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Tout savoir sur le facility management et son application en 2024
Le facility management encore connu sous l’appellation réductrice de FM, est une nouvelle méthode de plus en plus adoptée par les entreprises afin d’améliorer leur productivité. Cette nouvelle méthode de travail découle des principes du lean management qui permettent d’optimiser le travail dans les entreprises pour aboutir à de meilleurs résultats. Le facility management, malgré le fait qu’il soit né récemment, a déjà su conquérir de nombreux managers en montrant toute son efficacité. Cependant, pour appliquer cette méthode de travail, il est impératif de connaitre son fonctionnement, ses avantages ainsi que ses limites. C’est ce que nous vous invitons à découvrir dans cet article.
Qu’est-ce que le facility management ?
Le facility management peut être défini comme un ensemble de services et de prestations dont l’objectif est d’assurer l’amélioration de gestion opérationnelle et stratégique des entreprises. Des dizaines de services découlent de l’utilisation du Facility management. Ces derniers peuvent être regroupés comme suit selon les domaines avec lesquels ils interviennent :
- Les travaux d’ingénierie civile et les travaux techniques ;
- Le développement durable et la gestion des énergies ;
- La sécurité et le domaine médical ;
- Les achats ainsi que les besoins fonctionnels ;
- Les relations externes de l’entreprise ;
- La qualité du lieu de travail ;
- L’aménagement d’intérieur
De nombreux acteurs interviennent dans la mise en œuvre du facility management comme c’est le cas aussi dans la gestion de projet informatique. Ces acteurs sont classés de manière hiérarchique. Au sommet se trouve le facility manager qui coordonne la mise en œuvre du facility management dans son ensemble, ils peuvent être assimilés aux pilotes FM. Ensuite viennent les propriétaires ou gestionnaires de biens immobiliers qui collaborent dans la mise en œuvre de la stratégie. Puis, les opérateurs multimétiers qui offrent de nombreux services entrant dans l’application du facility management. Tout en bas de l’échelle se trouve les prestataires monométiers qui interviennent pour la mise en œuvre d’un pan spécifique de la stratégie.
Les avantages du facility management
Les avantages du facility management sont divers. D’abord, il permet aux entreprises de gagner en productivité. Faire appel à des prestataires extérieurs pour la gestion des tâches connexes vous permettra de faire un gain de temps considérable et donc de gagner en productivité. Ensuite, vous pourrez maitriser les couts. Gérer vous-même les tâches accessoires au sein de l’entreprise ne vous permet d’avoir une idée précise du cout de ces dernières. Ce qui n’est pas le cas lorsque ces taches sont attribuées à des prestataires extérieures, car ces derniers vous feront un devis.
En outre, opter pour le facility management vous permet de vous conformer à la règlementation. Ces dernières années, nous avons assisté à de nombreux bouleversements des règles dans la quasi-totalité des domaines d’activité. Pour mener donc vos activités en toute quiétude, vous pouvez faire appel à un spécialiste en matière de règlementation pour gérer la vie administrative de votre entreprise.
De plus, vous pourrez prévenir au mieux les incidents sur votre lieu de travail. En effet, de nombreux facility manager se servent d’objets connectés qu’ils utilisent comme capteurs afin de prévoir les potentielles sources d’incident. Enfin, le facility management permet d’améliorer votre cadre de travail. En effet, cette méthode vous permet de bénéficier directement de gestion d’équipe efficace et du suivi des KPI commerciaux pour mesurer la performance.
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Quels sont les objectifs du facility management ?
Le facility management à un double objectif. D’un part, il vise la réalisation des projets de l’entreprise en optimisant l’organisation et les stratégies. D’autre part, il vise la création d’un environnement de travail confortable et épanouissant.
En effet, la définition et la mise en place d’une stratégie claire et fragmentée en plusieurs étapes facilite le travail aux employés. Ces derniers se retrouvent naturellement avec une charge de travail beaucoup moins importante, ce qui leur permet de donner leur maximum sur chacune de leurs missions.
