Nous vous conseillons de rétrécir au maximum le titre de votre colonne pour avoir une bonne lisibilité sur vos tableaux, par exemple le 1er appel prospect devient alors 1er appel.

Une fois vos colonnes de statuts finalisées sur votre tableau monday.com, vous pouvez alors ajouter les informations de votre prospect en utilisant les colonnes appropriées : téléphone, email, adresse… Tout en sachant qu’il est préférable d’utiliser le nom de votre prospect à la création de l’élément.

Vous pouvez cacher ces colonnes d’informations à certains collaborateurs si besoin.

Ajoutez des groupes en fonction des grandes étapes de votre tunnel d’acquisition, exemple :

  • Nouveaux prospects

  • Prospects en cours

  • Prospects validés

  • Prospects non qualifiés

  • À relancer relancer

Grâce à ce tri, vous pourrez alors avoir une bonne visibilité sur l’ensemble de vos prospects.

Importez vos données dans le tableau et commencez à l’utiliser avec vos équipes. Appliquez une vue formulaire et partagez ce formulaire pour récupérer automatiquement vos nouveaux prospects directement sur monday !

 

Le déploiement d’un CRM vous semble trop compliqué ou vous avez des questions plus pointues concernant la mise en place d’un CRM avec monday.com ? Nous sommes là pour y répondre ! 

La mise en place d’automatisations

Certainement une des fonctionnalités les plus intéressantes de monday.com, l’automatisation !

monday.com propose deux types d’automatisations :

  • Les automatisations internes à monday.com  : elles vous permettent de créer des actions automatisées en fonction de vos actions sur les statuts, assignations, dates, créations d’éléments…

  • Les intégrations externes : celles-ci vont vous être très utiles pour intégrer vos logiciels tiers à monday.com, vous pourrez alors connecter votre email Gsuite, votre Drive ou encore votre calendrier Outlook afin d’automatiser des actions avec celles-ci

Prenons tout d’abord un exemple d’automatisation interne, cliquez en haut à droite de votre écran sur le bouton ”Automatisations“. Comme vous pouvez le voir, de nombreux exemples sont présents, vous pouvez alors sélectionner les actions automatiques dont vous avez besoin.

Pour notre exemple, rendons-nous dans la colonne changement d’état et sélectionnons ”When a status changes to something, move item to group”, cela va permettre de déplacer un élément dans un autre groupe lorsqu’une action sera effectuée sur une colonne statut bien précise.

Sélectionnez alors la colonne que vous souhaitez, ainsi que le statut et le groupe de destination. Exemple : Lorsque que la colonne statut 1er appel change sur ”Terminé” déplacer l’item dans le groupe ”Prospects en cours”

Cette automatisation déplacera alors votre item automatiquement dans le groupe choisi.

Passons maintenant sur une intégration externe, cliquez en haut à gauche de votre écran sur le bouton ”Intégrations” et choisissez votre logiciel d’email, Gmail par exemple, puis sélectionnez ”When a status changes to something, send an email to someone”, cela va permettre d’envoyer un email pré-construit à une personne ou à l’email présent dans une colonne de votre tableau monday automatiquement lorsqu’un statut change !

Pas mal non ? Vous pouvez très bien imaginer, lorsque mon statut ”Proposition commerciale” est acceptée, envoyer un email à mon prospect pour le remercier.

Félicitations ! Vous avez construit vos premières automatisations, de quoi faire gagner un temps important chaque jour à vos équipes !

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