Quant à l’environnement, il impacte fortement le travail accompli au sein de l’entreprise. Un environnement inadapté, contraignant ou peu ordonné peut logiquement devenir une source de baisse de motivation chez les employés. Ce qui risque d’inhiber leur productivité de manière considérable. Par contre, un environnement de travail agréable permet aux employés de se sentir bien dans leur peau. Ces derniers deviennent donc plus enthousiastes et augmentent leur niveau d’implication au sein de l’entreprise.
Au sein d’une petite entreprise, la fonction de facility manager peut être assurée par un chef de bureau ou un secrétaire. Ce dernier pourra coordonner toutes les activités de l’équipe depuis son tableau de bord management.
Cependant, plus l’entreprise grandie en taille et en importance et plus le besoin d’une externalisation du rôle de facility manager se fait ressentir. En effet, il vous sera peu bénéfique de laisser votre secrétaire ou chef de bureau dans la posture de facility manager sur le long terme, car ce dernier n’a pas été spécifiquement pour assurer cette fonction. Il n’est donc pas doté des réflexes qu’un professionnel devrait avoir dans certaines circonstances.
Qu'est-ce qu’un logiciel de facility management ?
Un logiciel de facility management est un outil de support opérationnel dans les processus de mise en œuvre du facility management. Il permet d’effectuer des tâches organisationnelles comme la gestion des espaces, des services et de la maintenance. Le logiciel met aussi à disposition des facility managers des analyses et des données de qualité afin d’aider ces derniers à prendre les meilleures décisions pour le bien de l’entreprise. Le logiciel de facility management a été adopté par l’absolu majorité des professionnels de cette méthode. Ce qui leur permet d’améliorer considérablement la qualité, l’exécution et la planification des services proposés. L’utilisation des logiciels de facility management permet aussi de moderniser le workflow des opérations quotidiennes et d’augmenter ainsi l’efficacité du travail abattu.
Un logiciel de facility management peut vous aider à définir la stratégie de sous-traitance facility management de votre entreprise. En effet, pour plus d’efficacité, de nombreuses entreprises préfèrent faire appel à des prestataires externes pour les missions secondaires au sein de leur boite. Les logiciels de facility management mettent à votre disposition des informations cruciales sur les espaces, les services, les processus, les couts, le patrimoine immobilier ainsi que les besoins de vos clients internes. L’utilisation croisée de l’ensemble de ces informations et donnée vous permet de définir avec précision la meilleure stratégie d’externalisation pour votre entreprise.
Le logiciel FM vous offre la possibilité d’évaluer les prestations et les services auxquels vous avez recours. Ce logiciel possède des outils intégrés composés de formulaires de retour d’expérience et d’enquêtes automatisées pour permettre aux utilisateurs de noter la qualité de la prestation des services qu’ils ont payés. L’ensemble de ces informations permet aux prestataires externes de trouver des idées pour améliorer leurs services de manière constante. Ces logiciels offrent aussi des marges de mobilité considérables aux employés. Ces derniers se retrouvent donc à travailler avec plus de mobilité et de flexibilité. Cela est rendu possible grâce au recours à des modes de travail comme le télétravail et bien d’autres.
Les métiers et services du facility management
Le facility management englobe les différents métiers de la gestion de projet ainsi que d’autres métiers plus variés. Le métier le plus fréquent en matière de FM est le pilotage. Le pilote peut être considéré comme l’équivalent du facility manager. Une fois que la stratégie facility management de l’entreprise est établie, c’est à ce dernier de l’appliquer dans les moindres détails. Il doit donc coordonner les activités, l’assignation des taches ainsi que leur exécution.
Ensuite, nous retrouvons le métier de l’accueil. En effet, il est assez difficile pour des employés ordinaires de gérer efficacement l’accueil au sein de votre entreprise. Cependant, vous êtes conscient de la place incontournable qu’occupe cette fonction au sein de votre boite. Gérer efficacement l’accueil améliore non seulement l’expérience client, mais aussi l’image de votre entreprise. Pour cela, vous devez donc recruter des professionnels en la matière afin de mettre toutes les chances de votre côté.
La maintenance multiservices est aussi l’un des métiers du facility management. En effet, il est difficile de prévoir avec précision à quel moment tel ou tel appareil essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise va tomber en panne. Dans ces conditions, vous devez avoir une routine de contrôle et de maintenance de vos installations et vos appareils techniques. De plus, en cas de panne surprise, vous devez avoir à disposition des techniciens qualifiés qui sauront vous venir en aide en un laps de temps. Et pour cela, vous devez opter pour l’externalisation facility management.
Enfin, la création et la gestion des espaces verts occupe une place de choix parmi les métiers du FM. L’effet apaisant et vivifiant des plantes influence directement et de manière drastique la motivation de vos employés. Travailler dans un espace vert permet d’accroitre la concentration et l’énergie accordées au travail. Ce qui aura pour conséquence directe d’augmenter considérablement la productivité au sein de votre entreprise.
Facility et property management template
Avant toute conjecture, il convient de nuancer le facility management et le property management. S’il est vrai que les deux utilisent les modèles de macro planning et de planning prévisionnel de monday Work Management dans l’organisation et la prévision de leurs activités, ils ne sont pas pour autant des notions communes.
Quelle est la différence entre un property manager et un Facility Manager ?
Le facility manager de gérer les aspects techniques et les services d’une entreprise, son cout est assimilé au budget global de l’entreprise. En ce qui concerne le property manager, son objectif est d’assurer la gestion locative, technique et administrative pour le compte d’un tiers. Le property manager est donc un intermédiaire entre les propriétaires et les locataires, il assure la collecte des loyers et toutes les tâches afférentes. Tandis que le facility manager vise juste l’organisation ergonomique du local et la gestion des tâches connexes afin de permettre aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier.
Facilities requests template
Les facilities requests template sont utilisés afin de coordonner l’ensemble des tâches à effectuer. La vue d’ensemble, comme son nom l’indique, vous donne un aperçu général des taches en cours et de celles à venir. Les colonnes peuvent être personnalisées et vous pouvez en rajouter plus de 30 pour vous adapter au mieux à votre situation. Les vues vous permettent d’opter pour un mode d’affichage précis, vous avez le choix entre l’échéance, le kanban, le calendrier et plusieurs autres modes d’affichage. Avec l’automatisation, vous pouvez rendre automatiques certaines tâches routinières manuelles qui sont chronophages. L’intégration vous offre la possibilité de synchroniser le template avec votre agenda Google ou encore de partager des fichiers avec toute votre équipe.
Property Management Template
Avec ce template, il vous suffit de choisir un modèle parmi les nombreux disponibles. Vous devez ensuite personnaliser ce modèle en ajoutant vos tâches spécifiques pour l’adapter au mieux à vos besoins. Une fois cette étape terminée, vous pouvez maintenant affecter les membres de votre équipe aux différentes tâches à effectuer.
Ce template offre de nombreux avantages comme l’importation et l’exportation facile des fichiers Excel, la possibilité de prioriser certaines tâches à d’autres, de déléguer des tâches et bien d’autres.
Simplification de la prise de décision
- Les logiciels de gestion commerciale fournissent des données en temps réel sur les performances commerciales, les tendances du marché et les indicateurs clés de performance.
- Cela permet aux dirigeants et aux gestionnaires de prendre des décisions plus éclairées et stratégiques, basées sur des informations précises et actualisées.
En résumé, les logiciels de gestion commerciale offrent des avantages considérables en permettant de suivre plus facilement l’évolution des commandes et des stocks, d’automatiser certains processus commerciaux, d’améliorer la relation client de l’entreprise et de simplifier la prise de décision. Ces avantages contribuent à renforcer la compétitivité et la rentabilité de l’entreprise sur le marché.
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Quels sont les enjeux du facility management ?
Les enjeux du facility management sont divers, néanmoins, il est possible d’en retenir trois principales : la limitation des couts et productivité, la qualité de vie au travail puis, la conformité et la responsabilité.
Par rapport au premier enjeu énoncé, l’une des principales missions du facility management est de prendre en charge les activités qui ne sont pas directement liées à ce qu’une entreprise offre et qui n’apportent donc aucune valeur ajoutée. La prise en charge de ces activités vise une réduction des couts, mais permet aussi au passage d’optimiser les dépenses de fonctionnement et de garantir le confort ainsi que l’efficacité des employés dans leur travail. Un suivi budgétaire rigoureux permet aussi de répondre à cet enjeu.
Concernant la qualité de vie au travail, la facility management met à disposition des entreprises un espace agréable pour les visiteurs et pour les employés. Mais en plus de cet aspect, le FM permet aussi de façonner un environnement de travail épanouissant pour libérer la créativité des travailleurs et exploiter tout leur potentiel. Au-delà de tout ceci, le FM permet aussi d’améliorer l’ambiance au travail, ce qui favorise le partage d’information et le brassage entre les prestataires, les sous-traitants, les collaborateurs ainsi que les clients.
Pour ce qui est de la conformité et de la responsabilité, il s’agit principalement de la gestion des risques. En effet, le risque plane au-dessus de toutes les entreprises et peut se concrétiser par un accident à tout instant. Il est donc impératif pour les entreprises de mettre en place une solide stratégie de gestion des risques afin de garantir la protection des occupants du local. Le facility management vise l’atteinte des objectifs de responsabilité sur les plans social, sanitaire et environnemental.
Comment optimiser la gestion du facility management ?
L’optimisation de la gestion du facility management tourne autour de quatre principaux piliers.
D’abord, il faut chercher une amélioration de l’expérience utilisateur finale grâce à des solutions informatiques. Pour cela, il faut mettre à disposition du collaborateur un outil facile à utiliser qui pourra l’aider à faire toutes ses demandes via un portail auquel il peut avoir accès depuis son ordinateur ou ses appareils mobiles (digitalisation).
Ensuite, il faut faciliter la tâche aux responsables FM dans le cadre du pilotage de leur activité. En effet, ces derniers sont confrontés à la gestion et à l’assignation de plusieurs taches à la fois, ce qui nécessite des outils spécifiques et adaptés. Ils peuvent par exemple utiliser un tableau de répartition des tâches pour faciliter leur pilotage.
De plus, il faut créer un rapprochement entre le FM et les autres métiers. Plusieurs métiers se rapprochent de plus en plus de l’activité de facility management. Il serait donc hautement bénéfique de créer un site permettant un brassage des informations provenant de ces différentes activités et celles provenant du FM.
Enfin, il faut allier efficacement le smart office et le facility management. Le monde du travail a connu des changements considérables ces dernières années avec l’avènement du télétravail et autres modes de travail qui ne sont plus conventionnels. Pour ne pas rester en marge de cette évolution, le facility management doit s’allier avec le smart office pour continuer à garantir le confort des travailleurs.
Quelles sont les tendances actuelles du facility management ?
Pour évaluer avec justesse les tendances actuelles du facility management, il convient d’abord de se pencher sur l’état des lieux en matière de travail actuellement. Lorsqu’on se penche sur cette question, il est évident que le monde du travail a connu de sérieux bouleversements. La raréfaction de la main d’œuvre a entrainé une surcharge de travail sur le personnel disponible. De plus, l’évolution constante de la modernité requiert des nouveaux travailleurs des compétences techniques de plus en plus aiguisées.
Dans ce contexte, les tendances du facility management visent pour la plupart une adaptation de cette méthode aux exigences actuelles du monde du travail. Le facility management se veut donc proactif et flexible dans sa gestion des tâches connexes, et cela se manifeste notamment à travers l’utilisation des méthodes de gestion de projet agile. De plus, le facility management s’est étendu à d’autres domaines comme la sécurité des employés et bien d’autres.
Pour conclure
De tout ce qui précède, on peut conclure que le facility management a su s’imposer depuis plusieurs années maintenant comme un instrument incontournable dans la réussite d’une entreprise. Cette méthode permet aux entreprises de se libérer des tâches connexes qui n’apportent aucune valeur ajoutée afin de laisser les employés se concentrer exclusivement sur leur cœur de métier. Il offre plusieurs avantages dont le gain de temps et de productivité, ainsi que la réduction des coûts. Plusieurs métiers découlent du facility management et ils se complètent tous pour obtenir une efficacité optimale. Néanmoins, le facility management reste confronté à certains défis et enjeux auxquels il répond à adoptant de nouvelles tendances.
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